秘书学概论大学期末考试复习题Word文件下载.docx

秘书学概论大学期末考试复习题Word文件下载.docx

《秘书学概论大学期末考试复习题Word文件下载.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《秘书学概论大学期末考试复习题Word文件下载.docx（6页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

4．秘书工作机构设置原则是什么？

秘书工作机构的性质是什么？

设置原则：

一是精简原则；

二是纵向层次量少；

三是横向幅度可适当加大。

性质：

1）机密性2）辅助性3）综合性4）服务性

5．秘书工作机构是的职能是什么？

秘书工作机构的原则是什么？

职能：

1）助手职能2）参谋职能3）枢纽职能4）协调职能5）保密职能6）公关职能工作原则：

1）明确职责、权限、目标、任务2）制定秘书工作的各项制度和标准3）分清主次，有条不紊4）科学地安排工作程序5）准确细致，切实无误6）迅速果断，讲求时效7）忠到职守，安于职分8）加强教育、管理，不断提高素质、能力6．秘书班子怎样才能做到群体优化？

秘书群体的科学组合应遵从“异质结合”的原则，即由不同的专长，学历、能力、年龄、以及性格、性别的人员组合。

群体优化的第二个条件是合理分工，密切合作。

分工的原则是职才相适，要使职得其人，人尽其才。

7．秘书部门管理包括哪些内容？

1）机构与部门职责2）岗位责任制3）工作程序和工作方法4）信息系统5）办公自动化

8．秘书应具备哪些能力？

1）写作能力2）口头表达能力3）听知能力4）阅读概括能力5）社交活动能力6）协调能力7）观察分析能力8）应变能力9）使用先进办公器械的能力10）预测能力9．秘书应当具有哪些职业道德？

