公文处理工作目前存在的问题及分析.docx

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公文处理工作目前存在的问题及分析

公文处理工作目前存在的问题及分析

公文处理工作目前存在的问题及分析

《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号，以下简称《办法》）和《甘肃省实施〈国家行政机关公文处理办法〉细则》（甘政发〔2007〕62号，以下简称《细则》）发布以来，各市州、各部门、各有关单位（以下统称“报文单位”）认真按《办法》和《细则》规定处理报送公文，保证了各项工作的正常运转。

但近年来特别是今年以来，由于机构改革、人事变动等因素，报文单位报送省政府及省政府办公厅的公文在文种、格式等方面不同程度地出现了一些问题，公文质量呈下降趋势，退文增多。

各市州政府公文相对规范，各部门、各有关单位的公文错误较多，不仅造成了人力、物力浪费，而且严重影响了工作效率。

据统计，2010年上半年，报文单位报送省政府及省政府办公厅的公文共1311份，因错退回重报597份，占报送公文总数的45.5％（其中，第一季度287份，占第一季度报送公文总数的43％；第二季度310份，占第二季度报送公文总数的54％）。

现将具体情况通报如下：

　　一、2010年上半年报送公文中存在的主要问题 

（一）公文格式不规范。

　　1.发文机关标识不规范。

部分单位联合行文时，发文机关名称、字体、位置不符合《办法》和《细则》规定。

　　2.发文字号不正确。

部分单位行文时，发文字号不统一，有的单位不按规定编制发文字号，有的单位在发文字号中加入处室代字，影响了公文的严肃性和规范性。

注意事项等情况的说明，其中“请示”应在附注处注明联系人的姓名和电话。

但有相当一部分单位拟制的公文，没有按规定标注附注，或位置不正确、要素不全。

　　8.印章加盖错误。

《细则》规定，联合上报的公文，由主办机关加盖印章；当公文排版后所剩空白处不能容纳印章时，应调整行距、字距，使印章与正文同处一面，不得在空白页标注“此页无正文”。

但省政府收到的联合上报公文都是将行文单位的印章全部加盖，且仍存在空白页标注“此页无正文”的现象。

　　9.版记标识不规范。

版记主要包含主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、二维条码等要素，是公文的重要组成部分。

但有少数单位对版记的标注重视不够，主要存在以下问题：

一是主题词标引错误。

绝大多数单位标引主题词，既没有遵循主题词标注的原则，也不能准确反映公文内容。

二是抄送机关的范围比较混乱，有的将内部发文范围和存档情况反映在上报公文上；有的主送省政府的公文，又将省政府领导同志列入抄送范围。

三是位置不准确。

版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行，但多数单位没有按照这一规定进行标注。

（二）行文不符合规则。

　　1.报告中夹带请示事项。

有相当一部分单位在呈送省政府的“报告”中提出一些请求帮助解决的困难和问题，违反了“报告”中不得夹带请示事项的规定。

　　2.请示一文多事。

有的单位报送的“请示”一文多事，涉及多个部门的职能，在公文办理时无法确定主办部门，影响了公文的正常运转。

　　3.越级报送公文。

个别单位对应逐级行文的正常事项，进行越级请示和报告，没有根据隶属关系和职权范围确定行文关系。

　　4.本应联合行文的各自行文。

有的单位对同一事项本应联合其他部门行文却自行行文，违反了行文规则。

　　（三）文字错误和文印质量较差。

　　1.错字漏字现象频出。

有的单位对公文审校不严不细，公文中经常出现错字漏字，有的甚至在标题中出现错字别字。

　　2.单位名称简称不规范。

省政府办公厅于2010年3月就省政府机构规范化简称专门发文进行了规范，但有少数单位上报的公文中，对涉及到的单位名称仍不使用规范化简称。

　　3.字母词使用不正确。

部分单位没有认真学习《国务院办公厅秘书局关于加强对行政机关公文中涉及字母词审核把关的通知》（国办秘函〔2010〕14号），在报送的公文中没有严格规范地使用字母词。

