合同管理暂行办法文档格式.docx

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第三条公司建立统一授权、分级管理、归口把关、各负其责的合同管理体制。

第四条公司对合同实行规范化、标准化和信息化管理。

第二章管理权限及管理机构

第五条公司按照合同性质和标的额划分合同管理权限，施行“谁订立，谁负责”、“谁主管，谁负责”的原则。

第十条公司各部门既是合同的承办部门，又是合同的审查部门。

按职责承办本部门职责要求申报的项目合同，负责本部门合同项目的立项、组织谈判、会签审批和履行，履行下列职责：

1、根据本办法制定本部门合同管理相关规定并组织实施。

2、负责本部门职责分工范围内的合同谈判、拟定合同基本条款；

如涉及公司内部多个部门，应事先进行内部协商，统一意见，确定牵头部门主办合同，其它部门给予积极配合。

3、全面准确的填写合同条款，按公司规定组织合同评审，办理合同送审、报批、盖章及送交存档手续（见附件一：

合同审批会签单）。

4、负责合同履行跟踪，确保合同履约率，收集汇总合同相对方意见。

5、及时办理合同变更、解除等手续，并报主管部门及分管副总审核、批准。

6、及时向合同管理部门报送合同正本及与合同有关的会议纪要、签证、变更等资料，并及时向法律合约部反应履约过程中出现的各种法律问题。

7、参与本单位重要合同项目的法律论证、谈判、合同文本起草；

参与合同结算付款，监督、检查合同履行情况。

8、参与合同纠纷的调解、仲裁或诉讼等工作，负责提供有关的一切工作。

9、安排专人负责合同管理工作，做好本部门合同副本及有关文件的归档工作，建立本部门合同台账，负责本单位合同信息的汇总、编制、统计分析，并按规定向公司合同管理部门报送材料。

