《初级电算化》会计电算化基本要求112.docx
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《初级电算化》会计电算化基本要求112
《初级电算化》：
会计电算化基本要求
（1）
第一节 会计电算化法规制度
【学习目的与要求】
要求了解与会计电算化相关的法规制度
1994年6月，财政部为了进一步加强对会计电算化工作的管理，促进我国会计电算化事业的健康发展，根据《中华人民共和国会计法》的有关规定，在试行文件的基础上正式制定了《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》和《商品化会计核算软件评审规则》。
1996年，财政部为了规范企业会计电算化又专门制定了《会计电算化工作规范》。
1999年10月31日，最新修订的《会计法》规定：
使用电子计算机进行会计核算的，其软件及生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料必须符合国家统一的会计制度规定;会计账簿的登记、更正应当符合国家统一的会计制度规定。
【例题3-1】单选题：
财政部制定的《会计核算软件基本功能规范》是对会计软件的（）要求。
A.最高B.较高C.最低D.较低
正确答案：
C
解析：
《会计核算软件基本功能规范》是对会计软件的基本要求
【例题3-2】单选题：
1996年颁布的会计电算化法规是（）。
A.《会计电算化管理办法》B.《商品化会计核算软件评审规则》
C.《会计核算软件基本功能规范》D.《会计电算化工作规范》
正确答案：
D
解析：
1996年，财政部为了规范企业会计电算化又专门制定了《会计电算化工作规范》。
【例题3-3】单选题：
当前开发、选择会计核算软件的基本依据是（）。
A.《会计电算化管理办法》B.《中国财务软件数据接口标准》
C.国家统一的会计制度D.《会计电算化工作规范》
正确答案：
D
解析：
当前开发、选择会计核算软件的基本依据是《会计电算化工作规范》
第二节 会计核算软件的基本要求
【学习目的与要求】
要求了解会计核算软件设计、应用、维护等方面的基本要求
根据《中华人民共和国会计法》和国家统一的会计制度规定，会计核算软件设计、应用、维护应当符合以下基本要求：
2.会计核算软件应当按照国家统一的会计制度规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。
3.会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。
4.会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。
8.单位修改、升级正在使用的会计核算软件，改变会计核算软件运行环境，应当建立相应的审批手续。
9.会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。
【例题3-4】单选题：
财政部对会计核算单位会计软件的基本要求为（）。
A.简单B.符合国家统一的会计制度C.功能强大D.够用
正确答案：
B
解析：
财政部对会计核算单位会计软件的基本要求为符合国家统一的会计制度。
【例题3-5】单选题：
符合国家统一的会计制度要求，是对一个会计软件提出的（）要求。
A.最高B.一般C.全部D.最低
正确答案：
D
解析：
会计核算软件最基本的要求为符合国家统一的会计制度规定。
第三节 会计数据输入功能的基本要求
【学习目的与要求】
通过本节的学习，要求了解会计核算软件中对会计数据的输入功能方面的具体要求
数据输入的正确与否，决定着会计核算软件处理结果的准确性。
在所有计算机会计数据的输入环节中，我们经常用“垃圾进，垃圾出”来说明数据输入对会计核算软件的应用所具有的举足轻重的作用。
一、会计核算软件应当具备的初始化功能
1.输入会计核算所必需的期初数字及有关资料，包括总分类会计科目和明细分类会计科目名称、编号、年初数、累计发生额及有关数量指标等。
3.选择会计核算方法，包括记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等。
会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内应当有相应的记录。
5.明确操作人员的岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等。
6.必须提供必要的方法对输入的初始数据进行正确性校验。
7.会计核算软件中采用的总分类会计科目名称、编码方法，必须符合国家统一会计制度的规定。
二、会计核算软件的数据输入形式
会计核算软件的会计数据输入可以采用键盘手工输入、软盘导入或网络传输等几种形式。
此外，会计软件某个功能模块中所需的数据，可以根据需要从另一功能模块中取得，也可以根据其他功能模块中的数据生成。
如账务处理模块中的累计折旧数据从固定资产核算模块中获取。
三、对输入记账凭证功能的有关要求
1.会计核算软件应当提供输入记账凭证的功能，输入的项目包括：
