行政部管理规章制度副本Word文档格式.docx
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四、档案借阅审批表19
五、信件领取登记表错误！
六、印章使用登记表20
七、图书资料借阅表错误！
第四章行政人事管理错误！
第一节行政人事岗位职责错误！
一、行政人事主管岗位职责错误！
二、行政人事专员岗位职责错误！
第二节行政人事管理制度错误！
一、员工考勤管理制度错误！
二、员工出差管理制度错误！
三、公司会议管理制度24
四、公司提案管理制度27
五、日常纪律管理制度30
第三节行政人事管理表格错误！
一、员工考勤登记表错误！
二、年度考勤汇总表错误！
三、员工请假申请单错误！
四、员工加班申请表错误！
五、员工出差申请表错误！
六、差旅费报销清单错误！
七、公司会议记录表错误！
八、提案管理记录表错误！
九、员工提案评定表错误！
十、员工奖惩记录表错误！
十一、员工违纪处理表错误！
第五章安全管理35
第一节安全管理岗位职责35
一、安全主管岗位职责35
二、安全专员岗位职责错误！
第二节安全管理制度36
一、公司值班管理制度36
二、员工出入管理制度38
三、车物出入管理制度41
四、安全保卫管理制度错误！
五、消防安全管理制度46
六、公司保密管理制度49
第三节安全管理表格错误！
一、值班登记日志表错误！
二、保安执勤日志表错误！
三、外出员工登记表错误！
四、来宾出入登记表错误！
五、安全状况检查表错误！
六、防火设施检查表错误！
七、突发事故报告表错误！
八、事故统计汇总表错误！
第六章车辆管理54
第一节车辆管理岗位职责54
一、车辆主管岗位职责54
二、司机岗位职责55
第二节车辆管理制度56
一、公司车辆管理制度56
二、车辆安全管理制度60
三、公司司机管理制度62
第三节车辆管理表格66
一、车辆登记表66
二、车辆检查表67
三、车辆请修表69
四、保养记录表69
五、车辆加油表70
六、用车申请表70
七、派车记录单72
八、车辆事故单72
九、用车记录表74
十、车辆费用表76
第七章总务后勤管理78
第一节总务后勤岗位职责78
一、总务后勤主管岗位职责78
二、宿舍管理专员岗位职责错误！
三、食堂管理专员岗位职责78
四、保洁专员岗位职责79
五、绿化专员岗位职责错误！
第二节总务后勤管理制度80
一、员工食堂管理制度80
二、员工宿舍管理制度错误！
三、清洁卫生管理制度83
四、环境绿化管理制度错误！
第三节总务后勤管理表格86
一、食堂卫生检查表86
二、住宿人员管理表错误！
三、清洁卫生管理表86
第八章公关事务管理错误！
第一节公关事务管理岗位职责错误！
一、公关事务主管岗位职责错误！
二、公关事务专员岗位职责错误！
第二节公关事务管理制度错误！
一、公关管理办法错误！
二、参观管理规定错误！
三、公务接待制度88
四、对外宣传制度90
第三节公关事务管理表格错误！
一、商务接待安排表错误！
二、公司参观申请表错误！
三、公关接待审批表错误！
四、公关活动策划表错误！
第一章行政部组织结构与责权
第一节行政部职能与组织结构
一、行政部职能
行政部是公司的综合办事部门。
其核心职能主要包括以下四个方面。
1．参谋职能。
行政部不仅应在日常事务方面做好上级领导的“参谋”和“助手”，更应在经营理念、管理策略、企业精神、企业文化及用人政策等重大问题上有自己的见解，从而真正成为上级领导不可或缺的“高参”与“臂膀”。
2．沟通职能。
行政部应清晰传达上级领导指令，沟通、协调各部门之间的工作，保证高效地完成任务。
3．管理职能。
行政部担负着文件归档、办公自动化、人员接待、车辆调度、总务后勤（卫生、食堂、员工宿舍）、安全保卫等工作。
4．服务职能。
行政部应积极为各职能部门提供后勤保障。
第二节行政部责权
一、行政部职责
行政部负责管理公司的日常行政事务，做好上传下达、沟通联系和综合协调工作，确保公司各项工作正常运行。
二、行政部权力
为了保证公司各项规章制度的良好运行及行政管理工作的高效展开，行政部拥有6项工作权限力。
第三节行政部管理岗位职责
一、行政部经理岗位职责
