关于书信的格式WORD版Word格式文档下载.docx
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这些应用写作包含着丰富的礼仪内容,具有中华民族浓厚的文化色彩。
书信是一种向特定对象传递信息、交流思想感情的应用文书。
信在古文中有音讯、消息之义,如阳气极於上,阴信萌乎下(扬雄:
《太玄经应》);
另外,信也有托人所传之言可信的意思,不论是托人捎的口信,还是通过邮差邮递的书信,以及近年出现的邮寄录音带、录像带、电子邮件等都具有这种含义。
用语言文字向特定对象传递信息和进行思想感情交流的信,一是有运用文字述说事情原委和表达自己思想感情的能力;
二是具备相应的书写工具;
三是有人进行传递。
亲笔给亲戚朋友写信,不仅可以传达自己的思想感情,而且能给受信人以见字如面的亲切感;
科技不断进步,又相继出现了电话、电报、邮寄录音带、录像带、电子邮件等交流信息的手段,可以预见,未来电子邮件这一新兴的手段会被越来越多的人运用。
随着社会的发展,人与社会的关系也在进行重新建构,书信的运用除传统用法,即公函私函之外,一个新的发展动向便是原先私函类中因为个人需要而向政府机构、企事业单位、知名学者等个人所发的事务性的信件,这一类信件的使用量逐渐增多,值得注意。
我们将其称为个人公文。
另外,在古代书信作为主要的通信来源,它不仅仅传达着国与国的文化交流,同时也传递着人们思想的情怀(对家乡父老、对爱人、对朋友...)。
还起到了报平安的深层含义。
二、书信的构成
书信由笺文及封文两部分构成。
笺文即写在信笺上的文字,也就是寄信人对收信人的招呼、问候、对话、祝颂等等。
笺文是书信内容的主体,书信的繁简、俗雅及至其他方面的风格特征,几乎都由内容主体决定。
封文即写在信封上的文字,也就是收信人的地址、姓名和寄信人的地址、姓名等等。
封文是写给邮递人员看的,使邮递人员知道信从哪里来,寄往哪里去;
万一投递找不到收信人,还能将信退给寄信人。
完整的书信应该是笺文封文俱全,并且将笺文装入写好封文的信封内,然后将口封好付寄的。
三、书信的写法
书信虽然是一种个人性很强的运用文,写法上也比较灵活,但书信还是应该遵循一定的要求,最基本的可概括为以下二点:
()必须合乎规范书信写作规范突出地表现为两个方面,一是书写格式的规范,二是书信语言的礼仪规范,这两种规范都必须严格遵守,否则就会出乱子,闹笑话。
(二)言之有物,通情达理信字本身含有信任之义,这要求书信不论写给谁看,所述之事都要实在,所表之情都要率真,所讲之理都要通达。
书信的格式
书信历史悠久,其格式也几经变化。
今天,按通行的习惯,书信格式主要包括五个部分:
称呼、正文、结尾、署名和日期。
1.称呼
也称起首语,是对收信人的称呼。
称呼要在信纸第一行顶格写起,后加:
,冒号后不再写字。
称呼和署名要对应,明确自己和收信人的关系。
(具体可参见第四编《应酬称谓》)称呼可用姓名、称谓,还可加修饰语或直接用修饰语作称呼。
这里简要说明几条细则:
(1)给长辈的信。
若是近亲,就只写称谓,不写名字,如爸、妈、哥、嫂等;
亲戚关系的,就写关系的称谓,如姨妈、姑妈等。
对非近亲的长辈,可在称谓前加名或姓,如赵阿姨、黄叔叔等。
(2)给平辈的信。
夫妻或恋爱关系,可直接用对方名字,爱称加修饰语或直接用修饰语,如丽、敏华、亲爱的等;
同学、同乡、同事、朋友的信,可直接用名字、昵称或加上同学、同志,如瑞生、老纪、小邹、三毛等。
(3)给晚辈的信。
一般直接写名字,如乐毅、君平、阿明等;
也可在名字后加上辈分称谓,如李花侄女等;
亦可直接用称谓作称呼,如孙女、儿子等。
(4)给师长的信,通常只写其性或其名,再加老师二字,如段老师、周师傅、宏海老师等。
对于十分熟悉的师长,也可单称老师、师傅。
假如连名带姓,在信首直称孙松平老师、王达夫师傅,就显得不大自然且欠恭敬。
对于学有专长、德高望重的师长,往往在姓后加一老字,以示尊重,如戴老、周老,亦可在姓名后加先生二字。
为郑重起见,也有以职务相称的,如董教授、陈大夫、佟工程师等。
(5)给一个单位或几个人的信,又不指定姓名的,可写同志们、诸位先生、xx等同志等。
给机关团体的信,可直接写机关团体名称。
如xx委员会、xx公司。
致机关团体领导人的信,可直接用姓名,加上同志、先生或职务作称呼,亦可直接在机关团体称呼之后加上领导同志、负责同志、总经理、厂长等。
如果信是同时写给两个人的,两个称呼应上下并排在一起,也可一前一后,尊长者在前。
上述五种场合,有时还可按特殊对象,视情况加上尊敬的、敬爱的、亲爱的等形容词,以表示敬重或亲密之情。
当然,这要用得适宜,如对好友称尊敬的,反而显得见外,对无特殊关系的年轻女性贸然称呼亲爱的,那就有失检点了。
2.正文
正文通常以问候语开头。
问候是一种文明礼貌行为,也是对收信人的一种礼节,体现写信人对收信人的关心。
问候语最常见的是您好!
近好!
依时令节气不同,也常有所变化,如新年好!
春节愉快!
问候语写在称呼下一行,前面空两格,常自成一段。
问候语之后,常有几句启始语。
如久未见面,别来无恙。
近来一切可好?
久未通信,甚念!
之类。
问候语要注意简洁、得体。
接下来便是正文的主要部分主体文,即写信人要说的话。
它可以是禀启、复答、劝谕、抒怀、辞谢、致贺、请托、慰唁,也可以是叙情说理、辩驳论证等。
这一部分,动笔之前,就应该成竹在胸,明白写信的主旨,做到有条有理、层次分明。
若是信中同时要谈几件事,更要注意主次分明,有头有尾,详略得当,最好是一件事一段落,不要混为一谈。
3.结尾
正文写完后,都要写上表示敬意、祝愿或勉励的话,作为书信的结尾。
习惯上,它被称做祝颂语或致敬语,这是对收信人的一种礼貌。
祝愿的话可因人、因具体情况选用适当的词,不要乱用。
(可参见下节《常用书信用语》的祝颂语。
)
结尾的习惯写法有两种:
(1)在正文写完之后,紧接着写此致,转一行顶格或空两格写敬礼。
(2)不写此致,只是另起一行空两格写敬礼、安好、健康、平安等词,一定要另起一行空两格,不得尾缀在正文之后。
也可以在正文结尾下另起一行写祝你、敬祝,再空两格写上安好、健康等。
4.署名和日期
在书信最后一行,署上写信人的姓名。
署名应写在正文结尾后的右方空半行的地方。
如果是写给的亲属、朋友,可加上自己的称呼,如儿、弟、兄、侄等,后边写名字,不必写姓。
如果是写给组织的信,一定要把姓与名全部写上。
而在署名之后,有时还视情加上恭呈、谨上等,以示尊敬。
上述自称,都要和信首的称谓相互吻合。
日期一项,用以注明写完信的时间,写在署名之后或下边。
有时写信人还加上自己的所在的地点,尤其是在旅途中写的信,更应如此。