采购部6大管理办法.docx

采购部6大管理办法.docx

《采购部6大管理办法.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《采购部6大管理办法.docx（10页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

采购部6大管理办法

管理办法

一、询价作业规定

制度名称

询价作业规定

受控状态

编号

第1条目的

规范企业询价工作，降低采购成本，确保采购工作顺利进行。

第2条适用范围

本制度适用于公司所有物品的采购。

第3条作业规定

1．询价范围包括采购的所有材料和配件，具体的品种由采购人员根据实际情况自主确定，原则上重点选择试用消耗量大、单位金额高、采购频繁、与产品质量关系密切的材料。

2．根据实际，每月至少安排一次询价，且每次参与询价的材料总品种不应少于____项。

3．采购人员根据需要询价的材料类别向三家以上的供应商书面询价，如因特殊情况无法实现的，则须有两人对询价结果予以证实。

询价对象可不限于原有的既定供方范围内，询价地域的选择应遵循就近原则。

4．采购人员应独立自主的开展询价工作，不受其他环境和个人的干扰。

5．在询价材料的选择中要注重所咨询材料的可比性，对型号、规格、品牌、付款方式、交货方式等内容都应有严格的规定。

6．对每项材料的询价应以公司名义或匿名方式分别询价。

同时还可尽量收集其它相关材料的采购价格作为补充。

7．属设备类采购，采购主办人员应于“询价单”内注明下列条件。

（1）厂商必须提供设备运转后____年以上的保固承诺。

（2）厂商必须列举保固期间及保固期满后，保养所需的备品明细（包括厂牌、规格、单价、更换周期），以及提供备品价格的有效年限与日后调价原则。

8．询价工作结束后，采购部门负责人应及时对询价工作做评估报告。

第4条附则

1．采购员的绩效工资与询价评价结果挂钩，达到奖优罚劣的效果。

2．本制度由采购部制定，自颁布之日起施行。

编制人员

审核人员

批准人员

编制日期

审核日期

批准日期

二、采购付款管理办法

制度名称

采购付款管理办法

受控状态

编号

第1条制定目的

规范采购订购与付款方式，使之有章可循。

第2条适用范围

本公司物料采购之订约与付款方式，除另有规定外，悉依本规章办理。

第3条采购审核与批准

1．采购计划范围内金额在×万元以内的采购项目合同，由财务部审核后交采购部签订购货合同即可。

2．采购计划范围内金额在×万元～××万元的采购项目合同，须交财务部审核、财务经理审批后交采购部签订购货合同。

3．采购计划范围内金额在××万元以上的采购项目合同，经财务经理审核、总经理审批后交采购部签订合同。

第4条采购预付款支付

由于生产急需而只能先付款再提货的物资，应先由采购部填写《付款申请单》提出申请并说明原因，经总经理审批后，现在财务部出纳处预支一定额度的备用金。

第5条付款结算控制

1．付款审核

（1）财务部门应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和企业内控规定中的货币资金相关管理规定办理采购付款业务，并按照国家统一的会计制度的规定进行核算和报告。

（2）应付账款在×万元以内的，由财务经理审批；应付账款在××～××万元的，由总经理审批。

（3）审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证，交出纳办理货款支付，并通知采购员联系供应商。

2．企业支付结算方式

（1）付款方式主要有现金、银行电汇、转帐支票、银行承兑汇票等。

（2）为了规范开支的管理，防止产生不必要的损失和纠纷，款项的支付主要以银行付款或银行承兑汇票付款为主，原则上超过____万元的业务或经常性的供应商款项均以银行电汇、转帐支票或承兑汇票支付，无特殊情况的均不能支付现金。

