项目组演出活动流程模板.docx

1、项目组演出活动流程模板深圳市鼎彝文化发展有限公司项目组演出活动流程模板一、合作洽谈阶段双方对接成立活动前期业务和策划小组了解对方需求初定合作意向初步方案沟通合作意向的共识确定合作方案方案通过确定费用报价合同拟定（人事、行政评审）沟通并签订合同1、总导演（项目总监）及导演组：1.1根据甲方汇报、方案提交时间成立活动前期业务与策划小组，安 排小组责任分工；1.2与甲方的沟通对接，了解对方的需求，协助策划设计组制定项目策划方案，了解成本，做出活动成本估算；1.3与甲方的方案沟通（概念性方案、完整方案），并达成合作意向的共识，同时做出详细活动费用成本；1.4与甲方沟通费用、合作方式等相关事宜，确定费用

2、报价；1.4.1确定报价时，需考虑甲方是否需要开据发票，发票税点问题；1.5合同签订。2、策划设计组（舞美、服化道管理组）2.1活动前期，根据项目总监和甲方需求制定概念性方案；2.2撰写、修改及确定完整方案；2.3方案通过后设计服化道、灯光音响效果图，联系制作方；2.4合同签订后，联系、跟进制作。3、综合后勤管理组3.1方案通过后制定详细的费用报价表，报项目负责人、财务审批；3.2合同的拟定，报项目负责人、人事审批，考虑打款方式、税点及其他法律问题；3.3可能涉及到的合同的收发，考虑快递是否到达及货运时间等问题。4、品牌宣传公关组4.1收集甲方资料，包括甲方公司情况，项目意图，活动意向规模，相

3、关负责人员资料等；4.2收集竞争对手公司资料、业务范围，与我公司优劣势对比，与甲方对接人姓名、职位、爱好等；4.3协助导演组与甲方的沟通对接，积极促成合作的顺利进行；4.4准备公司相关资料，与甲方接洽与甲方关系联络、礼品及接待事项。二、执行筹备阶段成立活动执行小组，各小组拿出工作方案及计划；一般情况分为导演组，舞美、服化道管理组，综合后勤组，品牌宣传公关组，确定小组责任分工，其他小组视活动需要而定，各小组在执行前都需做好相应的紧急预案。如活动中出现非本公司代办人，需与其交代清楚所需采购物品的详细要求，代办人需在考察完后出具详细的费用清单（分件列出单价、数量、总价等），发至项目负责人，由项目负责

4、人报到财务，申请相关费用，打款方式视情况而定。行前各小组人员整理活动现场着装，着装应体现职业、专业及公司档次。1、总导演（项目总监）及导演组：1.1与甲方沟通合同事宜，考虑甲方合同流程、发票等问题，避免因甲方合同签订问题影响我公司与其乙方的合作进度；1.1.1甲方合同签订及打款流程一般较复杂，我方考虑给足其时间，如距离合作单位较远，还需考虑合同来回邮寄时间。1.2与甲方提前两周确认包括排练、演出场地、及各项后勤保障（排练场地、音响设备、休息室、饮水、车辆等）；如无法提供，而甲方需我方自行准备时，需与甲方确认费用问题，通知后勤管理组做好相关考察。1.3提前一个月实地考察演员（演员专业、形象、气质

5、要求），确定演员及费用、确定演员到位时间、签订演员合同，与演员方沟通演出类型及服装道具类型；1.3.1本地演员：演出及食宿行费用较低，交通方面牵制较小；1.3.2外地演员：演出及食宿行费用较高，需考虑因素较多，如饮食方面的不习惯，受交通条件的牵制较大；1.3.3外籍演员：演出及食宿行费用最高，另需考虑签证、翻译等较多因素，一般情况下不推荐使用；1.3.4少数民族演员：演出及食宿行费用较低，演出热情较高，易于管理；1.3.5演员除分地区外，最多的就是分专业，各专业演员对食宿行、演出类型、演出场次、演出环境都有不同的需求。1.4确定服化道风格、款式，确定灯光音响需求，时间截点视实际情况而定，与厂家

