寒假回访母校策划书文档格式.docx

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网技部负责整理好宿舍分布表，并分给各个部门，要求从大一开场扫起

11.25、11.26

东西区摆摊宣传

全体成员

各部门自行安排人员值班，要求每个部门每个时段都至少有一人，由秘书处总和后再分东西区

12.04

整理志愿者资料

注意筛选出重复的报名表确定部长面试的人员

12.05

进展短信通知〔需要短信模版〕

每人通知一局部，具体数量按照总数再做确定，同时最终通过的部长原那么上由该干事继续跟进〔出现分配不均情况可再做调整〕

12.06

队长面试

主席团、各部门部长、秘书处

秘书处提起占好两个课室，一为等候室，另一为面试室。

假设面试人员过多，可分组进展（也可在12.07再办一场）

12.08

公布通过的队长并通知队长培训时间〔需短信模版〕

依照一开场分配的短信任务进展通知

11.26-12.09

回访物资准备〔包括回访需要的礼品与宣传资料等，队长培训当日领取〕

宣传部、综合事务部

宣传部负责制作，综合事务部负责采购

12.10

队长培训

秘书处、筹委会全体成员

提早预估通过的队长数量，与指导教师沟通，申请适宜大小的多媒体课室

12.14

启动仪式

另附筹划

12.15-02.28

各队回访情况跟进

按照发短信时的组别分配跟进的对象，在启动仪式后下学期开学前进展回访情况的跟进，收集好所需要的反响资料，出现任问题请尽快向自己的部长汇报，部长向主席团汇报。

03.08

队长例会

主席团、各部门部长

各部门收集好自己部门干事跟进队伍的反响情况，进展汇报，推选/集体讨论优秀队伍候选，确定评选时间与式

03.11

通知参与评优的队伍〔需短信模版〕

按照跟进的队伍进展通知

03.18

评优与颁奖

秘书处通过最终提前与指导教师沟通确定课室的申请〔补充：

假设需邀请嘉宾，校由秘书处负责，校外由外联部负责〕

三、队长选拔培训

队长选拔

1．12月3日晚上收集整理报名表〔附件3〕并统计上报报名队伍数目

负责部门：

2．队伍选拔标准〔附件1〕

负责人：

面试官以及定人选：

3．面试结果登记在表格〔附件2〕

4．选定后通知被选中队伍队长

负责部门：

队长培训

1.提早预估通过的队长数量，与指导教师沟通，申请适宜大小的多媒体课室.

2.准备好培训资料、请好培训人员〔教师或往届有检验的优秀队伍〕

3.提前布置场地，做好礼仪与签到。

四、启动仪式

〔一〕仪式规模

1．举办时间：

12月14日下午

2．活动容：

寒假回访母校启动仪式

3．活动场所:

大学城圆弧报告厅

4．活动所需物资:

