项目组演出活动流程模板.docx

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项目组演出活动流程模板

深圳市鼎彝文化发展有限公司

项目组演出活动流程模板

一、合作洽谈阶段

双方对接——成立活动前期业务和策划小组——了解对方需求——初定合作意向——初步方案沟通——合作意向的共识——确定合作方案——方案通过——确定费用报价——合同拟定（人事、行政评审）——沟通并签订合同

1、总导演（项目总监）及导演组：

1.1根据甲方汇报、方案提交时间成立活动前期业务与策划小组，安排小组责任分工；

1.2与甲方的沟通对接，了解对方的需求，协助策划设计组制定项目策划方案，了解成本，做出活动成本估算；

1.3与甲方的方案沟通（概念性方案、完整方案），并达成合作意向的共识，同时做出详细活动费用成本；

1.4与甲方沟通费用、合作方式等相关事宜，确定费用报价；

1.4.1确定报价时，需考虑甲方是否需要开据发票，发票税点问题；

1.5合同签订。

2、策划设计组（舞美、服化道管理组）

2.1活动前期，根据项目总监和甲方需求制定概念性方案；

2.2撰写、修改及确定完整方案；

2.3方案通过后设计服化道、灯光音响效果图，联系制作方；

2.4合同签订后，联系、跟进制作。

3、综合后勤管理组

3.1方案通过后制定详细的费用报价表，报项目负责人、财务审批；

3.2合同的拟定，报项目负责人、人事审批，考虑打款方式、税点及其他法律问题；

3.3可能涉及到的合同的收发，考虑快递是否到达及货运时间等问题。

4、品牌宣传公关组

4.1收集甲方资料，包括甲方公司情况，项目意图，活动意向规模，相关负责人员资料等；

4.2收集竞争对手公司资料、业务范围，与我公司优劣势对比，与甲方对接人姓名、职位、爱好等；

4.3协助导演组与甲方的沟通对接，积极促成合作的顺利进行；

4.4准备公司相关资料，与甲方接洽与甲方关系联络、礼品及接待事项。

二、执行筹备阶段

成立活动执行小组，各小组拿出工作方案及计划；一般情况分为导演组，舞美、服化道管理组，综合后勤组，品牌宣传公关组，确定小组责任分工，其他小组视活动需要而定，各小组在执行前都需做好相应的紧急预案。

如活动中出现非本公司代办人，需与其交代清楚所需采购物品的详细要求，代办人需在考察完后出具详细的费用清单（分件列出单价、数量、总价等），发至项目负责人，由项目负责人报到财务，申请相关费用，打款方式视情况而定。

行前各小组人员整理活动现场着装，着装应体现职业、专业及公司档次。

1、总导演（项目总监）及导演组：

1.1与甲方沟通合同事宜，考虑甲方合同流程、发票等问题，避免因甲方合同签订问题影响我公司与其乙方的合作进度；

1.1.1甲方合同签订及打款流程一般较复杂，我方考虑给足其时间，如距离合作单位较远，还需考虑合同来回邮寄时间。

1.2与甲方提前两周确认包括排练、演出场地、及各项后勤保障（排练场地、音响设备、休息室、饮水、车辆等）；如无法提供，而甲方需我方自行准备时，需与甲方确认费用问题，通知后勤管理组做好相关考察。