6、沟通为其留出合适的制作、运输、验收调试时间；1.5确定排练及演出计划，做好各分场导演的分工；考虑专业演员及非专业演员参与演出等实际情况；1.5.1非专业演员参与演出的排练时间相应拉长，动作不宜设计太沟复杂，节奏性不宜太强，但具体问题视情况而定；1.6统筹各小组计划，确定整体执行方案，汇总费用预算，与财务、行政沟通整体费用预算。1.7考虑项目组出行计划1.7.1不涉及服装道具及外招演员的，可以在排练前一日到达；1.7.2涉及服装道具、外招演员或其他需提前准备事宜的，出发时间应相应提前；1.7.3考虑是否分批到达，后勤人员可先至目的地，进行考察；舞美、服化道组需要临时采购的可与后勤人员同时到达，余

7、下人员在服装道具到位前一日到达即可，或安排其他人员在当地接货；导演组及品牌宣传公关组有需要公关对接事宜的可提前到达，其余人员在排练开始前一日到达即可；1.8准备应急预案：演员票务导致演员无法按期到达问题；演员因演出场次、环境、服装、道具、强度等出现的情绪问题或严重导致演员中途流失的问题。1.8.1演员在选定时就需考虑后备人员，因各种因素无法按时到达的，可以启用后备人员；1.8,2演员达到现场后因场地、环境、服装、道具、强度等因素引起的情绪问题，客观因素能沟通改善的尽量沟通改善，同时与领队沟通，对演员尽量采取安抚手段；实在无法达到演出质量的演员及时更换，启用后备演员，防止因个别演员的情绪问题扰乱

8、整个团队。2、舞美、服化道管理组2.1考察：根据执行方案设计服化道、舞台舞美效果图，灯光音响配置及安装方案与财务现场考察厂家配合导演组排练计划确定到位时间确定费用预算及报价签订合同确定现场到货的收发事项；2.2制作：要求厂家提供服装道具分件说明图（列明服装道具分件说明、材质、规格、大小、重量）修改、调整、制作阶段性跟踪制作进度及质量确认完成实物效果图（大件采购需现场确认验货、调整）；2.2.1大件或需组装安装物品的制作与采购，原则上要求在节目排练前10至15日内到位，节目排练前5日内完成改装、安装、调试；2.3运输：要求厂商人员跟踪参与跟进货物物流运输；2.4相关应急预案：服装道具、灯光音响在

9、制作过程中与我方需要完全背离的情况，运输方面出现物流问题货物不能按原定计划到达的情况，大件物品安装出现安装困难等情况。3、综合后勤管理组3.1确定活动行程计划、考虑时间、地点、城市等因素，调查落实考察吃住行费用；吃住行了解活动城市、活动相关人员的消费层次、饮食习惯，根据人员的消费水平确定费用标准；3.2根据公司出差制度，确定吃住行单项安排及费用预算；3.3列明费用打款时间计划，申请各项费用，与项目组负责人、财务沟通各项打款事宜；3.4制定详细的成本对价表，内容包括：演员、服化道、灯光音响采购、交通运输、后勤等相关内容；3.5负责所有合同的（与甲方、演员、道具等）撰写与整理，发项目负责人审核；3

10、.6报批整体执行方案，跟进阶段追款事宜；3.7如甲方无法提供后勤保障的，应如何进行考察如下：3.7.1餐饮：甲方公司配备食堂的，可沟通在其食堂免费就餐，或根据该餐标购买餐票；没有食堂而排练演出行程安排紧密的，联系餐饮公司送餐事宜；3.7.2住宿：甲方公司配备宿舍的，可沟通在其公司宿舍免费入住或根据该公司住宿费用标准租赁宿舍，我方需做好演员的管理工作，避免为甲方公司工作造成困扰；3.7.3无法提供排练场地：提前一周确定排练场地，场地大小适宜节目分场排练及合成需要，离住宿及演出地点距离较近，可以是室内、外球场，考虑用电问题，考虑演员防晒、防寒事宜；3.7.4如无法提供音响设备：功率大小问题，是否需

