企业内部控制标准手册文档格式.docx

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这一概念还认识到，忠诚不渝，良好的业务判定以及一种良好的操纵文化是必不可少的。

就治理人员选择操纵程序和技术而言，实施操纵的程度是一个合理业务判定问题。

假如其中任何操纵标准都不切实际或不可行，如在小规模或偏远地区的业务经营或合资企业经营，治理人员必须从以下备择方案中作出选择：

·

通过加强监察和审计改善现行治理；

制定替代或补偿性操纵措施；

和／或

同意薄弱操纵所固有的风险。

四．过程

此文件中的操纵标准，正如内部操纵盘所说明，不应被视为〝孤立的〞。

内部操纵标准，工作程序准那么，财务和人力资源政策以及摩托罗拉行为准那么均应被视为建立、爱护和改进摩托罗拉内部操纵制度过程的组成部分。

内部操纵的过程，如下文所述，必须以我们的六个西格玛质量和缩短循环作业周期的创意为推动力，公布反映我们授权于职员和不断进取的宗旨。

所有各级组织必须全力支持。

过程本身应包括经营分析，制定操纵程序和技术，交流及监测。

经营分析要求对风险作出评估和确定适当的操纵目标。

还必须对经营环境〔例如自动化水平，就地授权和资源〕予以考虑并进行成本一效益分析，以确保操纵成本不超过其效益。

依照经营分析，能够选择专门的操纵技术或程序。

这些技术或程序能够包括批准，授权，调整帐目，职责分工，审查以及文件记录。

在整个过程中，必须通过培训，意识和反馈的形式达到广泛的交流。

内部操纵一俟就绪，应受到监测和评判。

这一点能够通行自行审计，内部审计及外部审计在一定程度上的结合来完成。

得到的反馈能够用来进一步改进内部操纵制度。

五、责任

所有摩托罗拉职员都有责任遵循内部操纵标准。

每一事业总部，集团，分部单位，子公司以及设施的总经理、财务经理或财务总监都要〝身先士卒〞，为遵守内部操纵制造合适的环境。

他们必须保证本手册所提出的操纵准那么在其组织内得以确立，适当地势成文件和贯彻执行。

这些标准的执行情形，将由公司审计部的定期审查以及，假如可能的话，以自行审计来监督，并将纳入各事业总部和集团呈交公司财务治理部门的报告书。

六、舞弊

舞弊是有意的盗窃、挪用、侵吞摩托罗拉公司的财产。

摩托罗拉公司的财产包括，但不限于；

现金、产品、原料、设备、用具、废品、残品、修理服务、软件和知识财产。

公司职员，客户，供应商等其他人员均可能有舞弊行为。

调查说明，因舞弊给公司造成的缺失已占年收入的０．０５％到２％，其中大多数事件或举报的舞弊行为是业务关联单位所为。

舞弊行为已进展到被认为是一种可乘之机或能够同意的合理行为。

在登记和报告公司帐目中也会发生舞弊。

财务报告全国监察委员会对报告舞弊有如下定义：

财务报告舞弊属于有意或疏忽行为，不管是否有意或者疏忽：

结果差不多上产生有重大误导的财务报表。

财务报告舞弊涉及许多因素，以许多形式表现出来，能够是蓄意、严峻地歪曲公司记录，例如盘存标签，或者是虚假的业务事项，例如虚假的销售和订单数字，能够是滥用会计原那么。

