昆档发36号.docx
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昆档发36号
昆档发〔2009〕36号
关于加强昆山市社会主义新农村
建设档案工作的实施办法
昆山市开发区、花桥经济开发区、昆山高新区管委会，各镇人民政府：
为积极贯彻落实党的十七大精神和国家档案局、民政部、农业部联合印发的《关于加强社会主义新农村建设档案工作的意见》，进一步引导档案工作切实有效地服务于社会主义新农村建设，促进社会主义新农村建设档案工作的全面深入发展，依据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》、《苏州市档案管理办法》等法律法规，根据昆山地区的实际情况，经市档案局、市民政局和市委农村工作办公室认真研究，联合制定《关于加强昆山市社会主义新农村建设档案工作的实施办法》和《昆山市村级文件材料归档范围和保管期限表》，现印发给你们，请结合各自的实际情况，认真贯彻执行。
附件一：
《关于加强昆山市社会主义新农村建设档案工作的实施办法》
附件二：
《昆山市村级文件材料归档范围和保管期限表》
昆山市档案局
二○○九年八月二十五日
附件一：
关于加强昆山市社会主义
新农村建设档案工作的实施办法
第一条为贯彻国家档案局、民政部、农业部联合制定的《关于加强社会主义新农村建设档案工作的意见》，切实加强和规范昆山市社会主义新农村建设档案管理工作，有效地保护和开发利用新农村档案资源，更好地为新农村建设服务，结合昆山市社会主义新农村档案工作实际，特提出以下实施意见。
第二条本实施意见适用于昆山市行政区域内的行政村党组织、村民委员会及其他村级组织。
各行政村组织按照《档案法》等国家法律法规的规定和本实施意见，结合各自实际情况，将工作中形成的文件材料进行收集、整理、编目、保管和利用，实现集中统一管理。
列入昆山市社会主义新农村建设示范村的各市、区行政村，其档案工作在一个时期内达到省级标准要求。
第三条村级档案
村级档案是指行政村党组织、村民委员会（代表）大会以及行政村群团组织在开展村务等各项工作活动中形成的具有查考利用价值的文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式、不同载体的历史记录。
第四条档案管理体制
1.乡镇是社会主义新农村建设的重要组成部分，各乡镇应加强档案工作的组织领导，将乡镇及行政村档案工作列入镇政府和村工作考核范围，明确分管领导和专兼职工作人员，落实责任，特别要加强对村级档案工作的指导与扶持，解决村级档案工作的经费、设备设施等实际问题，使镇、村档案工作与新农村建设同步协调发展。
2.行政村档案应将档案工作列入公共事务管理职能，建立村级档案的收集和管理制度，指定人员负责村级档案的收集、管理和利用工作，实行集中统一管理，确保档案的完整、安全和有效利用，做到“四有”：
有人管、有制度、有设施、有档案。
村委会换届时应进行档案交接，并按要求履行移交手续。
建制村在撤销、合并或转变为城市社区时，应按有关要求明确档案的归属与流向，防止档案散失。
任何部门和个人不得将档案据为己有。
第五条文件归档工作
行政村档案工作应建立归档制度，明确归档范围、归档时间和归档要求。
1.归档范围：
行政村党组织、村委会、共青团、妇联、民兵等基层组织建设方面的材料；行政村村民自治、村务公开方面的材料；行政村现代农业和生产经营及农村经营承包、流转等方面材料；行政村村镇规划和历史文化遗产保护方面的材料；行政村服务、医疗卫生、文教、治安、环境、社会保障等方面的材料；财务、资产管理方面的材料；反映行政村活动方面的录音、录像、照片等声像材料；基建、设施设备方面的材料；荣誉证书、奖牌锦旗、书画礼品等实物。
2.归档时间：
文书类文件材料一般按年度归档整理，本年度档案在次年的六月底前归档；声像类材料由拍摄者、制作者在拍摄、制作后一个月内向档案室移交；电子文件一般在办理完毕后三个月内整理归档；实物类及时归档。
