会议策划与组织-2PPT推荐.ppt

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为什什么么自自己己就就把把通通知知发了了？

公公司司小小会会议室室能能坐坐得得下下二二三三十十人人吗？

你你难道道不不知知道道小小会会议室室没没有有投投影影设备？

”一一连串串的的问题把小把小黄黄问懵懵了，不是了，不是总经理理她她安排安排会会议的的吗？

回回到到办公公室室，小小黄黄伤心心地地抹抹着着眼眼泪泪。

办公公室室主主任任陈大大家家过来来安安慰慰她她。

问明明情情况况后后，陈大大姐姐告告诉她她，安安排排一一次次会会议可可不不是是件件简单的的事事情情，会会前前会会有有很很多多准准备工工作作，要要把把会会议的的程程序序、议题、人人员、场所所以以及及其其他他一一些些细节认真真地地进行行，安安排排好好后后还应写写成成会会议方方案案，领导审阅通通过后，才能后，才能进行具体的工作准行具体的工作准备。

3会议策划与组织有人觉得小黄很冤枉，就为这点小事挨了总经理批评，你认为呢？

你认为会议应该有哪些准备工作？

案例中小黄的问题出在哪里，你认为该如何避免？

4思考：

思考：

会议策划与组织一、会议策划一、会议策划会议策划会议策划是会议的总体构思，是对会议过程中各个环节所作的初步安排和打算。

其内容包括：

会议目的和意义、开会时间和地点、参加人、主持人、会议议题、大会程序、会议方式、经费预算、会场布置、突发事件处理等方面。

5任务一任务一会议策划与会议方案会议策划与会议方案会议策划与组织二、会议方案二、会议方案完整的会议方案应包含哪些内容？

完整的会议方案应包含哪些内容？

会议概述会议概述会议主题会议主题会议形式会议形式会议日程安排会议日程安排会议经费来源及预算会议经费来源及预算会议准备工作会议准备工作其他要说明的事项其他要说明的事项6会议策划与组织三、会议议程、日程和程序三、会议议程、日程和程序

（一）会议议程会议议程是对于会议顺序的总体安排，主要涉及到会议所讨论的具体事项，需要解决的问题。

包括两项内容：

会议的议事程序列入会议的各项议题7会议策划与组织某股份有限公司股东大会会议议程宣读参加大会股东人数及持有和代表的股份数宣布会议开幕进入会议议程宣布议案宣布议案股东发言股东发言宣布本次股东大会投票表决方法宣布本次股东大会投票表决方法与会股东对上述议案进行表决与会股东对上述议案进行表决监事点票，股东代表监票，工作人员计票监事点票，股东代表监票，工作人员计票主持人宣读表决结果主持人宣读表决结果律师宣读法律意见书律师宣读法律意见书宣读会议决议宣读会议决议与董事会签署会议决议及会议记录与董事会签署会议决议及会议记录宣布会议闭幕、散会8某股份有限公司股东大会会议议程宣读参加大会股东人数及持有和代表的股份数宣布会议开幕进入会议议程宣布议案宣布议案股东发言股东发言宣布本次股东大会投票表决方法宣布本次股东大会投票表决方法与会股东对上述议案进行表决与会股东对上述议案进行表决监事点票，股东代表监票，工作人员计票监事点票，股东代表监票，工作人员计票主持人宣读表决结果主持人宣读表决结果律师宣读法律意见书律师宣读法律意见书宣读会议决议宣读会议决议与董事会签署会议决议及会议记录与董事会签署会议决议及会议记录宣布会议闭幕、散会会议策划与组织三、会议议程、日程和程序三、会议议程、日程和程序

（二）会议日程会议日程是对会议每天活动的具体安排，也可以看作是会议的时间表，应该具体列出每天每个时间段会议的详细内容，以控制会议的进程。

会议主题活动其他辅助活动聚餐、游览、参观、娱乐等9会议策划与组织（三）会议程序会议程序是具体规定一次会议的详细步骤，它既可以让与会代表了解会议内容和循序，同时也是会议主持人场控会议的依据。