公司任何一级的职员，上至最高级治理人员，到中层治理人员，下至最低层职员均有可能牵涉到舞弊事件中。

〞

对舞弊的威摄和预防

摩托罗拉的每一位经理都有职责制造一个操纵体制和环境，它能够防止职员、供应商、客户等其他人员所处的地位不同时具备舞弊的方法和机会。

摩托罗拉的治理当局差不多建立了一种结构，通过推行内部操纵，将其作为良好的商业行为，防止公司存在舞弊的机会。

这一结构包括：

摩托罗拉行为准那么，内部操纵标准的培训、工作程序准那么，财务准那么，电子资讯安全标准和公司的其它标准和政策。

舞弊的检查和报告

摩托罗拉每一位职员都有职责协助预防舞弊的发生。

假如职员发觉可能发生舞弊的情形，应向其治理部门报告。

假如职员怀疑差不多发生舞弊行为，必须向当地财务总监和保安经理报告。

所有实际发生的舞弊行为，必须向总公司保安部部长报告。

关于怀疑的舞弊行为，职员不应试图进行个人调查。

调查工作将由保安部、法律部和审计部进行

舞弊报告热线

假如职员怀疑有舞弊行为，应使用美国８００－５－ＥＴＨＩＣＳ报告。

七、修订

依照需要，将对内部操纵标准加以修订。

修改建议通过摩托罗拉内部操纵委员会提出。

所有有关标准的修订，均将由公司总监办公室审查和认可。

八、操纵标准的例外

在极少数情形下，从成本的观点动身，或对规模较小的机构和偏远场所，内部操纵标准的某些部分可能不切实际，在这类情形下，该组织应要求准许遵循不同的操纵程序。

要求采纳替代操纵程序，应按照各事业总部／集团的政策予以审查和批准。

内部操纵标准

导论

本文件中的差不多操纵目标是按业务周期的模型分别阐述的，以便于实施，参考和后续评估。

业务周期的定义是一系列相关的事件或过程。

通常，一个周期包含一项业务从开始到完成的全过程。

例如，一项业务的收入周期包括；

同意客户定单，装运材料，为客户开具票据，保持应收帐款记录，以及记录客户的支付。

每一周期内部的操纵准那么，旨在符合我们内部操纵制度的差不多目标和外部要求，其中包括公认会计原那么以及适用的法律和规定。

然而操纵标准之全然是：

〔ｉ〕按照治理部门一样或特定的授权处理业务事项；

〔ii〕业务事项要予以正当的说明和准确及时的记录；

〔ｉｉｉ〕公司的资产和记录要予以妥善的爱护。

下面的操纵矩阵是按照上述标准处理所有业务事项的一样准那么：

操纵矩阵

目标

输入

处理

输出

授权

来源是否通过授权？

程序是否被批准？

是否与所批准的相符？

记录

是否准确和完整？

是否及时？

是否有文件证明？

由谁处理？

何时处理？

是否遵循程序？

是否可复原？

治理人员的审查是否充分？

是否有审计线索？

是否平稳？

爱护／安全

应由谁操纵？

责是否划分？

谁可进入？

职职责是否划分？

遵循的程序是否完善？

是否有保密性？

谁应持有？

差异是否得以妥善的解决？

验证

来源是否正当？

关于差异的调查和审查是否充分？

治理人员的审查是否充分？

以下一样操纵目标适用于所有业务周期，摩托罗拉的所有经营均应予以采纳。

１．１所有雇员必须遵守摩托罗拉行为准那么〔见本文附录Ａ〕。

高级雇员需定期确认对行为准那么的遵守。

１．２所有有关组织必须奉行摩托罗拉有关政策和程序指南。

摩托罗拉各经营单位内部制定的政策和程序最低限度必须符合公司政策所规定的操纵要求，不得与其冲突。

