标准类文件管理办法.docx

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标准类文件管理办法

标准类文件管理办法

标准类文件管理办法（修订稿）

一、目的

为规范公司标准类文件的制定、修订、发布、宣贯、实施的工作程序及具体要求，加强对标准文件的管理、实施监督与检查，特制订本办法。

二、适用范围

本办法适用于XXXXXXX公司标准文件的管理。

三、释义

1、本办法中“标准文件”是指在公司经营、管理活动中，针对管理、工作、技术事项实际的或潜在的问题需要协调统一而制定的，要求公司成员共同遵守、执行的规程性文件。

四、责权

1、本办法由总经理办公室承担解释责任

2、总经理办公室负责标准文件的审定，由总经理进行签发。

3、分管副总负责所辖公司/部门/科室范围内标准文件的审批、审核。

4、各部门/科室负责所辖业务范围内相关事项的标准文件的编制、修订、校对及报批。

5、行政人事部负责以公司名义对下发的标准文件进行编号、发布、存档备案、宣贯及废止工作。

6、总经理办公室各部门负责对所辖业务范围内发布执行的标准文件内容进行监督执行并收集执行情况信息。

7、督办科负责对标准文件实施情况进行监督、检查。

五、标准文件的分类

1、管理类标准：

对公司经营、管理活动中需协调统一的管理事项所制定的标准。

2、工作类标准：

对公司经营、管理活动中需协调统一的工作事项所制定的标准。

3、技术类标准：

对公司在设计、工艺、操作等执行工作中需要协调统一的技术事项所制定的标准。

4、标准文件形式：

XXX办法、XXX制度、XXX程序、XXX流程、XXX标准、XXX规范、XXX规程、XXX条例、XXX守则、XXX细则、XXX操作卡、XXX作业指导书等。

六、标准文件制定的原则

1、普遍性原则：

普遍适用于公司经营管理活动中同类事项。

2、统一性原则：

文件格式符合公司统一标准。

3、简洁化原则：

文件内容以使公司经营管理活动中各事项以短、平、快的方式高效处理为原则。

4、协调性原则：

文件内容与公司现行的各项标准所辖事项协调一致，避免冲突。

七、标准文件的制定程序

1、流程图

流程图

各部门/科室

业务对口部门

业务管理部门

分管副总

总经办

总经理

行政人事部

标准起草

标准修订

标准纠偏

补充文件

意见会签

标准文件

审核

标准文件

审核

补充文件

意见会签

标准文件

审核

标准文件

审核

补充文件

意见会签

标准文件

审批

审核

审批

审核

审定

审定

签发

签发

编号

发布

执行情况信息

编号

发布

……

注：

标准文件纠偏应以执行情况信息为依据。

2、标准文件检查

各部门/可是在标准文件批准发布之前，进行一次综合性的全面检查，检查内容要点如下：

2-1宏观检查：

彼岸准的幅面是否为A4，彼岸准的名称与内容是否相符，页码是否齐全，附件是否齐全，签字是否完整。

2-2格式检查：

标题、正文各栏的位置是否符合规定，条、款的编号、移行是否符合规定，公式、表格的格式，字体、字号是否符合公司标准格式的要求。

2-3统一性检查：

名称、单位、符号全文是否统一，与有关标准是否统一。

八、标准文件的编撰规则

1、标准文件须按本标准格式进行拟定，应包括但不限于以下内容：

1-1目的（编制文件的目的及意义）。

1-2适用范围（该文件的适用对象、适用的事宜）。

1-3责权（该文件的制定、修改、审批权限及执行责任；所指向业务、岗位的权利与责任）。

1-4释义（该文件内专业术语、简称、特殊用语或指定用法的词语的定义）。

1-5正文（文件正文内容，包括但不限于工作内容、工作流程、工作关系、工作制度等

及其他相关要求）。

1-5.1工作内容（该文件所指向或规范的内容）。

1-5.2工作流程（该文件各项工作内容的实施流程）。

1-5.3工作关系（该文件指向的岗位上下级、监督、指导与合作的关系）。

1-5.4审批内容（该文件内容中所指向的各工作环节的审批内容及权限）。

1-5.5审批流程（该文件内容中所指向的各工作环节的审批流程）。

1-6作业工具（该文件所配置的辅助工具，如表格、单据、附录等）。

1-7工作类标准与技术类标准还应包括作业指导书（为实现该文件中所涉及各项工作内容的方法及步骤）。

1-8补充类文件应指明对应的标准文件名称、编号、补充针对的条款及内容。

补充文件编制目的应与被补充的标准文件一致，编撰内容应包含补充或修改内容及相关适用范围、释义、责权、工作内容、工作流程、工作关系、审批内容及流程的变更。

