费用报销及付款管理制度最新Word文档格式.docx
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6.4外派人员住宿费·
11
6.5其它零星费用·
第七章付款标准
7.1报销及付款票据基本要求要求·
11-12
7.2付款依据其他要求·
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第八章附则及附件·
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第一章前言
一、编制目的
为了规范报销标准和报销流程，加强财务管理，确保公司资金按规定支付，结合集团及所属子公司、项目公司实际情况，特制定本制度。
二、适用范围及定义
本规定适用于集团公司及其直属公司。
本规定中的财务部：
包括集团财务审计部和直属公司财务部。
本规定中的行政人事部：
包括集团办公室、集团人力资源部及直属公司行政人事部。
三、本规定修改及审批
本规定由集团首席财务官审核后，报集团首席执行官签批后方可执行。
四、执行时间
本规定自年月日起公布，并于公布之日开始执行。
第二章管理原则
2.1归口管理原则
为便于对各项费用开支情况进行分析考核，公司统一规定费用项目的归口管理部门，具体如下表列示（包括但不限于）：
部门
费用类别
明细项目
运营保障
保安费
保安服务费、伙食补助费等
维修维护费
土木工程装饰等
电梯维保费、检测费等
消防系统维保费、设备等
空调系统维保、修理等
水物系统维保、检测等
电力运行维护费、检测、维修费等
材料备件费等
能源费
水费、电费、燃气、供暖等
工程改造
工程改造支出及装修等
经营管理
保洁费
保洁用品、服务费等
招商佣金
招商佣金等
宣传推广费
业务宣传费、广告费等
财务审计
税金及附加
营业税、房产税、土地使用税、城建税、教育费附加、防洪费等
专业服务费
审计、评估、咨询费等
银行费用
手续费、利息支出等
行政人事
工资
基本工资、津贴、奖金、社会保险、劳务费等
其他
职工福利费、工会经费、教育培训费等
服务费
外企服务费、招聘费等
日常费用
各类办公费用、汽车费用等
员工活动
年会、旅游、会议费等
保险费
各类财产保险等
律师费、咨询费、内刊制作费等
业务招待费
购置礼品、餐费等等
办公固定资产
购置电脑及配件、软件等
营业外支出
罚款支出等
备注：
（1）未涉及的特殊费用将由总经理根据实际情况单独指派归口部门。
（2）未包含各部门均会发生的公共费用（如交通费、差旅费、业务招待费等）。
2.2预算管理原则
2.2.1年度预算经审议批准后各部门应严格按照年度预算进行开支，财务部将在预算期对预算执行情况进行监督、检查，并定期分析、考核。
2.2.2对临时发生的预算外经费，经办部门需向归口部门提交申请，由归口部门按公司的审批程序补报追加计划，根据授权审批权限规定，经股东批准后方可执行。
第三章员工借款
3.1备用金借款
3.1.1定额备用金的申请额度：
集团及直属公司行政负责人因业务需要，需频繁使用现金付款的，可申请备用金借款，借款额度为人民币5,000元。
3.1.2员工调动、离职、降职、停职前，必须先到财务部归还备用金，方可办理相关变动手续。
如未及时归还，财务部可以通知行政人事部在其工资中直接扣除。
3.2临时性借款
3.2.1借款条件：
员工因公出差，出现无法使用网银付款或者备用金不足以支付的殊事项，允许员工借支临时性借款。
例如差旅费、新项目考察、员工团体活动等。
3.2.2管理要求：
（1）所有借款须在完成业务后5个工作日内冲销借款。
（2）员工借款帐龄不得超过30天，如有特殊原因可适当延长，超过60天（特殊情况除外），财务部将通知上级主管，并在当月工资中扣减，直至扣完为止。
（3）原则上，借款管理执行“前款不清，后款不借”的规定。
3.3审批权限规定
按照集团下发的《授权审批权限规定》，集团及各直属公司均遵照执行。
第四章报销及付款流程
4.1报销及付款流程图
4.2报销及付款方式
（1）主要通过网银进行支付。
（2）使用支票结算，应自支票签发日十日内入账，逾期无效。
（3）转账汇款或者现金支付。
4.3不需要事前审批的项目
序号
类别