行政总监负责对公司行政人事日常工作进行监督、管理。
第四节行政主管岗位职责
一、行政主管岗位职责
行政主管负责对日常行政事务进行计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制及检查总结等方面的工作。
通过对办公事务进行有效管理，可以提高办公人员的工作效率，进而提升公司的综合竞争力。
三、行政文员岗位职责
行政文员的工作内容包括收发公文、接待来访、协调公司内外关系等。
其主要职责
一、办公设备管理制度
第1章总则
第1条目的
为了保证公司电话、电脑、打印机、复印机和传真机等办公设备的正常运转，提高办公设备的工作效率和使用效率，特制定本制度。
第2条适用范围
本制度适用于对公司内部所有办公设备的使用管理。
第2章办公设备购买
第1条各部门在年初部门计划中统一将购买办公设备的费用列入预算，经公司领导审批后由办公事务部门统一购买。
第2条对于临时需要的办公设备，要经总经理审批通过后方可购买。
第3章电脑使用管理
一．总则：
1.为了规范我司计算机的使用与管理，提高工作效率，确保电脑及局域网正常运作，使计算机更好的发挥其作用，特制定本制度。
2.本制度所称的电脑主要指：
主机、显示器、键盘、鼠标、打印机、以及所有的电脑网络产品和附属设备，各类应用软件等。
二．使用规定：
1.部门配备的电脑设备，实行使用人负责制。
工作人员要加强电脑知识的学习，按规范要求正确操作使用，注意电脑设备的保养和维护，严防病毒侵入，保证正常运转；
严禁非本部人员擅自使用，人为造成设备损坏，除追究当事人的责任外，其维修费用从当事人工资中核减。
2.公司网络资源是公司用于工作目的的投资，电脑是公司员工教育学习、处理信息和整理资料的重要工具，只能用于工作。
严禁在工作时间浏览与公司工作无关的网页、资料，严禁利用电脑玩游戏、看影碟、网上聊天等或进行其它与工作无关的活动，严利用电脑设备播放反动、黄色音像、访问不健康的网站。
3.QQ使用规定：
QQ工具只能用来联系与工作有关的事宜，包括文件的传输、相关单位和人员的沟通联系、信息的发布等，禁止利用QQ工具同与工作无关的人员聊天，传输文件等。
4.严禁私自安装聊天、游戏等与工作无关的软件。
电脑使用中出现软件系统损坏应及时维修，加强网络安全管理，个人不得随便安装网上下载的软件，如
因私自安装无关软件造成电脑系统损坏的，由专业人员负责维修或赔偿等值电脑。
个人不能私自对电脑软件进行改动、安装或删除等操作。
严禁私自拆卸电脑，调换配件。
一经查实，按损坏程度进行相应处理；
电脑使用中出现故障需要维修的，请与物资部负责人员联系。
由于操作不当造成硬件损坏，由个人自行维修或赔偿等值同类硬件。
5.更换电脑时，要做好文件的拷贝工作，同时在电脑负责人的协助下检查电脑各方面是否正常。
6.离职时，应保证电脑完好、程序正常、文件齐全，接手人在确认文件无误后，须找电脑负责人检查电脑运行是否正常。
未按上述程序操作而导致的一切后果由接手人承担。
7.计算机名称、IP地址由物资部统一登记管理，如需变更，应在公司物资部做变更备案登记。
8.对于密级文件及数据要建立双备份制度，对重要资料除在电脑贮存外，还应定期拷贝到服务器、U盘或移动硬盘上，便于公司文件统一管理，以及防遭病毒破坏或断电而丢失。
9.不得将来历不明的软件装入机器运行，防止染上"
病毒"
。
发现机器故障及时报告，不得擅自进行维护，防止造成损失。
电脑设备维修应由专业人士进行。
严防计算机病毒入侵，其它单位或个人的外部存储设备（如软盘、Ｕ盘、硬盘等）不得随意连入计算机，确有必要连入的必须事先进行病毒扫描。
不得使用未经病毒检查的软盘
10.加强本司电脑设备的集中统一管理。
未经领导批准，部门不得自行调换、
拆卸、处理电脑及附属设备。
设备的配备、更新、维修和报废都须按程序通知物资部管理人员。
上机人员未经许可不得私自拆卸和连接各种硬件设备；
不准在非正常状态下使用计算机，严禁私自拆卸机箱，硬件或应用软件出现异常，应及时与管理人员联系。
未经部门同意，计算机及其附属设备不得外借。
11.无论是本单位，还是外单位人员，凡与本部门无关人员，严禁上机操作。
各部门及个人在未经允许下，不得打开其他部门或个人的邮件，更不得打开来历不明的邮件及附件。