政策和程序必须予以定期审查和更新。

１．３必须在公司所有的职能领域建立和爱护充分的职责和治理责任划分。

一样而言，保管、处理／经营和会计等责任应予以划分，以便独立地审查和评估公司的运作。

假如充分的责任划分无法实现，必须建立其他补偿性操纵，并形成文件。

１．４任何人不得直截了当或间接伪造或促使伪造公司的任何帐册，记录和帐目。

１．５所有组织必须制定一项内部操纵制度，确保公司的资产和记录得以妥善的爱护，以防丢失、破坏。

被盗，更换或XX的接触。

１．６公司的记录必须按照既定和认可的记录保管政策予以爱护。

1．７所有经营单位的成本和费用必须保持在预算操纵以下。

必须定期对实际费用与预算进行比较，所有重大出入均须予以调查。

1．８必须就公司信息的敏锐性／保密性对雇员进行教育，XX雇员不得向公司以外的个人或〝无需明白〞的公司雇员泄露此类信息。

处理保密／专有信息亦需具备充分的安全措施。

１．９所有经营单位和设施必须制定向经营治理部门证明和报告舞弊，贪污及违反法律和商业道德行为的程序。

任何重大事件的报告必须送交公司的法律，审计和保安部门。

１．１０公司业务循环中的重要业务事项，必须是可追查的，经授权的，经鉴定的，完整的，并必须按照既定和批准的记录保管政策加以储存。

２．０收人周期

收入周期包括如下职能：

收取客户订单；

给客户确定资信；

装运或交付物资、设备或劳务；

开具销售和租赁业务帐单井予以记录；

爱护和监督应收帐款；

建立有效的收帐程序；

记录和操纵现金收入；

以及恰当地估价应收款余额。

治理人员选择操纵程序和技术过程中，实施操纵的程度是一个合理的业务判定。

决定内部操纵实施程度的一样准那么是，操纵成本不应超出所产生的效益。

收入循环包括的具体职能或部门是：

２．ｌ订单入帐／审核２．５应收帐款

２．２资信２．６收帐

２．３装运２．７现金收入

２．４开具帐单

２．１·

１订单必须予以记录，记录的依据只能是客户的订货订单或其他证明客户正式订货的证据。

参照风险：

Ａ－１，Ａ－２，Ａ．３

２．１．２在同意或装运新客户订货之前必须对其资信加以审查。

Ａ－４

３客户要求的物资或劳务，如未作专门规定或与客户购货承诺不符，须经财务治理部门批准之后才可处理。

Ａ－５

２．１．４同意订单的正式确认书必须及时送至客户，除非合理的业务惯例另有其他规定。

Ａ－６

２．１．５订单在送交生产及或装运之前，必须有适当的证明并全面审核。

需经审查的项目包括：

有关的合同格式，购货订单条件，装运和支付条件，资信批准，适用税赋单据及运算，价格总金额，产品的适当性以及是否遵守联邦，州及地点政府的法律和规定及出口管制要求。

Ａ－ｌ，Ａ－２，Ａ－４，Ａ－７，Ａ－８

２．１．６折扣和折让如超出事业总部／集团治理人员所规定的数额，需经市场营销部和财务治理部门批准。

Ａ－８

２．１．７客户订单信息必须严加爱护，XX不得接触。

Ａ－９

２．１．８未结清订单必须定期予以审查，以查明有无拖欠订单。

拖欠订单应予以研究和解决。

Ａ－１０

２．１．９在同意销售和租赁合同之前，必须制定审查和批准政策和程序，并编制成文件。

参照风险Ａ－１１

Ａ－１可能在没有有效的客户承诺的情形下制造和装运产品，或履行劳务。

Ａ－２制造订单上的产品、数量、售价、付款条件、销售或运送地址可能有误。

Ａ－３可能依照无效订单支付销售佣金。