1.3提前一个月实地考察演员（演员专业、形象、气质要求），确定演员及费用、确定演员到位时间、签订演员合同，与演员方沟通演出类型及服装道具类型；

1.3.1本地演员：

演出及食宿行费用较低，交通方面牵制较小；

1.3.2外地演员：

演出及食宿行费用较高，需考虑因素较多，如饮食方面的不习惯，受交通条件的牵制较大；

1.3.3外籍演员：

演出及食宿行费用最高，另需考虑签证、翻译等较多因素，一般情况下不推荐使用；

1.3.4少数民族演员：

演出及食宿行费用较低，演出热情较高，易于管理；

1.3.5演员除分地区外，最多的就是分专业，各专业演员对食宿行、演出类型、演出场次、演出环境都有不同的需求。

1.4确定服化道风格、款式，确定灯光音响需求，时间截点视实际情况而定，与厂家沟通为其留出合适的制作、运输、验收调试时间；

1.5确定排练及演出计划，做好各分场导演的分工；考虑专业演员及非专业演员参与演出等实际情况；

1.5.1非专业演员参与演出的排练时间相应拉长，动作不宜设计太沟复杂，节奏性不宜太强，但具体问题视情况而定；

1.6统筹各小组计划，确定整体执行方案，汇总费用预算，与财务、行政沟通整体费用预算。

1.7考虑项目组出行计划

1.7.1不涉及服装道具及外招演员的，可以在排练前一日到达；

1.7.2涉及服装道具、外招演员或其他需提前准备事宜的，出发时间应相应提前；

1.7.3考虑是否分批到达，后勤人员可先至目的地，进行考察；舞美、服化道组需要临时采购的可与后勤人员同时到达，余下人员在服装道具到位前一日到达即可，或安排其他人员在当地接货；导演组及品牌宣传公关组有需要公关对接事宜的可提前到达，其余人员在排练开始前一日到达即可；

1.8准备应急预案：

演员票务导致演员无法按期到达问题；演员因演出场次、环境、服装、道具、强度等出现的情绪问题或严重导致演员中途流失的问题。

1.8.1演员在选定时就需考虑后备人员，因各种因素无法按时到达的，可以启用后备人员；

1.8,2演员达到现场后因场地、环境、服装、道具、强度等因素引起的情绪问题，客观因素能沟通改善的尽量沟通改善，同时与领队沟通，对演员尽量采取安抚手段；实在无法达到演出质量的演员及时更换，启用后备演员，防止因个别演员的情绪问题扰乱整个团队。

2、舞美、服化道管理组

2.1考察：

根据执行方案设计服化道、舞台舞美效果图，灯光音响配置及安装方案——与财务现场考察厂家——配合导演组排练计划确定到位时间——确定费用预算及报价——签订合同——确定现场到货的收发事项；

2.2制作：

要求厂家提供服装道具分件说明图（列明服装道具分件说明、材质、规格、大小、重量）——修改、调整、制作——阶段性跟踪制作进度及质量——确认完成实物效果图（大件采购需现场确认验货、调整）；

2.2.1大件或需组装安装物品的制作与采购，原则上要求在节目排练前10至15日内到位，节目排练前5日内完成改装、安装、调试；

2.3运输：

要求厂商人员跟踪参与——跟进货物物流运输；

2.4相关应急预案：

服装道具、灯光音响在制作过程中与我方需要完全背离的情况，运输方面出现物流问题货物不能按原定计划到达的情况，大件物品安装出现安装困难等情况。

3、综合后勤管理组

3.1确定活动行程计划、考虑时间、地点、城市等因素，调查落实考察吃住行费用；吃住行了解活动城市、活动相关人员的消费层次、饮食习惯，根据人员的消费水平确定费用标准；

