会务服务方案0518231044Word文档格式.docx
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——会议秩序及安全等。
5.3、会前准备
将会务服务过程中可能涉及的服务内容进行细分，并制定相应的标准，以保证每项服务内容都能在合理范围内满足经确认的需求，会务服务中可能涉及的各项服务内容可包含但不限于以下方面：
——布置导引；
——布置签到；
——布置横幅与大背景；
——检查会议用桌、椅，主席台布置，座位格局和座次安排；
——布置台布；
——制作并摆放座席牌；
——摆放不同类型麦克风；
——摆放花卉；
——制作与佩戴胸花；
——提供纸笔；
——提供毛巾、纸巾；
——调试灯光；
——调试音响；
——调试投影；
——调试空调；
——准备茶具（水）；
——准备果盘；
——检查安全、消防设施及疏散通道；
——了解会议程序及个性化服务需求；
——备用物品：
电源转换插座、万能充电器、插电板等。
5.4会中服务：
将会中服务涉及的内容进行细分，并制定相应的标准保证会务服务人员按要求提供服务。
会中服务涉及的内容宜包含但不限于以下方面：
——导引；
——续茶、茶具的准备；
——会场巡视；
——会场、洗手间、通道保洁；
——会议现场温度、灯光、音响等随时进行调节；
——突发事件处理，突发事件处理程序可参见附录H；
——咨询受理。
5.5、会后整理：
将会后整理内容进行细分，并制定相应标准。
会后整理内容包含但不限于以下方面：
——回收可重复使用的用品，清点数量并记录等，将座席牌、桌椅等归位。
用品的清洗、存放和消毒要求可参见附录I；
——清理会务设施设备，检查有无缺失或损坏，清洁后归位或返还，做好相应记录；
——检查会议厅（室）是否有客人遗失的物品，如有遗失应立即还送给客人，如未能及时送还，应妥善管理，做好记录，同时立即通知会议主办方；
——检查会议室及相关的物品是否有缺失或损坏，及时报告会议主办方或业主，协助追补损失，做好记录；
——对会议期间的丢弃物进行打扫；
对会议室洗手间进行适当保洁；
——关闭会议厅（室）：
包括音响、空调、灯光、门、窗、窗帘。
6、会务服务人员仪表、仪态要求：
A.1仪表要求
A.1.1服装要求
A.1.1.1一般要求
A.1.1.1.1根据实际情况选择与制作会务人员服装与配饰，选择款式相同的工
鞋；
保证会务人员的服装、配饰的颜色、样式统一。
A.1.1.1.2工装外不应显露个人物品；
衣袋、裤袋整理平整，勿显鼓起；
保持工
装干净、平整，无明显污迹、破损。
A.1.1.2着装要求
A.1.1.2.1女士着装应统一，身着裙装时，西裙宜配长袜和工鞋，西裙长度于膝盖上3厘米；
着裤装时，西裤应烫直，折痕清晰，长及鞋面。
A.1.1.2.2男士着装应统一，身着西装时，西裤应烫直，折痕清晰，长及鞋面；
衬衫领口应扣好，不应敞开；
着长袖时，袖口应扣好，不应挽袖。
A.1.2工作牌佩戴要求
工作牌宜佩带在左胸；
工作牌距离肩缝18厘米，距中线5厘米，不应斜戴。
A.1.3工鞋
宜穿黑色皮鞋（以软底鞋为宜）；
鞋上饰品不宜过多,皮鞋表面保持光亮。
A.1.4丝袜
A.1.4.1女士着西裙时宜穿长筒肉色丝袜，并保持丝袜干净、完好，不宜穿短袜
或不穿。
A.1.4.2男士宜穿深色长袜，禁止着浅色短筒袜。
A.1.5饰品
A.1.5.1女士不宜佩戴夸张饰品、彩绳；
