辅导员辅助管理信息系统.docx
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辅导员辅助管理信息系统
辅导员辅助管理信息系统
一、系统调查与可行性分析
1、开发背景:
目前华侨大学工商管理学院的学生工作，基本由本院的三位辅导员完成。
其工作职责主要是实现学生与院系，学生与学校之间的联通，同时管理学生的生活和学习等面的问题，包括各种奖助勤贷的申请，各种赛事的参加和选拔以及一些学生基本情况的填写等，各种表格（类似申请，审批，下达等）种类繁多，数据庞大且杂乱。
这使得管理工作既繁杂又枯燥。
同时工商管理学院又是一个比较大的学院，学生人数较其他学院也更多，各种比赛活动众多，都需要辅导员一一计划和指导，再加上辅导员们并没有一套有效的辅助管理系统，管理工作就更加困难和繁琐，这使得他们的工作效率也比较低。
在现行的工作状态下，为减轻辅导员的工作负担，使管理工作更加快速高效，我们决定开发一个管理学生工作的软件系统，希望减轻辅导员的工作负担，更高效便捷的完成工作。
2、开发原因：
基于上述的管理现状可知：
辅导员工作的主要问题是手工操作致使工作效率低下，管理效率不高。
大量繁琐、经常性、重复性的工作本可以用计算机解决的问题却困扰着辅导员，浪费了大量的人力和物力。
学生的奖助勤贷，各种科技活动，党建管理等的数据处理都由人手工操作，差错纰漏现象时有发生，手工的数据处理更是使工作无序杂乱，缺少系统性，随着华侨大学信息化程度的进一步发展，目前工商管理学院辅导工作存在的问题的矛盾就会激化，迫切需要一套管理信息系统帮助辅导员解决目前的问题。
3、可行性分析：
1）技术可行性分析
目前工商管理学院的三位学生辅导员，每人配有一台电脑，并且对电脑的使用比较熟练，能够操作和管理日常的工作业务，并能自行排除日常工作中遇到的简单的计算机故障，因而在管理软件的实施上没有难度。
另一面，我们是05级信息管理与信息系统的学生，理论上，我们有专业的软件设计知识，具备一定的编程能力，实际上，我们又有过两次的实践经验，参与过其他系统的设计，并获得了老师的认可。
同时我们有专业老师的指导，并参与我们的系统开发工作，使本系统的技术可行性得到保证。
2）经济可行性分析
即将开发的辅导员辅助管理信息系统是一个比较简单的小型系统，开发和维护的费用都比较低，学院所需的投资较少，在学院可接受围之，，而且目前学院现有的设备已能满足系统的需要。
系统投入运行后为辅导员的管理工作带来的效益：
一面解决了手工操作带来的工作效率低、容易出错的问题；另一面，使得信息流动得更快，能为学院的各层领导提供更多的高质量信息。
3）环境可行性分析
学院领导已意识到学生管理工作存在的问题和对系统需求的迫切性，对系统的开发表示赞成，同时，学院的一位辅导员已经加入到我们的行列来了，大力支持我们的工作。
工商管理学院现有的管理式和法存在一定的缺陷，院领导和辅导员都有改变相应管理制度的要求，学院现有的结构和业务流程都比较简单，实行相应的改革是可行的。
系统开发完成后，大部分原始数据都由计算机进行存储和处理，数据的正确性和准确性都会得到提高。
我们的系统一旦在工商管理学院的实施获得成功之后，必定可以进一步推广到其他各个学院，为各个院系工作。
最终，为整个华侨大学的学生工作的管理发挥切实的作用。
4可行性结论
根据上面的可行性分析，工商管理学院可以开发这样一个管理系统。
二、系统需求分析
1、组织结构分析
的负责人、辅导员、各班的班长和团支书。
每个层级都相互独立又相互联系。
下面是辅导员管理工作的组织结构情况。
相关的负责人
辅导员
信管系
财务管理系
市场营销系
人力资源管理系
工商管理系
各部门主要功能：
相关负责人：
根据负责的活动或任务制定计划，并且经常了解和掌握该活动或任务的情况，为指导执行该活动或任务提供依据。
辅导员：
根据相关负责人下达的任务制定具体的计划，并且向相关的专业班级下达通知。
