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（五）请示的语气必须谦恭，不能以决定的口吻说话，在写请示事项时，只能写“拟”怎么办，不能写“决定”怎么办。

（六）请示未获上级批复前，不得将公文抄送自己的下级机关。

（七）为了提高解决问题的效果，在撰写请示时，可提出两个或多个解决问题的方案，并指明倾向性意见。

（八）在所陈述的情况和理由比较复杂的情况下，可用各种附件作详细说明，以简化正文。

（一）概念

请示是适用于向上级机关请求指示、批准时使用的一种公文文种。

请示的适用范围是：

向上级机关请求指示、批准的事项。

请示是一种期复性的上行文，是下级机关向上级机关反映并请求帮助解决疑难问题的重要公文，它使下级机关通过公文往复接受上级机关的决策意见，解决本机关、单位在公务活动中待处理的具体问题。

陈述意见，请求指示。

对在本地区、本单位即将发生或已经发生的原则性的重大问题，按成规难以处理的问题；

执行上级统一规定有困难的问题等，都可以也必须及时向上级机关说明情况并提出建设性意见，请求上级给予明确指示。

提出问题，请求帮助。

在工作中遇到不可预见的困难，或对解决面临的问题，本单位、本部门因职权所限无权处理，都要迅速向上级反映问题，请求帮助解决。

说明情况，请求裁决。

对在工作中遇到的尚无明确规定的新问题等时，应及时上报，请求上级给予指示。

提出建议，请求解决。

对有关政策、法规或上级机关规定、指示的界限理解不全面、把握不准确时，要及时请求上级机关给予明确、具体解释。

（二）特点

1、行文方向的定向性请示只能发往固定的、明确的上级机关，使其予以批复。

2、行文内容的请求性请示是向上级机关请求指示和批准的公文，具有请求的性质。

（与报告对比，报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问或要求的公文，具有陈述的性质）

3、行文目的的求复性请示的目的是请求上级批准，解决某具体问题，要求作出明确答复。

（与报告对比，报告的目的则在于使上级知道掌握某方面或阶段的情况，不要求批复）

4、行文时机的超前性

请示所反映的内容、涉及的事项一般来说都是即将发生或将要遇到的，行文一般在事前进行。

下级机关只有得到批复后，即获得上级机关明确指示或批准，才能按上级的意见进行工作，处理有关问题，决不能“先斩后奏”。

（报告则可在事后行文，也可在工作进行中行文，一般不在事前行文）

5、请求事项的单一性请示的事项只能是一件事或一个问题，不能一文数事，以避免因给上级机关批复造成困难而贻误工作。

（报告可以一文一事，也可一文数事）

（三）类型从内容、目的的角度，请示通常可分为如下几类：

1、求示性请示本单位在工作中出现了新情况，遇到疑难问题，无章可循，且关系重大，须领导机关给予指示；

或因情况特殊，难以执行现规定，提出政策性措施，要待上级机关批示后再行实施的。

2、求准性请示下级机关请求上级机关审核批准某事项或开展某项工作的请示，属于请求批准的请示。

这类请示多用于机构设置、审定编制、人事任免，重要计划、决定，重大决策，大型项目安排等事项，这些事项按规定本级机关无权决定，必须请示上级机关批准。

这类请示还包括，为完成上级机关交办的事项，或实施本单位重要项目而缺少人力、财力、物力，不满足这些条件就难以成就的，报请上级机关批准调拨使用。

3、求批性请示

业务部门对工作作出安排，提出具体办法，但不能要求行政机关执行，便呈请上级机关认定形成批转性公文。

于是，部门意见转化为机关的决策，下级机关即可照此办理了。

（四）写作P29

1、请示的结构写法请示的结构形态包括：

标题、主送机关、正文和落款署时等。

（1）标题请示的标题一般由发文机关、事由、文种三者构成。

有时为简洁起见，可去掉发文机关，由事由和文种两部分组成。

（2）正文

正文可分三部分：

一是事由（或引据）。

写明请示的起因，即请求指示和批准事项的依据，一般可运用叙事、说理相结合的表达方式，说明为什么要请示及请示的缘由，事实要清楚，说理要充分，用语要简练，把为什么要请示说明白。

