基本资料ERP作业指导书.docx
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基本资料ERP作业指导书
1功能概述
用于录入系统需要的各项基本数据（主要是成品档案,组件档案,物料档案）,是系统运作的基础,必须保证
基础数据的准确.如果基础数据不准确（错误或者重复）,严重将导致系统无法使用,基础数据使用后,重新整理
需要花费很多的时间,也有可能导致各项业务数据（包括库存）出现错误！
建议各项基础必须由专人负责,制定命名规范,特别是成品,组件,物料档案,需要细分到二级类别如何命名
（包括名称和规格型号如何描述,计量单位与计价单位的使用等等,专门制定<<物料分类说明及命名规范>>
基础数据的操作和使用要点：
1）每项基础数据都和代码编码对应,系统运作是以代码（编码）为基准,所有的代码一旦建立,原则上
都不能修改。
代码只能使用字母和数字和其它符号,不建议使用中文和中文符号。
基础数据显示时默认以代码的升序排列（从小到大排列）,如果代码里是全部以数字组成,要注意04是
排在1的前面,1必须改成01才排在04的前面（原因:
04和1比较,第一位1大于0,所以04在前1在
后,系统是不是按代码对应的数值来排序）,如果某项代码约定全部用数字,那么建议统一位数,位数不足
的前面统一补0对齐）.
系统里代码有可能不固定位数,有可能固定位数。
2）除了基础数据建立的地方,其它地方都只能选择引用,不可修改！
基础数据一旦引用,就不能删除！
3）基础数据是逐项操作,不可以象EXCEL一样同时录入多条记录！
4）基础数据有可能有层次关系,必须按层次关系来输入！
比如物料类别和物料档案,必须先建立物料类别,才能建立对应的物料档案,物料类别又必须先建立
一级类别,再建立二级类别。
5）基础数据（特别是物料档案）必须保证物料的唯一性,避免人为原因造成物料档案重复（一物多码）,
否则会造成ERP数据的不准确,甚至导致系统的瘫痪。
操作方法请见<<典型操作>>,本指导书重点讲解各个基础数据的要素。
2模块主界面
各子模块简介
项次序
子模块
功能描述
01
币别设置
设置币别资料,包括代码,名称,汇率。
02
税率设置
设置税率资料,包括代码,名称,税点，一旦保存不能修改。
03
结款方式
款项的收付途径,如现金,银行帐户。
04
结算方式
指双方约定的货款结算的方式,如现结,月结等。
05
计量单位
物料的计量单位设定,设置后可以在物料档案里选择。
06
缺陷代码
物料不良的缺陷归类。
07
订单取消
客户订单的取消原因。
08
领料部门
除车间工序以外的其它领料部门.
09
客户档案
录入客户的档案
10
成品类别
成品的类别划分,成品和组件的类别必须区分开。
一级类别下面至少要有一个二级类别。
11
成品档案
按一级类别建立成品的档案。
12
组件档案
建立半成品的档案。
13
供应商档案
建立供应商的档案。
按采购和加工两类区分供应商.
14
外协商档案
建立加工商的档案。
按外发和外协两类区分供应商.
15
物料类别
建立物料的组别和一级类别以及二级类别。
16
物理材质
建立物理材质的档案。
17
物料档案
按一级类别建立和维护物料的档案。
3各子窗口要点说明
3.1币别设置
说明：
设置币别档案
1汇率:
其它货币与本位币的对换比率,如。
“港币”的汇率是1.04，是指1港币=1.04元人民币。
“美金”的汇率是8.08，是指1美金=8.08元人民币。
代码00表示本位币不能修改
系统不记录汇率的变化过程,所有汇率只根据最新汇率来计算。
2修改:
币别名称一旦建立不能修改点修改只能修改汇率！
如图：
输入新的汇率点确定即可
3币别：
设置后可以在客户档案或供应商档案中选择！
本系统中一个客户或供应商对应一个币别,如果有多币别交易,当作两个客户或供应商来处理。
3.2税率设置
说明：
设置税率档案
1税率：
指该种发票的交税比例,系统中只输入百分值即可，如图：
普通国税6%,
在税率只需输入数字6即可，系统自动以6%计算。
2开收据：
指不含税或不开发票,系统保留值。
3税率设置后可以在客户档案或供应商档案中选择！
3.3结款方式
说明：
设置结款方式档案