1-9文件起草人、起草日期、审核人、审核日期、签发人、签发日期。

2、用纸标准

2-1公司各类文件的正式编印用A4（210mm×297mm）型纸张。

2-2图纸、表格等不宜减小时，可用A3（420mm×297mm）型纸张或其他适合纸张，该页应按A4型尺寸折叠装订。

3、条、款编排规则

3-1“条”是该标准文件的一个部分，“款”是条的一个层次。

3-2“条”用汉字标注，如：

第一条用“一”标注，第二条用“二”标注。

条与条之间

应空一行编排。

3-3“款”用阿拉伯数字加顿号标注，如：

第一款，用“1、”标注，第二款用“2、”标

注。

3-4如果款之下再分小款，用“-X”表示，如第五款下分小款则用“5-1”标注。

3-5小款之下如果再细分，用“.X”表示，如：

第五款第二小款下分信息，则用“5-2.1”标注。

3-6款及下分信息编号最末数字后不加其余符号，编号顶个书写，内容空两格书写，第二行起的第一个字与第一行第一个字平排书写。

4、字体、排版、装订标准

4-1标题：

标题居中，字号为小二号，字体为黑体。

4-2正文：

字号为小四号，字体为仿宋。

4-3页边距：

分别为上：

1.6CM、下2.5CM、左：

2.5CM、右：

2.0CM。

4-4行间距：

段前0行，段后0行，间距1.5倍行距。

4-5装订：

订书机平行装订

9、标准文件编号规则

1、完整编号格式：

XXXX·XX/XX00—0000（1.0）

版本号

年份编号

序列号

文件类别

部门代码

公司代码

2、编号规则说明

2-1公司代码：

表示起草部门/可是所属公司

如：

xxxxxxxxxxxxxxxxxx公司：

JYGJ

xxxxxxxxxxxxxxxxxx公司：

JYGN

xxxxxxxxxxxxxxxxxx公司：

JYGH

xxxxxxxxxxxxxxxxxx公司：

JYQJ

2-2部门代码：

表示起草部门

如：

财务部：

CW行政部：

XZ

人事部：

RS销售部：

XS

采购部：

CG剥离部：

BL

2-3文件类别：

标准文件儿女为管理标准、工作标准及技术标准三类，以相应英文代码表示

管理类标准：

（MangementStandard）:

MS

工作类标准：

（WordStandard）:

WS

技术类标准：

（TechnicalStandard）:

TS

2-4序列号：

指部门/科室起草的同类标准文件流水号，从01起，以两位数字表示。

2-5年份编号：

指标准文件签发执行的年份，用四位数字表示。

2-6版本号：

指该标准文件的版本及修订状态。

编号原则：

起始版本为“1.0”，表示是该文件“第一版，未修订”状态。

“1.1”表示“第一版，第一次修订”。

3、补充文件编号规则：

、

补充文件：

标准文件签发执行后，依据行政管理部门收集反馈的执行信息而进行的关于该标准文件的补充说明、通知等文件。

XXXX·XX/XX00（00）—0000（1.0）

补充文件序列号

4、标准文件编号管理要求

4-1标准文件编号具有唯一性，标准文件修订并更新版本或废止后，该编号不再启用。

4-2标准文件修订时，只修改其“版本号”，其余代码不变。

10、标准的修订

1、各类标准应根据使用要求、管理业务发展、技术更新及执行情况信息，及时补充、

2、修订。

标准起草部门/可是原则上每半年应对标准执行情况进行一次梳理，对标准

进行补充。

每两年应对在行标准进行一次检查，对标准分别予以“确认”、“修订”、“废止”。

3、经过梳理及检查的文件应填写《标准文件检查记录表》，报审报批，明确文件使用情况并完善文件修订工作痕迹。

4、经梳理后需要补充的标准文件由标准起草部门/科室进行补充，其补充流程按本办

法第七条纠偏程序执行，完成流程后填写《补充文件记录表》。

5、经检查后需要修订的标准文件由标准起草部门/科室进行修订，并填写《标准文件修订单》，其修订流程按本办法第七条执行。

6、标准“修订”并进行版本更换时，原版本标准应“废止”。

由标准起草部门/科室填写《标准文件废止通知单》报送到行政管理部门，新版本的标准文件应作为通知单附件一同报送。

7、行政管理部门在新版本文件签发时，应将《废止通知单》作为新版文件附件一同签发。

8、标准文件的修订工作应做好《标准文件修改记录》，由行政管理部门完成记录工作。

并将《补充文件记录表》、《标准文件修订单》及其附件、《标准文件修改记录》、《标准文件废止通知单》及其附件、以及原版标准文件汇总整理完成并交档案室予以留存，作为参考资料使用。

