物资验收基本原则和程序.docx

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物资验收基本原则和程序

附录一物资验收基本原则和程序

一、验收的定义

物资验收的核心是对货物质量水平的的判定。

物资验收是核对资证和凭证，对物资实体进行数量和质量检验的技术活动的总称，是供货方、购货方或者第三方在一定条件下，借助某种手段和方法，按照合同、标准或国际、国家有关法律法规、惯例，对货物的质量、规格、数量以及包装等方面进行检查，以确定物资能否验收入库。

二、验收的作用和意义：

1、作用：

物资验收是确定物资在入库时的数量和质量状态最重要的一个环节，通过此环节可以将残次不合格品剃除出去，为物资的保管、出库、最终安全地投入使用奠定基础。

2、意义：

1）物资验收是对物资采购行为结果的全面评价，是完善采购流程的重要保障，是维护采购人合法权益的有效手段之一，也是检查监督生产制造企业、贸易商、承运商等相关当事人职责履行情况的有效措施之一。

2）物资验收是对物资质量、数量、包装和运输等情况的一次全面考核，验收过程中发现的产品质量、数量、包装、运输等一系列问题，会对相关当事人的质量管理起到一定的推动和促进作用。

3）通过物资验收可以彻底而清晰地反映出即将入库物资质量、数量的实际状况，剔除残次不合格品，为保证物资供给的安全性以及为此后制定科学的保管保养措施提供依据，最终确保在出库时为下游客户提供数量准确、质量优良的物资。

4）物资验收可以提高资金使用效益。

5）物资验收可以强化对供应商的约束、监督及管理力度，验收验收记录对物资质量、数量状态的及时准确描述是采购部门提出拒收、退货、索赔的依据，也是对供应商进行考核评价的依据。

三、物资验收的基本原则

严肃性、准确性、及时性。

第一章验收组织

一、组织机构构成

1、物资质量监督部门

2、仓库验收组

二、职能及机制

1、质量监督部门的主要职能如下：

1）制定质量管理目标和相关制度。

2）指导监督各级验收组的日常工作。

3）加强验收队伍的教育培训，提高验收队伍的整体素养。

4）物资质量问题的调查和处理。

5）供应商管理。

6）质量管理文件和资料管理。

2、仓库验收组

各级仓库验收组配备专职验收员，验收员要做到：

熟练掌握物资验收的程序和方法以及物资验收的相关标准和规定；掌握物资名称、规格型号、包装标识、物资基本性能和用途；熟知物资流转程序、仓储管理基本业务和相关技术操作规程；熟练使用计算机；懂计量换算，能正确使用衡器量具和消防器材；具备对日常验收中遇到一般性问题的处理能力。

