员工证件管理办法Word文档格式.docx
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3、新员工执业注册（资格）证在试用期内未转入公司，试用期顺延至提交有效转注手续日；
员工执业资格证在约定期内未转注入公司的按无执业注册（资格）人员薪酬标准下调薪酬或解聘。
4、业务部门借出证件压证的由借证部门负责收回。
5、合同期未满离职的，所持执业资格证书不得转至其他单位。
6、非在职员工的非公司资质条件要求的证件公司不予保管。
三、员工证书管理职责
（一）人力资源部负责人职责
1、负责员工证件管理工作的组织、指导和检查。
2、负责员工证件管理中出现问题的解决。
（二）人事专员职责
1、接收、保管员工证件及执业印章（不含明确需发给员工本人使用的执业印章）；
2、扫描员工证件并发送给员工资质培训专员；
3、员工证件的借用、收回、发放、退还，监理员、省监理工程师、造价员、招标从业人员执业印章、胸卡的发放；
4、建立证件管理台帐，保管证件交接凭证；
5、每月中旬进行一次员工证件帐物核对。
（三）员工资质培训专员职责
1、员工取得新的资格证件、执业印章、胸牌的领取和移交；
2、为公司资质统一提供所需员工证件；
3、建立和维护员工证件扫描件图文库（取回新证扫描后再移交人事专员），提供相关部门及人员共享；
4、建立押出证件台帐，督促押出证件收回；
5、督促执业资格证书未转入公司的在职员工转入注册。
四、资格证书类别
本办法所指的“资格证书”为员工岗位“任职资格”所要求的职（执）业注册（资格）证书，类别如下：
（一）通过国家规定的各级人事部门组织的各系列、各专业职称评审或国家统一组织的职称考试，并获得相应级别的职称证书。
根据公司实际情况，仅指工程系列、经济系列、会计系列；
（二）公司资质满足条件的或影响从事本职工作的各类执业注册（资格）注册证书。
指全国注册监理工程师（含交通部监理工程师）、注册造价工程师、注册（投资）咨询工程师、注册安全工程师、招标师、造价员（带中级职称）、招标从业人员资格（带中级职称）、项目管理从业人员资格、涉密资格证书、评标专家。
（三）其它与本岗位专业相关、公司需要的各类证书，如一级注册建筑师、一级注册建造师、一级注册结构工程师、注册土木工程师、注册电气工程师、注册公用设备工程师、投资项目管理师、四川省监理工程师、监理员、造价员、招标从业人员资格、评审专家。
五、员工证件管理流程
（一）员工资格证件的收集与员工证件图文库
1、员工（含兼职）的各类执业注册（资格）证书均需收集到公司保管（评标专家证书除外）。
2、人事专员在办理员工（含兼职）入职时收取其执业注册（资格）证书，无执业注册（资格）证书的保管其职称证书；
无职称证书的保管其毕业证书，收取证书要向提交证书人出具加盖人力资源部印章的收据。
收据采用带有编号的三联收据，另两份分别存人事专员和人力资源部负责人处。
3、员工资质培训专员取回新的员工资格证件在取回当日扫描后移交人事专员。
4、人事专员在收取证件当日即将证件编号存放并登记证件管理台帐。
5、人事专员在办理员工（含兼职）入职手续时，扫描新员工的身份证、学历证、职称证、执业注册（资格）证，将扫描件发送给员工资质培训管理专员，员工资质培训专员接收扫描件后即整理入员工证件图文库。
6、员工资质培训专员每月清理一次在职员工执业资格证书未转入公司情况，督促转入，并将《在职员工执业资格证书未转入情况统计表》传部门负责人、分管领导。
（二）员工证件的使用管理
1、压证管理
（1）业务部门需要借出员工证件压证的，需登记写证件名称、借证事由、压证何处、经办人，经部门领导、分管副总签字批准，资质培训专员登记后方可借出，并在借出一周内将压证凭证交人力资源部员工资质培训专员。