结款方式是指企业的与客户及供应商交易的各个银行帐户（包括现金）。
结款方式输入后可以在收款或付款中选择！
3.4结算方式
说明：
设置结算方式档案
客户或供应商的结算方式,即货款多久时间结算。
结算方式设置后可以在客户档案或供应商档案中选择！
3.5计量单位
说明：
设置计量单位档案
计量单位：
是指系统在使用中货品或物料所用到的单位。
通常是：
PCS、KG、M、SET等等。
3.6缺陷代码
说明：
设置缺陷代码档案
缺陷代码：
是指货品不良的各种现象的描述。
在退货管理和车间不良中需要记录此信息,以方便对货品不良做归类统计。
3.7订单取消
说明：
设置订单取消的原因档案
3.8领料部门
说明：
设置领料部门档案
生产工序自动是领料的部门,可以添加其它领料的部门。
领料部门可以在生产领料和车间退料等窗口选择！
3.9客户档案
说明：
对客户档案作维护
1更改:
币别和税率的更改不能在窗体里直接修改,必须使用此操作。
点击更改右边的箭头选择更改币别或税率,如图:
然后按提示操作即可！
更改币别或者税率后,最新的价格也跟着更改！
2设定:
单击“设定”按钮可以把该客户从可用到不可用；相反也可以从不可用到可用。
设置为停用之后,网格的状态栏会显示”停用”字样。
如右图:
（停用的客户无法下订单,在相关查询中不可选定此客户作查询）
3报价:
单击“报价”按钮，可以看到该客户的最新报价。
4更多:
可以记录或查看该客户的各部门的详细联系人资料。
3.10成品类别
一级类别
说明：
设置成品的一级类别
1类别:
分两级,一级类别是两位字符表示,二级类别也是两位字符表示。
每个一级类别下面至少有一个二级类别。
2类型:
分为“成品、组件”两种。
成品：
是指该类别是成品,只出现在成品档案中。
组件：
是指该类别是组件,只出现在组件档案中。
3二级：
一级类别编辑好之后点工具栏”二级”,出现二级类别的编辑窗口。
二级类别
说明:
管理成品或半成品的二级类别。
1）新建
新建一个二级类别时,首先选中所属的一级类别或同级的二级类别，再点击“新建”,输入二级的
代码和名称即可。
同一个一级类别下面的二级类别代码不允许重复,但是不同的一级类别不受限制！
比如一级类别A和B下面都可以建立代码=“01”的二级类别！
2）修改
先选中需要修改的记录然后点修改即可！
3）更改:
统一更改选择的一级类别或二级类别的如下属性:
1）损耗率2）超送率3）采购周期
3.11成品档案
说明：
对成品档案作维护
必须先选择一级类别,然后再执行各项操作,窗口中只显示该类别的档案.
1新增:
a）新增之前建议先点查找按扭搜索数据,确认没有再新增加。
如果成品编码是以客户的为准（即手工录入）,
那么系统以编码为唯一依据判断档案是否重复,否则以品名+图号来判断！
b）新增加的时候自动复制当前的记录。
如果当前没有记录或当前的二级类别不是新增资料对应的的,那么
必须在保存之前选择正确的二级类别。
一旦保存不能随便更改一级类别和二级类别。
c）新增加保存后,如果没有”确认”的权限,那么会在网格的”状态”栏显示”待批”,表示
此档案尚未生效,需要审核才生效，如右图。
2设定：
单击“设定”按钮可以把该成品从使用到非使用,也可以反之。
如果设为非使用状态,
则该货品不能下订单,不能下生产单和外购申请等,如右图。
3图片：
单击“图片”控钮可以编辑该成品的图片,系统只保留该图片的网络文件名
（文件名一定要以网络文件名的形式保存,一般存在服务器上较方便）。
见下页说明。
窗口右边信息栏各名词解释：
1产品类型:
标准和非标两个选择！
标准产品指归档产品,可以批量生产的,非标的表示打样试制的！
只有标准产品才可以录入”订单管理”中,非标的产品只能录入其它的订单类型。
2能否做组件：
是否可以成为一个产品的组成部分,即既是成品又是半成品。
3客户类型：
下拉框有“首选客户、指定客户”两种选择。
首选客户是指该货品允许有多个客户，首选是的哪个客户。
指定客户是指该货品只有此一个客户。
4制造类型:
自制和外购两个选择。
只有当此成品固定是外购的（包括外购回来再继续加工的）,才设置为外购,否则设置为自制！
自制的成品可以临时外购。
但是设为外购的成品或零件默认不投产。
4超送率:
采购超送率（当成品外购或外发时），不超过100%。
（比如设定值是5%,下单采购1000PCS数量，在采购收货时，允许最多收货1050PCS,即不能超1050PCS,
设定值是0%表示不允许超额送货。
）
5生产周期:
指产品典型批量生产时从开始生产至完工入库需要的天数,供生产计划参考。
图片:
3.12组件档案
说明：
对组件档案作维护,参见<<成品档案>>,补充如下:
1）部件类型:
分实物与虚拟件
实物是指生产和仓库存在这个实际物体,默认值。
虚拟表示生产和仓库并不存在这个物体,而是指一个装配图,一般只有机柜类组装层次多的产品下面才有
虚拟件。
举例说明如下:
B1,B2两个零件压铆后连接在一起变成A零件,那么A零件是实物！
B1,B2,B3三个零件组焊成A零件,A零件再后续加工后入库装配,那么A零件是实物！
如果入库的是零件B1,B2,B3，产品组装的时候,领出B1,B2,B3先组装成A,然后A再和其它部件组装成
产品,那么A是虚拟件。
2）组件档案如果编码自动产生,那么系统只能以品名+规格图号来判断档案是否重复,只有当品名和规格图号两者
数据完全一致时,系统才提示档案重复,不允许保存。
3.13供应商档案
说明：
对供应商档案作维护,参见<<客户档案>>
1类型:
分为“采购、加工“两种。
采购供应商：
是指采购货品的供应商。
加工供应商：
是指对材料进行加工的供应商。
必须先选择供应商的类型再选择对应的操作！
2更改:
币别和税率的更改不能在窗体里直接修改,必须使用此操作。
点击更改右边的箭头选择更改币别或税率,如图:
然后按提示操作即可！
更改币别或者税率后,最新的价格也跟着更改！
3设定:
单击“设定”按钮可以把该供应商从可用到不可用；相反也可以从不可用到可用。
设置为停用之后,网格的状态栏会显示”停用”字样。
（停用的供应商无法下采购订单,在相关查询中不可选定此供应商作查询）
4报价:
单击“报价”按钮，可以看到该供应商的最新报价。
5更多:
可以记录该供应商的各部门的详细联系人资料。
3.14外协商档案
说明：
对外协供应商作维护，参见<<供应商档案>>,补充如下:
。
1类型:
分为“外发、外协“两种。
外发供应商：
是指外发加工零件的供应商。
外协供应商：
是指表处理的供应商。
2关系
外发的供应商即可以外发报价和外发下单,也可以当作外协的供应商。
但是外协的供应商不能又有外发的业务。
3.15物料类别
说明：
设置物料类别
1类型:
“生产辅料、计划用料、生产原料”三种类型。
生产原料：
是指需要加工的原材料,如各种板料,型材等。
计划用料：
是指产品或零件生产中的除了生产原料以外的配件或化工原料,如装配的紧固件,车间用的
压铆件,粉末等,需要在产品的BOM中体现的辅助用料。
生产辅料：
生产公用的辅料或用具或其它非生产用料（如劳保用品,办公文具之类）。
不出现在BOM和生产计划中。
生产原料和计划用料的不同点是前者是需要加工的，其余没有区别。
录入一级类别后,点“二级”输入所属的二级类别,参见“货品类别”。
2外形
原材料可以设定此类物料固定是某个形状,这样物料的描述统一按规定的格式,
便于书写规范和进行相关的计算,系统中的外型及其描述方法如下:
外型
举例
规格描述
方型
板料和块状的物体
如厚为1.5mm,宽长分别为1250mm和2500mm的冷扎板
厚*宽*长
例子中的板料规格为:
1.5*1250*2500
圆柱
横截面直径长为20mm,长度为2500mm的不锈钢。
Ф直径*长度
如本例：
Ф20*2500
六角
横截面对角线长为20mm,长度为2500mm的六角钢。
S=对角线长*高度
如本例:
S=20*2500
备注
1）长度单位统一用mm为单位,重量统一以公斤（KG）为单位。
2）方型物料必须厚度在前,长宽不限。
3）如果不按以上格式描述或者本身为不规则的形状则需要手动计算相关项目（重量等）
二级类别
添加二级类别时，首先选中所属的一级类别或同级的二级类别,再点击“新建”操作。
操作方法见<<基本资料操作>>
3.16物理材质
说明：
设置物料材质档案
1）物理材质是指物料的物理构成成分,比如冷扎板和不锈钢的物理成分都是钢铁,密度是一样的。
2）密度的单位是克/立方毫米.