12.员工离开座位超过半小时需关闭显示器，以延长显示器的使用寿命和节约用电，下班后需按正确方法关机，并关闭电源，关好门窗，方可离开。
三．安全规定：
1.部门或个人应高度重视公司的技术秘密和商业秘密的保护。
2.严格遵守保密制度，工作人员不得将保密文件资料上网共享。
3.重要的部门或个人文档必要时需加密；
对公司或个人的资料，未经允许任何人不得进行改动，或者告之部门之外的人员。
四．处罚办法:
1.违反规定者视情节轻重给予口头警告、书面警告直至记过处分。
2.违反规定者视情节轻重给予书面警告甚至记过处分并处以一定数额的罚款。
3.违反规定者视情节轻重给予严重警告、罚款或者开除处分。
4．附则
本规定由公司物资部制订并负责解释，报总经理核准后施行。
第4章电话使用管理
第10条电话由行政部统一管理，各部门主管负责监督与控制使用情况。
第11条各种外线电话须配置“长途电话记录表”，逐次录使用人、受话人、起止时间、联络事项及交涉结果。
该表每月转办公事务主管审阅。
第12条长途电话限主管以上人员使用，其他人员使用长途电话时需先经主管批准。
第13条禁止因私事拨打长途电话。
第5章打印机、复印机使用管理
第14条打印机、复印机由专人负责管理，其他人员未经批准不得擅自使用。
第15条打印、复印文件资料要办理审批手续，详细填写打印及复印的时间、标题、份数和密级，经主管批准签字后方可进行。
第16条凡需打印的文件、表格等，字迹要清晰，语句要通顺。
打印的文件由拟稿部门负责校对。
第6章传真机使用管理
第17条传真机由专人负责保管，其他人员不得自行使用。
第18条不得使用传真机传送个人材料，机密文件需经公司领导批准后方可传真。
第19条建立传真登记、签收制度，并立档备案。
第20条每天下班后，将传真机设置为自动接收状态，以防止遗漏重要文件。
第7章其他办公设备使用管理
第21条公司所有办公设备都要指定专人管理，其他人员必须经设备主管人员批准后方可使用。
第22条办公设备要定期养护，以免因老化而影响使用。
第23条办公设备使用人员要保证设备的安全，如果因使用人员过失造成办公设备丢失或损坏，要追究相关人员的责任。
第8章办公设备使用监管
第24条公司办公事务部门负责对办公设备的使用情况进行不定期检查。
第25条公司办公事务部门对违规使用办公设备的人员有提请处罚的权力。
第9章附则
第26条行政部对本制度拥有解释权。
第27条本制度自公布之日起实行。
二、办公用品管理制度
为规范办公用品的发放流程，让员工按照节约的原则领取、使用办公用品，特制定本制度。
本制度适用于公司所有办公用品的发放和管理工作。
第2章办公用品的申请
第3条对于日常易耗品的申请，直接由申请部门填写“申请单，经主管领导签字确认后，到行政部登记领取。
公司易耗品申请单
第4条各部门如需申购办公用品，还必须另填一份“采购单”（如下表所示），经行政部门确认审核后，由行政部门统一购买。
公司办公用品订购审批单
第5条“采购单”中要写明所需物品、数量、质量和规格。
第3章办公用品的购买
第6条行政部门统一购买办公用品，如有特殊情况，允许各部门在提出“采购单”的前提下就近采购，由行政部审核，并且把审核结果连同“采购单”一起交付行政部门保存，作为日后《办公用品使用情况报告书》的审核与检查依据。
第7条根据办公用品的库存情况以及消耗水平，确定订购数量。
第8条行政部门在购买办公用品时，要货比三家，选择其中价格、质量最优者。
第9条办公事务部门必须依据“采购单”，中写明订购日期、订购数量、单价以及物品来源等。
第10条收到办公用品后，行政部部门要按“送货单”验收，核对品种、规格、数量与质量，确定无误后，在“送货单”上加盖印章，然后入库。
第5章办公用品的保管
第15条办公事务部门必须对所有入库办公用品一一填写台账（如下表所示）。
项目
物品名称
编号
数量
单价
入库时间
备注
第16条办公事务务专员必须掌握办公用品的库存情况，并经常整理与清扫，必要时要做好防虫等保护工作。
第17条办公用品仓库一年盘点两次。
盘点工作由办公事务主管负责。
盘点要求做到账物相符，如果不相符必须查找原因，然后调整台账，保证两者一致。