　　4.公文印刷质量较差。

有的单位公文印刷质量不高，字迹模糊不清，给公文处理造成一定难度。

　　二、进一步规范公文报送工作的要求 

　　为了尽快扭转公文报送中存在的文件多、质量差、效率低、程序乱的局面，进一步规范公文报送工作，报文单位要切实履行好公文审核、报送职责，严格规范公文的格式，提高公文质量，确保公文运转顺畅。

（一）加强领导，明确责任，切实重视公文处理工作。

机关公文是政府公务活动的重要工具，是依法行政、保证机关工作正常运转的重要手段。

公文质量体现着机关形象和行政效率，也是机关作风的具体反映。

报文单位要高度重视公文的制发、报送工作，明确责任，严把出口关。

主要负责人要经常过问公文处理工作，及时发现问题并予以纠正；分管负责人要切实负起责任，严格遵守公文处理的规则和要求，严把公文质量关。

要选派政治素质好、业务精、责任心强的同志从事文秘工作，从源头上杜绝公文差错发生。

（二）严格遵守公文处理的相关规定，努力提高机关公文处理水平。

《办法》和《细则》是报文单位制发、处理公文的基本准则。

各报文单位要认真执行《办法》和《细则》规定，结合各自的工作实际，研究和制定公文处理的具体措施，对容易出现差错的问题严肃对待，切实加以纠正，健全和完善公文处理机制，不断提高机关公文处理的水平。

领导干部要带头学习，模范遵守，经常检查和纠正公文处理中存在的不规范、不细致、不严谨的问题。

文秘人员要熟记《办法》和《细则》的规定，熟练掌握公文处理的基本技能，努力成为处理公文的行家里手。

　　（三）切实发挥文秘部门在公文处理中的职能作用，不断提高公文质量。

各报文单位文秘部门要切实负起责任，充分发挥公文审核、把关的职能作用，明确各个环节的责任，实行分工负责制，确保公文制发、处理更加规范。

严格把好公文审核关，该上报的上报，不该上报的坚决不报，确保公文审核把关不流于形式；严格把好文种关，凡上报的公文文种仅限于“请示”、“报告”、“意见”，一般不使用其他文种；严格把好会签关，对涉及其他单位职权范围内的事项，主办单位应积极协调协办单位取得一致意见后会签上报；严格把好报送关，由专人负责报送公文，进一步加强公文报送过程中出现问题的沟通协调。

　　（四）注重加强机关文秘人员能力建设，着力培养一支高素质的文秘干部队伍。

提高公文质量，关键在于培养一支能力强、素质高、业务精的文秘队伍。

要积极适应不断发展变化的新形势，采取岗位培训、专家授课、观摩学习等多种形式，对文秘人员加强培训和交流，不断提高文秘人员的业务素质和能力，以适应岗位要求和工作需要。

　　各报文单位要及时将培训需求和见学计划报省政府办公厅。

省政府办公厅将适时举办公文处理培训班，与报文单位建立公文处理交流见学制度，通过以学代训的形式，提高文秘干部的业务水平。

为规范公文处理工作，市政府及办公厅根据《国家行政机关公文处理办法》，相继制发了一系列与之配套的工作制度和文件，对有关原则和规范进行了具体说明。

总体看执行良好，但也存在以下问题：

一是职责不清。

有些区、部门和单位对明显属于职权范围内的事务，也要求市政府或办公厅发文。

二是公文办理拖沓。

对转办的公文，有的既不按时限要求反馈办理情况，也不及时提出落实意见，还有的在部门之间运转时间过长，耽误办理时间。

三是公文质量差。

有些上报的公文无发文机关标识、无单位落款、无公章、无页码，严重失去了公文的严肃性；有的公文文种使用不当、体例格式不规范，报告中常常夹带请示事项；请求以市政府或办公厅名义下发的公文，单位对代拟文稿审核不严，标题与内容不符，语言不规范，且表述粗糙，数字引用失准，缺乏条理性，全局观念不强。