编制人员

审核人员

批准人员

编制日期

审核日期

批准日期

三、采购物资检验制度

制度名称

采购物资检验制度

受控状态

编号

第1章总则

第1条目的

为检验采购货物的质量是否符合企业的采购标准提供准则，确保采购货物的质量合乎标准，杜绝不合格货物入库。

第2条适用范围

适用于所有企业采购货物的质量检验。

第3条职责划分

1．产品研发部负责制定采购货物的质量和技术标准。

2．采购部负责对采购货物进行质量控制和检验。

3．质量管理部协同采购部进行采购货物的质量检验。

第2章采购货物质量检验依据与内容

第4条采购物资检验的依据。

1．采购部与供应商签订的采购合同。

2．供应商出示的材质证明书。

3．供应商出示的产品合格证。

4．产品研发部制订的采购货物技术标准。

5．货物图纸。

6．供应商提供的样品和装箱单。

第5条确定采购货物检验的项目及方法。

1．外观检测

一般用目视、手感、限度样品进行验证。

2．尺寸检测

一般用卡尺、千分尺、塞规等量具验证。

3．结构检测

一般用拉力器、扭力器、压力器验证。

4．特性检测

如电气的、物理的、化学的、机械的特性，一般采用检测仪器和特定方法来验证。

第6条采购货物检验方式的选择

1．全数检验

适用于采购货物数量少、价值高、不允许有不合格品物料或工厂指定进行全检的物料。

2．免检

适用于大量低值辅助性材料，或经认定的免检厂采购货物，以及生产急用而特批免检。

对于后者，采购货物检验专员应跟踪生产时的质量状况。

3．抽样检验

适用平均数量较多，经常性使用的物料。

一般工厂的采购货物均采用此种检验方式。

第3章采购货物检验的程序

第7条产品研发部编制《采购货物质量标准》，由产品研发部经理批准后发放至采购检验人员执行。

第8条质量管理部编制《采购货物检验控制标准及规范程序》，经质量部经理审批后发放相关检验人员执行。

检验的规范包括货物的名称、检验项目、方法、记录要求。

第9条采购部根据到货日期、到货品种、规格、数量等，通知仓储部和质量管理部准备采购货物检验和验收工作。

第10条采购货物运到后，由仓储部库管人员检查采购货物的品种、规格、数量（重量）、包装情况，填写《采购货物检验报告单》，并通知采购检验专员到现场抽样，同时对该批采购货物进行“待检”标识。

第11条采购检验专员接到检验通知后，到标识的待检区域按《采购货物检验控制标准及规范程序》进行抽样。

第12条采购货物检验专员根据《采购货物检验控制标准及规范程序》对采购货物进行检验，并填写《采购货物检验报告单》，交采购货物检验主管审核。

第13条采购货物检验专员将审批的《采购货物检验报告单》作为检验合格的物料的放行通知，通知库管人员办理入库手续。

库管员对采购货物按检验批号标识后入库，只有入库的合格品才能由库管员控制、发放和使用。

第14条采购检验专员贮存和保管抽样的样品。

第15条检测中不合格的采购货物根据《不合格品控制程序》的规定处置，不合格的采购货物不允许入库，由采购货物库移入不合格品库，并进行相应的标识。

第16条如果是生产急需的采购货物，来不及检验和试验时，须按《紧急放行控制制度》中规定的程序执行。

第17条采购货物检验的记录由质量管理部检验组按规定期限和方法保存。

第4章采购货物检验实施要点

第18条采购检验专员收到《采购货物检验报告单》后，依检验标准进行检验，并将采购货物的供应商、品名、规格、数量、验收单号码等，填入检验记录表内。

第19条判定合格情况的处理。

将采购货物用绿色标示“合格”，填妥检验记录表，及验收单内检验情况，并通知库管人员办理入库手续。

第20条判定不合格情况的处理。

1．首先将采购货物加以标示“不合格”，填妥检验记录表及验收单内检验情况。

2．然后将检验情况通知采购单位（物料部、采购部或外协加工科），由其依据实际情况决定是否需要特采。

（1）如不需要特采，即将采购货物用红色标示“退货”，并于检验记录表、验收单内注明退货，由库管人员及采购单位办理退货手续。

（2）如需要特采，则将采购货物用蓝色标示“特采”，并于检验记录表、验收单内注明特采处理情况，以及通知有关单位办理入库、部分退回或扣款等有关手续。

第21条采购货物应于收到验收单后三天内验收完毕，但紧急需用的采购货物优先办理。

第22条检验时，如果采购检验专员无法判定货物是否合格，应立即请产品研发部、请购部门派员会同验收，来判定是否合格，会同验收的参与人员，必须在检验记录表内签章。

第23条采购检验专员必须及时回馈采购货物检验情况，将采购货物供应商的交货质量情况及检验处理情况登记于供应商交货质量登记卡内，每月汇总于供应商交货质量月报表内。

第24条采购检验专员根据采购货物的实际检验情况，对检验的方案、程序等提出改善意见或建议。

第25条采购检验专员定期校正检验仪器、量规，保养试验设备，以保证采购货物检验结果的准确性。

第5章采购货物检验的结果

第26条检验合格。

1．经采购检验专员验证，不合格品数低于限定的不合格品个数时，则判为该批来货允收。

2．采购货物检验专员应在《材料检验报告表》上签名，盖“检验合格”印章，通知仓储部收货。

第27条拒收。

1．若不合格品数大于限定的不合格品个数，则判定该送检批为拒收。

2．采购检验专员应及时在《材料检验报告表》上签名，盖“检验不合格”印章，经相关部门会签后，交仓储部、采购部办理退货事宜。

同时在该送检批货品外箱标签上盖“退货”字样，并挂“退货”标牌。

第28条特采。

1．定义。

所谓特采，即采购货物经采购检验专员检验，其质量低于允许接收的标准，虽然采购检验专员提出“退货”的要求，但是由于生产急需或其他原因，生产部做出的“特别采用”的要求。