科技档案在项目结束3个月内移交档案室；会计档案隔年度移交档案室。
3.归档要求：
归档的文件材料必须齐全完整；材料字迹工整，用纸用笔用墨符合归档要求；文件排列有序、备考表填写清楚，装订整齐、无金属物。
应归档的声像材料，图像清晰，声音清楚，并附有文字说明。
应归档的电子文件需长期保管的，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件归档。
第六条档案整理
1.整理原则：
村级档案本着“简化整理、深化检索”的原则进行整理，保持文件材料之间的有机联系。
2.门类设置：
村级档案一般由文书档案、会计档案、科技档案、声像档案、实物档案五大门类、载体组成。
文书档案分党群工作类、行政工作类、经济工作类；科技档案分基本建设类、设施设备类、农业科研类；会计档案分会计凭证类、会计帐簿类、财务报告类和其它类；声像档案分照片类、录音录像和光盘类。
文书档案分类可根据档案的数量增减或合并类目。
3.整理方法：
（1）文书档案的整理应做到区分类别、区分年度、区分保管期限，保管期限分为永久、定期（30年、10年）。
（2）科技档案的整理应以项目为单位，按阶段、按子项、分专业、分内容整理，保管期限分为永久、长期、短期。
（3）会计档案的整理应做到区分核算单位、区分年度、区分类别，保管期限分为永久、定期（25年、15年、10年、5年、3年）。
（4）声像档案的整理应按载体形式进行分类，可以跨年度，将具有保存价值的照片、底片（若是数码相机拍摄无底片，须刻录光盘保存）、录音录像带按活动专题及时间顺序组合，照片、录音录像带需配有文字说明，保管期限可定为永久。
（5）实物档案的整理可以跨年度，将具有保存价值的实物按时间顺序编排，保管期限可定为永久。
4.编目编号、装盒
文书档案按照《苏州市〈归档文件整理规则〉实施细则》进行整理编目，文件材料以件装订，文件上端空白处加盖归档章，同一年度、同一类别的文件材料可以按照保管期限排列，并且按照保管期限分别采用小流水编号。
不同年度、不同类别、不同保管期限一般不混装一盒。
同一年度的文件材料较少时，可不分类别，但按保管期限装一盒。
按年度打印出“归档文件目录”。
声像档案中照片、底片、录音录像带按时间顺序排列，编流水号，具体到张（盒），编制全引目录或案卷目录。
实物档案以件为卷，按时间顺序编流水号，标签应贴在实物背面，并编制案卷目录。
第七条档案的保管利用
1.行政村应配置专用的铁制档案柜存放档案资料，做到安全、保密，避免丢失，并采取防盗、防光、防高温、防火、防虫、防尘、防潮、防鼠等“八防”措施，有条件的行政村可以设置专门的档案用房。
档案装具、卷盒应符合国家和省的要求。
2.行政村档案室可根据实际需要编制必要的检索工具，积极主动提供档案为行政村各项工作服务。
有条件的行政村档案室应加强档案信息化建设，应充分利用计算机进行档案资料管理，建立必要的档案目录数据库，以方便档案的利用。
3.行政村档案人员应根据《苏州市村级文件材料归档范围和保管期限表》的规定，对到期档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，要征得有关部门同意，编制销毁清册，报请单位领导和上级主管部门批准后予以销毁。
4.行政村档案的开发利用以维护村集体利益和村民个人利益为准则。
有条件的行政村应整合各种信息资源和服务设施，建立集档案、已公开现行文件、图书、资料、科技信息为一体的信息服务窗口。
5.档案人员调离时，必须办理交接手续。
附件二：
昆山市村级文件材料归档范围和保管期限表
序号
归档范围
保管期限
一
文书档案
1
党群工作类
1－1
本村党委（支部、总支）委员会、党员大会会议记录，年终老党员会议记录
永久
1－2
本村党委（支部、总支）年度工作计划、总结等材料
永久
1－3