填制凭证日期、凭证编号、经济业务内容摘要、会计科目或编号、金额等。
输入的记账凭证的格式和种类应当符合国家统一会计制度的规定。
2.记账凭证的编号可以由手工输入，也可以由会计核算软件自动产生。
会计核算软件应当对记账凭证编号的连续性进行控制。
3.在输入记账凭证的过程中，会计核算软件必须提供以下提示功能：
（1）正在输入的记账凭证编号是否与输入的机内记账凭证编号重复。
（2）以编号形式输入会计科目的，应当提示该编号所对应的会计科目名称。
（3）正在输入的记账凭证中的会计科目，当借贷双方金额不平衡或没有输入金额时，应提示并拒绝执行。
（4）正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应提示并拒绝执行。
（5）正在输入的收款凭证的借方科目不是“现金”或“银行存款”科目、付款凭证的贷方科目不是“现金”或“银行存款”科目时，应提示并拒绝执行。
四、对审核记账凭证功能的有关要求
1.会计核算软件应提供对已经输入但为登记会计账簿的机内记账凭证（不包括会计核算软件自动产生的机内记账凭证）进行修改的功能;
2.对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证，应提供修改和审核的功能，审核通过后，不能再对机内凭证进行修改。
3.对同一张记账凭证，应分别对审核功能和输入修改功能的使用权限进行控制。
4.发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，应当采用红字凭证冲销法或者补充登记凭证法进行更正，红定可用负号“—”表示。
6.由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据的，应当经审核确认后生成记账凭证。
五、对需要输入原始凭证的功能要求
六、对处理外国货币核算业务的要求
【例题3-6】单选题：
计算机环境下，财务处理分为输入、处理、输出三个环节，从输入凭证到输出账表，机内所有处理工作基本都由计算机自动完成，其中最关键的环节是（）。
A.数据输入B.数据管理C.数据传递D.数据输出
正确答案：
A
解析：
数据输入的正确与否，决定着会计核算软件处理结果的准确性，因而会计数据输入、处理、输出三个环节中，最关键的环节是数据输入
【例题3-7】多选题：
会计核算软件应具备初始化功能，其中初始化的内容包括（）。
A.建立会计科目体系
B.往来未达账项
C.固定资产折旧方法等会计核算方法的选定
D.操作人员姓名、权限、密码等岗位分工情况的设定
正确答案：
ABCD
解析：
会计核算软件应具备的初始化功能见教材P81。
【例题3-8】多选题：
会计核算软件中，会计数据输入应主要适用下列（）方法。
A.扫描输入B.利用键盘手工输入资料C.读入软盘数据D.通过网络传输资料
正确答案：
BCD
解析：
会计核算软件的会计数据输入可以采用键盘手工输入、软盘导入或网络传输等几种形式。
【例题3-9】判断题：
会计核算软件在进行系统初始化时，必须输入操作人员岗位分工情况，但为了保密，可以不输入操作密码。
（）
正确答案：
×
解析：
会计核算软件在进行系统初始化时，必须输入操作人员岗位分工情况和相应的初始密码，从而达到保密的目的。
【例题3-10】判断题：
对会计核算软件自动产生的机内记账凭证经审核登账后不得进行修改。
（）
正确答案：
√
解析：
无论什么性质的记账凭证，一旦经过审核和登账之后，均不得进行修改。
第四节 会计数据输出功能的基本要求
通过本节的学习，要求了解会计核算软件中对会计数据输出功能方面的具体要求
会计电算化条件下，会计数据输出包括屏幕查询输出、打印输出、通过软盘输出和利用网络传输输出等几种形式。
一、会计软件应具有对机内会计数据进行查询的功能
对数据查询功能没有统一的格式和内容要求，总要求是必须满足用户对会计数据的日常查询需求。
包括查询机内会计科目、记账凭证和原始凭证、总分类账和明细账、往来账款的结算情况、到期票据的结算情况等等。
二、会计软件应提供对机内会计数据的打印输出功能
1.会计软件应当提供机内记账凭证的打印输出功能，打印格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。
4.在机内总分类账和明细分类账的直接登账依据完全相同的情况下，总分类账可以用总分类账户本期发生额的余额对照表替代。
6.对于业务量较少的账户，会计核算软件可以提供会计账薄的满页打印输出功能。
7.已结账的会计账簿、会计报表打印输出时应有特殊标记。
三、会计核算软件输出数据的其他要求
1.根据机内会计凭证和据以登记的相应账簿生成的各种机内会计报表数据，会计核算软件不能提供直接修改功能，即不允许直接修改系统自动生成的会计报表。
2.会计年度终了进行结账时，会计核算软件应当提供在数据磁带、可装卸硬磁盘或者软磁盘等存储介质上的强制备份功能。
【例题3-11】多选题：
会计电算化条件下，会计数据输出包括（）等几种形式。
A.查询输出B.打印输出C.通过软盘输出D.利用网络传输输出
正确答案：
ABCD
