行政部知识讲座.docx

行政部知识讲座.docx

《行政部知识讲座.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《行政部知识讲座.docx（16页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

行政部知识讲座

行政部

行政部经理

岗位名称

行政部经理

岗位编号

所在部门

行政管理部

岗位定员

1人

直接上级

总经理

工资等级

四级

直接下级

前台文员、后勤、网管员、保洁/厨务

薪酬类型

标准月薪制

所辖人员

岗位分析日期

2014年8月

本职：

负责为公司管理层提供决策支持，保证公司内部管理体系的完整和平稳运行；进行公司形象推广、公关和公司企业文化建设；负责后勤支持工作

职责与工作任务：

职

责

一

职责表述：

负责为公司管理层提供支持，并负责跟踪落实总经理和总经理办公会的决议。

工作

任务

负责组织制定公司长期发展规划和公司年度经营计划

负责组织和安排管理层会议，提供会议纪录与整理服务。

通报会议决议，并跟踪会议决议的实施情况。

协助总经理的工作，提供决策支持。

职

责

二

职责表述：

负责保证公司内部管理体系的完整和平稳运行。

工作

任务

负责制定和完善公司内部的管理体系和各项管理制度。

负责催促管理制度的有效执行，负责评估和监督公司内部管理的标准性和有效性

职

责

三

职责表述：

负责制定办公室工作计划,实现工作目标

工作

任务

制订办公室年度、月度工作目标、工作计划，并组织实施

职

责

四

职责表述：

负责公司形象推广、公关活动

工作

任务

负责公司形象设计和推广实施。

负责组织和接待相关单位包括上级单位的来访，负责与新闻媒体的接触。

负责组织并协调公司的公关危机处理。

负责公司网站的建设与更新。

职

责

五

职责表述：

公司企业文化建设

工作

任务

负责组织公司内部职工活动。

建立职工与管理层的沟通渠道，吸引职工关心公司事务并参与管理。

组织公司内部信息发布和内部刊物的出版。

职

责

六

职责表述：

统筹管理公司后勤服务工作

工作

任务

负责公司内外环境的管理，包括办公场所分配、办公场所的整体布置、绿化、清洁与保持工作

负责管理公司保安和消防工作，确保公司办公、生活秩序不受干扰和公司财产、职工的安全，并定期组织检查公司消防设备设施的配置和使用状态

负责办理公司办公用品的采购、发放和管理

负责对固定资产的采购与管理工作

负责公司档案和资料的收集、管理、查阅或借阅

负责与宾馆管理处保持联系，保证办公场所的水、电、空调、等设施完好

负责对公司内电脑、网络的管理、维修和升级

负责公司网站平台的筹划和建设

负责公司印章管理、合同审计和一般法律事务处理

负责对公司出差人员的管理，并提供出国手续办理、旅程安排等方面的支持

负责公司内的复印、、打印等工作

负责公司的公务用车管理，进行科学合理的调度

职

责

七

职责表述：

部门内部管理工作

工作

任务

制订、修订办公室的工作程序和工作制度，并监控实施

负责公司办公室队伍建设，选拔、配备、评价下属人员，组织部门技能培训

负责指导属下职工制定阶段工作计划，并催促执行

负责控制部门预算，降低部门管理费用

职责八

职责表述：

完成总经理交办的其他任务

权力：

对总经理办公会议和总经理决议执行情况的监督权

调整公司管理制度的建议权，统筹制定公司规章制度的建议权

对出差事务的审核权

合同的审核权

印章使用的审核权

对各部门的安全保卫、防火、卫生整洁的检查监督权

对各部门的安全隐患有限期整改权

权限内的财务审批权

有对直接下级人员调配、奖惩的建议权，任免的提名权和考核评价权

对所属下级的工作有监督、检查权

对所属下级的工作争议有裁决权

工作协作关系：

内部协调关系

公司各部门，总经理

外部协调关系

上级单位和兄弟单位、新闻媒体、宾馆物业管理处、办公用品供给商、消防部门、卫生管理部门、公安部门、街道等

任职资格：

教育水平

大学本科以上

专业

企业管理或相关专业

培训经历

行政管理培训、企业文化培训

经验

5年以上工作经验，3年以上管理经验，1年以上部门管理经验

知识

掌握相应的行政管理、企业形象策划和企业文化建设的知识，了解公关宣传的常用做法

技能技巧

熟练使用自动化办公软件，具备基本的网络知识

个人素质

领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力

其它：

使用工具/设备

电脑、一般办公设备〔、机、打印机、Internet/Intranet网络〕