本村党委（支部、总支）半年度工作计划、总结等材料
10年
1－4
本村党、村委会联席（班子）会议记录
30年
1－5
本村党委（支部、总支）关于机构设置、撤并、名称更改、启用印章的请示及上级批复、通知、决定等材料
永久
1－6
本村党务干部任免、分工、考察等材料
永久或30年
1－7
本村党委（支部、总支）换届选举候选人的请示、批复和换届选举工作的通知、议程、报告、领导人讲话、大会发言、选举办法、选举结果、决议、上级批复等材料
30年
1－8
本村有关党务工作向上级的请示、报告和上级的批示、批复
30年或10年
1－9
本村执行上级党组织工作的决定、纪要、报告等材料
30年或10年
1－10
本村党组织统计年报、党员名册
永久
1－11
本村发展党员的请示、上级批复，预备党员转正通知等材料
30年
1－12
本村党员组织关系介绍信、通知书存根
永久
1－13
本村交纳党费清单、发票等
30年
1－14
本村获县级以上先进党组织、先进党务工作者、优秀党员的登记表、审批表、名册及事迹材料
永久
1－15
本村获县级以下先进党组织、先进党务工作者、优秀党员的登记表、审批表、名册及事迹材料
30年
1－16
本村党员受到警告以上处分形成的有关材料、处理意见和上级决定、批复等材料
永久
1－17
本村党员受到警告处分形成的有关材料、处理意见和上级决定、批复等材料
30年
1－18
本村党员教育管理工作的年度计划、汇总等材料
30年
1－19
本村民主评议、测评党员的总结、汇总等材料
30年
1－20
本村党风廉政建设的责任书、计划、总结、汇报等材料
30年
1－21
本村团支部（总支）换届选举、干部任免材料
永久
1－22
本村年度团员大会会议记录
30年
1－23
本村团员名册、团组织统计年报
永久
1－24
本村团组织关系介绍信及存根，团费缴纳清单、票据，发展团员的材料
30年
1－25
本村先进团组织、优秀团员、青年突击手等登记表、审批表及上级团委对本村团组织、团员青年表彰等村料
永久或30年
1－26
本村团员违法违纪惩处的请示、报告、批复等材料
30年
1－27
共青团教育、宣传工作及开展专项工作的文件材料
30年或10年
1－28
本村妇代会换届选举、建立组织机构、妇女干部任免等材料
永久
1－29
本村妇女工作年度计划、总结、汇报、会议记录
30年
1－30
妇女工作先进集体、先进个人、“三八红旗手”等表彰的审批表、名册和事迹材料等
永久或30年
1－31
本村妇女权益申诉、维权、调查处理材料
30年
1－32
本村民兵组织建设、训练工作材料
30年
1－33
征兵工作文件、兵役登记、民兵花名册
30年
1－34
本村精神文明建设工作计划、总结、活动等材料
30年
1－35
本村创建文明村计划、总结、专题汇报、考评材料
30年
1－36
本村五好家庭、敬老爱幼、文明户评选等活动的材料
30年
1－37
本村精神文明先进集体、先进个人事迹等材料
30年
1－38
本村举办各种类型运动会、邀请赛的规定、协议等材料
30年
1－39
参加各种农（畜）产品行业协会的有关材料
30年或10年
1－40
上级下发的需要本村贯彻执行的有关党群工作方面的文件材料
30年或10年
2
行政工作类
2—1
本村村民大会、村委会换届选举的讲话、总结、记录、汇总、报告、批复等材料
永久
2－2
村委会分工及三年任期目标等方面的材料
30年
2－3
本村发展规划、年度工作计划、总结、汇报等
永久
2－4
村主任办公会议记录
永久
2－5
本村民主决策会议通知、工作报告，村民会议记录、村民代表会议记录
30年
2－6
历任领导文件材料
永久
2－7
本村干部在上级会议上的交流、发言材料
30年
2－8
本村行政区划调整、名称更改、隶属关系变化的文件材料
永久
2－9
本村内部机构设置、撤并、更名、印章启用的报告、批复、决定、通知等
永久
2－10
本村建立村务公开领导小组的材料，村务公开有关制度，历次村务公开材料