10、及时向合同存档部门办理合同归档工作。

11、公司合同管理部门要求履行的其他职责。

第七条公司控股子公司、分公司在公司授权范围内其经营范围内管理本办法第六条规定之外的各类合同。

没有办理营业执照的公司直属分支机构、临时驻外机构等，可在公司进行专项授权的范围内管理对外签订的各类合同。

第八条未经公司批准或授权，禁止任何所属部门对外签订任何合同。

第九条公司法律合约部是公司合同管理部门，全面负责本单位的合同管理工作，履行下列职责：

1、根据本办法制定本单位合同管理相关规定并组织实施。

2、负责本单位合同的法律审查、签订审批、合同争议纠纷处理等事项；

3、负责制定和修改公司合同管理相关制度，并负责监督实施。

4、参与公司重大合同项目的谈判、法律论证、文本起草和招投标工作。

5、对公司管理的合同进行法律审查，办理授权手续，具有法律否决权。

6、组织审查各部门上报审批的合同，办理会签审批、授权手续。

7、参与合同结算价款审查，监督、检查合同履行情况；

8、按照管理权限组织处理合同纠纷。

9、负责合同专用章管理、合同信息的汇总、编制、统计分析等合同基础管理工作，并按档案管理规定及时归档。

10、指导、检查、监督、考核公司及分公司、子公司合同管理工作。

11、制订并推广使用公司合同标准文本。

12、公司赋予的其它合同管理职责。

第三章合同订立

第十条订立合同应当按照立项、选商、谈判、会签审查、审批、签字或授权签字、盖章的程序进行。

任何单位和个人不得违反程序订立合同。

对于大量发生的小额交易且采用标准合同文本的合同，或情势紧急的项目合同，程序可以适当简化。

第十一条公司及所属单位对外发生经济往来，除即时清结外，必须事先订立书面合同。

应当订立书面合同而没有订立的，财务部门不予结算。

第十二条订立合同应当遵守国家有关法律、法规和规定，做到合同主体、内容、形式合法。

合同主体应当符合以下基本要求：

（一）法人单位（含全资子公司和控股公司）在合同管理权限内或公司授权范围内以该法人的名义订立合同，禁止以其职能部门、分公司或负责人的名义订立合同；

（二）已办理营业执照的非法人分支机构（分公司），经公司授权的，可以该分支机构的名义订立合同；

（三）未办理营业执照的单位经公司授权以其所从属的法人或已办理营业登记的非法人分支机构名义订立合同。

第十三条合同条款应当齐备、完整。

合同当事人约定权利和义务，应当具体、明确，不得出现容易产生歧义或含混不清的条款。

合同中的专门术语、专有词汇应当设专款定义解释。

合同一般包括以下条款：

（一）当事人的名称或者姓名和住所；

（二）标的物；

（三）数量；

（四）质量；

（五）价款或报金（单价、总价、费用明细）；

（六）履行期限、地点和方式；

（七）双方权利和义务；

（八）违约责任；

（九）解决争议的方法；

（十）公司档案管理要求的相关内容；

（十一）双方约定的其它条款。

第四章合同立项、选商、谈判

第十四条签订合同的项目，应当列入公司计划（如高层会决议、材料申购单等）或财务预算。

未列入计划和预算的合同项目，应按有关规定报批后由计划和财务部门相应调整计划和财务预算。

第十五条工程施工类合同（含建筑总包、专业分包等）选择相对人，按规定应当采取招标方式选择合同相对人的，应当严格按照招投标的有关规定执行；

邀请招标或发包人指定分包时，应基于公平公正原则，遵守法规行规签订合同。

禁止公司任何单位和个人干预投标，暗示陪标或围标，禁止暗箱操作、进行商业贿赂等违法行为。

第十五条采购类合同（含劳务、材料、机械设备等）选择相对人，应当严格按照市场准入条件和规定，通过比选和竞争方式进行。

按规定应当采取招标方式选择合同相对人的，应当严格按照招投标的有关规定执行。

任何单位和个人不得违规干预选商活动，不得暗箱操作、收受商业贿赂。

第十六条合同谈判由合同承办部门或单位负责牵头组织，并要求合同相对人提供下列资料，查验其真实性：

（一）经工商行政管理部门年检合格、并加盖合同相对人印章的法人营业执照副本、组织机构代码证、税务登记证复印件；

合同相对人是自然人的，应当提供该自然人身份证的复印件。

（二）资质等级证书（如安全生产许可证、建筑资质证书）及涉及许可经营的许可文件。

（三）法定代表人或负责人的身份证明书，受托人的授权委托书，受托人的身份证明。

（四）能够证明其履约能力的有关资信资料。

（五）需要合同相对人提供的其他资料。

第十七条合同谈判组织者要做好谈判前的相关准备工作，一般应当邀请合同管理部门、财务部门、审计部门的人员参加，按专业和职责分工归口把关，初步议定合同内容、价款等目标值，确定谈判的主谈人和谈判方案，并做好谈判记录。

重大技术或设备引进、市场并购、招投标项目，应当由合同承办单位、法律、计划、财务、审计等相关部门组成工作组，进行商务、技术、法律论证，拟订谈判方案，有组织、有计划地开展谈判签约工作。

第十八条参加合同谈判的有关人员应当严守谈判纪律，不得泄

露谈判主要条款、实质性内容和重要文件、资料、信息。

第五章合同审查、审批、签字盖章

第十九条合同审查审批的一般程序为：

合同承办部门或单位申报、业务部门审查，财务部、法律合约部、分管副总、总经理审批、董事长审批或核准。

合同的审查审批以《合同审批会签单》的形式流转进行。

第二十条公司各业务部门向合同管理部门申请审查合同，应提交以下文件和资料：

（一）合同文本草案。

（二）合同相对人的营业执照等资信情况材料。

（三）部门负责人签署了意见的《合同审批会签单》。

（四）施工类合同需提供交底标、巡检记录；

其它合合同提供批复及评审意见等项目立项确认资料。

（五）公司相关业务主管部门对合同的审查意见。

第二十一条法律合约部收到申请材料后，应在约定的时间内审核完毕。

对申办资料符合要求的立即受理，对不符合要求的退回申报部补充修改。

对于签订时间有特别要求的，申报单位应当提出加急办理请求。

第二十二条在申请合同审查前，承办部门或单位可以向合同管理部门提出对合同文本提前预审口头申请，法律合约部在接到合同书面或电子文本后的48小时内提出修改意见。

第二十三条经办部门负责审核合同项目是否符合公司发展规划，已列入年度计划或已按有关规定获得批准；

合同标的额是否超过已列计划或批准的总投资额或总金额。

第二十四条财务部门负责审核合同资金来源与使用，资产权属、用途、使用方式和动用审批手续，以及资金结算、款项支付方式等财务资产事项是否明确、具体，是否符合股份公司及公司的有关规定。