2．若非迫不得已，生产部尽可能不启用“特采”。

即使采用，也应按严格的程序办理。

（1）偏差

送检批物料全部不合格，但只影响生产速度，不会造成产品最终质量不合格，在此情况下，经特批，予以接收。

此类采购货物，由生产部、质量管理部按实际的生产情况，估算出耗费工时数，对供应商做扣款处理。

（2）全检

送检货物不合格品数超过规定的允收水准，经特批后，进行全数检验。

选出其中的不合格品，退回供应商，合格品办理入库或投入生产手续。

（3）返工

①送检货物几乎全部不合格，但经过加工处理后，采购货物即可接受。

在此情况下，由企业抽调人力进行采购货物再处理。

②采购检验专员对加工后的物料进行重检，对合格品接收，对不合格品开出相关部门办理退货。

③返工的采购货物，由采购检验专员统计加工所用工时，对供应商做扣款处理。

第6章附则

第29条本制度由采购部、质量管理部共同制定.

第30条本制度经公司总经理审批后实施，修订废止时亦同。

编制人员

审核人员

批准人员

编制日期

审核日期

批准日期

四、供应商管理办法

制度名称

供应商管理办法

受控状态

编号

第1章总则

第1条目的

为规范供应商的管理，以确保其为企业提供合格的产品与服务。

第2条适用范围

本制度适用于给企业提供产品和服务的所有供应商的管理。

第3条权责

1．采购部、质量管理部、设计开发部负责对供应商的评价。

2．质量管理部、采购部负责对供应商的考核。

3．总经理负责合格供应商的批准。

第4条供应商开发

1．对公司需求或潜在需求之物料、外协件、设备，采购部门应按轻重缓急之次序及实际状况制定供应商开发计划并进行任务安排。

2．采购人员应通过各种渠道（网络、商业报刊杂志等）获取供应商初步信息，并建立供应商档案。

第5条确定合格供应商

1．本企业相关人员对合格供应商的评价，应按照以下标准综合考虑。

（1）供应商应有合法的经营许可证，应有必要的资金能力。

（2）优先选择按国家（国际）标准建立质量体系并已通过认证的供应商。

（3）对于关键原料，应对供应商的生产能力与质量保证体系进行考查，其中包括下列五个方面的要求。

①进料的检验是否严格。

②生产过程的质量保证体系是否完善。

③产品出厂的检验是否符合我方要求。

④生产的配套设施、生产环境、生产设备是否完好。

⑤考察供应商的历史业绩及主要客户。

（4）具有足够的生产能力，能满足本公司连续的需求及进一步扩大产量的需要。

（5）能急用户之所急，紧急订单能紧急处理。

（6）有具体的售后服务措施，且令人满意。

（7）同等价格择其优，同等质量择其廉，同价同质择其近。

（8）样品通过试用且合格。

2．在《供应商基本资料表》、《供应商现场评审表》、《供应商质量保证协议》和《样件检验确认表》四份资料完成后，质量管理部将供应商列入《合格供应商名单》，交企业最高管理者批准。

3．原则上一种材料，需两家或两家以上的合格供应商，以供采购时选择。

第6条订购和采购

订购和采购的程序如下：

请购、询价、比价、议价、定价、订购、交货、验收。

第7条供应商评鉴

1．每月对供应商就物资品质、交货日期、价格、服务等项目做评鉴，没半年进行一次总评，列出各供应商的评鉴等级，依规定进行奖惩。

2．考核结果的处理。

（1）考核结果在90分以上的供应商，优先采购。

（2）考核结果在80～89分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，供应商评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认。

（3）考核结果在70～79分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，供应商评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认，并决定是否对其采购，还是减少采购量。

（4）对考核结果在69分以下的供应商，需从《合格供应商名单》中删除，并终止对其采购。

（5）考核标准和考核结果由采购人员书面通知供应商。

第8条对合格供应商的质量监督。

（1）质量管理部和采购部应保存合格供货方的供货质量记录，对于批量产品不合格应及时通知供应商，产品不合格时对供应商提出警告，连续两批产品不合格则暂停采购，另选供应商或待其提高产品质量后再行采购。

（2）对不合格的供应商，应取消其供货资格，并修订《合格供应商名单》。

第9条其他管理措施

1．公司对重要的供应商可派遣专职驻厂员，或经常对供应商进行质量检查。

2．公司定期或不定期地对供应商品进行质量检测或现场检查。

3．公司采购、研发、生产、技术部门，可对供应商进行业务指导和培训，但应注意公司产品核心或关键技术不扩散、不泄密。

编制人员

审核人员

批准人员

编制日期

审核日期

批准日期

六、采购招标管理办法