项目明细
备注
1
委托收款
社会保险
住房公积金
贷款利息
水电能源费等
2
固定费用（无合同）
工资、税款
零星办公费用
办公文具、纸张、低值易耗品
邮寄/快递费用
印刷单据表格、合同、名片、条幅
不含内刊印刷
桶装水、瓶装水
办公杂费（茶叶、水果及招待食品等）
汽油费/停车通行费/过路过桥费
不含加油卡充值
市内交通费
办公电话费、网络使用费
生日会、药品费
年检费、银行手续费
电脑零星配件
特别说明：
（1）业务招待费的事前审批可以根据情况通过其他方式报经领导批准，在实际报销时填写《费用报销单-非事项审批》，按照授权审批规定审批后，财务部出纳予以报销。
（2）正式合同已经经过事前审批及合同签订审批，按照合同进度直接填写《付款请款单》申请付款。
第五章报销及付款时效
5.1报销及付款时效
5.1.1费用报销时效性
为遵循《企业会计准则》和国家相关财务会计制度的规定，正确、合理核算各期损益，当期发生的费用应当期报销，原则上零星费用最迟不得超过次月10日；
当年发生的费用要求在年底12月31日前报销，由于特殊原因不能及时报销的情况下，应由各部门汇总应报销费用明细总额，上报财务部作为计提费用的依据，并且在次年1月20日之前将原始票据整理粘贴好到财务部进行报销。
如违反上述规定，财务部有权拒绝办理。
5.1.2财务部受理时间
各部门将费用报销单/付款申请单交至财务部的时间为周一至周四上午9：
00-11：
00，其它时间不予收取。
5.1.3付款周期：
审核原始票据及付款信息无误后3-7个工作日内进行付款。
5.1.4出纳报销时间：
每周二、四报销日常费用。
第六章报销标准
6.1交际应酬费
6.1.1业务招待费是公司经营活动的需要，为促进公司业务发展实现公司经营目标为前提，应按照必要、合理的原则开支。
6.1.2业务招待尽量安排在公司有协议的酒店用餐。
附:
参考招待标准：
集团
级别
接待限额（每次）
首席执行官
10,000元
副总裁
3,000元
部门经理及以上
2,000元
直属公司
总经理
副总经理（含总助）
部门经理
1,000元
具体执行时，可根据事情的紧急及重要性程度经请示同意酌情调整标准。
6.2差旅费
6.2.1事前应填制“出差申请单”，注明出差事由、地点、时间、预计发生金额等，审批至总经理后交行政人事部作为考勤备案。
6.2.2出差人员确定行程后，由公司人事行政部按标准订购往返车票，票款由公司行政人事部统一结算。
6.2.3凡与原出差申请单规定的地点、时间、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、交通工具的，需按照审批权限规定经领导审批后方可报销。
6.2.4两人以上出差的，原则上可按住宿标准分别入住。
如两人同住一个房间，可按两人住宿标准之和报销。
6.2.5员工出差期间因公需搭乘出租车的，应本着合理、节俭的原则，按实报销，出租车票后应注明时间、地点、事由等。
6.2.6住宿费及出差补助报销标准如下：
职位
A类地区
B类地区
出差补助和伙食补助
北京、上海、广州、深圳、珠海
省会城市及天津等
住宿费<
1000元/天
800元/天
出差交通费和正常餐费实报实销
不享受出差补贴
集团副总裁
600元/天
总监/部门经理
400元/天
部门主管
300元/天
120元/人/天
员工
200元/天
100元/人/天
公司总经理
公司副总经理（含总助）
（1）A类地区：
是指北京、上海、广州、深圳、海口、珠海；
B类地区：
是指省会城市及大连、天津、厦门、重庆、桂林、青岛、烟台、三亚、苏州、无锡、宁波、中山。
（2）出差补助包含了临时延长工作时间的加班费以及日常的交通费，所以以上发生的费用不再报销。
6.2.7所有申领了出差补助及伙食补助的员工，不得再报销任何餐费；
部门经理以上人员因业务需要发生的招待费，不列入差旅费报销范围，应单独粘贴，按照授权审批规定经审批后予以报销。
6.2.8出差人员回到公司次日起5个工作日天内到财务部办理报销手续，填写《费用报销单》详细列明每一项开支。
需提供相当于出差补贴金额的正式发票，否则出差补贴将随当月工资一起发放。
6.3交通费
6.3.1员工因公办事需向人事行政部经理申请使用公司车辆。