工作环境

办公场所

工作时间特征

正常工作时间，根据需要加班

所需记录文档

通知、简报、汇报文件或报告、总结等

考核指标：

公司环境卫生状况、公司安全事故发生次数、职工满意度、固定资产状况、后勤支持投诉率、网络运行的稳定性、制度建设完善性、组织职工活动次数、重要任务完成情况

费用控制情况、下属行为管理、关键人员流失率

部门合作满意度

领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能

备注

前台文员

岗位名称

前台文员

岗位编号

所在部门

行政部

岗位定员

2人

直接上级

行政部经理

工资等级

七级

直接下级

薪酬类型

标准月薪制

所辖人员

岗位分析日期

2014年8月

本职：

来访接待，总机管理，公司资料库管理，固定资产管理、办公用品的管理

职责与工作任务：

职

责

一

职责表述：

来访接待

工作

任务

接待来访客人，纪录并通知相应部门

协助组织和安排大型公司活动

职

责

二

职责表述：

总机管理、收发登记、复印管理、

工作

任务

接听总机，并作相应转接

权限控制和清单结算

卡管理

将来往按要求详细登记，并转达给相关人员

操作、登记和控制复印，尤其是公司文件的复印

职

责

三

职责表述：

信件包裹收发工作

工作

任务

负责管理报纸杂志订阅工作

信件包裹的收发和登记

职

责

四

职责表述：

负责公司固定资产的管理、办公用品的管理

工作

任务

负责管理固定资产的管理，编制固定资产台帐

统计办公用品需求，报行政助理采购，并负责分发和库存控制

登记并统计各部门的办公用品消耗，控制办公用品支出

职

责

五

职责表述：

资料管理

工作

任务

资料增订、购买、登记、整理。

资料借阅管理

职

责

六

职责表述：

文件打印

工作

任务

文件打印

职

责

六

职责表述：

行政部经理交办的其他任务

权力：

使用权限的监督权

监督节约使用办公用品的权力

资料被损坏时制止并要求赔偿的权力

监督来往并在有问题时向上级反映的权力

工作协作关系：

内部协调关系

公司各部门，行政部经理

外部协调关系

电信局、邮电局、速递公司

任职资格：

教育水平

高中以上学历

专业

无特殊要求

培训经历

礼仪培训

经验

一年相关工作经验

知识

具有简单的英语会话能力

技能技巧

熟练使用自动化办公软件，具备基本的网络知识，中文输入速度在50字/分以上。

个人素质

具有较强的沟通能力、人际能力

其它：

使用工具设备

、电脑、机、复印机、打印机

工作环境

办公室

工作时间特征

固定上班时间

所需记录文档

收发纪录、费用清算纪录、收发纪录等

考核指标：

费用控制情况、接听及时准确性、资料管理质量、信件包裹收发及时准确性、收发纪录完整性、办公用品采购费用控制情况、重要任务完成情况

考勤、服从安排、遵守制度

人际能力、沟通能力、专业知识技能

备注：

后勤

岗位名称

后勤

岗位编号

所在部门

行政部

岗位定员

2人

直接上级

行政部经理

工资等级

七级

直接下级

薪酬类型

标准月薪制

所辖人员

岗位分析日期

2014年8月

本职：

负责公司总部的行政后勤服务工作

职责与工作任务：

职

责

一

职责表述：

负责公司总部的行政后勤服务工作

工作

任务

负责办公用品和办公用具的购买、发放和管理，制定各种物品的管理台帐

协助办公室主任进行通讯、交通费用的审核和标准管理

负责公司内外环境的管理，包括办公场所布局分配、绿化、清洁与保持工作

负责办公楼水、电、暖、管道的管理与维修

负责公司水电气费、厂房租金等费用的缴纳工作

每月底按时为公司缴纳坐机及的费用，并随时办理相关通讯业务

对异常偏高的话费进行核查及处理

对食堂的日常支出进行记帐，并每日与食堂人员核对菜品价格

负责办理公司级领导公务外出时的借款、车船机票的订购及报销工作

完成领导交办的其他工作

权力：

办公用品、办公用具采购的建议权

通讯、交通费用标准制定、审核的建议权

对行政后勤制度制订和修改的建议权

工作协作关系：

内部协调关系

公司各部门

外部协调关系

物业管理公司、办公用品供给商、卫生管理部门、公安部门、街道等

任职资格：

教育水平

大专或以上学历

专业

行政管理或相关专业

培训经历

行政管理相关培训

经验

1年以上相关工作经验

知识

具备相应的行政管理知识

技能技巧

能够使用办公软件，了解基本的网络知识

个人素质

具有较强的沟通能力、计划与执行能力、判断与决策能力、人际能力