桌椅、红桌布、电脑、U盘、矿泉水、麦克风、嘉宾牌、签到本、队长纪念品、logo〔演讲台60*60、墙上100*100〕、横幅、会旗

5．邀请嘉宾：

暂定

〔二〕仪式流程

流程

负责人、/部门

播放暖场视频

网技部

—

嘉宾入场

秘书处/外联部

主持人开场

从招协中筛选

主持会议开场；

欢迎嘉宾到场

主席团代表宽发言

拍照，录像

指导教师烈坚发言

邀请校领导嘉宾致辞

主任发言、宣布寒招正式启动

教师与嘉宾离场

外联部

队长代表发言

拍照

送宾、收场

全体成员成员

送宾完毕后，收场主要由全体干事负责

〔三〕相关人员安排

组别

负责人

成员

主要任务

主持人

待定

主持人2人

负责主持整场会议的进展，有序高效衔接各个环节。

签到

杜现

4人，秘书处2人，综事部2人

1.负责工作人员和嘉宾的签到

2.会议开场后转场维持秩序

后勤

康、叶长雯

10人

秘书处、外联部、

综事部各2人

网编部、宣传部各1人

会议前购置所需用品、协助布置会场和物资搬运，随时补充到其他局部

摄影、摄像

植加

网编部2人

用摄像机记录下会议全过程

后台

赖伟鑫

网编部3人

负责后台PPT的操控，麦克风的调试，暖场音乐的播放

礼仪、引导

婷茵勋

外联部全体干事

综事部，秘书处各2人

进场指引、嘉宾签到、物资派发、领座〔按到场顺序安排〕、会后送宾，派发纪念品

布置会场

楚铃

其余宣传部干事

负责布置现场

清场组

御新

全体招协男生

负责论坛活动场地清洁

五、人员安排

1〕摆摊

负责时间

主要工作

11.23/7：

00--8：

摊位布置

杜现、程、柯凌翊、赖建平

11.23/8：

00--10：

摆摊宣传

梓豪、林郁、慧怡、蔡子初

11.23/10：

00--12：

赖伟鑫、林凯隆、钟海彬、银峰

11.23/12：

00--14：

植加、黄子和、岱荣、炬明

11.23/14：

00--15：

楚铃、阮家龙、锡鹏、秋俞

11.23/15：

30--17：

燕冬、萧家琪、黎城荣、伟奇

11.23/17：

20--18：

收摊

勋、伟豪、梁翰林、邓有亮

11.24/7：

婷茵、虹旭、黄泽华、智垒

11.24/8：

毓新、立丰、盛强、浩荣

11.24/10：

康、毛立夫、黄奎

11.24/12：

叶长雯、可儿、卢斌、铭焕

11.24/14：

扬、乐贤、黄启程、祥攀

11.24/15：

杭珂、紫嫣、启彬、怡倩

11.24/17：

锐生、鸿盛、灵

2〕扫楼

负责楼号

东十二

杜现、乐贤、怡倩

东十三

楚铃、萧家琪

西五

燕冬、虹旭

西六

婷茵、可儿

东一

梓豪、柯凌翊

东二

赖伟鑫、蔡子初

东三

植加、祥攀

东四

勋、程

东五

毓新、林凯隆

东六

康、黄子和

东七

阮家龙、林郁

东八

伟豪、紫嫣

东九

立丰、黄奎

东十

毛立夫、启彬

东十四

扫楼/

鸿盛、锐生

西一

杭珂、岱荣

西二

黎城荣、炬明

西三

梁翰林、赖建平

西四

黄泽华、邓有亮

西七

扬、锡鹏

西八

卢斌、银峰

西九

叶长雯、伟奇

西十

浩荣、庄鉴铭

西十一

铭焕、秋俞

西十二

黄启程、黎杰

西十三

盛强、慧怡

西十四

灵、智垒

西十六

庞莉莉、钟海彬

3〕队伍跟进

负责队伍

队伍跟进

4〕资料收集和整理

收集和整理队伍资料

5〕启动仪式

主持人1人

梓豪

进场指引、嘉宾签到、宣传资料派发、领座〔按到场顺序安排〕、会后送宾，派发回访纪念品

负责活动场地清洁

6）队伍通知

各地市参赛队伍

通知被选中队伍

7〕队长选拔

组别

主要工作

负责人

负责选拔队伍的签到，后转维持秩序

负责进场指引、队伍签到、

8）队伍培训

9〕评优人员

对各个队伍进展评优

10〕颁奖人员

颁发奖项

获奖人XX

获奖人联系式

六、应急案

1.假设天气不佳，迎宾时应准备足够雨具以应对大雨。

2.准备两台电脑，里面备有当晚需展示的全部文件，以防电脑没电或运行不畅顺等突发状况，U盘备份

3.备用一套音响设备。

会议现场假设遇到多媒体设备问题，应立即联系相关工作人员或使用备用设备。

4.遇特殊情况圆弧报告厅不能使用需及时带着来宾转场2号大教室，并准备嘉宾牌。

5.教室电脑Powerpoint软件版本较低，假设用到备用场地，工作人员需在会议前检查PPT的运行情况。

6.注意维持会议现场秩序，减少会议期间人员走动情况，保持会议现场肃性和庄重性。

七、场地安排

场地安排

1、队长面试地点：

12月5日前占教室

2、三校区培训地点：

12月10日前占教室

3、启动仪式：

圆弧报告厅

座位安排

ID区为舞台，备有一个演讲台，一个投影屏幕

⑴B区1排：

嘉宾，主席团，共12座

⑵B区2排，外联部11人，共15座

⑶B区3、4排，秘书处28人，共33座

⑷B区5、6排，网技部27人，共32座