可佩戴耳钉、黄金或白金项链等饰品，
佩饰不宜过多。
A.1.5.2男士除佩戴手表、婚戒之外，不宜佩戴其他饰品。
A.1.6妆容
发式简洁，面容清爽；
女性可着淡妆，香水味不宜过浓，可涂抹透明指甲油。
A.2仪态要求
A.2.1站姿
A.2.1.1女士站姿
上身正直，头正目平，挺胸收腹，腰直肩平；
双手搭握，稍向上提，放于小腹前；
双脚可前后略分开，一只脚略前，一只脚略后，前脚的脚跟稍稍向后脚的脚背处靠拢。
A.2.1.2男士站姿
双眼平视前方，颈部挺直。
双肩自然放松端平且收腹挺胸。
双臂自然下垂，处
于身体两侧，右手轻握左手的腕部，左手握拳，放在小腹前，脚跟并拢，脚呈“V”
字型分开，两脚尖间距约一个拳头的宽度；
或双脚平行分开，与肩同宽。
会务服
务人员站姿可参见图A.1。
a）女士站姿示意图b）男士站姿示意图
图A.1会务服务人员站姿示意图
A.2.2行姿
身体重心应稍向前，头朝正前方，眼睛平视，面带微笑；
上身正直不动，两
肩相平不摇，两臂摆动自然，步幅适中、匀速。
会务服务人员行姿可参见图A.2。
a）女士行姿示意图b）男士行姿示意图
图A.2会务服务人员行姿示意图
A.2.3坐姿
A.2.3.1女士坐姿
背对座椅轻坐，后腿能够碰到椅子；
两个膝盖合并，腿可放中间或两边。
A.2.3.2男士坐姿
上体挺直，下颌微收，双目平视，两腿分开，不超肩宽，两脚平行，两手分别放在双膝上。
会务服务人员坐姿可参见图A.3。
a）女士坐姿示意图b）男士坐姿示意图
图A.3会务服务人员坐姿示意图
A.2.4
A.2.4.1
导引
为宾客导引时，应走在宾客左前方，距离保持2～3步。
A.2.4.2遇拐弯或台阶处，应回头向宾客示意说“请当心”。
A.2.4.3引领客人时，宜用“这边请”、“里边请”等礼貌用语。
A.2.4.4为宾客送行时，应在宾客的后方，距离约半步。
会务服务人员指引见可参见图A.4。
a）女士导引示意图b）男士导引示意图
图A.4会务服务人员导引示意图
A.2.5笑容
面部保持自然亲切的微笑。
A.2.6规范用语
使用规范用语“您好、请、谢谢、对不起、再见”。
7、会务服务需求确认：
会务服务需求确认表
类别
项目
内容
备注
会议名称
会议类型
□座谈会聘仪式□其他（
□报告会）
□开/闭幕式
□演出
□受
会议日期
年
月
日
上午：
（:
）～（
:
）
会议时间
下午：
）～（:
晚上：
会议地点
参会领导
参会人数
1、预留贵宾车位；
贵宾专车
□是
贵宾车位（）位
路线（重大接待）
□否
路线：
2、参观路线
出发点：
（
安全管理
途
经：
类
终
点：
1、是否增加安保
□是需要人数：
3、是否需要特别安保
力量？
（物业组织
工作事项：
内调配）；
2、会前、会中、
会后是否需要特
别安保要求？
4、参会人员是否凭证件入场
保密的内容：
5、是否有保密要求
电压负荷
）伏
1、是否需要大功率电源
电源连接线（
□是通往楼层（
）条
2、是否需要使用专梯
设施设备
行曲
□国歌□颁奖进
3、会议期间是否需要音乐
开/闭幕式
□其他（）
□是使用时间：
4、是否需要使用投影
与灯光相匹配
使用时间：
5、是否需要录音笔
会务服务需求确认表（续）
类别项目内容备注
设施设备6、是否需要视频会议系统
7、是否需要电源转换插座、□是需要的设备：
（）
万能充电器、插电板等
合影时间：
1、是否需要合影
合影座椅数量：