同时根据各班班长及团支书上报的信息进行审核、整理和备案。
最后向相关负责人上报，并向各班班长进行反馈。
信管系：
根据辅导员下达的任务，各班班长及团支书将各班级同学的一些相关信息进行收集、讨论和筛选，最后上报辅导员。
同时根据辅导员反馈的信息及时的通知本班同学。
财务管理系：
根据辅导员下达的任务，各班班长及团支书将各班级同学的一些相关信息进行收集、讨论和筛选，最后上报辅导员。
同时根据辅导员反馈的信息及时的通知本班同学。
市场营销系：
根据辅导员下达的任务，各班班长及团支书将各班级同学的一些相关信息进行收集、讨论和筛选，最后上报辅导员。
同时根据辅导员反馈的信息及时的通知本班同学。
工商管理系：
根据辅导员下达的任务，各班班长及团支书将各班级同学的一些相关信息进行收集、讨论和筛选，最后上报辅导员。
同时根据辅导员反馈的信息及时的通知本班同学。
人力资源管理系：
根据辅导员下达的任务，各班班长及团支书将各班级同学的一些相关信息进行收集、讨论和筛选，最后上报辅导员。
同时根据辅导员反馈的信息及时的通知本班同学。
2、管理功能调查
通过对辅导员工作的调查，我们了解了该工作的基本的组织结构。
同时，我们也了解到了该工作的管理功能。
图如下所示。
3、业务流程调查
辅导员的主要工作是围绕学生的一些奖助勤贷以及学生的科技活动、入党情况和学生活动情况。
目前辅导员的工作业务过程是：
学生先到班长或团支书那里填写一些相关的活动信息或自身的情况信息，并交与班长或团支书。
各班班长或团支书收集完各班同学的信息进行整理、讨论并筛选，然后填写汇总信息表单，最后交给辅导员。
辅导员根据各班上交的信息表进行汇总、审核和备案，并且反馈给各班班长或团支书，各班班长或团支书又反馈给各班同学。
辅导员同时要将这些信息上报给各相关的负责人，进行最后的备案。
下面是该工作过程的业务流程图。
工商管理学院学生
奖助勤贷表
科技创新活动表
入党情况表
同学活动情况表
各班班长或团支书
初审汇总的信息表单
辅导员
汇总的信息表
相关的负责人
反馈信息表
反馈信息表
反馈信息表
三、系统逻辑分析与设计
1.系统的目标
辅导员辅助管理信息系统的建立是为了把辅导员你从繁重、低效的工作中解脱出来，提高的他们的工作效率，使其办公自动化、标准化和系统化。
2.新系统的组织结构图
根据系统的目标和对系统的分析，对企业的组织结构进行了设计和定位。
学院的辅导员管理工作更多的是依靠手工式，投入了较多的人力、物力。
而且手工管理容易造成失误、出错的情况，不能及时向老师和同学反应相关的情况，从一定的程度上影响了辅导员管理工作改革的进程。
而且辅导员各自的工作职责也不是很明确，通过对辅导员工作做一些调整，使其各自的工作职责更加明确，改善薄弱环节，加强了辅导员管理的职能。
如下是系统的组织功能图图（五个部门）
书记
奖助勤贷
党建
科技创新
学生活动
辅导员1
辅导员2
辅导员3
党建
党建
辅导员2：
主要负责学生的奖学金、助学金、勤工俭学及贷款面的申请和分
配工作。
同时负责自己管辖的支部的学生党员发展及统计的管理。
辅导员1：
主要负责学校及学院举办的科技创新、创业大赛及各种形式的比赛，为学生的课外活动提供了良好的平台。
同时负责自己管辖的支部的学生党员发展及统计的管理。
辅导员3：
主要负责学生班级集体活动的申请和记录及学院举办的相关活动或晚会节目的档案处理。
同时负责自己管辖的支部的学生党员发展及统计的管理。
3.新系统的管理功能
由于组织结构的调整，相应的管理功能也发生了一些变化，根据新的组织结构图和实际工作的要求，我们对新系统的管理功能做了相应的改变，新系统的各部门的管理功能如下。
（1）奖助勤贷管理
助学金、勤工俭学及贷款是和学校给与贫困学生的帮助，使得贫困的学生能够顺利读完大学。
这些资金对于贫困的学生来说至关重要，所以学校需要
一套完整的系统来完成这部分的考核任务。
奖学金是给予成绩优秀的学生的奖励，激励学生再接再厉，进一步提高自己。