101122001144北北京京AAPPEECC峰峰会会会会议议日日程程会议程序会议程序会议策划与组织四、会议的其他准备工作四、会议的其他准备工作会议工作进度甘特表12会议策划与组织任务二任务二会议机构的组成和人员选择会议机构的组成和人员选择一、成立会议机构13会议策划与组织14负责会议文字工作及领导在会议期间交办的各项任务负责代表的编组、签到、代表资料的审核、会议协调、会议进程的控制负责对外联络沟通、宣传报道，以及会议的摄影、录音、录像工作小小组主要任主要任务材料组财务组技术组负责会议材料的印发、保管、回收以及会后材料的汇集、归档工作负责狐疑的决算工作，会议费用的筹集，会务费收取，会议开支的支付和控制，会议账目的登记。

负责会议各种设备的安装、调试、维护工作负责会议期间的后勤保障，包括代表的食宿、交通、娱乐，各种生活用品的供应，各种票证的准备与制作，返程车船机票的预订工作秘书组组织组宣传组后勤组负责会议的安全保卫和保密工作保卫组会议策划与组织任务二任务二会议机构的组成和人员选择会议机构的组成和人员选择二、选择会务人员15迈尔斯尔斯-布里格斯布里格斯类型指型指标会议策划与组织16外倾型E内倾型I与他人相处精力充沛独自度过时光精力充沛行动，之后思考思考，之后行动喜欢边想边说出声在心中思考问题易于“读”和了解；

随意地分享个人情况更封闭，更愿意在经挑选的小群体中分享个人的情况说的多于听的听的比说的多高度热情地社交不把兴奋说出来反应快，喜欢快节奏仔细考虑后，才有所反应重于广度而不是深度喜欢深度而不是广度会议策划与组织17领悟型S直觉型N相信确定和有型的东西相信灵感和推断喜欢新想法除非它们有实际意义为了自己的利益，喜欢新思想和概念重视现实性和常情重视想象力和独创力喜欢使用和琢磨已知的技能喜欢学习新技能，但掌握之后很容易就厌倦了留心具体的和特殊的；

进行细节描述留心普遍的和有象征性的；

使用隐喻和类比循序渐进地讲述有关情况跳跃性地展现事实着眼于现实以一种绕圈子的方式着眼于未来会议策划与组织18思维型T情感型F退后一步思考，对问题进行非个人因素的分析超前思考，考虑行为对他人的影响重视符合逻辑、公正、公平的价值；

一视同仁重视同情与和睦：

重视准则的例外性被认为冷酷、麻木、漠不关心被认为感情过多，缺少逻辑性，软弱认为圆通比坦率更重要认为圆通与坦率同样重要只有情感符合逻辑时，才认为它可取无论是否有意义，认为任何感情都可取被渴望成就而激励被为了获得欣赏而激励很自然地看到缺点，倾向于批评会议策划与组织19判断型J知觉型P做了决定后最为高兴当各种选择都存在时，感到高兴有“工作原则”：