3）物料档案里每个材料档案必须要对应一个物理材质。
3.17物料档案
说明：
对物料档案作维护
1供应商类型:
包括“首选供方、指定供方”两种。
首选供方是指该货品有多个供应商，首选是的哪个供应商,也可以不录入此项。
指定供方是指该货品只有此一个供应商。
2损耗率:
物料在生产计划中的默认损耗，不能超过10%.
（比如产品的生产数量是100,某物料的单耗为0.8,则计划数量为80,假如损耗为3%,则计划数量
为100*0.8*（1+3%）=82.4）
3超送率:
指采购收货时，允许供应商送货的数量超过订单数量的比率（该值不能大于10%.）比如采购订单的数
量为100,如果超送率为0,则该PO最多能收100,如果超送率为5%,则最多能收100*（1+5%）=105。
4预算精度:
表示生产计划时精确到第几位小数,用进一法保留,比如设定精确到2位,
如果计算结果是1.234，则显示1.24。
6采购周期:
是指从下订单到供应商交货所需的时间,供计划和采购下单参考。
7单位关系:
计量单位和计价单位,对换率和对换关系。
a）计量单位是指物料的数量计算单位,用于BOM和仓库收发,计价单位是指采购计算价格的单位,两者可以
相等,也可以不等,比如:
螺钉螺母等紧固件是按PCS点数的,计价也是按PCS,那么两者都是PCS;板材是
按张计数的,但是采购是按公斤,那么计算单位是张,计价单位是公斤,一般材料常用按重量采购。
如果这个板材也是按张采购,那么计价单位就是张。
b）对换率是指一个计量单位的物料含有多少计价单位。
比如板材计量单位为张,计价单位为公斤,对换率
表示1张板有多少公斤。
如果计量单位=计价单位,那么对换率=1,否则不等于1。
c）对换关系：
对换关系分参考和固定,参考表示此对换率是允许浮动的（默认是10%，可自由设定）。
计价数是由计量数计算得出,计价数允许手动修改,但是如果对换率是固定,那么计价数会自动计算,等
于手动输入的无效,否则如果对换率是参考,则以手动输入的为准（误差不能超过系统设定的百分比）。
d）计价数只在与采购价格有关的地方出现,其余只用计量单位。
e）如某物料是属于某个物理材质,并且外形是方形或圆柱或六角,按公斤计价,系统会自动计算对换率。
f）为方便使用,单位”公斤”一律用”KG”表示。
8外形
如果某材料是设为某种外型,并且计量单位为PCS,计价单位为KG,那么计量单位和计价单位的转换率
系统中可以自动计算。
此时转换率表示1PCS的物料约重多少。
例如某板料的规格为1.5*1250*2500，材质
为钢铁,则转换率=1.0*1250*2500*7.85/1000000=24.53125，意即一张板约24.53125公斤。
规格为Ф30*2000
圆钢棒,转换率=3.1415926*（30/2）*（30/2）*2000*7.85/1000000=11.098公斤。
不是规则的形状物料如果计量单位和计价单位不一致则转换率需要手工计算。
有关外形的说明,参见<<物料类别>>。
如果计量单位为PCS,计价单位也为PCS,那么转换率=1。
9用料方式:
按量用料和定额用料。
1）定额用料:
该物料的使用数量是一次性的,固定数量的,不与产品的数量成正比关系,如菲林和网版。
2）按量用料:
使用数量与产品数量成正比关系,如材料和紧固件,包材等。
操作说明：
必须先选择一级类别,然后再执行各项操作,窗口中只显示该类别的档案.
1新增:
a）新增之前建议先点查找按扭搜索数据,确认没有再新增加。
系统以以品名+图号来判断档案是否重复,如果人为录入的品名和规格不一样但实际上是同一个物料,
系统是不可能识别的！
b）新增加的时候自动复制当前的记录。
如果当前没有记录或当前的二级类别不是新增资料对应的的,那么
必须在保存之前选择正确的二级类别。
一旦保存不能随便更改一级类别和二级类别。
c）新增加保存后,如果没有”确认”的权限,那么会在网格的”状态”栏显示”待批”,
表示此档案尚未生效,需要审核才生效，如右图。
2设定：
单击“设定”按钮可以把该成品从使用到非使用,也可以反之。
如果设为非使用状态,
则该货品不能下订单,不能下生产单和外购申请等,如右图。
3图片：
单击“图片”控钮可以编辑该成品的图片,系统只保留该图片的网络文件名
（文件名一定要以网络文件名的形式保存,一般存在服务器上较方便）。
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