Ａ－４产品或劳务可能售给一未经核准或资信不足的客户，结果导致帐款无法收回。

Ａ－５装运的产品可能与客户订单不符，并可能由客户转为个人使用。

Ａ－６在制造和装运之前可能无法查明和更正订单Ｌ的错误〔如产品、数量、价格〕

Ａ－７不遵守政府规定可能导致巨额罚款、处罚及或出口优先权的丧失。

Ａ－８可能同意、处理了治理部门不能同意的价格及或条件的订单。

Ａ－９销货订单可能丢失、销毁或更换。

保密资讯可能被利用，给公司造成缺失。

Ａ－１０可能无法说明拖欠订单，结果导致客户不满及或撤销订单。

Ａ－１１销售和租赁合同在定价、条件、处罚条款或资信风险方面可能为治理部门所不能同意。

２．２资信

２．２．ｌ摩托罗拉的每个单位内部均须制定正式的书面资信政策和程序，并已必须由事业总部／集团财务治理部门审查和批准。

Ｂ－１，Ｂ．２

２．２．２必须对每一客户确立资信限额。

在适当的情形下，〝无限〞资信额度是可同意的。

必须在客户的资信记录上记入资信限额，资信限额必须以关于客户支付能力的审查为依据。

应使用可靠的外部信息来确定这种限度。

Ｂ－２

２．２．３在同意及或装运客户追加订货之前，必须审查经批准的资信限额和现有应收帐款余额。

超出资信限额，需先经财务治理部门认可。

Ｂ-2

２．２．４既定的客户资信限额必须至少按年度审查，以查明是否充分。

在适当情形下，资信限额的调整必须由财务治理部门作出和批准。

Ｂ一1资信审查方法不一致及或不充分。

Ｂ－２产品或劳务可能售给未经核准的客户，或售给不能同意的资信风险对象，结果导致坏帐。

２．３装运

２．３．1所有从摩托罗拉设施装运的产品或设备均需正当的授权。

Ｃ一1，Ｃ－２，Ｃ－３，Ｃ－４

２．３．２销售订单或装运授权应定期予以登记〔至少每月一次〕。

Ｃ－３，Ｃ－５，Ｃ．９

２．３．３所有发货必须预备适当准确的单据。

Ｃ－１，Ｃ－２

２。

３．４所有装运的物资单据必须有编号操纵。

货运证明必须送交会计或开帐单部门。

假如序号的完整性不是由运算机操纵的，货运单据必须预先编号。

Ｃ－３，Ｃ－７，Ｃ－８

２．３．５必须从承运人那儿猎取货运证明，例如签字的提单，以确定产品或设备的实际和合法转让。

这类单据必须始终反映实际装货日期。

Ｃ－３，Ｃ－６，Ｃ．７

２．３．６待装运的产品的类型和数量必须至少以抽查的方式予以核实。

Ｃ－２，Ｃ－４

２．３．７如良好的业务惯例所规定的。

装运部门地点应与生产和验收设施划分开。

Ｃ－４

２．３．８进入装运地区必须仅限于被授权的人员。

２．３．９每一装运场所必须建立同销售截止程序，该程序必须经经营治理部门和有关财务治理部门批准。

Ｃ．７

２．３．１０空白装运核准单，数控装运票据以及提单必须加以爱护，防止XX的接触和使用。

Ｃ－８

２．３．１１装运职能部门必须独立于开票和应收帐款职能部门。

Ｃ－３，Ｃ－１０

Ｃ－１物资可能发往错误的或未经核准的客户，或发往错误的客户地点。

Ｃ－２装运的产品或数量可能显现误差；

或者产品的装运可能提早、拖后、或违反出口管制及或海关要求。

Ｃ－３产品或物资可能差不多装运，但未予开票据或未予记录。

Ｃ－４客户的物资可能被丢失，误放或盗用。

Ｃ－１物资可能发往错误的或未经核准的客户，或发往错误的客户地点。

Ｃ－５经核准装运的产品可能未装运。

Ｃ－６摩托罗拉可能无法向承运人追偿其丢失的产品。