第二十五条预算审计部门负责审核施工、劳务合同涉及的价格、酬金、违约赔偿等商务性条款的计算标准、依据是否符合比价原则和有关规定。

并对合同订立、履行进行监督、检查，依据本办法及有关规定查处违规行为。

第二十六条合同涉及其他业务主管部门的，由各业务主管部门审核与本部门业务有关的技术、商务条款及合同相对人是否具备履行合同所必需的专业资质和各项专业许可。

第二十七条各业务主管部门在审查合同时，可以询问有关情况，必要时可要求合同申办单位出示与合同有关的材料。

审查完毕，各业务主管部门应出具书面审查意见。

审查意见应当明确、具体。

第二十八条各业务主管部门对合同提出审查意见后，合同申办单位应当根据合同管理部门反馈的审查意见对合同文本进行修改。

如发生意见分歧，由合同管理部门会同相关部门协调解决，协调未果，报业务主管领导裁决。

第二十九条合同管理部门应当全面审核合同，对各方当事人是否具有订立及履行合同的权利能力，合同条款是否存在显失公平、违反法律法规的内容，是否符合公司的利益，合同的形式及订立的程序是否合法，条款是否齐备、完整，设定的权利、义务是否具体、明确，相应手续和相关附件是否完备，各审核部门审核意见是否齐备并符合规定的要求等，做出判断并在48小时内提出是否具备签约条件的审查意见。

第三十条采用招投标方式订立合同的，合同经办部门应当在招投标文件正式发出之前，组织相关专业人员进行充分的商务、技术和法律论证，并提前履行合同审查手续。

第三十一条经过审查的具备签约条件的合同，合同经办部门应及时办理签约盖印手续。

合同经加盖合同专用印章后生效，另行约定的除外。

特殊情况下需要使用行政公章的，应取得法律合约部同意，并按照相关规定用章

第三十二条凡以公司名义订立的涉外合同、担保合同、贷款合同、合资合作合同、对外收购合同、工程保险合同、特大合同（指工程类合同单项标的金额在500万元人民币以上、非工程类合同单项标的金额在50万人民币以上的合同）必须由公司法定代表人或由其授权的公司主管领导签字，其它合同由公司法定代表人的授权委托代理人或者转委托代理人签字。

以分公司名义订立的合同，签字人必须是分公司负责人或者由其授权的代理人。

授权事宜按公司授权管理的有关规定执行。

第三十三条法律、法规规定或有关管理部门要求或合同各方当事人约定合同需要公证或鉴证的，应当到公证机构或鉴证机构办理有关手续，具体情况可由法律合约部协助办理。

第六章需审计定案的合同管理

第三十四条合同文件中只规定工作内容的单位价格，合同总价根据实际完成的工作量，在合同履行完结，经公司审计部门审计后才能确认的合同总价款，需经办部门明确合同单价，并根据实际履行情况及时向相对方核对已完工作量。

第三十五条在单价合同的管理中，合同经办部门的职责包括但不限于：

（一）严格控制签订单价合同。

只有确实无法确定工程量或订货数量的情况下，才能签订单价合同，否则必须确定工程量或订货数量，确定合同总价。

（二）在签订单价合同时，必须明确“单价”所含内容，如果是“综合单价”要列清“综合单价”的组成明细。

（三）在签订单价合同时，应根据暂定工作量确定一个较为接近实际的合同总价。

（四）在签订单价合同时要明确所签合同履行的标准，并不得违反国家的相关规定。

（五）负责检查验收单价合同的工作质量、进度、数量，确认合同规定的其他工作内容，做好检查验收确认记录，并在申请支付单价合同各期付款时，同时提供经合同相对方确定的完整审计定案表。

第七章合同履行、变更、转让和解除

第三十六条合同订立后，合同承办部门应当全面履行合同，负责落实质量、数量、进度、工程变更、工期（交货期限）、验收、工程交接、付款等内容，同时应接受法律合约部对履约情况的监督检查。

合同承办单位的负责人是合同履行的第一责任人。

第三十七条合同未能按约定履行时，承办单位应及时将不能履约情况通知法律合约部协助处理，将已签订的合同原件应退回作废或按法律规定办理解约手续；

遇重大问题应向公司法律合同部和主管领导汇报，采取必要措施，避免发生经济损失和其他风险。

第三十八条合同变更、转让、终止的有关通知、协议必须采用书面形式。

凡合同发生重大变更或转让、终止时，应按本办法重新履行合同签订审批程序。

合同变更协议一般应当由原合同的签约人签署，承办单位应当将生效的变更协议纳入原合同管理。

第三十九条合同履行过程中发生争议和纠纷，承办单位应当依据合同约定的方式与合同相对人协商解决，协商不成，应报合同管理部门处理。

对已进入或拟进入诉讼程序或仲裁程序的法律纠纷，按照公司有关纠纷案件管理规定处理。

第四十条合同结算付款前应当由承办部门、预算审计部门、主管副总等签署意见。

凡未经签署意见或法律合约部不同意付款的合同，财务部门不应办理结算付款业务。

合同履行中若出现严重违约情况，承办单位应及时通知财务部门停止付款。

第四十一条合同履行终结，即合同最后一期款项支付同时（不包括质量保证金付款），由承办单位填写《合同履行终结通知单》（见附件二），写明合同的履行情况，付款次数及金额，写出履行综合评语，报合同管理部门备案，财务部门方予付款。