11、标准的宣贯、实施、监督检查及反馈

1、各部门/科室收到新的标准实施通知，应按标准实施日期和实施要求及时做好本部

门/科室的标准宣贯和实施工作。

2、各类标准已经发布，属强制性标准，各部门/科室必须严格执行，并进行内部监督，

定期自查，对违反标准的行为进行纠正。

由督办科进行不定期抽查，对违反标准的行为进行上报，并依据《标准化管理处罚条例》进行惩罚。

3、标准的宣贯方法

3-1各类标准发布后，适用部门应及时组织宣贯、讲解。

3-2工作类标准发布后，适用部门/科室应将标准文件及时上墙，并组织本部门/科室员工进行宣传贯彻或学习。

3-3技术类标准发布后，适用部门/科室应按专业分工及标准化管理要求进行标准文件的的及时发放，并组织本部门/科室员工进行宣传贯彻或学习。

以上内容执行后不得出现标准文件发布完成而适用部门仍有人员不明确标准内容的情况，如出现因宣贯不利而引起的违反标准现象，将依据《标准化管理处罚条例》进行连带责任惩罚。

4、各部门/科室及其所属员工如对在行的标准文件内容有异议、建议等，可向行政管

理部门提出意见或建议，也可在公司设置的意见箱（公司网站企业文化栏目员工意见箱或公众号平台意见箱）内发布（可匿名），员工所提意见及建议经过筛选、整理将会视情况作为在行标准文件的补充或修改依据。

12、本办法由行政人事部制定，解释权归属行政人事部；若有未尽事宜，将由行政人事

部另行发文补充。

13、………………

14、作业工具

1、《标准文书模板》

2、《标准文件检查记录表》

3、《补充文件记录表》

4、《标准文件修订单》

5、《标准文件修订记录》

6、《标准文件废止通知单》

起草部门：

起草人：

《标准文书模板》

标题：

（居中、字号：

二号、字体：

黑体）

1、条目：

（字号：

小四、字体：

仿宋、加黑，段前1行）

1、款：

正文（对齐条目、字号：

小四、字体：

仿宋）

1-1小款：

正文（对齐条目、字号：

小四、字体：

仿宋）

正文（行间距：

段前0行、段后0行，间距：

1.5倍行距）；页边距:

（上：

1.6CM、下2.5CM、左：

2.5CM、右：

2.0CM、装订线：

0厘米、装订位置：

左）。

2、附件

XXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXX

《标准文件检查记录表》

标准文件检查记录表

检查部门：

检查日期：

文件号

文件名

确认

废止

需补充/修订

在行版号

旧文件版号

旧文件归档

补充

修订

检查：

审核：

批准：

说明：

此表格由原文件起草部门填写，报审报批、并归档备案。

《补充文件记录表》

补充文件记录表

编制部门：

编制日期：

文件号

文件名

问题条款

补充依据

补充文件编号

编制：

审核：

批准：

说明：

此表格由原文件起草部门填写，报审报批。

《标准文件修订单》

标准文件修订单

修订日期：

修订部门/修订人

需修订文件名称

需修订文件编号

修订前版号/修订次

修订依据

修订前（可附加页）

修订后（可附加页）

条款号

内容

条款号

内容

修订：

审核：

批准：

说明：

此表由文件起草部门填写，附修订前与修订后标准文件，报审报批并归档备案。

《标准文件修订记录》

标准文件修订记录

记录人：

记录日期：

序号

文件名

在行文件号

修订前文件号

修订部门

修订人

批准人

旧文件归档

说明：

此表由行政管理部门填写并归档备案。

《标准文件废止通知单》

标准文件废止通知单

提报部门：

提报日期：

文件名称

文件编号

废止理由

废止依据

废止日期

连带附属文件废止

相关文件/条款修改

领导批示：

领导签字：