1）忠于职守2）严守机密3）恪守信用4）文明礼貌5）廉法奉公10．秘书处理人际关系一般准则有哪些？

1）尊重2）礼貌3）乐于助人4）赞美他人5）宽容与体谅6）公允

论述题（第五章至第六章）

1.秘书人员的办公室管理有哪些方面？

广义的办公室管理既包括办公室环境与物业的管理，又包括办公人员的行为管理。

2.秘书人员的接待工作应当遵循哪些原则？

秘书人员应当怎样做好日程安排工作？

原则：

1）文明礼貌2）负责3）与人方便4）讲求时效5）按制度办事6）遵守纪律安排工作：

1）服从于组织的总目标和整体计划2）区分轻重缓急3）随时补充、调整4）提示和督促5）酌留弹性、劳逸结合3.督查工作应遵循哪些原则和程序？

1）领导负责2）分级负责3）实事求是4）不直接办案5）讲求时效

程序：

1）查办立项2）查办通知3）催办4）直接调查5）商讨处理6）结案反馈7）立卷归档

4.秘书保密工作主要有哪些方面？

有什么意义？

保密工作的方针是什么？

方面：

（1）文件保密

（2）会议保密（3）通迅保密（4）电脑保密（5）涉外保密意义：

（1）在政治上，保障国家安全

（2）在军事上，确保战争胜利（3）在经济上，是保障国家利益，取得竞争胜利的重要条件

方针：

（1）积极参与防范

（2）突出重点（3）既确保国家机密，又便利各项工作。

5.秘书应怎样管理并使用公章和介绍信？

公章的保管：

公章由单位主管指定专人（一般为秘书）保管并使用。

公章应放置在机要室或办公室装锁的抽屉或保险箱内，钥匙不可挂在抽屉或保险箱上,应由保管人随身携带，也不可委托他人代管。

6.秘书为什么要做好值班工作？

7.秘书写作有哪些特点？

其过程是怎样的？

特点：

1）代单位立言，非个人意愿2）集体成果，非个人创作

3）内容真实、实用、客观、符合政策4）语言要求流畅、平实、简洁、规范5）讲究文体格式

过程：

1）立意2）选材3）结构4）文字表达5）修改6）审核8.秘书写作的原则和要求是什么？

文书处理的原则和要求是什么？

秘书写作的原则：

1）符合方针、政策、法令、法规；

2）二是忠于机关制文意图；

3）是坚持实事求是的精神。

秘书写作的要求：

1）信息量大，措施具体，指示性强2）内容高度概括，语言表达实用、精确3）用材精要，语言深入浅出，主题富有个性

4）讲究文明礼貌，语言得体，多一点人情味

文书处理的原则：

文书处理必须准确、及时、安全、保密，加强集中统一管理，坚持实事求是，按要求和规定进行的原则。

文书处理的要求：

1）必须准确、周密、确保质量2）必须及时、迅速、注重时效3）必须做到安全、可靠，确保国家机密4）必须加强集中统一管理。

5）必须坚持实事求是，按要求和规定进行。

6）精简文件，深入实际，反对官僚主义和文牍主义。

9.收文和发文的办理程序是怎样的？

收文办理程序：

1）签收、拆封和登记2）分办和传阅3）拟办与批办4）承办、催办和注办。

发文办理程序：

1）拟稿、审核、与签发2）缮印与校对3）用印、登记与封发10．怎样进行公文立卷？

怎样进行案卷归档？

公文立卷的基本方法：

2）“六个特征”在组卷时应灵活运用，即在一个案卷之内结合使用两个、三个甚至四个特征立卷，是比较科学可行的办法。

3）适当照顾文件的保存价值组卷，划分文件的保管期限，分为永久保存的、长期保存的（保管期限为16-50年）、短期保存的（15年以下）三种形式。

案卷归档：

文书部门立好的案卷，必须逐年移交给机关档案集中保管，称为“归档”。

1.归档范围，也即文书立卷的范围，指机关在工作活动中形成和使用的文件以及其他有关的材料（包括照片、图表、印模、录像带等）。

2.归档时限。

一般应在第二年上半年向档案部门移交。

3.归档要求：

应归档的文件材料必须齐全、完整；

机关档案室在接收案卷时，应按照时以上要求对案卷检查验收。

移交目录一式二至三份，一份经签字后留公文处理部门使用，另外一至二份交机关档案室保存。

11.会议的要素是什么？

会前、会间、会后秘书应当做好哪些工作？

会议的要素，即：

与会者、主持人、议题、名称、时间、地点。

会前准备：

1）会议计划和成本预算2）文件准备3）会场准备4）会议议程、程序的似定5）会议通知的发送

会间准备：

1）会场的组织与服务2）会议信息的收集与编发3）会议文件的起革会后工作：

1）会后事务2）会议文书立卷3）会议传达4）会议决议的催办12.试拟一份跨地区的工作会议通知。

通知的构成：

标题、主送机关、正文、落款和日期13.某公司要召开董事会，试拟会议议程和程序表。

答案略

14.信访工作的要素是什么？

信访工作有哪些用作用？

信访工作由信访者、信访受理者、信访关系、信访工作四个要素构成。

信访工作的作用：

（1）参政议政作用

（2）监督控制作用（3）信息反馈作用（4）化解矛盾作用（5）公关形象作用

15.信访访办理和信访处理应遵循怎样的原则？

1）办理原则，信访工作的办理原则是：

“分级负责，归口办理”

2）处理原则，信访的处理原则是“以事实为根据，以党的政策和国家的法律为准绳，区别情况，实事求是地进行处理。

16.信访处理的程序和方法是怎样的？

1）受理、登记2）立案、呈批3）承办、交办、转办4）调查、处理5）催办、回告6）审查、结案7）复信、督查8）总结、综合研究工作9）立卷17.沟通有哪些类型和方法？

沟通的类型：

1）单向沟通2）双向沟通3）多向沟通

沟通的方法：

1）直接沟通2）间接沟通3）明示沟通4）暗示沟通18.协调的哪些作用？

应当遵循哪些原则？

作用：

1）缓解矛盾2）消除误会3）积极平衡4）融洽关系

1）政策指导原则2）公正无私原则3）平等、尊重原则4）统筹兼顾原则5）随机应变原则

19.秘书协调有哪些主要内容？

1）政策协调2）地区关系协调3）部门关系协调4）工作关系协调5）会议协调6）领导关系协调7）人际关系协调8）股东关系协调9）职工关系协调20．秘书协调的主要步骤和方法是怎样的？