其它：

使用工具/设备

电脑、一般办公设备〔、打印机、Internet/Intranet网络〕

工作环境

办公室

工作时间特征

正常工作时间，偶有加班

所需记录文档

通知、简报、汇报文件或报告、总结等

考核指标：

后勤支持投诉率

办公设施等固定资产状况、集团公司环境、卫生状况

备注

系统管理员

岗位名称

系统管理员

岗位编号

所在部门

行政管理部

岗位定员

1人

直接上级

行政部经理

工资等级

七级

直接下级

薪酬类型

标准月薪制

所辖人员

岗位分析日期

2014年8月

本职：

负责公司内部网络的维护和更新，负责建设和维护公司网站；负责电脑软硬件的维修、保养和更新，负责固定资产的采购与管理，协助建设和维护公司网站

职责与工作任务：

职

责

一

职责表述：

协助行政部经理参与制定部门年度工作计划

工作

任务

协助行政部经理参与制定部门年度工作计划

职

责

二

职责表述：

负责公司内部信息网络的规划、建设与维护

工作

任务

负责公司内部网络架构的规划与实施

负责公司信息系统平台的规划与建设

负责公司内部网络的维护和使用培训

负责公司电脑软件的更新、维护

职

责

三

职责表述：

负责公司网站的规划、建设与维护

工作

任务

负责公司网站平台的规划与建设

协助公司网站内容的更新

职

责

四

职责表述：

负责公司电脑软硬件、复印机、打印机等办公设备的采购、维修、保养和更新

工作

任务

负责公司电脑硬件和使用众的其他维护。

负责公司复印机、打印机等办公设备的维修、保养和更新

职

责

四

职责表述：

行政部经理交办的其他工作

权力：

选择网络的软、硬件供给厂商的建议权

网络使用规则的建议权和合理使用的监督权

选择固定资产供给商和软、硬件供给厂商的建议权

对损坏公司资产及电脑软、硬件行为的制止权

调配电脑和其他固定资产的权力

固定资产报废和处理的建议权

工作协作关系：

内部协调关系

公司各部门

外部协调关系

网络和信息系统供给商、硬件供给商、固定资产供给商、其他公司相应部门

任职资格：

教育水平

大学本科以上

专业

电脑或者电子类专业

培训经历

网络应用技术培训、网站建设相关培训、固定资产管理培训

经验

1年以上工作经验

知识

通晓电脑软硬件知识、网络知识

技能技巧

具有较强的软硬件维护能力和网站建设及维护能力

个人素质

具有一定的组织协调能力、沟通能力、计划与执行能力

其它：

使用工具/设备

电脑，一般办公设备〔、打印机、Internet/Intranet网络、文件柜〕

工作环境

办公室

工作时间特征

正常工作时间，偶尔需要加班

所需记录文档

网络建设与维修记录、网站建设技术文档、电脑维修记录

考核指标：

对网络维修的情况、网站内容的更新情况、系统的维护状况、系统的维护状况、固定资产保养情况、重要任务完成情况

考勤、服从安排、遵守制度

组织协调能力、沟通能力、计划与执行能力、专业知识技能

备注

保洁/厨务

岗位名称

保洁员

岗位编号

所在部门

行政管理部

岗位定员

2人

直接上级

行政部经理

工资等级

七级

直接下级

薪酬类型

标准月薪制

所辖人员

岗位分析日期

2014年8月

本职：

负责公司公共环境的清扫、清洁、保持及绿化、美化工作；负责公司职工的午餐

职责与工作任务：

职

责

一

职责表述：

负责公司的清扫、清洁工作。

工作

任务

负责所有办公场所的清扫、清洁工作。

清扫、清洁必须做到“五净”“一整齐”〔地面净、墙壁净、门窗台玻璃净、设备、设施净，物品摆放整齐〕及“三无”〔无蚊蝇、鼠类、蜘蛛网〕。

负责办公环境的装饰和盆景管理

职责二

职责表述：

负责公司午餐

工作

任务

负责完成公司中午餐的厨务工作，按照报道人数煮相应饭量

做好日常厨房清洁卫生工作。

职责三

职责表述：

行政部经理交付的其他工作

权力：

对违反卫生制度的行为有制止权

工作协作关系：

内部协调关系

办公室内部人员

外部协调关系

无

任职资格：

教育水平

初中以上文化

专业

专业不限

培训经历

保洁、厨师操作培训

经验

1年以上相关经验

知识

技能技巧

具有一定的业务技能

个人素质

具有简单的人际能力、沟通能力

其它：

使用工具/设备

清扫工具和设备、厨房用品

工作环境

室内

工作时间特征

正常工作时间，特殊情况下需要加班

所需记录文档

保洁职工作日志、厨房工作日志

考核指标：

工作完成及时性、工作完成质量、重要任务完成情况

考勤、服从安排、遵守制度

专业知识与技能

备注