3.2根据公司出差制度，确定吃住行单项安排及费用预算；

3.3列明费用打款时间计划，申请各项费用，与项目组负责人、财务沟通各项打款事宜；

3.4制定详细的成本对价表，内容包括：

演员、服化道、灯光音响采购、交通运输、后勤等相关内容；

3.5负责所有合同的（与甲方、演员、道具等）撰写与整理，发项目负责人审核；

3.6报批整体执行方案，跟进阶段追款事宜；

3.7如甲方无法提供后勤保障的，应如何进行考察如下：

3.7.1餐饮：

甲方公司配备食堂的，可沟通在其食堂免费就餐，或根据该餐标购买餐票；没有食堂而排练演出行程安排紧密的，联系餐饮公司送餐事宜；

3.7.2住宿：

甲方公司配备宿舍的，可沟通在其公司宿舍免费入住或根据该公司住宿费用标准租赁宿舍，我方需做好演员的管理工作，避免为甲方公司工作造成困扰；

3.7.3无法提供排练场地：

提前一周确定排练场地，场地大小适宜节目分场排练及合成需要，离住宿及演出地点距离较近，可以是室内、外球场，考虑用电问题，考虑演员防晒、防寒事宜；

3.7.4如无法提供音响设备：

功率大小问题，是否需要可移动式，可移动式充电办法，麦克风的有无线问题；

3.7.5如无法提供休息室：

所安排的排练场所需离住宿地较近或方便车辆来回运送演员，以方便演员排练间隙的休息；

3.7.6如无法提供车辆：

人员少的情况下可以考虑借车，人员数量较多考虑包车（中巴或大巴），包车是否带司机，费用按天计算或按趟数计算都应考虑在内；

3.8应急预案：

演员往返车票或机票无法订购等情况；

3.8.1演员往返车票（机票）如不包含在演出费用里，需我方订票的；尽量考虑火车、汽车，同时也需参考飞机票价，提前预定的时间按国家规定标准，越早越好。

4、品牌宣传公关组

4.1.行前公司资料、资料收集设备的准备携带；

4.2.与甲方关系联络、礼品及接待事项；

4.2.1礼品的采购，首先应考虑我方公司所在地的特产，其次考虑受赠方人员的性别、年龄、忌讳、爱好、习惯等诸多因素；

4.2.2礼品在携带时，考虑交通工具的法定携带标准。

三、执行阶段

根据各小组执行筹备阶段工作计划推进。

1、总导演（项目总监）及导演组：

1.1整体费用把控；

1.2演出、排练现场的实地考察；

1.3分场排练及演出合成

1.3.1总导演与甲方及分场导演沟通确定演出风格，演出的合成、调度以及临时排练任务的下达；

1.3.2各分场导演根据所确定风格，独立编创直接负责片段，保证其风格与整体节目保持一致，听从总导演的调配，协助总导演管理；

1.4与甲方协调演出工作的各项事宜；

1.4.1确定演出的审查、彩排、演出时间，对甲方提出的要求及时作出处理；

1.5演员的直接管理，与演员领队的沟通。

1.5.1演员的管理一般由随行领队进行直接管理，导演做好与领队的沟通及感情联络，确保演出的顺利进行；

1.5.2日常与演员直接沟通交流时，应友善，不摆领导架子；免不了要对演员直接管理时，摆正身份，体现公司管理水平。

2、舞美、服化道管理组

2.1现场服装道具的收货、验货——使用调整——演出过程中服装道具分发——大件道具管理；

2.2确定与服装相关物品的采购，100元以上采购与项目负责人申请后与后勤管理组共同采购；

2.3任何未经项目负责人审批或口头确认的采购，公司不予报销。

3、综合后勤管理组

3.1各项费用把控；

3.1.2任何未经项目负责人审批或口头确认的采购，公司不予报销；

3.1.3任何未经项目负责人审批确认的人员在活动期间所有的费用支出，公司不予报销；

3.2演出现场食宿行的考察，行程所有人员的食宿行安排；

3.3协助舞美、服化道管理组采购临时物品；

3.4跟进催款事宜。

4、品牌宣传公关组

4.1协助导演组与甲方的沟通对接；

4.2排练、演出的各项图片、视频资料的收集、整理并及时与公司策划联系，上传至公司微博或网站；

4.3与其他公司、团队（与我公司业务相关）的沟通、联系，宣传公司品牌、业务，拓展公司业务资源；

4.4.其他临时的公关宣传事宜。

四、活动收尾阶段

1、总导演（项目总监）及导演组：

1.1整理演员资料，演员资料的优胜劣汰，与演员、领队的沟通交流，拓展公司资源范围，为下次的活动储备资源；

1.2与甲方工作对接及感情联络，处理好双方关系，为下次活动合作奠定基础。

2、舞美、服化道管理组

安排服化道、灯光音响的交接工作，列出清单交甲方，清单外及其他采购物品的回收。

3、综合后勤管理组

3.1可安排聚餐或庆功宴，费用控制在整体预算内，视具体情况而定，同时安排好演员的返回事宜；

3.2项目组成员的返回事宜，联系车辆或联系财务购买车票；

3.3活动全程的费用报销，根据食宿行及时间、地点等情况列出详细的费用支出清单，经项目负责人确定，报财务审核；

3.4跟进甲方尾款、及各乙方的发票事宜。

4、品牌宣传公关组

4.1活动照片的导出与整理，视频的导出与剪辑，存档；

4.2活动相关新闻的撰写，上传公司微博或网络。

五、活动总结阶段

1、对活动全程作出总结及回顾；

2、详细列明各小组工作优势及不足，对活动中出现的失误，了解其原因，作出处理意见；

3、协助财务核算整体费用，列明收支及利润率情况，根据公司激励体系填写《项目激励体系费用审批表》；

4、对下次活动的相关建议，优化活动模板；

5、项目组内部根据此次活动各小组、各人员工作的完成情况分配活动激励费用。

项目组2013年7月11日