外宾使用语言：
2、是否有外宾参加
数
量：
（）
3、是否需要预留宣传牌
摆放时间：
会务服务
4、是否需要协助制作与悬挂
横幅内容：
横幅
背景主题：
5、是否需要协助制作与悬挂
背景尺寸：
大背景
悬挂位置：
摆放位置：
摆放数量：
6、是否需要签到台
摆放物品：
7、是否对桌椅的摆放有特别
要求
8、是否需要白板
9、是否需要配发会议资料
10、是否需要打印与摆放座
席牌、胸牌、准备胸花
11、麦克风种类
12、是否需要提供纸笔
13、是否需要提供果盘/茶歇
□是摆放方式：
□是摆放位置：
白板笔：
□是发放方式：
□是座席牌：
胸牌：
胸花：
□有线话筒数量：
□无线话筒数量：
□头戴麦克风数量：
□是数量：
□是水果种类：
（）需配备纸巾
茶歇：
饮品：
食品：
14、会中由服务人员续水，□人员续水
还是在座位上摆放瓶装水□瓶装水
别
项
目
内
容
备
注
会议桌花数量
：
1、是否摆放会议台花
特别需求：
环境类
会议盆花数量：
2、是否摆放会议盆花或绿色
绿色植物：
种类：
植物
数量：
位置：
其他
确认签字：
日期：
核对人：
8、会场布置相关要求：
A.3座席牌
A.3.1宜选择三角形座席牌，一般长15～20厘米，宽7.5～10厘米，双面展示。
A.3.2
A.3.3
座席牌字体格式统一、大小合理。
根据座次要求安排摆放座席牌。
座席牌摆放要求
场合摆放要求
贵宾厅距沙发扶手前缘5～6厘米处摆放
距麦克风右侧3～4厘米、距客人座
圆桌会议室
位桌边50～60厘米处摆放
摆放靠近麦克风右侧3～4厘米、距
报告厅/礼堂离客人座位桌边50～60厘米处摆放，
参见图C.1
50厘米—60厘米
a）b）
5厘米—6厘米
c）
报告厅/礼堂座席牌摆放示意图
A.4麦克风
A.4.1
摆放要求
A.4.1.1
对于有线麦克风，麦头高度距桌面
20厘米；
鼠标有线麦距离桌边
20厘
米摆放。
A.4.1.2对于无线麦克风（使用麦克风架）：
高度距离桌面20厘米，麦架距离演
讲人20厘米。
具体摆放要求可参见图C.2
麦克风摆放示意图
A.4.1.3多人使用麦克风时，主持人、主讲人或最高领导位置应固定摆放一个麦
克风。
A.4.2电池管理
A.4.2.1对于无线麦克风，每次充电时间为10～12小时之间（具体可根据电池
充电计算公式：
电池容量除以充电电流计算），电池一般使用期限为一年。
A.4.2.2电池应存放在干燥凉爽的地方。
A.4.3其他
A.4.3.1音响关闭后，方可卸除有线麦克风。
A.4.3.2无线麦克风使用完毕及时卸除内部电池。
A.5记录纸、笔
A.5.1记录纸宜选用80g的A4纸3张；
如桌子铺有桌布，则需要加厚到5张或加
写字板。
A.5.2记录笔宜选用HB铅笔、黑色签字笔。
A.5.3会议资料与记录纸摆放在一起。
宜配备两支记录笔，记录笔摆放在记录纸
的右侧或者记录纸上，与记录纸成30度角，笔尖朝前。
具体摆放要求可参见图。
记录笔摆放示意图
A.6
A.6.1
饮用水
宜选择350毫升或550毫升瓶装饮用水（以下简称“饮用水”）。
A.6.2饮用水摆放时，标识应统一面向客人、成直线、靠近茶杯的左侧摆放（无
茶杯的，距离客人右侧12~15厘米处摆放）。
A.6.3贵宾厅摆放饮用水时宜配放玻璃杯。
9、座谈会座位安排：
A.7长条桌
A.7.1长条桌与正门正对时，会议座位安排参见图E.1。