Ｃ－７由于完整的和准确的信息可能来送到会计或开票部门，收入和与之相关销售成本可能记入错误的会计期间。

Ｃ－８关于已装运的产品无法进行会计处理。

未开票及或被盗用的发货可能无法查明。

Ｃ－９可能无法及时查明和解决拖欠或丢失的销货订单。

Ｃ－１０可能发生有意制造差错或资产私吞问题。

２．４开票据

２．４．１销售业务的会计责任属于财务部门的职责，不得授于任何其他职能部门。

假如发票是由运算机制作的，财务部门必须确保发票制作的全面操纵。

Ｄ-1，Ｄ－２，Ｄ－３

２．４．２开票职能部门必须独立于装运和应收帐款职能部门。

D-３

２．４．３开票业务必须依据发货和订单／审核单据及时处理。

假如序号的完整性不是由运算机操纵的，所有发票必须预先编号。

Ｄ－ｌ，Ｄ－２，Ｄ－４，Ｄ－５

２．４．４必须建立程序以确保所有装运的物资均已开出帐单，例外事项得以及时解决。

Ｄ－２，Ｄ－３，Ｄ－４

２．４．５必须具备充分的审查或运算机审核，以确保发票记录准确，收入记入有关会计期间。

Ｄ－１，Ｄ－２，Ｄ－４

２．４．６帐单中的项目可绝对不承诺错列。

Ｄ－４，Ｄ－６，Ｄ．９

２．４．７必须按照地点法律在帐单中列明销售税或增值税。

假如不开税票，需有客户免税资格证明。

必须取得该证明并予以存档。

Ｄ－７

２．４．８所有〝免费〞发票，或为非摩托罗拉单位提供货运或劳务的其他〝兔费〞票据，必须具有财务治理部门以及，假如适当的话，市场营销治理部门的书面批准。

Ｄ－８

２．４．９所有为非摩托罗拉单位提供货运或劳务开出的〝备忘帐单〞等文件必须有财务部门的书面批准。

Ｄ－Ｉ，Ｄ．３

２．４．１０发票开具完毕必须直截了当送交客户，不得返回资信／收帐部门修改。

Ｄ－１０

２．４．１１必须建立合适的截止程序，以确保收入入帐的正确。

Ｄ－４

２．４．１２所有向客户发送的贷记凭单，必须在发出之前附有单据证明，并经财务部门批准。

Ｄ－３，Ｄ－１１

４，１３贷记凭单必须按序号操纵并定期予以登记。

假如序号的完整性不是由运算机操纵的，贷记凭单必须预先编号。

Ｄ－４，Ｄ－１２

２．４．１４空白发票和贷记凭单必须予以安全爱护。

Ｄ－１３

２．４．１５所有租赁，工时和材料，劳务以及进度收款帐单必须按照有关的合同或协议及时予以处理。

必须按照公认会计原那么对取得的收入予以确认。

Ｄ－４，Ｄ－５

２．４．１６〝收帐通知单〞或〝见下〞发票〔没有直截了当从工厂给客户开票，而是分别开具发票〕必须按照事业总部／集团的政策予以处理。

这类发票需有财务治理部门的事先书面批准。

Ｄ－９，Ｄ－１４，Ｄ－１６

２．４．１７〝收帐通知单〞或〝见下〞发票必须及时与购货合同或协议以及有关工厂的发票核对。

Ｄ－９，Ｄ－１５，Ｄ－１６

Ｄ－１销售业务的处理可能显现错误，帐单和其他条款可能有误。

Ｄ－２销售业务可能差不多发生，然而未予开出帐单及或未作记录。

Ｄ－３可能发生有意差错或资产盗用。

其中包括：

产品可能装运，但未开帐单。

ｂ发运物资可能开出帐单，但未做会计记录。

产品可能开出帐单并予以记录，但未装运。

Ｄ－４收人和销售成本记录可能显现错误及或记录于错误的会计期间。

Ｄ－５由于帐单开出不及时，现金流淌可能无法达到最大限度，可能形成无法收回的帐款。

Ｄ－６可能违反出口条例要求。

公司亦可能由于发票有误而受到外界起诉。