制定格的考核制度，通过网上资料筛选，让每个贫困的学生能够公平为自己争取条件，同时大大改善以前辅导员需要人工考核的大量工作负担。
（2）科技创新管理
通过组织各种科技创新活动提高学生的创新能力，让学生更好发现自己的潜能。
举办的创业及其他的各项比赛活动使得学生能让比赛中发现自己的优势，找到自己的职业发展向，同时能够锻炼学生的团队合作精神，提高人际交往能力。
为学生的课外活动提供了一个良好的平台，为他们创造了实现自我价值的机会。
使得辅导员能够更系统管理学生的活动。
（3）系统管理
建立学生信息的存储数据库，学生需要及时更新通过网上上报自己的生活及学习动态，当需要学生相关信息时能够及时调用查询。
改变了需要通过班级负责人才能了解情况的繁琐过程，节省了事件处理时间并且可以更好知道学生动态。
（4）学生活动管理
建立学生活动档案库，记录学生给类活动的信息，为辅导员了解各班级活动情况提供了良好的渠道。
也能力辅导员在审核班级评优活动提供参考资料。
（5）党建管理
建立完整的党建表，使得党员发展能够系统化、标准化。
党员发展可以按相关的步骤高质量进行，一些混乱情况。
减轻辅导员的工作负担，也让学生能够了解自己的发展情况。
根据上述分析，画出了如下的新系统的管理功能图。
4.新系统的业务流程
由于组织结构的变化和管理功能的调整，新系统的流程也发生了相应的改变。
根据组织结构和管理功能图分析可得新系统的各个模块之间联系不大，因此我们画出如下各个独立模块的业务流程图。
a、奖助勤贷管理模块：
首先由同学们奖助勤贷填写申请表格以及学生基本信息表格，由系统评审，系统将淘汰不合格的同学的申请表，要求同学重新填写。
辅导员将通过审核的申请表向各班级负责人确认信息后进行处理，同时建立档案存储，以便日后查询。
（图需要修改）
b、科技创新管理模块：
首先由学生提交项目申请表格，同时辅导员根据表格申请进行相应的处理同时建立档案，而后将申请表格交往校团委。
由校团委评审，将参赛以及参赛获得的成绩情况反馈给辅导员，更新档案。
C、党建管理模块
首先由学生提交入党申请书，辅导员根据各班级团支书记录情况做统计并存档。
接着各团支部通过班级推优产生积极分子，各党支部再从积极分子中选举优秀者成为预备党员，接着选出正式党员。
所有的信息反馈给辅导员，由辅导员及时更新支部成员档案，最后将其档案提交给学院的党支部。
d、学生活动管理模块
由于其中有很多不确定因素，而且没有相关的流程图，没有相关的数据表格，只要相关的文字叙述和记录。
所以没有业务流程图，也没有数据流程图。
其中我们想通过日志的形势表现在软件中。
e、系统管理模块
对系统登入界面和各个管理过程结果的检查和查询。
同时满足用户的需求，没有业务流程图，而具体的过程到数据流程图中反应。
5.新系统的数据流程图
根据分析得出的新系统的业务流程图分层绘制出新系统的数据流程图，如下图所示。
表示处理表示外部实体
表示数据流表示数据存储
6.数据字典
数据字典是数据流程图的补充，由于我们的系统比较简单，各部分联系叫小及不发生冲突，所以此部分省去。
四、辅导员管理信息系统详细设计
1、系统设计目标:
根据分析可以看出，系统主要是为了帮忙整理和储存辅导员的平时工作中比较琐碎的资料，并提供便捷简单的查询,使他们迅速的了解任同学的相关信息，让辅导员的工作有条不紊和轻松的进行，并且提高效率和降低出错率。
而主要表现一下几个面：
1）实现由学生上交的电子版表格，直接录入到数据库中。
这样节省了辅导员的大量的时间，而各班长和团支书只需要提交电子表格就好了，一些重要的表格另附文档。
2）建立学生信息数据库，辅导员可以随时查看任意一个同学的相关信息，而且很简单轻松。
可以及时了解每一个同学的学习、生活、社会实践等活动。
3）提高准确性和灵活性。
软件的帮助，有助于提高辅导员的工作的准确性，而且使辅导员的工作更灵
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