解析：
会计电算化条件下，会计数据输出包括屏幕查询输出、打印输出、通过软盘输出和利用网络传输输出等几种形式。
【例题3-12】多选题：
会计核算软件应提供对机内会计资料的下列（）查询功能。
A.查询序时账B.查询科目余额表
C.查询各期总分类账、明细分类账D.查询记账凭证
正确答案：
ABCD
解析：
对数据查询功能没有统一的格式和内容要求，总要求是必须满足用户对会计数据的日常查询需求。
包括查询机内会计科目、记账凭证和原始凭证、总分类账和明细账、往来账款的结算情况、到期票据的结算情况等等。
【例题3-13】多选题：
会计核算软件应能打印下列（）资料。
A.日常会计报表B.科目余额表和明细账
C.现金、银行存款日记账D.各期机内记账凭证
正确答案：
ABCD
解析：
会计核算软件必须提供机内记账凭证、会计账簿和会计报表的打印输出功能。
【例题3-14】判断题：
会计核算软件不能提供直接修改系统自动生成的会计报表的功能。
（）
正确答案：
√
解析：
根据机内会计凭证和据以登记的相应账簿生成的各种机内会计报表数据，会计核算软件不能提供直接修改功能。
【例题3-15】判断题：
对于业务量较少的账户，会计核算软件可以提供会计账簿的满页打印输出功能。
（）
正确答案：
√
解析：
对于业务量较少的账户，会计核算软件可以提供会计账薄的满页打印输出功能。
第五节 会计数据处理功能的基本要求
【学习目的与要求】
通过本节的学习，要求了解会计核算软件中对会计数据处理功能方面的具体要求
会计法律法规对会计核算软件进行数据处理的规定主要体现在记账、结账和报表生成等三个方面。
一、对会计核算软件记账功能的基本要求
1.根据审核通过的机内记账凭证或者计算机自动生成的记账凭证或者记账凭证汇总表登记总分类账。
2.根据审核通过的机内记账凭证和相应的机内原始凭证登记明细分类账。
4.会计核算软件应当提供机内会计凭证审核通过后，直接登账或者成批登账的功能。
5.机内总分类账和明细分类账登记时，应当计算出各会计科目的发生额和余额。
二、对会计核算软件结账功能的基本要求
1.应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。
2.结账前，会计核算软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账，尤其要检查由计算机自动生成的机制转账凭证（如折旧计提凭证等）是否已生成和入账，全部登记入账后才能结账。
4.机内总分类账结账之前，应当与明细分类账进行核对，如果不一致，总分类账不能结账。
5.结账后，不能再输入上一会计期间的会计凭证。
一般情况下，某会计期间的会计凭证只有在上个会计期间已结账的情况下才能输入，但年底可以例外。
三、对会计核算软件报表生成功能的基本要求
会计报表按不同标准有不同的种类。
所有这些报表中，根据《企业会计准则》规定而编制的资产负债表、利润表和现金流量表是必须编制的基本报表。
根据有关规定，会计核算软件应当具有自动编制符合国家统一会计制度规定的会计报表功能。
对于根据机内会计账簿生成的会计报表数据，会计软件不能提供直接修改功能。
四、会计核算软件应具备的其他处理功能
1、会计核算软件应当提供自动进行银行对账并自动生成银行存款余额调节表的功能。
2.会计核算软件应当具有确保会计数据安全保密，防止对数据和软件进行非法修改和删除的功能。
3.会计核算软件应当同时提供国家会计制度允许使用的多种会计核算方法，以便用户选择。
【例题3-16】判断题：
机内总分类账的结账只有在明细分类账结账后才能进行。
（）
正确答案：
X
解析：
机内总分类账和明细分类账可以同时结账，也可以由处理明细分类账的功能模块先结账、处理总分类账的功能模块后结账（教材P87）。
【例题3-17】判断题：
结账后不能再输入上一个会计期间的会计凭证，但年底可以例外。
（）
正确答案：
√
解析：
结账后，不能再输入上一会计期间的会计凭证。
一般情况下，某会计期间的会计凭证只有在上个会计期间已结账的情况下才能输入，但年底可以例外。
第六节 会计电算化岗位及其权限设置的基本要求
【学习目的与要求】
通过本节的学习，要求了解要求掌握会计电算化岗位的划分及其岗位责任制的基本内容，了解中小企业实行会计电算化后的岗位设置。
一、会计电算化岗位的划分
会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。
基本会计岗位可分为：
会计主管、出纳、会计核算各个岗、稽核、会计档案管理等工作岗位
会计电算化岗位是指直接管理、操作、维护计算机以及会计核算软件的工作岗位。
实行会计电算化的单位要根据计算机系统操作维护开发的特点，结合会计工作的要求划分电算化会计岗位。
大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位，可以考虑设立如下岗位：
1.电算主管:
负责协调计算机及会计软件系统的运行工作。
2.软件操作:
负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据处理工作.