30年
2－11
村民自治章程、民主管理各项制度
30年
2－12
村民小组长、村民代表培训工作记录
30年
2－13
上级和本村表彰的本村先进集体、劳动模范、先进个人的材料
永久或30年
2－14
本村干部、职工名册
永久
2－15
本村干部、职工的录用、定级、任免、离退等材料及工作调动介绍信存根
永久
2－16
本村人民调解工作记录
30年
2－17
法院、镇法律服务所、本村关于民事、经济纠纷调解处理协议书、裁定书、判决书
30年
2－18
镇政府关于调解工作的意见、通知
10年
2－19
本村来信来访材料
30年或10年
2－20
本村综合治理、治安保卫工作记录，安全生产承包责任协议书等材料
30年
2－21
本村社会保障工作材料、老干部定补材料
30年
2－22
本村社会公益事业的兴办计划和兴办结果等材料
30年
2－23
本村拥军优属、优抚救灾、扶贫帮困工作规定、实施材料
30年
2－24
本村职工养老保险的通知、审批材料
永久或30年
2－25
本村五保户、军烈属花名册
永久
2－26
本村军烈属、困难户照顾、代劳免收各项清单等方面的材料
30年
2－27
镇政府关于干部、职工、农民待遇、养老保险、医疗保险方面的意见、通知
30年
2－28
本村村民婚姻状况证明存根等材料
30年
2－29
本村关于计划生育工作的计划、总结、措施、宣传教育材料、统计表、登记台帐等材料
30年
2－30
本村关于领取独生子女证、照顾生育二胎的申请、审批表及违反计生条例的调查处理材料
永久或30年
2－31
本村妇女卫生普查等材料
30年
2－32
本村土地、人口、户数等基本情况统计表
永久
2－33
村和村民房产、地产等凭证材料
永久
2－34
本村文教、体育、公共卫生工作方面的记录
30年
2－35
本村关于教育、卫生、合作医疗等材料，缴费清单、年度情况汇总
30年
2－36
本村关于卫生创建工作的规划、计划、专题汇报、总结、考评材料以及卫生专项治理工作材料
30年
2－37
本村农、副、工工作记录、报表
30年
2－38
本村家政服务工作记录
30年
2－39
本村建设规划、方案、报告、批复等文件
30年
2－40
本村关于动拆迁、征地名册、待遇享受规定、通知、协议等材料
永久或30年
2－41
本村关于土地征用、借用、调拨的报告、批复、协议、合同、征土工安排、农转非等文件
永久或30年
2－42
本村村民建房申请及批准材料
30年
2－43
本村关于宅基地丈量登记、统计表
30年
2－44
上级关于村镇建设、建房等方面的规定、通知
10年
2－45
上级关于科教文卫等方面的文件材料
10年
2－46
本村村史、历史沿革、大事记等材料
永久
2－47
村级历史名人、文化名人资料及名人实物
永久
2－48
家谱、族谱
永久
2－49
本村有关口述文化、地方戏曲或曲艺、手工技能、民俗活动、宗教文化等非物质文化遗产形成的材料
永久或30年
2－50
本村有关具有历史价值的建筑、民宅和村落等方面的材料
永久或30年
3
经济工作类
3－1
本村集体资产管理的规章制度、实施细则，集体资产营运方案和投资计划，资产运作机构的预决算方案和收益分配方案
永久或30年
3－2
本村集体资产经营收支和使用，土地流转金、水面租金、各种固定资产出租租金、各种承包收入、各种罚没收入等收支情况的材料
永久或30年
3－3
本村关于各业（工业、农业、副业等）生产经营的规划、规定、年度计划、总结、统计年报
30年
3－4
本村与企业、农户、有关单位、个人签订的承包、租赁、租房、投资、联营合同、协议等材料
永久或30年
3－5
本村关于组建股份合作经济组织的章程及股权、分红等材料
30年
3－6
本村关于村办企业改革、转制方案，企业资产评估、审计文件
永久或30年
3－7
本村干部任期届满或离任审计、区划调整资产审计材料
30年
3－8
本村财务管理制度、规定、办法及财务状况
30年