主要步骤：

1）摸清情况2）找出症结3）提拟方案4）反复磋商5）督促落实6）检查反馈

方法：

1）信息沟通法2）宣传教育法3）中介法4）在同存异法5）冷处理法6）避虚就实法7）先易后难法8）步步为营法9）场景变换法10）交谈法

1．秘书学

秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的科学。

通俗地说秘书学就是研究秘书人员如何做好秘书工作的科学。

2．平行

平行文是指互相没有隶属关系的单位、机关之间或同级机关之间的一种行文，如“函”，“通知”。

3．秘书工作机构

秘书工作机构是行政组织内的综合办事机构和参赞性机构。

4．协调

协调就是通过协商、沟通、调和、调解、调节，使产生隔阂、失调、差异及至矛盾的各方消除隔阂、彼此理解、互谅互让、求同存异，使矛盾得到解决，达到政令统一、目标一致、步调一致、团结一致，从而产生改造社会、创造精神文明和物质财富的巨大力量。

5．督查

督查是指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之落实、妥善。

6．保密

保密就是知悉无形秘密或掌握有形秘密的人员保守、保护这些秘密，不向无关人员泄露或失密。

7．印信工作

印信工作是指机关、单位公务和介绍信的管理、使用工作。

8．文书工作

文书工作是指机关、单位在使用文书，处理日常公务的活动中，围绕着文书的拟制、办理、管理以及立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。

9．信访工作

10．沟通

现代意义上的沟通泛指政治、外交、文化和一切思想意识领域内的情况互通、意见交流。

从行政管理学和秘书学角度看，沟通主要是指政务和业务信息的传递和交流，乃是行政管理工作和秘书工作必不可少的手段之一。

简答题

1．秘书应当具有哪些能力？

秘书处理人际关系的一般准则有哪些？

（1）写作能力

（2）口头表达能力（3）听知能力（4）阅读概括能力（5）社交活动能力（6）协调能力（7）观察分析能力（8）应变能力（9）使用先进办公器械的能力（10）预测能力准则

（1）尊重

（2）礼貌和礼仪（3）乐于助人（4）赞美他人（5）宽容与体谅（6）公允2．秘书写作有什么特点？

其原则和要求是什么？

（1）代单位立言，非个人意愿

（2）集体成果，非个人创作（3）内容真实、使用、客观、符合政策（4）语言要求流畅、平实、简洁、规范（5）讲究文体格式

原则

（1）符合方针、政策、法令、法规

（2）忠于机关制文意图（3）坚持实事求是的精神

要求

（1）信息量大，措施具体，指示性强

（2）内容高度概括，语言表达实用，精确（3）用材精要，语言深入浅出，主题富有个性（4）讲究文明礼貌，语言得体，多一点人情味

3．会前、会间、会后应做好哪些准备工作？

会前准备

（1）会议计划和成本预算

（2）文件准备（3）会场准备（4）会议议程、程序的拟定（5）会议通知的发送

会间工作

（1）会场的组织与服务

（2）会议信息的收集与编发（3）会议文件的起草会后工作

（1）会场清理

（2）人员离会（3）会议决算（4）会议文书立卷（5）会议传达（6）会议催办

4．信访处理的程序和方法是怎样的？

（1）受理、登记

（2）立案、呈批（3）承办、交办、转办（4）调查、处理（5）催办、回告（6）审查、结案（7）复信、督查（8）总结、综合研究（9）立卷5．秘书协调有哪些主要内容？

其主要步骤和方法是怎样的？

内容：

（1）政策协调

（2）地区关系协调（3）部门关系协调（4）工作关系协调（5）会议协调（6）领导关系协调（7）人际关系协调（8）股东关系协调（9）职工关系协调

步骤：

（1）摸清情况

（2）找出症结（3）提拟方案（4）反复磋商（5）督促落实（6）检查反馈

（1）信息沟通法

（2）宣传教育法（3）中介法（4）求同存异法（5）冷处理法（6）避虚就实法（7）先易后难法（8）步步为营法（9）场景变换法（10）交谈法