ERP系统业务管控流程第2版.doc
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文件编号
受控级别
文件名称
ERP系统业务管控流程
发放编号
发放部门
项目部
有效期起
2012年01月11日
有效期止
年月日
**公司内控流程
——ERP系统业务管控流程
起草/修订人
起草/修订日期
审核人
审核日期
年月日
批准人
批准日期
年月日
一、文档说明
㈠文档简介
本文档为**有限公司（以下简称绿色实业）的ERP系统使用流程的管理规范文档。
㈡文档用途
本文档作为**ERP项目的附属文档，为**ERP系统使用以及业务操作提供指导依据，建议读者为**公司全体人员。
㈢文档背景
为了解决目前**ERP系统使用方面存在的问题，推进公司信息化发展进度，进一步提高管理水平，达到公司高速发展的目的，特拟定ERP系统业务管控流程。
第--13--/-13-页
二、ERP系统业务流程图
图1绿色实业礼品业务流程
图2商超大宗业务流程
三、ERP系统业务操作说明
业务编号
001
名称
**正常业务操作流程总表
流程适用范围
公司所有业务必须以销售合同作为业务起点
相关岗位及权限
岗位
ERP系统操作
权限
销售助理/经理
销售订单、发货通知单、出库单、其他出库单
录入、作废/审核、关闭
采购助理/经理
采购申请单、采购订单、入库单、其他费用发票
录入、作废/审核
财务核算员/经理
购货发票、销售发票、损耗统计
录入、作废/审核
相关部门或岗位
销售助理
采购助理
财务核算员
具体工作流程
描述
⒈销售业务员签订销售合同（参见公司合同审批流程）。
⒉销售助理根据销售合同录入销售订单，要求部门经理审核。
⒊销售助理在销售订单审批后，根据订单内容，查询存货情况；如果库存不足，则进行采购。
⒋采购助理根据审批后的销售订单在【采购管理】模块中录入采购订单，部门经理对采购订单进行审核。
⒌采购助理根据采购订单，上报公文，公文审批后采购人员根据采购订单进行货物采购，到货并清点后入库，采购助理在【采购管理】模块中录入入库单；如果采购过程中出现运费、包装费等费用，采购助理在【采购管理】模块中录入费用发票。
⒍采购助理通知销售助理仓库已有库存，销售助理通过【销售管理】模块中销售订单下推出发货通知单，经过领导审核后，通知销售人员发货；销售产品到货后，销售助理根据客户提供的销售确认单，录入销售出库单；如果发货过程中出现损耗，销售助理需要录入其他出库单。
⒎当期结束，财务核算员根据审核后的入库单，按照每个供应商分别推出购货发票；财务核算员根据审核后的出库单，按照每个客户分别推出销售发票。
四、K3系统截图说明
㈠销售订单
⒈录入流程
⑴购货单位⑵日期⑶产品代码⑷数量⑸税率
⑹含税金额⑺业务员⑻点“保存”
⒉注意事项
⑴税率：
如果是通茂帐套，则税率为0；如果是绿色实业帐套，则税率根据实际情况来定。
⑵录入的顺序一定要按流程录入，否则可能出现所有数据为0的情况；要求保存后，仔细检查。
⑶销售订单号（即编号）：
要求记录，此编号作为所有单据的关联依据，之后业务相关单据需要填写该单据号。
㈡采购订单
⒈录入流程
⑴供应商⑵日期⑶关联销售订单号
⑷选择“是否有其他采购费用”⑸物料代码
⑹选择“是否农产品专用发票”⑺数量
⑻税率⑼含税单价⑽业务员⑾部门⑿点“保存”
⒉注意事项
⑴日期：
要大于等于采购申请单的日期。
⑵关联销售订单号：
要求填写相关联销售订单的编号；**业务，填写关联销售订单号为99999；李士文处商控业务，填写关联订单号为流水号。
⑶农产品专用发票：
要求业务人员询问，明确后填写。
⑷税率：
根据实际情况填写；如存在代开发票，农产品专用发票选择“否”，税率填0。
⑸其他采购费用：
采购过程中，产生运费、包装费、加工费、保险等其他费用，选择“是”。
㈢外购入库单
⒈录入流程
⑴供应商⑵日期⑶关联订单号⑷收料仓库
⑸物料代码⑹选加内税（方式同农产品专用发票）
⑺数量⑻单价⑼金额⑽业务员⑾部门⑿保管
⒀验收⒁品控签字⒂点“保存”
⒉注意事项
⑴日期：
要大于等于采购订单的日期。
⑵关联销售订单号：
要求同采购订单。
⑶价内税：
与农产品专用发票相同。
⑷销售金额：
下推单据后，需要核对修改。