工作第一，玩其次（如果有时间的话）“玩的原则”：

现在享受，然后再完成工作（如果有时间的话）建立目标，准时地完成随着新信息的获取，不断改变目标愿意知道它们将面对的情况喜欢适应新情况着重结果（重点在于完成任务）着重过程（重点在于如何完成工作）满足感来源于完成计划满足感来源于计划的开始把时间看作有限的资源，认真地对待最后期限认为时间是可更新的资源，而最后期限也是有收缩的会议策划与组织20小小组性格特点材料组财务组技术组负责会议材料的印发、保管、回收以及会后材料的汇集、归档工作工作工作细心、心、稳重踏重踏实、思、思维周密周密专业知知识扎扎实、动手能力强、能手能力强、能够处理各理各种种现场问题秘书组组织组宣传组后勤组保卫组个个性外向、性外向、语言能力强、善于言能力强、善于沟沟通、通、应变能力好能力好负有一定的有一定的艺术修修养养和和设计能力，熟悉各能力，熟悉各种种宣宣传手段手段坚定冷定冷静静、目光敏、目光敏锐、观察能力强、反察能力强、反应敏捷、敏捷、动作迅速作迅速会议策划与组织任务三任务三会议经费预算会议经费预算一、会议经费的来源主办方承担与会者承担社会赞助钱、实物、义务工、承担活动转让无形资产使用权上级拨款21会议策划与组织任务三任务三会议经费预算会议经费预算二、会议开支的项目交通费用会场费用会场租金、会场设备租赁费、会场布置及其他住宿费用餐饮费用早中晚餐、酒水及服务、会场茶歇游览费宣传交际费用各种耗材费用会议纪念品人员劳务费22会议策划与组织任务三任务三会议经费预算会议经费预算三、会议经费预算表23会议策划与组织任务三任务三会议经费预算会议经费预算常见的开支名目24会议策划与组织任务四任务四会议选址和布置会议选址和布置一、会议场所的选择（11）大小适中；

）大小适中；

（22）设施齐全）设施齐全（33）保密性好）保密性好（44）安全性强）安全性强（55）避开干扰）避开干扰（66）经济实用）经济实用（77）符合规定）符合规定25会议策划与组织任务四任务四会议选址和布置会议选址和布置二、会场布置

（一）小型会议26小型会议，一般指参加者较少、规模不大小型会议，一般指参加者较少、规模不大的会议。

它的主要特征，是全体与会者均应的会议。

它的主要特征，是全体与会者均应排座，不设立专用的主席台。

排座，不设立专用的主席台。

会议策划与组织任务四任务四会议选址和布置会议选址和布置常见的小型会议会场布置图常见的小型会议会场布置图27主席主席会议策划与组织排座的三种具体形式：

排座的三种具体形式：

（11）自由择座）自由择座它的基本做法，是不排定固定的具体座次，它的基本做法，是不排定固定的具体座次，而由全体与会者完全自由地选择座位就座。

而由全体与会者完全自由地选择座位就座。

28会议策划与组织29APECAPEC领导人非正式会议现场领导人非正式会议现场会议策划与组织30APECAPEC部长级会议召开现场部长级会议召开现场回形台或回形台或U型台型台会议策划与组织APEC宴会现场31会议策划与组织（22）面门设座）面门设座它一般以面对会议它一般以面对会议室正门之位为会议主席之室正门之位为会议主席之座。

其他的与会者可在其座。

其他的与会者可在其两侧自左而右地依次就座。

两侧自左而右地依次就座。

适用于适用于3223主席台主席台1门456789会议策划与组织（33）依景设座）依景设座所谓依景设座，是指会议主席的具体位置，不必面对所谓依景设座，是指会议主席的具体位置，不必面对会议室正门，而是应当背依会议室之内的主要景致之所在，会议室正门，而是应当背依会议室之内的主要景致之所在，如字画、讲台等等。

其他与会者的排座，则略同于前者。

如字画、讲台等等。

33会议策划与组织会议座位排定的方法环绕式34在会场中不设立主席台，把座椅、沙发、茶几摆放在会场的四周，不明确座次的具体尊卑，听任与会者在入场后自由就坐。

这样的座次安排，比较人性化人性化，没有明显的地位区分，大家也能够畅所欲言畅所欲言、不致过分拘谨。

这与茶话会的主题最相符，也最流行，但不适合一些主题严谨的会议会议策划与组织会议座位排定的方法散座式35散座式安排，大多适合在户外举行的联欢散座式安排，大多适合在户外举行的联欢会或是联谊会，座椅、沙发自由地安放组会或是联谊会，座椅、沙发自由地安放组合，甚至可由与会者根据个人要求而随意合，甚至可由与会者根据个人要求而随意安置，这样就容易创造出一种安置，这样就容易创造出一种宽松、惬意宽松、惬意宽松、惬意宽松、惬意的社交环境。

这是一种体贴的安排，适合的社交环境。

这是一种体贴的安排，适合私下的沟通和交流，当然，这种座位安排私下的沟通和交流，