四是不按要求和规定报送文件。

有些报送的文件因不合规定被退回后，采用直接呈批的方式处理，造成领导批办与部门承办的公文逆行、脱节等。

针对上述问题，市政府领导十分重视并多次批示，要求各级领导、单位必须引起重视，采取措施，解决问题。

鉴于此，为提高公文办理质量，加强公文报送管理，确保公文处理工作有序、高效、正常运转，现就有关事宜通知如下：

　　一、各级领导要重视和支持公文处理工作

　　公文处理与领导工作息息相关，是治国安邦、传递政令、沟通信息、实现领导决策、落实各项工作的重要工具和手段。

《国家行政机关公文处理办法》对领导提出了明确要求：

“应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。

”做好公文处理工作，人才是关键。

各级领导不仅要把好公文审批关，而且要有意识选拔一批政治过硬、精明能干、有一定文字基础的同志充实到文秘工作队伍中来，并有计划、有目的开展业务培训，全面提高他们的综合素质和工作能力；要解决他们工作、生活中的困难，在政治上关心他们的成长，使他们能够全身心地投入工作。

　　二、严格遵守公文处理程序

（一）发文

　　发文的一般程序是：

草拟-审核-签发-复核-缮印-用印-登记-分发。

　　草拟：

一般文稿安排1-2人起草；重要文稿必须由主管领导牵头，组成3-5人写作班子起草，起草时要严格遵守《国家行政机关公文处理办法》有关规定，并实行实名制。

　　审核：

各办公部门必须指定责任核稿员，专门负责把好文稿的行文关、法核关、文字关和格式关。

　　签发：

文稿由有关领导签发。

经签发或定稿后，其他人不经签发人同意，均不得对其做实质性修改；经复核确需对文稿进行实质性修改的，应当按程序复审。

　　复核：

公文正式印制前，文秘部门或分管文秘工作的领导应当进行复核，重点是：

审批、签发手续是否完备；附件材料是否齐全；格式是否统一、规范等。

　　缮印：

文印打字人员要严格按《国家行政机关公文格式标准（GBT9704-1990）》印制公文。

　　用印：

公文必须加盖公章，这是公文生效、具有权威性和凭证作用的标志。

　　登记、分发：

利用党政办公网，自动完成。

（二）收文

　　收文的一般程序是：

签收-登记-审核-拟办-批办-承办-催办。

　　要充分利用党政办公网办理公文。

　　各区、部门和单位要对照以上公文处理程序检查本单位的执行情况，不符的要坚决纠正。

凡上报市政府的公文，应按规定的渠道报送，与党政办公网联通的单位必须用电子文报送。

对个人自带呈送的公文，市政府办公厅不予受理；如遇紧急情况确需专人报送的，应由本区、本部门和本单位办公室负责文秘工作的同志专送；发送传真文件，必须事先与市政府办公厅有关处室、局沟通联系。

　　三、坚决制止文件升级

　　属本级政府、本部门和本单位职权范围决定的事项，非特殊情况不必请示市政府；需要向下级部署或请求同级部门协调的事项，一律由本级政府、本部门和本单位自行发文或联合有关部门发文；向省归口部门请示、报告业务工作，除省明确要求及特殊情况外，一律由部门直接上报；经市政府批准召开的全市专业性工作会议，除办公厅主办外，一律由主办单位发会议通知；属于领导小组、指挥部、组委会等常设、非常设临时机构工作范围内的事项，一律自行发文。

　　四、提高公文质量

　　各区、部门和单位负责文秘工作的领导和办公室负责人要切实负起责任，严格把好公文的政策、文字、体例格式关以及公文报送关，提倡写短文，直述不曲，少说空话、套话。

向市政府请示事项涉及几个部门的，主办部门要事先协调取得一致意见；经协调意见不一致的，要说明各方理由，提出建设性意见，以供领导决策。

向市政府上报情况，要注意材料的完整性，不但要说清现象，还要分析原因，提出建议及具有可操作性的实施方案。

建议以市政府名义召开的会议，要附送会议方案，需要领导讲话的，要将代拟稿一并报上。

同时，对内要做好提高公文质量和按规定程序行文的宣传工作，形成层层把关、层层负责的良好氛围。

　　五、提高公文运转效率

　　各区、部门和单位对市政府办公厅转办或交办的公文，必须按规定的时间和要求，指定专人落实。

对急办的公文，要及时反馈办理结果。

不能按时办理的，要说明原因，提出完成计划，并定期报告办理进度，以便市政府领导掌握具体情况，及时正确决策