Ｄ－７假如档案中没有充足的证据证明免税资格，摩托罗拉将负担帐单中未列的销售税或增值税。

Ｄ－８〝免费〞业务可能无法如实地记入会计帐册。

公司内部往来交易可能无法查明。

Ｄ－９摩托罗拉可能关心客户绕开客户的内部操纵制度。

ａ产品可能装运，但未开帐单。

Ｃ产品可能开出帐单并予以记录，但未装运。

Ｄ－４收入和销售成本记录可能显现错误及或记录于错误的会计期间。

Ｄ－１０可能发生有意更换发票及或应收帐款问题。

Ｄ－１１贷方业务事项可能反映不恰当的业务处理或有悻于良好的业务惯例。

Ｄ－１２未能将所有贷方业务事项记入会记帐册。

Ｄ－14可能发生未经批准使用单据问题，结果造成收入缺失或给摩托罗拉的声誉造成不利阻碍。

Ｄ－15帐单错误可能无法赶忙查明和解决，导致收入缺失。

Ｄ－１６帐单错误可能导致客户不满。

２．５应收帐款

２．５．1负责应收款帐目的人员不得兼负帐单处理或汇款责任。

Ｅ－ｌ

２．５．２应收帐款明细帐必须依照经核对的给客户的帐单和汇款为依据予以记录。

必须制定程序以保证准确和及时地记录发出帐单和客户付款。

Ｅ－２，Ｅ－３，Ｅ－６

２．５．３应收帐款明细帐必须按月与总分类帐调剂。

应妥善处理任何差额。

该项调剂应经上一级会计主管人员批准。

Ｅ－４，Ｅ－６

２．５．４应收款帐龄分析必须由财务部门审查，以查清有无专门或严峻的拖欠帐款项目。

帐龄分析必须准确无误，不得歪曲客户债务种类〔例如，订金，预付款，或未分配的现金或资信额度〕。

Ｅ－３，Ｅ－５

２．５．５必须采纳应收款帐内部治理报告制度。

内部报告或档案包括，应收款收帐周期，帐龄分析，拖欠帐款清单，潜在核销帐项，以及收帐工作是否健全等等。

Ｅ－３

２．５．６所有对应收帐款余额的调整〔例如：

贷记通知，销售退回，折让，应收款帐的核销，借记通知〕必须依照有关事业总部／集团的政策经批准后予以调整，并于确定调整时记入当期帐目。

已确认的帐款调查不得耽搁或推延。

Ｅ－６，Ｅ－７，Ｅ－８

２．５．７各事业总部／集团财务总监必须制定一套应收款〔假如适当的话，应包括长期租赁应收帐款〕估价预备政策，以便反映应收款可变现净值。

该政策必须包括坏帐预备，以及，假如适当的话，帐单调整预备的计提规定。

Ｅ－５

２．５．８必须至少按季度审查估价预备，以查明是否充分合理，并按照要求作出调整。

２．５．９应收帐款明细帐必须妥善爱护，以防丢失，毁损或XX擅自接触。

Ｅ－９，Ｅ－１０

２．５．１０应收雇员及其帐龄分析，包括差旅费借款，必须与客户应收帐款明细帐分开保管，同时必须按月审查和核对。

Ｅ－３，Ｅ－４，Ｅ－６，Ｅ－１１

Ｅ－１可能发生有意制造差错或资产私吞问题，例如：

销售发票开出，但未记录。

现金一经收讫，即被私吞。

ｂ现金收入入错客户帐户及或被私吞或挪用。

Ｅ－２由于发票及或现金收入可能未予记录，记录错误或记录于错误的会计期间，明细分类帐可能不准确。

Ｅ－３收帐工作效率低下，及或因帐龄分析有误造成怠误客户汇款或核销拖欠帐款。

Ｅ－４总分类帐或明细分类帐的差错可能无法及时查明并更正。

Ｅ－５应收帐款和长期租赁的估价预备运算可能有误。

应收款净额和有关的财务报表可能误报。

Ｅ－６财务记录和财务报表可能误报。

Ｅ－７所进行的调整可能不符合良好的业务惯例，或可能无法发觉调整中显现的差错。

Ｅ－８能够收回的应收帐款可能被核销，及或现金收入可能被私吞。

Ｅ－３收帐工作效率低下，及或因