A.7.2长条桌与正门侧对时，会议座位安排参见图E.2。
A7A5A3A1A2A4A6
B6B4B2B1B3B5B7
正门
A为客方（或上级领导），B为主方。
图长条桌与正门正对时会议座位安排
正门
客主
方方
注：
进门右为客方，左为主方。
图长条桌与正门侧对时会议座位安排
A.8
A.8.1
沙发席
与外宾会谈时，会议座位安排参见图E.3。
A.8.2与上级领导座谈时，会议座位安排参见图E.4。
客方译员主方译员
B2B1A1A2
B3
A3
B4
A4
A为主方，B为客方。
图E.3与外宾会谈时座位安排示意图
A为上级领导，B为主方领导。
图E.4与上级领导座谈时会议座位安排示意图
A.9圆桌会议
圆桌会议是一种平等、对话的协商会议形式，旨在体现参加各方地位平等，
其座次安排一般无主次之分。
10、设备调试
A.10灯光调试
逐个开关灯光，检查其照明效果。
对主席台灯光，应单独检查开放投影时的
灯光效果，同时还应检查灯光对主席台人员的照射。
确保灯盏无损，亮度与颜色
协调一致。
A.11
A.11.1
音响调试
音响宜提前1小时打开，并将所有有关的音响设备连接。
抖动连接线与移
动底座，摇动麦克风接口，测试音箱与麦克风接口处，测试声音是否正常；
逐个
调试麦克风音量，以不同位置、最远的距离可以听清、并感觉音量适中为准；
检
查麦克风电池电量及备用电池情况。
A.11.2
把音频连接线连接电脑，测试是否有声音，声音效果是否正常。
音响应
避免杂音、电流声、音频干扰等。
A.11.3
对于无线麦克风，应在会议室每个音箱试音，确保其工作正常。
A.12
投影调试
A.12.1
电脑切换的方法一般用Fn+F1～F8（有电脑标志）键电脑切换，检查电脑
是否兼容，不兼容时可尝试设置电脑的分辨率或更换电脑加以解决。
A.12.2
确保投影无花屏、抖动、声响等影响投影效果的现象。
A.13
激光笔调试
A.13.1
确保激光笔电池电量充足，使用完毕后，应及时将电池拆除。
A.13.2
确保激光笔上下换页键与光束正常，保证激光笔在
10米范围内可正常使
用。
A.14
空调调试
A.14.1会议室内温度高于26℃时，宜开启空调；
温度低于26℃时，可根据现
场情况及视要求开启空调。
A.14.2会议开始前30分钟打开空调，将温度调控在26℃。
A.14.3未开启空调时，应打开新风机。
A.15
A.15.1
LED显示屏调试
LED显示屏电源开关顺序：
打开LED显示屏时先打开主控计算机，后打
开LED显示屏；
关闭LED显示屏时先关闭LED显示屏，后关闭计算机。
A.15.2打开计算机时，待计算机操作系统进入主控软件后，方可打开LED显示
屏电源，避免在全白屏幕状态下开启LED显示屏。
A.15.3下列情况不应开启LED：
――LED显示屏主控计算机没有进入控制软件等程序；
――LED显示屏主控计算机未通电；
――LED显示屏主控制部分电源未打开。
A.15.4LED显示屏屏体部分出现一行非常亮的区域时，不应长时间打开LED显
示屏，应注意及时关闭显示屏电源。
A.15.5LED显示屏的电源出现开关频繁跳闸时，应及时检查LED显示屏屏体或
更换电源开关。
A.15.6根据LED显示屏屏体、控制部分所处环境情况，避免虫咬，必要时应放
置防鼠药。
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