3.审核记账:
负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认。
此岗位可由会计主管兼任。
4.电算维护:
负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。
5.电算审查:
负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。
此岗位可由会计稽核人员兼任。
6.数据分析:
负责对计算机内的会计数据进行分析。
此岗位可由会计主管兼任。
7.会计档案资料保管员：
负责会计档案的保管工作，并做好其安全保密工作。
8.软件开发:
主要负责本单位会计软件的开发和软件维护工作。
自行开发软件的单位可以设立。
上述电算化会计岗位中，软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位。
会计电算化岗位及其权限设置一般在系统初始化时完成，平时根据人员的变动可进行相应调整。
电算主管负责定义各操作人员的权限。
具体操作人员只有修改自己口令的权限，无权更改自己和他人的操作权限。
基本会计岗位和电算化会计岗位，可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，各岗位人员要保持相对稳定。
中小型单位和使用小规模会计电算化系统的单位，可根据本单位的工作情况，设立一些必要的电算化岗位，许多岗位可由一个人承担。
【例题3-18】单选题：
下列（）人员负责规定会计软件系统各类使用人员的操作权限。
A.系统维护员B.系统操作员
C.软件编程人员D.电算主管
正确答案：
D
解析：
电算主管负责定义各操作人员的权限。
具体操作人员只有修改自己口令的权限，无权更改自己和他人的操作权限。
【例题3-19】单选题：
下来职责中，（）岗位是不相容职责。
A.电算化主管与审核B.凭证录入与修改
C.凭证录入与审核D.电算化主管与记账
正确答案：
C
解析：
凭证录入员即软件操作人员，不能审核本人录入的凭证，即对于同一人来说，凭证录入与审核为不相容职责。
二、会计电算化岗位责任制的基本内容
1.电算主管的责任：
（了解）
（1）负责电算化系统的日常管理工作
（2）协调电算化系统各类人员之间的工作关系
（3）负责数据输出账表、凭证的数据正确性
（4）建立电算化系统各种资源的审批制度，完善企业现有管理制度。
2.软件操作员的责任：
（熟悉）
（1）负责所分管业务的数据输入、数据处理、数据备份和输出会计数据的工作及安全保密工作。
3.审核记账员的责任：
（熟悉）
（2）将不真实、不合法、不完整、不规范的凭证退还给各有关人员更正修改后，再进行审核
（3）负责凭证的审核工作并及时记账，打印出有关的账表。
（6）审核记账人员不得兼任出纳工作。
4.电算维护员的责任：
（了解）
（1）定期检查电算化系统的软件、硬件运行情况。
（2）应及时排除电算化系统运行中出现的软件或硬件故障。
5、会计档案资料保管员的责任：
（了解）
（2）负责本系统各类数据软盘、系统软盘及各类账表、凭证、资料的存档工作。
（3）做好各类数据、资料、凭证的安全保密工作。
（4）按规定期限，向各类电算化岗位人员催交各种会计资料
6.电算审查员的责任：
（了解）
7、数据分析员的责任：
（了解）
8.软件开发员的责任：
（1）负责本单位会计软件的开发和软件维护工作
（3）软件开发人员不得操作会计软件进行会计业务的处理。
【例题3-20】多选题：
下列属于审核记账员的职责包括（）
A.对操作员输入的凭证进行审核并及时记账，打印输出有关的账表
B.定期检查电算化系统的软件、硬件运行情况
C.负责电算化系统升级换版的调试工作
D.对不符合要求的凭证和输出的账表不予签章确认
正确答案：
AD
解析：
BC是电算维护员的职责。
三、中小企业实行会计电算化的岗位设置
实行会计电算化后的岗位划分，应根据实际需要进行适当合并，设置一些必需岗位，一人可以兼任多个工作岗位。
但应该注意满足内部牵制制度的要求。
如出纳和审核记账不能由同一人担任，软件开发人员不能操作软件处理会计业务，还应单独设立出纳员岗位。