⑸C区1、2、3排，综事部22人，共23座

⑹C区4、5排，宣传部19人，共23座

⑺A区1排，市队员，共6座

⑻A区2、3排，市、市、市队员，共17座位

⑼A区4排，市、市队员，共11座

⑽A区5排，市、市、江门市队员，共12座

⑾A区6排，XX市、市、市队员，共14座

⑿B区7排，市、市、市队员，共16座

⒀C区6排，市、市、市队员，共14座

⒁C区7排，市、揭阳市、市、省外队员，共15座

备用案：

2号大课室平面图

1.A、C区每行6座，B区每行11座

嘉宾，主席团，共11座

⑵B区2排，外联部11人，共11座

⑶B区3、4排，宣传部部19人，共22座

⑷B区5、6排，综事部22人，共22座

⑸B区7、8、9排，网技部27人，共33座

⑹B区10、11、12排、秘书处28人，共33座

⑺各市队员

A区1排，市队员，共6座

A区2排，市队员，共6座

A区3排，市队员，共6座

A区4排，市队员，共6座

A区5排，市队员，共6座

A区6排，市队员，共6座

A区7排，市队员，共6座

A区8排，市队员，共6座

A区9排，江门市队员，共6座

A区10排，XX市队员，共6座

A区11排，市队员，共6座

C区1排，市队员，共6座

C区2排，市队员，共6座

C区3排，市队员，共6座

C区4排，市队员，共6座

C区5排，市队员，共6座

C区6排，市队员，共6座

C区7排，市队员，共6座

C区8排，市队员，共6座

C区9排，揭阳市队员，共6座

C区10排，市队员，共6座

C区11排，省外队员，共6座

4、假设使用评优案2，那么在3月初占用教室进展讨论

八、人员选拔案

〔一〕主持人：

1、挑选式：

人员自愿报名，并参加面试。

提供一份讲稿，给一分钟熟悉的时间，然后就直接上台展示。

2、挑选要求：

（1）有良好的语言组织及表达能力。

（2）对时间控制能力，可以在规定的时间带着会议的进程。

（3）具有应变能力，胆大心细，预防突发事件。

可以冷静处理不至于冷场，面对各位学校社团领导不要怂就是干，气场要有。

3、负责人：

（1）面试官以及定人选：

各校区副主席

（2）联系以及稿件准备：

（3）后勤：

综事部

〔二〕礼仪：

1、挑选式：

部长推荐、人员自愿报名。

2、挑选要求：

〔1〕女生优先

〔2〕男生身高175cm以上，体重75kg以下

〔3〕热情、有亲和力，有相关经历的更佳。

3、负责人：

秘书处、外联部

4、说明：

考虑到我们社团部人数以及男女比例的客观条件，希望各部门能多多鼓励本部门的女生出来，尽量控制男女比例。

九、宣传案

〔一〕海报，传单设计：

1、规格：

传单2页A4纸，海报A0-

2、容：

活动的主题、简介、对象以及形式；

协会的简介；

参赛要求；

奖励设置；

报名式以及报名时间。

3、设计要求：

色调温和，图文结合，清晰明了，容、图片要吸引别人的注意；

海报容要精练，视觉效果强。

4、负责人：

宣传部。

〔二〕摊位申请：

1、时间：

11月24日之前。

2、负责人：

秘书部

〔三〕摆摊时间：

11月24日到11月26日。

扫楼时间：

11月26日到11月27日。

〔四〕人员安排：

〔五〕校通知、校团委通知班级：

负责人：

〔六〕微信推送、贴吧推送：

1、容要求：

要新颖，吸引人，推广效果强。

2、负责人：

网技部。

十、队伍评优

一、评优式

A由教师评选优秀队伍及优秀个人。

B现场评优〔在课室由嘉宾组成的评选团现场评选〕

二、评选工程

“工业大学寒假回访母校优秀实践队伍〞

“工业大学寒假回访优秀队长〞

“工业大学寒假回访优秀实践队员〞

三、评选对象

工业大学寒假回访实践团所有参赛队伍

四、评选单位〔组织〕

招生办教师或由教师和校团委、招协主要干部及其他嘉宾组成的嘉宾团

五、评选地点时间

地点待定时间2016年3月初

六、评选标准

①活动形式〔宣讲会+摆摊+海报、传单宣传+微信宣传〕

②活动参与人数和效果

③图片拍摄效果〔母校校园风光、活动场景等〕

④有无自己制作的视频、传单等

⑤活动总结和建议

⑥信息反响表的填写情况

七、评选流程

主持人宣布评选大会开场

2.评介绍到场教师，嘉宾

3.各参赛队伍上台演讲展示

4.教师、嘉宾投票

5.教师总结

6.公布获奖队伍及个人

7.主持人宣布评选大会完毕

十二、经费预算

待续

十三、嘉宾

序号

机构名称

代表人

联系式

十五、附件

附件一

主席团、正部长联系式

手机〔长/短号〕

职务

宽

主席

黄东阳

副主席

羡欢

/624609

副主席〔龙洞〕

轶

/691327

副主席〔东风路〕

/690474

秘书处部长

勋

/672396

外联部部长

毓新

/615363

综合事务部部长

宣传部部长

/621395

网技部部长

附件二2015工业大学“大学生寒假回访母校

队长评分表

评选人：

日期：

通过