6.3.2如无法安排公司车辆，员工需乘坐出租车、公交车、地铁外出办公，员工需得到部
门经理同意后，注明往返地点等信息，后附相应发票，请部门经理及人事行政部经理签批。
员工上下班途中发生的交通费，公司不予报销。
6.3.3员工（不含经理级及以上员工）因工作需要加班超过三个小时及以上的，可据实报销
加班交通费。
加班应经过适当的部门主管审批，并由人事行政部门确认。
6.4外派人员住宿费报销
6.4.1公司为外派人员提供宿舍，住房租金标准为每套房（1人或两人间）RMB2500/月至RMB3000元。
除中介费、税金、物管费（含采暖费、燃气费、水电费）由公司承担外，其他费用（如、日用品等）均由员工个人承担。
6.4.2公司为外派人员提供一次性安置费RMB2000/人，凭票报销。
6.5其它零星费用
其他零星费用在预算范围内据实列支。
（如办公用品、市内交通费等）
第七章付款结算管理要求
7.1报销及付款票据基本要求
7.1.1报销及付款依据应充分、完整，能够证明经济事项的真实性、合法性。
报销及付款须提供的原始单据包括但不限于：
发票、发货清单（应加盖对方财务专用章或公司公章），并在粘贴单上注明张数及金额，附贴于付款申请单后。
其他必须有的相关附件包括但不限于：
正式合同（如有，一次性付款需要提附合同原件；
分期付款第一次需提附合同原件，以后付款需要附合同首页、付款条款页、盖章签字页的复印件）、入库单（如有）、事项审批单（如需审批）。
7.1.2原始凭证应排列整齐错位粘贴于凭证粘贴单上，相同费用性质的发票按次顺序粘贴，不同费用性质的发票应分别粘贴。
7.1.3原始凭证不得伪造、涂改，一经发现，追究当事人责任。
7.1.4填写用黑色钢笔（签字笔），不得用铅笔或其他笔填写，字迹工整。
申请金额必须大小写一致，且不可用涂改液修改，如有错误应重新填列和补签。
7.1.5取得的发票必须真实、合法，盖有开票单位财务专用章或发票专用章。
发票的内容、类型、发票的真伪，如果经办人不能确认的，应事先咨询财务部。
财务部将拒绝接收不符合要求的票据。
7.1.6发票抬头开具公司名称与营业执照一致，如实正确填写发票日期、内容、金额，字迹要求清晰。
7.1.7原始发票传递要求：
报销人员将原始票据粘贴好后，打印《费用报销单》或者《付款请款单》，交到财务部出纳进行核对，经确认金额及发票无误后出纳签字存放财务部。
7.2付款依据其他要求
7.2.1工程支出
（1）工程款的支付必须以有效合同为依据，由工程部按合同约定及实际工程进度申请，填写《付款请款单》。
（2）工程款发票，按照根据税务局规定，需项目所在地税务局所属发票。
（3）按工程进度申请工程款应提供监理公司及造价公司出具的证明及验收报告。
（4）工程变更、临时工程签证项目付款，需提供施工项目结算单、合同洽谈变更、工程签证单等。
7.2.2资本性支出（通常指购置单价在人民币2000元以上的固定资产）
（1）以事项审批单及正式合同为付款依据，供应商开具的发票内容应和所购置固定资产的类别型号一致。
（2）资产管理部门进行验收，合格后应开具入库单，作为结算货款的前提。
7.2.3营销推广支出
（1）以事项审批单及正式合同为付款依据。
（2）广告及制作费：
应附送经主管领导审核签字的样片及样稿制作确认书。
（3）媒体广告发布费：
应及时确认发布的广告情况，以签字确认后的上刊通知书作为付款结算的必要依据。
7.2.4其它付款支出
经过审批的正式合同文本为付款依据，同时应取得开具的正式合法发票，经业务部门主管领导确认满足付款条件，由财务部门核对付款金额，收款单位账号信息准确无误后进行网银或者现金付款。
第八章附则及附件
8.1借款申请单
8.2费用报销单-事前审批
8.3费用报销单-非事前审批
8.4付款请款单
8.5出差申请单
8.6原始单据粘贴单
8.7《授权审批权限规定》
关于本规定的签发
本审批权限规定由集团首席财务官审核，报集团首席执行官签批后方可执行。
审核人签批人文件控制印章
______
注：
如签批人签署幷非真迹，或文件控制印章幷非红色，代表此文件幷非正本。
任何在此文件上的更改均属无效
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