二是请示事项（或主体）。

写明请示事项，即要求给予指示、批准的具体问题和事情，必须叙述清楚，讲清问题和事情的基本情况，遇到什么困难，有什么问题，要直陈其事，简洁明了。

如果是请示批拨资金、物资，则应写明需要的金额、品名、规格及数量等；

如果是请求对某一工作的指示或对处理某项问题的批准，则应提出自己的意见或处理办法；

如果有两种以上的方案或意见，则应表明自己的倾向性意见，以便于上级机关作出正确的判断和决策，从而得到及时准确的回答。

三是结尾（请示要求）。

同样单独设段。

虽然通常只用寥寥几笔，都是表明行文机关基本要求的部分，要精心设计，谨慎用字。

常用的结语有“妥否，请批示”，“以上意见当否，

请批复”，“上述意见如无不当（妥），请批转有关地区（部门）执行”等。

2、请示的格式要求一般由秘密等级及保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（五）注意事项

1、坚持一文一事。

一份“请示”要由上级机关同一部门批复。

反之，一文数事，要由几个部门回答，则必然贻误工作。

2、不能越级请示。

各级机关都有一定的权限，上下级机关之间也有一定的分工和职责范围，因此在请示工作时，一般要逐级向上请示。

3、不要多头主送。

一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关应用抄送形式。

有的单位认为同时向上级几个部门报送一个请示，会引起重视，殊不知都管都不管，都不予批复反而误事。

4、请示原则上不同时抄送下级机关。

请示中的意见在未被批准之前并不生效，所请示的事项也常有不予批准的，因此，除极特殊的情况外，请示原则上不同时抄送给下级机关。

5、除领导直接交办或特别紧急的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。

凡属上级机关已有明确规定，下级单位职权范围内能够解决的问题，应当自行解决，不应将矛盾上交。

六、报告

（一）概念报告是适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问时使用的一种公文文种。

从上述报告的概念，可以看出，报告的适用范围是：

向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

根据领导同志要求和实际工作需要，为防止需要上级机关办理的意见或建议夹带于“报告”中，同时考虑新增加了“意见”这个文种，新的公文处理办法在“报告”的适用范围中删去了“提出意见或建议”的内容。

报告是属于陈述性的上行文种，是上下级之间沟通情况，协调工作的重要公文。

它使上级机关能够及时了解下情，掌握下级机关的工作情况，从而更好地指导下级机关正确贯彻执行党的路线、方针、政策，避免被动，争取主动，减少工作中的失误。

报告属使用频率较高的上行公文，适用范围较广，在公务活动中的意义、作用也比较重要。

反映情况，传递信息。

了解情况，掌握政策，是领导机关的两大职能。

而了解情况是掌握政策的基础，是实行科学管理和正确决策的基本要素。

通过报告，经常向上级机关反映情况，传递信息，是下级机关的一项重要任务。

汇报工作，争取支持。

定期的阶段性工作汇报和不定期的重要工作汇报，使上级机关能及时掌握本单位、本部门的工作进度情况，有利于取得上级机关的支持和帮助。

说明情况，答复询问。

对上级机关提出的询问，下级机关要以报告的形式认真负责地给予答复，及时说明情况，便于上级机关作出决断。

（二）特点

1、行文的单向性报告一般不需要受文机关批复和反馈，属一种单向行文。

2、时限的不定性报告所反映的内容、涉及的工作，是正在进行中（指一个阶段已完成）或已经完结的事项，行文可根据实际情况，随时进行，文于事具有相对的滞后性。

3、内容的广泛性

报告的内容一般不受限制，可以是一文一事，也可以是一文数事，反映多方面的情况。

4、写法的灵活性

报告种类较多，一般行文篇幅较长，结构安排不拘一格，怎样分层分段要视具体内容和行文目的而定，因文而异。

这种文体在写法上具有相对的灵活性，在文字表达方式上，以陈述性语言为主。

（三）类型报告种类较多，可以从用途、性质、内容等方面划分。

按其行文目的、作用不同，可分为工作报告、一般情况报告、答复上级机关询问报告等等；

按起内容和表达的形式不同，可分为专题报告和综合报告。

工作报告主要是就某一阶段工作进展的情况向上级机关或大会所作的汇报，它着眼于对前一阶段的工作总结，同时一般性的分析存在的问题，并有针对性地提出下步工作的意见。

一般情况报告指向上级机关反映情况的报告，即及时把本地区、本单位发生的重大问题，在一定范围内带有倾向性的情况，向上级机关报告。

情况报告与工作报告的不同之处主要在于，情况报告不局限于某一具体工作，不讲具体工作进展情况，只讲客观存在的或突然发生的情况。

例如向上级机关反映自然灾害的情况，突发事件的情况。

这类报告的特点是时效性很强，发生的事情，要非常及时的向上级机关报告，有些情况要用电话先报告，然后书面报告。

答复上级机关询问的报告，顾名思义，例如上级领导对群众来信来访中反映的问题，或文件材料中反映的问题，批示下级机关查办，或询问有关情况，下级机关办理完毕，需用书面形式答复上级机关。