【例题3-21】判断题：
无论大小单位，都应单独设立出纳员岗位。
正确答案：
√
解析：
出纳员人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作。
【例题3-22】判断题：
小规模单位会计人员可以同时担任操作员、电算维护员和出纳员。
（）
正确答案：
×
解析：
小规模单位会计人员可兼任操作员和电算维护员，还应单独设立出纳员岗位。
第七节 计算机替代手工记账的要求
【学习目的与要求】
通过本节的学习，了解计算机替代手工账的任务和基本要求，掌握企业替代手工账的方法和应该注意的问题，了解计算机与手工并行期间应注意的问题。
一、计算机替代手工账的任务
会计电算化的发展过程主要分为会计核算电算化、会计管理电算化、会计辅助决策电算化三个阶段。
因此，替代手工账是会计核算电算化首先要达到的目标。
主要完成设置会计科目、填制会计凭证、登记会计账簿、进行成本计算、编制会计报表等方面的会计核算任务，实现会计数据处理电子化。
广义上讲，替代手工账（俗称甩账）指的是采用电子计算机替代手工记账、算账、报账的过程。
狭义上讲，替代手工账指的是脱离手工会计核算工作的过程。
【例题3-23】判断题：
计算机替代手工记账（即甩账）是单位能否成功实施会计电算化的起点。
（）
正确答案：
解析：
√
解析：
单位能否成功实施会计电算化，最重要的标志就是计算机能否很好地替代手工记账（即甩账）。
二、计算机替代手工账的基本条件
1.一个前提:
计算机与手工会计核算应该并行运行3个月以上，计算机与手工核算的数据相一致，且软件运行安全可靠;要求打印输出的证账表格式必须正确，签名盖章必须齐全。
2.三项基本条件：
（1）配备了计算机硬件设备和会计软件。
（2）进行会计电算化岗位培训，配备有与会计电算化工作相适应的专职人员。
（3）建立健全内部管理制度，包括岗位分工制度、操作管理制度、机房管理制度、会计档案管理制度、会计数据与软件管理制度等。
三、如何替代手工账
1.整理手工会计业务数据
（1）重新核对各项凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符;
（2）整理各账户余额;
（3）清理往来账户和银行账户。
2.建立会计账户体系并确定编码
编码时，一级会计科目编码按财政部规定的编码方案执行;明细科目编码按照具体编码规则设置。
一般情况下，会计科目编码采用科目全编码方案;即：
本级科目全编码=上一级科目全编码+本级科目编码。
如银行存款一级科目编码为1002，企业设两个银行账户，明细账户则分别为100201，100202。
原则：
（1）符合财政部和有关管理部门的规定。
（2）满足本单位会计核算与管理的要求。
（3）满足会计报表的要求，凡是报表所用的数据，如果需要从账务系统中取数，必须设立相应的科目。
（4）要保持体系完整，不能只有下级科目而没有上级科目。
（5）要保持科目的相对稳定性。
（6）应考虑与子系统的衔接，凡是与其他各子系统有关的科目，在整理时应将各子系统中的核算大类在账务处理系统中设为最底层科目。
3.规范各类账证表格式和会计核算方法与过程
在开始电算化之前，要全面考虑各类会计资料的规范性格式，分清必须修改与必须保留的内容，使重新确认的会计账、证、表的格式更适于电算化工作的特点。
在电算化方式下，会计核算过程自动化程度很高，要求会计部门预先确定各项工作的数据传递次序，以充分发挥计算机的优势。
结合计算机特点，重新确定各种会计核算方法，充分体现计算机特点，提高计算精度。
4.会计软件初始化
会计软件初始化是确定会计软件核算规则与输入基础数据的过程，即根据使用单位的业务性质，对会计软件进行的具体限定以及输入基础数据等一系列准备工作，用来完成将通用会计软件转化为适合本单位实际情况的专用会计软件，以及从手工处理方式转换成会计电算化方式的过程。
【例题3-24】单选题：
会计电算化后，会计科目编码应符合国家会计制度的要求，与国家会计制度保持一致的是（）级会计科目。
A.一级及其明细B.一级C.一级和部分明细D.二级
正确答案：
B
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