3－9
本村民主理财小组建立材料，民主理财活动记录及监督、评议、审核材料
30年
3－10
国家其他补贴农民、资助村集体的政策文件及落实情况材料
30年或10年
3－11
本村涉及农民负担的规定、办法及实施情况的材料
30年
3－12
本村种粮补贴、粮食计划征购报表、社会灾情减免统计表
30年
3－13
税费改革和农业税减免政策文件
10年
3－14
本村财产登记表、统计表、普查资料及权属证明文件材料
30年
3－15
本村固定资产购置转让情况材料
30年
3－16
村内“一事一议”筹资筹劳材料
30年
3－17
本村干部、职工、农民收益到期分配情况、审批表、归户结算表等材料
30年
3－18
本村集体及村民的债权债务情况材料
30年
3－19
本村干部招待费使用情况、各种非生产性开支材料
30年
3－20
本村义务工、积累工的分派使用和结算情况材料
30年
3－21
本村农户土地承包的调整和流转材料
30年
3－22
本村村民集中流转土地、渔塘、果园等承包经营材料
30年
3－23
本村土地补偿情况和发放清册等材料
永久
3－24
本村农村机动地和“四荒地”承包的发包和上交材料
30年
3－25
本村关系农民切身利益的电费、水费等其他热点问题材料
30年或10年
3－26
本村农业服务费（机耕费、收割费、灌水费等）收费标准，农业服务机耕和收割的程序安排等涉及农民切身利益的农业服务事项材料
30年
3－27
本村关于农机、水利建设管理文件
30年
3－28
本村关于种养业管理材料
30年
3－29
本村专业户、典型户情况调查材料
30年
3－30
上级关于经济工作方面的文件
10年
二
科技档案
1
基本建设类
1－1
本村基建项目（工程）的立项、审批、设计、施工、监理、质量检验、竣工验收、决算、审计等全套文件材料及图表
永久或长期
2
设备仪器类
2－1
本村购买各类设备（价值在一万元以上）的报告、审批、洽谈、安装、检测、验收、年检、维修及随机文件等
永久
3
农业科研类
3－1
本村关于农植物、花果、林、桑栽培技术文件、原始记录、总结
长期
3－2
本村关于植物保护、病虫害防治技术文件、原始记录、总结
长期
3－3
本村关于水产养殖、家禽家畜饲养技术文件及原始记录、总结、统计
长期
3－4
本村农田水利建设规划、方案、报批文件、工程设计、施工文件及图表
长期
3－5
本村关于土地普查材料、统计表、土壤质地调查，水域及水资源调查等农业资源及其利用情况
长期
三
会计档案
1
会计凭证类
1－1
原始凭证、记帐凭证、汇总凭证
15年
1－2
涉及外事和对私改造的会计凭证
永久
2
会计账簿类
2－1
银行日记账、现金日记账
25年
2－2
总账、明细账、辅助账簿
15年
2－3
涉外会计账
永久
3
财务报告类
3－1
年度财务报告
永久
3－2
月、季度财报告
3年
4
其它类
4－1
会计移交清册
15年
4－2
会计档案保管清册
永久
4－3
会计档案销毁清册
永久
4－4
银行存款余额调节表
5年
4－5
银行对账单
5年
四
声像档案
1
照片（含底片）
1－1
上级领导来村视察、检查工作的照片
永久
1－2
国内外专家、学者及国际友人等知名人士前来活动的照片
永久
1－3
本村各种会议及专题、大型活动中形成的照片
永久
1－4
本村各种产品、奖状、证书、奖杯、铜牌、锦旗、礼品、书画作品、题词等的拍摄照片
永久
1－5
本村各项物质文明、精神文明、政治文明活动产生的照片
永久
1－6
反映村容村貌、村级项目等建设的照片
永久
1－7
反映本村风土人情、民俗的照片
永久
1－8
本村其它各种活动中形成的具有价值的照片
永久
2
录音、录像、光盘
永久
具体内容基本同上
五
实物
本村获得的各种证书、奖状、铜牌、奖杯、锦旗、礼品、书画、题词等
永久
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