合同管理部门根据需要可对合同的履行情况进行核实，重大合同可进行实地检查。

第八章合同基础管理

第四十二条对在公司经营活动中大量发生的常见合同，由法律合约部制订标准文本并优先使用，详见公司公布的订稿合同。

第四十三条公司逐步建立并应用合同信息化管理系统平台，实现合同生成、审查等业务网上运行，提高合同管理效率。

第四十四条公司建立合同动态统计分析制度。

法律合约部应当定期分析合同履行情况，及时发现合同管理和企业经营管理中存在的问题，提出改进意见和建议，为经营决策提供支持。

第四十五条公司建立合同专用章使用登记制度。

合同专用印章由合同管理部门或专职人员负责保管和使用。

对合同专用章的使用应当进行审批和详细登记。

异地使用合同章应有明确的审批、借用程序。

第四十六条公司建立合同档案管理制度。

在合同订立和履行过程中所形成的各种不同形式和载体的与合同有关的凭证或资料，合同经办单位应当提交给合同管理部门和档案管理部门，任何个人不得擅自留存。

合同的档案资料包括但不限于：

（一）合同订立过程中形成的项目建议书、资信调查资料、可行性研究报告、备忘录、确认书、协议、协定、批准书、担保书、委托书、公证书、来往电文、正式合同文本和相关审批资料等；

（二）合同履行等过程中产生工商登记资料、验收、付款凭证等有关凭证，以及有关合同的修改、补充、变更、中止、转让、解除和调解、仲裁等资料；

（三）档案管理部门和合同管理部门认为有必要保存的其他资料或证据。

合同履行终结后，应按公司档案管理规定及时归档。

凡归档的合同文本及资料应当是原件。

没有原件的，保存复印件，并附书面说明。

合同档案的立卷、统计、保管、借阅、鉴定和销毁，按公司档案管理的有关规定执行。

第四十七条公司及所属单位要加强对合同有关人员的保密教育。

在合同管理过程中，对谈判方案、项目信息、合同文件等商业秘密严格保密。

第九章考核与责任

第四十八条公司法律合约部对单位合同管理情况进行考核，考核一般包括下列内容：

（一）是否建立健全本部分合同管理制度或实施细则；

（二）有关合同法律、法规和公司合同管理规章制度落实和执行情况；

（三）合同文本、台帐、档案、报表、专用印章使用等基础工作情况；

（四）合同签订、履行和违约情况；

（五）避免合同风险或挽回经济损失情况。

对合同管理混乱、无章可循或有章不循、漏洞较多存在较大隐患的，给予通报批评并责令其限期整改。

对在合同谈判、签约、审查、履行中严格把关，节约资金或避免经济损失的或在处理合同纠纷中依法挽回经济损失的，给予奖励。

第四十九条凡违反本办法，具有下列情形之一，给公司及所属单位造成经济损失的，对有关责任人视情节轻重分别给予警告、责令赔偿、撤销职务、解除聘用合同的处罚，处罚意见由本单位合同管理部门会同人事部门提出。

（一）违反法律、行政法规和本办法有关规定，受到国家行政执法机关查处的；

（二）不调查对方资信，不做可行性研究，盲目签约，或者未按本办法规定的程序订立合同，或者未订立合同即预付货物或价款的；

（三）未按规定授权或转委托、超越授权或滥用授权订立合同，或订立合同时故意规避合同管理部门审查分拆合同，或者擅自订立、变更、转让或解除合同的；

（四）合同承办人、审核人员、合同管理人员未能就合同的重大缺陷提出意见而导致订立有重大缺陷或无效合同的；

（五）不按本办法规定程序办理报审报批的；

（六）与合同相对人或第三人恶意串通或收受贿赂的；

（七）工作不负责任，被诈骗，或者造成合同不能履行或不能全面履行或不适当履行，被合同相对人追究违约责任的；

（八）不按合同规定验收、查询和反馈信息或未经合同管理部门同意擅自支付各种款项的；

（九）发现合同相对人违约，隐瞒或不及时向有关部门汇报，也不及时采取措施的；

应当或可以追究合同相对人的责任而擅自放弃追究的；

（十）发生合同纠纷不及时上报，造成经济损失的；

（十一）提供虚假资料或丢失合同文本及相关资料，给公司造成损失的；

（十二）其他应当追究责任的行为。

第五十条对利用合同进行违法活动，构成犯罪的，依法追究有关责任人员的刑事责任。

第十章附则

第五十一条所属单位可参照本办法基本原则，结合本单位实际制定合同管理制度或实施细则，报法律合约部备案。

第五十二条本办法由法律合同部负责解释。

第五十三条本办法自公布之日起施行。