11、要可移动式，可移动式充电办法，麦克风的有无线问题；3.7.5如无法提供休息室：所安排的排练场所需离住宿地较近或方便车辆来回运送演员，以方便演员排练间隙的休息；3.7.6如无法提供车辆：人员少的情况下可以考虑借车，人员数量较多考虑包车（中巴或大巴），包车是否带司机，费用按天计算或按趟数计算都应考虑在内；3.8应急预案：演员往返车票或机票无法订购等情况；3.8.1演员往返车票（机票）如不包含在演出费用里，需我方订票的；尽量考虑火车、汽车，同时也需参考飞机票价，提前预定的时间按国家规定标准，越早越好。4、品牌宣传公关组4.1.行前公司资料、资料收集设备的准备携带；4.2.与甲方关系联络、礼品及接待事

12、项；4.2.1礼品的采购，首先应考虑我方公司所在地的特产，其次考虑受赠方人员的性别、年龄、忌讳、爱好、习惯等诸多因素；4.2.2礼品在携带时，考虑交通工具的法定携带标准。三、执行阶段 根据各小组执行筹备阶段工作计划推进。1、总导演（项目总监）及导演组：1.1整体费用把控；1.2演出、排练现场的实地考察；1.3分场排练及演出合成1.3.1总导演与甲方及分场导演沟通确定演出风格，演出的合成、调度以及临时排练任务的下达；1.3.2各分场导演根据所确定风格，独立编创直接负责片段，保证其风格与整体节目保持一致，听从总导演的调配，协助总导演管理；1.4与甲方协调演出工作的各项事宜；1.4.1确定演出的审查

13、、彩排、演出时间，对甲方提出的要求及时作出处理；1.5演员的直接管理，与演员领队的沟通。1.5.1演员的管理一般由随行领队进行直接管理，导演做好与领队的沟通及感情联络，确保演出的顺利进行；1.5.2日常与演员直接沟通交流时，应友善，不摆领导架子；免不了要对演员直接管理时，摆正身份，体现公司管理水平。2、舞美、服化道管理组2.1现场服装道具的收货、验货使用调整演出过程中服装道具分发大件道具管理；2.2确定与服装相关物品的采购，100元以上采购与项目负责人申请后与后勤管理组共同采购；2.3任何未经项目负责人审批或口头确认的采购，公司不予报销。3、综合后勤管理组3.1各项费用把控；3.1.2任何未经

14、项目负责人审批或口头确认的采购，公司不予报销；3.1.3任何未经项目负责人审批确认的人员在活动期间所有的费用支出，公司不予报销；3.2演出现场食宿行的考察，行程所有人员的食宿行安排；3.3协助舞美、服化道管理组采购临时物品；3.4跟进催款事宜。4、品牌宣传公关组4.1协助导演组与甲方的沟通对接；4.2排练、演出的各项图片、视频资料的收集、整理并及时与公司策划联系，上传至公司微博或网站；4.3与其他公司、团队（与我公司业务相关）的沟通、联系，宣传公司品牌、业务，拓展公司业务资源；4.4.其他临时的公关宣传事宜。四、活动收尾阶段1、总导演（项目总监）及导演组：1.1整理演员资料，演员资料的优胜劣汰

15、，与演员、领队的沟通交流，拓展公司资源范围，为下次的活动储备资源；1.2与甲方工作对接及感情联络，处理好双方关系，为下次活动合作奠定基础。2、舞美、服化道管理组 安排服化道、灯光音响的交接工作，列出清单交甲方，清单外及其他采购物品的回收。3、综合后勤管理组3.1可安排聚餐或庆功宴，费用控制在整体预算内，视具体情况而定，同时安排好演员的返回事宜；3.2项目组成员的返回事宜，联系车辆或联系财务购买车票；3.3活动全程的费用报销，根据食宿行及时间、地点等情况列出详细的费用支出清单，经项目负责人确定，报财务审核；3.4跟进甲方尾款、及各乙方的发票事宜。4、品牌宣传公关组4.1活动照片的导出与整理，视频的导出与剪辑，存档；4.2活动相关新闻的撰写，上传公司微博或网络。五、活动总结阶段1、对活动全程作出总结及回顾；2、详细列明各小组工作优势及不足，对活动中出现的失误，了解其原因，作出处理意见；3、协助财务核算整体费用，列明收支及利润率情况，根据公司激励体系填写项目激励体系费用审批表；4、对下次活动的相关建议，优化活动模板；5、项目组内部根据此次活动各小组、各人员工作的完成情况分配活动激励费用。 项目组 2013年7月11日