综合报告是反映本地区、本单位全面工作情况的，常常采用工作总结与工作计划相结合的表现形式，如在各类代表大会上所作的“工作报告”。

而专题报告则是专门反映本地区、本单位、某一方面情况的，有时也用于答复上级机关的询问。

（四）写作

1、报告的结构和写法由于报告种类不同，行文目的不同，写法也不尽相同。

报告一般由标题、主送机关、正文和落款等组成。

（1）标题报告的标题一般由发文机关、事由、文种三者构成，可以根据需要省略发文机关，但事由和文种不能省略。

（2）正文报告正文分三部分：

引据。

简明扼要地讲清楚发文的背景、缘由或依据，可以成为全文的提要，即“重片言以居要，乃一篇之繁荣”，便于读者有个总概念。

在这部分最后，通常的习惯性过渡用语是“现将有关情况报告如下”之类，以此领起下文。

主体。

即报告事项部分，要叙述报告的具体内容。

如果内容较多，篇幅较长，可采用分题式、分条式或两者相结合的方法进行叙述。

对于工作报告，应写明做了哪些工作，取得哪些成果。

然后概括出基本经验，再写明存在的主要问题和下一步工作意见。

对于答复报告，则应强调针对性，紧紧围绕上级机关的询问和要求，写清问题，表明态度，提出意见。

结语。

通常使用以下习惯性用语：

“特此报告”或“专此报告”等；

工作报告，结语可用“以上报告，请审阅”。

（3）落款包括发文机关和发文时间。

2、报告的格式要求一般由秘密等级及保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

1、报告写作的一般要求在掌握充分材料的基础上，进行综合分析，提炼出正确的主题和新颖的观点，然后用简洁的语言来表述，具体要求做到：

（1）主题要明确，思路要清晰；

（2）观点要鲜明，内容要真实、具体；

（3）重点要突出，文字要简练；

（4）报告中不能夹带请示事项。

2、综合报告的写作要求由于综合报告的特点，因此在撰写时，往往要汇总各方面的情况和材料，既有正面的，也有反面的；

既有具体的，也有概括的；

既有典型的，也有一般的，等等。

但是报告的篇幅极其有限，因此没有必要也不可能“包罗万象”，将所有材料不加选择一律写入文中。

“综合”决不是搞材料堆积，这样就必须采取正确方法，对所获取的材料进行认真的整理和加工，从中遴选出切当的、最能充分而有力的说明问题的材料，以便更好的表现和烘托全文的主旨。