（2）若借出压证的证书需转移压到另一地点，按压证办理程序到人力资源部办理压证变更手续，并将变更压证凭证在变更压证后一周内交人力资源部资质培训专员。
（3）压证原则上只压拟派在职人员，若压兼职人员的执业资格证书，须公司总经理批准，同时得到证书持有人的书面同意。
（4）压出证件应在竣工验收后30天内由借出部门取回证书交回人力资源部，若因特殊原因不能按期取回证书，应写出书面说明交人力资源部备案。
（5）员工资质培训专员建立《证件压证借出台帐》，跟踪督促压出证件收回。
2、市场部投标使用员工证件，由市场部在人事专员处借出，用完后当日归还。
3、办理公司资质使用员工证件，由员工资质培训专员负责借出和向兼职人员收集，再统一提供给办理公司资质的人员；
员工资质培训专员从公司借出的证件使用完当日归还人事专员，向兼职人员借用证件在一周内必须归还本人，每次资质办理使用证件员工资质培训专员均需制表记载交接过程。
4、办理业务备案使用的员工证件，由业务部门经办人员负责借出，员工资质培训专员配合提供，使用部门使用完证件的当日将证件送还员工资质培训专员。
5、为办理员工资质用证件，由员工资质培训专员负责借出、收集和归还。
6、《员工证件借用登记薄》采用胶装，编连续面码号，由人事专员管理。
（三）员工证件的领取、发放与退回
1、员工资质培训专员领回员工新取得的或换发的新的执业注册（资格）证书、执业印章及胸牌，移交给人事专员保管，接收人在《新证移交登记簿》上签收。
2、影响公司资质的执业注册（资格）证书（特指证书类别2）的转出、职称证书的退回，需填写《员工证书退证、转注审批表》办理退证、转注手续；
需要继续放在公司注册的，与公司签订兼职聘用协议，公司保证其有效性。
3、影响公司资质的，合同期未满离职的，所持执业注册（资格）证书不得转出至其他单位，待合同履行结束后方可转出。
4、省监理员、省监理工程师的执业印章、胸牌及时发给员工本人，其他执业印章的需经人力资源部经理及分管领导批准后方可发放，印章发放要盖留印鉴。
5、离职人员、非在职人员的不属公司资质满足条件的各类证书，按正常离职手续办理离职，与公司无任何经济纠纷的，人事专员审核确认后可直接办理退证。
六、附则
1、公司鼓励员工积极取得上述资格证书，对于取得职业（执）资格证书的人员，在本单位注册、表现优良的，在同等条件下可优先聘任更高等级职务。
2、本办法由公司人力资源部制定并负责解释。
3、本办法自发布之日起执行，公司其他规定中与本办法有不一致的以本办法为准。
附件：
1、《员工资格证书退证、转注审批表》；
2、《员工证件借用审批登记表》；
3、《证书、印章、胸卡领用审批登记》；
4、《新证移交登记表》；
5、《证件借出压证清查统计表》；
6、《在职员工执业资格证书未转入情况清查统计表》。
2014年7月31日
员工资格证书退证、转注审批表
编号：
CDWA-RS-009日期：
姓名
退证、转注的
证件名称
申请人陈述退证、转注主要原因并签字
人力资源部门意见
财务部门意见
公司领导意见
备注
新证移交登记表
序号
移交证章卡名称
移交日期
移交人
接收人
在职员工执业资格证书未转入清查统计表
CDWA-RS-010日期：
所属部门
职位
应转入证书名称
目前待遇
入职时间
约定转证时间
联系方式
1
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员工证件借用审批登记表
CDWA-RS-011日期：
自编号：
NO.
借用用途
预计归还时间（逾期未还者，由此产生的一切后果自行负责）
年月日
借证人
部门
意见
领导意见
实际归还时间
自编号：
证书、印章、胸卡领用审批登记
日期
领出证章名称及留存印鉴
批准人
领用人签名
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