各级仓库验收组的主要职责如下：

1）负责本仓库所有物资的入库验收工作。

2）协调、处理日常验收工作中出现的质量问题。

3）供应商的日常考评。

4）验收资料的存档。

3、仓库验收机制

建立两人以上共同参与验收的物资验收机制。

物资验收工作由验收员和仓库保管员共同参加，物资验收工作由验收员牵头负责，仓库保管员参与验收全过程。

物资验收后，验收员负责对物资质量、数量等进行全面判定，仓库保管员主要负责对物资数量、实物外观质量的确认。

被检验物资必须经参与验收的人员共同确认后，方可办理物资建档入库手续。

第二章物资接运

一、主要接运方式及相关要求

（一）铁路专用线接货

1、核查铁路运单；

2、检查车皮封闭情况是否良好，检查车卡、车窗、铅封、苫盖等有无异常；

3、卸车时检查货物包装状况，清点货物数量（件数）；

4、检查需要返回的苫盖物、捆绑器、集装箱等物品，要清点数量（件数），查看质量，集中存放，及时送回。

（二）到供方提货

1、提运人员在提货前要了解和掌握所提货物的特性、单件重量、总重量、外形尺寸以及装卸、搬运、运输的有关要求和注意事项；

2、供方点交货物时，提运人员要查检货物的包装状况，清点数量（件数）；

3、核对发货清单，无误后与供方办理相关手续。

（三）到承运方提货

1、提运人员在提货前要了解和掌握所提货物的特性、单件重量、总重量、外形尺寸以及装卸、搬运、运输的有关要求和注意事项；

2、提运人员应根据提运单在物资交接现场详细核对所提货物的品名、规格型号、数量（件数）等；

3、认真查检货物的包装、封印和标志等。

二、接运过程中的问题处理

在物资接运过程中出现问题要及时处理，当面分清责任，具体方法如下：

1、铁路专用线接货、卸货过程中检查发现问题时，应会同铁路值班人员当场复查确认，并填写有关记录，必要时要对现场及货物进行拍照，作为最终做出处理决定的依据。

2、到供方提货检查过程中，若发现外观质量存在问题应要求供方予以调换；若发现数量短少应要求供方在提运人员离开前补齐货物或按实提数量重新填写发货清单。

3、到承运方提货过程中发现数量短少、外观质量异常、货单不符等问题，要当场与承运人查验确认，并办理好能分清责任的有效证明；必要时要进行现场拍照。

三、物资交接

接运货物运送抵达仓库后，提运人要及时与验收人员、仓库保管员办理物资交接手续。

第三章物资验收程序和要求

一、验收方式

1、到厂验收

2、会同验收

3、到货验收

二、验收主体

1、到厂验收：

验收主体为物资质量监督部门、使用单位和仓库验收组。

2、会同验收：

验收主体为物资质量监督部门、技术管理部门、使用单位和仓库验收组，会同生产厂（供应商）代表参与验收。

3、一般物资和直接送货到生产、使用单位的物资验收：

验收主体为仓库验收组，仓库保管员全程参与验收。

三、验收主体的责任划分

（一）到厂（会同）验收责任划分

（二）到货验收责任划分

四、验收程序

物资验收的基本程序包括：

验收准备、检验资证、

实物检验、问题处理、填写物资验收记录（纪要）或物资到货记录等。

验收过程与信息系统的单据流程要有机衔接，从采购（供应）人员制作物资送货（配送）单起，各级验收人员就从验收准备工作开始，进入验收流程（如下图所示）。

（一）验收准备

到厂验收和会同验收的准备。

对于到货验收的准备。

（二）资证检验

根据国家相关的资证管理文件对照实物的规格型号检验相关资证。

核验方式一般根据供方出具的资证证明，并在国家相关官方网站上查询确认。

对于到货验收，还要根据相关标准要求检验供货单位提供的质量证明书或合格证、发货明细表、装箱单或磅码单、检尺单、说明书、保修卡、图纸等随货同行资料。

（三）实物检验

1、核查配置（或品牌）

2、外观质量检验

外观质量检验主要是通过感觉器官并借助于一定的检验工具对包装（物）和实物的外观进行检验，具体要求如下：

（1）包装及标志

（2）形、色、味，表、状等。

3、内在质量检验

（1）对于到厂验收：

1）出厂检验项目

2）特殊要求和使用性能

（2）对于到货验收，按照以下要求进行：

1）全数检验和抽样检验。

2）强检的物资、对质量存在疑问或对质量有争议的物资、与煤炭安全生产关系密切的物资，必须进行内在质量检验。

用现有手段或质量鉴定检测部门进行检验。

3）内在质量检验还包括对产品出厂检验报告、内在质量检验结果中的产品理化性能和技术指标，依照相关标准进行核对，从而对产品的合格与否进行判定。

4、数量检验

不同物资的计量方式不同，数量检验方式也不相同，归纳如下：

（1）计重物资的数量检验：

（2）计件物资的数量检验：

（3）以长度、面积、体积计量的物资应通过检尺或者检尺换算进行验收；对尺寸统一且定量包装的物资可以采用抽检方式进行验收。

（4）数量验收的允许误差：

1）以个数为计量单位的物资不允许有负误差；贵金属的计量不允许有负误差。

2）以重量为计量单位的物资，若过磅计量允许误差±3‰，若以理论换算计量允许误差±1‰。

3）以长度为计量单位的允许误差±1‰。

4）以体积为计量单位的允许误差±1%。

5）国家标准或行业标准有专门规定的允许误差，应按国家标准或行业标准的规定执行。

（四）问题处理及责任划分

1、厂方送货上门的物资出现数量、质量问题，由厂方负责。

2、承运方在运输过程中出现的短少、损坏等，由承运方负责。

3、自提或内部配送过程中出现的短少、损坏等，由提运人员或配送人员负责。

4、铁路运输到货的物资，若存在数量、质量等问题，应索取铁路记录，其中属于原发货单位装车时造成的，索取普通记录；属于铁路运输途中造成的，索取商务记录。

依据记录，分别追究原发货单位和铁路运输部门的责任。

5、在装卸、搬运过程中造成的货物损伤、损坏等，由装卸、搬运人员负责。

（五）物资验收记录（纪要）

到厂验收，必须形成验收纪要。

内容包括：

参与验收的人员、时间、地点、验收依据和标准、验收总体情况、验收过程中存在的问题和处理情况以及是否通过验收的结论。

参与验收人员（包括供应商代表）均要在验收纪要上签字认可。

到货验收，必须做好验收记录。

物资验收记录是验收员对物资验收情况的详细记录，它可以为物资到货验收、问题处理等提供原始资料，是分清供、需、运等当事方责任及供应商管理的重要依据，

五、物资验收时限

物资验收要在规定的时限内完成，具体要求如下：

1、一般物资必须在48小时内验收完成。

2、内部配送物资当日验收完成。

3、大宗材料及大型设备的验收时间不得超过七天。

4、进口物资验收时间为物资到货后一个月内，最迟不得超过合同规定的索赔期。

5、验收后的物资，要按规定及时办理相关手续。

附表1：

物资验收记录的手工单据格式

物资验收记录

编号******

到货日期

车船（运单）号

验收日期

提（送）货人

提货点

供应商名称

物资名称

规格型号

计量单位

应收数量

检验数量

实收数量

证

件

验收依据

产品资证

质

量

包装状况

产品标识

实物外观

内在质量

随货资料

质量判定

问题

处理

结果

验收人员（签字）：

保管员（签字）：

附表3：

物资到货记录的手工单据格式

物资到货记录

编号******

月

日

供应商名称

物资编号

物资名称

规格型号

（图号）

单

位

数量

入库凭证

验收情况

验收人

交货人

备注

应收

实收

配拨单号

送货单号

入库单号

注：

“备注”栏中主要填写验收过程中存在的问题、处理意见以及存档的证件等。

附录二物资保管保养基本常识

一、保管保养的目的和意义

通过采用科学的保管保养方法，以保持库存物资的性能不变化，数量不短少，使库存物资的价值及使用价值不变。

二、基本要求

1、科学：

是指根据库存物资自身不同的理化性质，选择合理的存储条件，对不同的物资采取不同的保管保养方法。

2、：

适时：

是指根据季节、气候等变化需要，及时、适当地采用不同的保管保养方法。

3：

细致