第18条非易耗类办公用品如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿。
第19条非工作原因严禁将办公用品带出公司。
第6章办公用品使用的监督
第24条办公事务部门应定期核对“办公用品申请单”与办公用品的实际使用情况。
第25条办公事务部门要不定期核对办公用品领用传票与办公用品台账。
第26条办公事务部门要对各部门办公用品的使用情况进行不定期检查，杜绝浪费办公用品的行为。
第9章工作服管理制度
一、工作服管理目的
为树立和保持公司良好的公众形象，塑造企业文化，进一步规范管理，特制定本规定。
二、工作时间着装及仪表要求
1、所有员工必须按照公司规定着装，保持良好的精神风貌，树立良好的公司形象；
上班时间内必须穿着工作服。
2、工作时间须注意仪表，穿着整洁、得体大方；
3、工作装应经常换洗，不得出现掉扣、错扣、脱线现象。
换装时间：
夏装：
5月1日至10月31日
冬装：
11月1日至次年4月30日
三、工作服的使用及发放
1、公司所有员工在入职一周后可到行政人事部领取应季工作服，需本人亲自领取，领取前需到财务交纳工作服押金100元整，凭财务开具的收据到行政人事部领取工作服，离职时退回工作服后到财务领取工作服押金。
2、工作服夏装员工每年可以以旧换新2件夏装。
3、、员工在辞职办手续时其工作服应事先洗干净叠好再退还给仓管员，仓管员视工作服新旧情况进行分类保管，以便下次优先发放使用。
4、如遇到工作原因发生意外损坏或者其他特殊情况需要提前换发时，由本人填写申请表，写明情况。
经行政管理中心核实后，准予提前换发；
4、如因个人原因，造成工作服丢失，失窃或未到期破损要求提前换发，由本人补缴相应的费用；
五、遵守事项
1、上班时间必须统一着公司配发的工作服，（每周六如公司无特殊公务安排可不着工作服，但员工着装应端庄大方）；
2、应尽量减少工作服在非工作时间的损耗；
3、员工不得擅自改变工作服的式样；
4、行政管理中心负责对以上行为进行不定期抽查，对不按规定着装者，进行处罚；
5、部门经理级以上管理人员有指导与监督员工穿着工作服的责任。
6、公司任何人不得擅自对工作服样式进行更改，或借给非本公司人穿着
第8章附则
第27条本制度自发布之日起实行。
三、办公文书管理制度
为确保公司文书事务能够正常进行，提高公文处理的效率和公文的质量，特制定本制度。
第2条管理原则
准确、快速。
第3条适用范围
本制度适用于对公司内部所有公文文书的管理。
第2章文书的种类
第4条文书的范围
本公司文书包含公司业务工作中的往来公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿和图标参考书等一切业务用书与公文。
第5条文书保密等级划分
1．绝密，指极为重要且不得向无关人员透露内容的文书。
2．秘密，指次重要且不能向无关人员透露内容的文书。
3．机密，指不宜向公司以外人员透露内容的文书。
4．普通，指非机密文书。
如果附有其他调查问卷之类的重要资料，则另当别论。
第3章文书制作规范
第6条文书的制作要领
1．文书内容必须简明扼要，一事一议，语言、措辞力求准确规范。
2．起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，必要时另附相关材料与文件。
3．必须明确起草文书人的责任，并正确署名。
4．修改请示提案文书时，修改者必须认真审阅文书原件，修改后必须署名。
第7条文书的起草必须征得主管同意，并在主管做出明确决定后进行。
重要文件还应经过公证，并在正式文书形成前，附上有价值的证明文件。
第8条文书的署名
1．公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名；
如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书，只需部门署名；
如果是重要文书，按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名和职务。
2．对外文书，如合同书、责任状、政府许可申请书、回执和公告等重要文书，一律署总裁职务与姓名。