要做到这一点，并非轻而易举之事。

一般来讲，必须认真处理好以下几种关系：

（1）“点”与“面”的关系。

“点”是指反映局部问题、个别事例、特殊情况的材料；

“面”是反映全局问题、整体概貌、一般情况的材料。

在筛选和组织材料时，除运用必要的“面”上的概括材料外，还要运用“点”上的典型材料，二者相辅相成，互为补充。

只有这样，才能使行文内容充实具体，说服力强。

否则，仅有“点”而无“面”，则必然导致报告内容零碎、狭窄，给人以纷乱感；

相反，仅有“面”而无“点”，则会使报告内容失之空泛，缺乏力度。

（2）“详”与“略”的关系。

撰写报告必须对材料进行合理的安排和组织，做到重点突出，详略得当；

主次分明。

对于重点内容则详写，使之居于主导、突出地位，反之，则略写甚至不写。

所谓“重点”，一般是指：

能够影响全局的工作或情况的材料；

能够对当前或今后工作有重要指导或推动作用的材料，能够代表和反映本机关或本地区工作中存在的带有普遍性或倾向性问题的材料，等等。

撰写综合报告，必须紧紧围绕这些“重点”内容进行叙写，笔墨要凝练、集中；

重点材料要详细具体，用墨宜多，一般性材料则略写，惜墨如金。

切忌信笔拨洒，平分秋色，不分主次，眉毛胡子一把抓。

否则会严重影响报告的质量。

（3）“事”与“理”的关系。

“事”即有关工作或事件情况，“理”即对工作或事件情况进行分析、议论。

一篇优秀的综合报告还应是“事”与“理”的高度统一体。

争取处理好二者之间的关系是写好综合报告的重要环节。

撰写时既要将有关的事实情况详尽、具体的加以叙述，又要对其进行必要的分析，提出问题的实质，说明本机关已经做的工作或拟采取的解决办法。

只有事实，没有精要的分析，所撰写的报告必然失于现象的罗列，搞成“流水账”；

相反，只有分析、说理而无必要的事实作基础和论据，所撰写的报告必然失于空洞浮泛。

3、专题报告的写作要求专题报告是下级机关将本机关或地区的某项工作、某个问题、某一事件或某一方面的情况向上级机关所作的报告。

根据具体内容的不同，这类报告又包括建议性报告、答复性报告、检讨性报告，等等。

其特点是内容集中、单一，篇幅较短，便于上级领导及时阅知和处理。

在实际工作中，专题报告的使用频率极高，而综合报告则相对较少。

要写好专题报告，需要认真把握如下几个问题：

（1）速度要快。

专题报告应当就工作中发现的新情况、新问题及时向上级机关作出报告，切莫“贻误时机”。

（2）内容要专。

专题报告要“一事一报”，内容明确集中、单一，便于领导了解和掌握，从而有针对性地作出处理。

（3）情况要实。

专题报告对工作过程和成绩的表述，对有关情况的叙写，必须做到从实际出发，实事求是。

要如实反映事物发展的本来面目和客观过程，切忌言过其实，或者为了达到某种目的，随意“扬善”或“隐恶”。

否则，就会从根本上失去专题报告的存在价值，严重者还会给领导提供虚假信息，造成决策上的失误，其后果不堪设想。

（4）篇幅要短。

专题报告在文字上应力求简洁，做到短小精悍。

要做到这一点，要求公文写作人员必须深入实际，认真进行调查研究，弄清事物发生、发展和变化的全过程，从中提取重点，抓住问题的实质。

七、通知

（一）概念通知是适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项、任免人员。

（二）特点

1、使用范围的广泛性。

通知是一种非常灵活的文种，在使用主体上，上至国务院、下至最基层的单位，都可使用。

在通知内容上，大至国家重大事项，小至单位内部一般事项，都可用通知。

2、文种功能的指导性。

通知作为下行文时，在文种功能上具有较强的指导性。

特别是部署和布置工作，批准和转发文件等，都需明确处理问题的目的或指导思想、原则、方法和要求等，阐述说明需要做什么、如何做、怎样做等。

通知一般都较为侧重具体部署，因而其指导性十分明显。

3、行文方向的不确定性。

通知一般作下行文，多为上级机关向下行文，但在平行单位之

只能表述告知性

间、不相隶属单位之间也可使用通知，即其也可作平行文。

作为平行文时，或周知性的内容。

重要的通知，一般在下发的同时，还要抄送上级机关。

（三）类型通知大体上可划分为批转通知、转发通知、传达通知和任免通知四大类：

1、批转通知。

批转下级机关公文，常见的有如下几种情况：

（1）批转重要的行政措施。

领导机关认为下级机关或所属部门在其主管或归口管理的业务活动中所确定的重要行政措施，需要有关部门或下级机关贯彻执行的，可用批转通知下发。

（2）批转带有普遍性的重要事项的解决意见。

一个或几个同级机关，就有关其自身业务范围内的重要事项的解决，提出处理意见，要求上级机关指示、批准，上级机关认为问题带有普遍性、处理意见比较准确、可行的，通过使用批转通知，告知所属的机关遵照执行。

（3）批转需引起各地重视和执行的重要问题。

上级机关对下级机关或所属部门上报的请求上级支持和协调的问题，以及上级机关认为下级机关或所属部门上报的问题带有普遍指导性的，需引起各地重视或执行的，也常用批转通知。