⑸产品为公司主要品项，要求填写的业务员为该品项小组负责人。
㈣费用发票
有发票的其他费用
无发票的其他费用
无发票的供货单位选择
⒈录入流程
⑴供货单位⑵日期⑶关联订单号⑷业务员⑸部门
⒉注意事项
⑴日期：
要大于等于采购订单的日期。
⑵关联销售订单号：
作为唯一查询依据，要求准确。
⑶其他费用单据分两种，有发票和无发票；有发票的，正常录入，税率以所开发票为准；无发票的，供货单位选择“无发票单位”。
⑷录入其他费用时，需要备注说明产品名称；如存在多品项共存的费用，也请注明。
㈤调拨单
⒈录入流程
⑴关联销售订单号⑵调出仓库⑶日期⑷调入仓库
⑸物料代码⑹批号⑺数量⑻部门⑼验收⑽保管
⒉注意事项
⑴日期：
要大于等于外购入库单的日期。
⑵关联销售订单号：
要求同采购订单。
⑶批号：
物料入库时，系统会自动生成批号；该批号需要按F7，进行选择；选择时候需要核对产品的仓库和数量。
㈥发货通知单
⒈录入流程
⑴购货单位⑵日期⑶手工单号⑷关联订单号
⑸发货仓库⑹产品代码⑺批号⑻数量⑼单价
⑽业务员⑾部门
⒉注意事项
⑴日期：
要大于等于外购入库单的日期。
⑵关联销售订单号：
要求同采购订单。
⑶批号：
物料入库时，系统会自动生成批号；该批号需要按F7，进行选择；选择时候需要核对产品的仓库和数量。
㈦销售出库单
⒈录入流程
⑴购货单位⑵日期⑶发货仓库⑷关联订单号
⑸销售类型⑹产品代码⑺批号⑻数量⑼销售单价
⑽业务员⑾部门⑿发货⒀保管
⒉注意事项
⑴日期：
要大于等于发货通知单的日期。
⑵关联销售订单号：
要求同采购订单。
⑶产品为主要品项，要求业务员为该小组负责人。
⑷销售类型：
销售分三种，需要根据实际情况选择正常销售、处理销售、退货；其中退货，需要选择“红字”。
㈧其他出库单
⒈录入流程
⑴客户⑵日期⑶发货仓库⑷关联订单号
⑸销售类型⑹产品代码⑺批号⑻数量⑼销售单价
⑽业务员⑾部门⑿发货⒀保管
⒉注意事项
⑴日期：
要大于等于采购订单的日期。
⑵关联销售订单号：
要求同采购订单。
⑶批号：
说明同调拨单。
⑷其他出库类型：
分四种，需要根据实际情况选择采购损耗、销售损耗、处理销售损耗、促销品；所有损耗单价为采购单价。
五、ERP系统业务操作管理要求
㈠ERP数据录入的及时性
⒈各业务部门，要求当天的业务数据当天录入。
⒉联营专柜业务的数据，要求1个工作日内完成录入。
㈡损耗数据录入和统计工作
⒈业务过程产生损耗需要录入其他出库单。
⒉其他出库单（一笔业务录入一次），要求每月汇总，当月24日前报给计财部。
⒊总部给各销售公司发货过程中产生的损耗，要求接货的销售公司在接货后1个工作日内上报数据给市场部，否则认为运输过程中无损耗。
㈢物料编码录入工作
新增物料编码会直接影响到后续单据的录入，为避免物料编码出现错误或混乱，禁止业务部门自行录入物料编码；如需要录入新编码，请联系项目部，统一录入。
㈣单据审核工作
所有业务单据的审核，作为ERP系统的重要流程，要求“业务员和审核人”、“申请人和审核人”不能为同一个人，要实现交叉审核；出现单据数据错误，制单人与审核人同时扣绩效分。
㈤ERP数据核对工作
⒈各业务部门每周汇总业务数据，做成电子版于每周五10:
00前发给项目部，由项目部专人负责数据核对。
⒉电子版业务数据格式参照市场部业务周报格式。
⒊市场部指派人员每月与财务进行数据核对。
㈥采购中产生的运费等其他费用的录入工作
⒈采购过程中产生的运费、包装费、加工费、保险、装卸费、税费等需要在采购处理流程录入完成。
⒉业务部门在当地采购中，产生的包装费、运费等其他费用，在录入采购订单时，选择“有”其他费用，同时录入其他费用发票（需要填写采购订单号）。
⒊总部采购发货给分公司，分公司经过分检后发货给超市，整个过程中产生的运费等其他费用，分公司的费用报给市场部，由市场部统一录入其他费用发票。
⒋其他费用有发票和无发票的单据要求分开录入。
㈦付款和核销工作
⒈财务付款：
要求业务部门提供手写入库单，还需提供ERP系统的采购申请单和入库单。
⒉财务核销：
要求业务部门提供手写出库单和销售确认单外，还需提供ERP系统的出库单。
ERP相关部门须严格按照以上流程和要求进行业务数据的录入和核对工作。
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