如果是总裁委托事项可由指定责任者署名。
除上述规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。
第9条文书的盖章
1．在文书正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门印章。
2．如果文书署名者不在，可加盖代理者印章，并加盖具体执行者印章，但在文书存档前必须加盖署名者印章。
3．以部门或公司名义起草的文书，须在旁边加盖有关责任者的印章。
第4章文书的收发
第10条文书主管部门负责接收文书，并按下列要点处置。
1．如果一般文书，予以启封，分送各部门。
2．将私人信件直接送交收信人。
3．分送各部门的文书若有差错，必须立即追回。
第11条各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上登记。
第12条需要邮寄或专人递交的文书，必须写清发送或接受单位、地址、收件人姓名等内容，必要时还需交文秘室回复或回执。
如是公司内部文书，原则上不需封缄。
第5章文书的处理
第13条普通文书处理
1．部门经理以上级别的主管人员，负责对文书进行审批、答复、批办以及做出其他必要的处理，或者指定下属对文书进行具体处理。
2．处理中如遇重大问题或异常现象，需及时向上级汇报，并按领导指示办理。
第14条机密文书处理
1．机密文书原则上由责任人或当事人自行处理。
2．亲启文书原则上由信封上所指明的人开启，其他人不得擅自开启。
如果主管领导在职务上有权替代指明者，可不受本条规定约束。
第15条与多个部门有关的文书，在处理意见上如存在分歧，则由文书的主管部门出面协商；
如果协商无法达成一致，则应请示上级领导，由上级领导裁决。
第6章文书的整理与保存
第16条文书的整理与保存
1．全部完结的文书，应在结办后三日内，交行政主管归存，按“完整、有序”的原则对文件进行整理、检查，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。
2．个人不得保存公司文书，凡参加会议带回的文件，应及时交行政部登记保管，离职员工应将文件和记录本清理移交。
3．分公司或分支机构的文书分为两类：
一类是特别重要的文书，由主管保存；
另一类是一般的文书，由各部门保管。
第17条文书的保存年限
1．永久保存的文书包括：
章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；
重要的契约书、协议书、登记注册文书；
股权关系文书、重要的诉讼关系文书；
重要的政府许可证件；
有关公司历史的文书；
决算书和其他重要的文书。
2．保存10年的文书包括：
请求审批提案文书；
人事任命文书；
奖金工资与津贴的有关文书；
财务会计账簿、传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书。
3．保存5年的文书，指不需要保存10年的次重要文书。
4．保存一年的文书，指无关紧要或临时性的文书。
如果是调查报告则由所在部门主管确定保存年限。
第18条注意事项
1．对于重要的机密文件，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。
2．对于保存期满及没必要继续保存的文书，经主管决定，写清销毁的理由和日期之后，予以销毁。
一律以焚烧的方式销毁机要文件。
任何个人不准擅自销毁文件或出售。
不需立卷的文件材料应逐件登记，报公司领导批准后销毁。
3．销毁秘密级以上文件前要进行登记，由专人监督，保证不丢失、不遗漏。
4．如果职务或部门划分发生变更或者做出调整，必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更与调整后的结果。
5．必须做好重要文书的借阅登记工作，并注明归还日期。
借阅前必须出示借阅证。
第7章附则
第19条行政部对本制度拥有解释权。
第20条本制度自公布之日起实行。
第三节行政管理表格
四、档案借阅审批表
文书档案名称
密级
起草人
起草部门
升级会员 