这种批准通知使用上较为普遍。

2、转发通知。

用于转发上级机关和不相隶属机关的公文。

转发机关不受等级等的限制，只

要符合规定，均使用转发通知。

一般而言，需转发的公文，都应当是对本地区、本部门、本机关或者本系统有指导意义或借鉴意义的。

尤其是对不相隶属机关繁荣公文，本级机关特别要具备虚心学习、见贤思齐等胸怀，确有作用的，就应予以转发。

对上级机关的公文，特别要认真研究，要本着求精勿滥的精神，区别处理，使所转发的公文确实发挥作用。

3、传达通知。

用于传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项。

主要有：

（1）印发通知。

本级机关制定的规章制度，需要下级机关或所属部门执行时以通知的形式印发或颁布。

（2）单项事项通知。

要求下级机关或所属部门周知或办理的事项，如启用印章，调整、撤消机构，依据形势不同对下级或所属部门提出不同要求的通知等。

（3）会议通知。

以通知召开会议的有关事项为主要内容。

一般性的会议，包括时间、地点、内容、出席对象即可。

大型、重要会议则要详细通知。

4、任免通知。

任命和免去干部职务，在地方行政机关用通知。

如既有任命又有免去干部职

务的，通知标题中要有“任免”字样；

只有任命事项没有免去事项的，只标“任命通知”。

只有免去没有任命的，只标“免职通知”。

（四）写作通知一般包括标题、主送机关、正文、落款等四个组成部分。

1、标题。

由发文机关、事由、文种组成，有时只用事由、文种构成。

2、主送机关。

指公文的主要受礼机关，应用全称或规范化简称。

3、正文。

一般包括三方面内容：

第一、引据。

叙述通知的起因由来、背景依据等。

第二、主体。

也称事项，要清楚的表述有关内容、要求等。

第三、结语。

一般依据事项内容、要求等的不同而异，如“按照执行”、“参照执行”、“研究试行”等等。

4、落款。

包括发文机关和成文日期。

5、写作要求：

（1）明确行文目的。

首先要明确为什么写这个通知，通知的主要内容是什么、属于哪一类等，以确定如何写作。

其次要确定写作的范围和对象，针对问题，解决问题，依据实际工作需要确定写作范围和对象。

（2）抓住主要内容。

不同类型的通知，写法不同。

但是，突出重点，抓住主要内容，是写好通知的关键，切忌喧宾夺主，冲淡主要内容。

（3）文字表述准确。

首先，受文单位名称要规范；

其次，应说明的情况、应执行的事项、有关的时间、地点、条件等，都要作到周密、准确，以免贻误工作，造成损失。

1、不能超越职权，给不相隶属机关发文。

不相隶属机关之间商洽或协调工作，一般用函的形式。

这方面，滥用如错用最常见的，是一些行政机关需召开业务上没有关系的单位（特别是一些科研机构、事业单位等）开会时，往往以会议通知的形式发出，这实际上是一种越权行为。

正确的做法应是发出邀请函，在函中讲明会议的内容，邀请其参加。

2、不能混淆公文与事务文书。

公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法律效力和规范体式的文书，事务文书则是就某一事务的晓喻性文书，两者不能混淆。

如将有的经常将向公众告晓的“启示”误为“通知”。

3、不能向上级发通知。

通知属下行文，主送单位是下级机关或所属部门。

平行或不相隶属机关需了解的，可用“抄送”的形式，对上级机关只能抄送，不能主送下通知。

4、不能与通告混淆。

通知和通告时有混淆，因此应认真辨析其差别。

从受文的对象上看，通知的对象一般是行政机关，通告的对象是社会公众。

从行文要求上看，通知处需周知的外，有些还需办理或执行，通告则主要是要求遵守或周知。

从公文的意义上看，通知的事项只局限于受文机关知照或执行，通告的事项则具有普遍意义。

八、通报

通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

1、应用的广泛性。

通报是适用范围较广的文种。

各级机关、社会团体、企事业单位都可发通报；

通报的内容可以是传达重要精神、领导指示、或者重要情况，也可表扬典型人和事迹。

2、事实的真实性。

真实性是通报的生命，通报的任何情况，都必须是真实的，不能有差错，更不能胡编乱造。

通报的教育、指导作用，从一定的意义上讲，体现在事实本身。

如果通报的情况、事例不真实，就会起反作用。

因此，撰写通报时必须作到准确无误，没有水分。

3、内容的典型性。

通报的内容都是比较新颖的具有代表性的重要事件。

所通报的情况，必须有普遍的教育意义和指导意义，对读者能起到教育作用和指导作用。

一般性的人与事迹，一般不予通报。

4、行文的及时性。

无论传达精神、沟通信息，还是表彰好人好事、批评错误，都要抓住适当时机，才能充分发挥通报的指导和教育作用。

（三）类型

根据其适用范围，按内容大体可分为三类