行政会议管理文书文案会议计划准备安排纪要总结.docx
《行政会议管理文书文案会议计划准备安排纪要总结.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《行政会议管理文书文案会议计划准备安排纪要总结.docx(13页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
行政会议管理文书文案会议计划准备安排纪要总结
会务管理文书
6.1.1会务工作计划书
文书名称
××会务工作计划
编号
受控状态
一、会务工作背景
为适应市场环境的变化,基于公司战略转型的需要,公司现急需引进新的生产线,在20xx年6月围绕新生产线的引进,公司需开展大型会议,探讨公司未来五年发展规划。
二、会务工作目标
降低成本、提高效率、增强效益、促进发展。
三、会务组织工作
会务组织工作分工如下表所示。
会务组织工作分工表
会务项目组
负责人
职责
总指挥
×××
负责整个会务工作的总协调
副总指挥
×××
负责协助总指挥对会务工作进行协调
策划组
×××、×××
负责会议条幅内容的制定,根据会议主题制定会议形式、发言顺序等
后勤组
×××、×××
负责与会人员的餐饮、住宿、交通等,负责会务物资的准备
秘书组
×××、×××
负责向参会人员发放通知书,负责会议PPT的制作、会场设备调试、会议发言稿的跟踪、会议资料的整理、汇编等
四、会务议程安排
会议议程安排如下表所示。
会务议程安排表
会议主题
参会人员
会议时间
会议地点
会议主持人
财务规划
财务部、生产部、人事部、客服部、品质部主管级及以上员工
2013年6月6日8:
00am~11:
30am
××酒店二楼会议厅
财物部经理
新生产线中有效的资源配置方式
2013年6月7日8:
00am~11:
30am
××酒店二楼会议厅
总经理
新生产线
运营模式
2013年6月8日8:
00am~11:
30am
××酒店二楼会议厅
生产部经理
公司未来五年
发展规划
2013年6月9日8:
00am~11:
30am
××酒店二楼会议厅
总经理
五、会务预算
会务预算如下表所示。
会务预算表
支出项目
单价(元)
人数
时间(天)
费用预算(元)
住宿
135
35
4
18900
饮食(早、中、晚)
15×3
35
4
6300
交通费
20
35
4
2800
材料费
100
35
——
3500
租赁费(场地、设备)
200
——
4
800
合计
32300
六、会务注意事项
1.由于会议地点与公司距离较远,全体参会人员需于2013年6月5日15:
00在公司门口集合,公司将组织集体前往。
2.2013年6月6日会务项目组成员应提前到达会场,在参会人员进入会场前应布置好会场,确保会议准时进行。
3.返程:
2013年6月9日17:
00在××酒店门口集合。
编制人员
审核人员
审批人员
编制时间
审核时间
审批时间
6.1.2会议准备计划书
以下是××公司2012年度表彰会议准备计划,供读者参考。
文书名称
××公司2012年度表彰会议准备计划
编号
受控状态
一、会议背景
根据市场发展需要,××公司2012年2月份进行了业务重组,重组后公司取得了突飞猛进的发展,××产品、××产品和××产品的可靠性、性价比和服务质量居行业前茅,2012年度公司实现营业收入___亿元,同比增长___%,良好的成绩是公司工程技术人员、销售人员和职能管理人员等不断努力的结果。
为表彰先进,提高员工的工作积极性,公司领导决定对2012年度优秀员工进行表彰。
二、会议主题
××公司2012年度表彰大会。
三、会议地点
济南××酒店202会议室。
四、时间安排
会议游览时间:
2013年1月10日7:
00~21:
00,会议时间2013年1月11日8:
00~11:
00。
五、参会人员
总经理、副总经理、各部门经理等12人及优秀员工45人。
六、会议游览
趵突泉、千佛山、红叶谷。
七、住宿安排
住宿地点:
济南××酒店,入住时间:
2013年1月10日上午8:
00,退宿时间:
2013年1月11日下午5:
00。
八、会议筹备时间安排
会议筹备时间安排如下表所示。
会议筹备时间安排表
会议筹备计
内容
责任人
时间
联系酒店、预定会议室、联系车辆等
×××
2013年1月4日
制定会议日程
×××
2013年1月5日
制定会议通知
×××
2013年1月6日
向参会人员发放通知
×××
2013年1月7日
准备会议文件、小礼品等,分装会议资料袋(内含会议日程表、资料、笔、笔记本等)
×××
2013年1月8日
会场所需设备和用品准备(音响、投影、话筒等设备,鲜花,坐签,茶叶,杯子,饮水机等)
×××
2013年1月9日
九、会务分工
行政部经理××担任会议筹备总负责人,××负责接待领导,××负责照相工作,××负责会场茶水工作,负责会后会场的清理工作,××负责撰写新闻稿,××负责审核新闻稿并将其发布到公司网站。
十、××公司表彰大会日程表
××公司表彰大会日程表
时间
内容
地点(目的地)
1月10日7:
00
参会人员在公司门口集合,乘车出发
济南××酒店
1月10日8:
30~21:
00
游览、娱乐活动
趵突泉、千佛山、红叶谷
1月11日8:
00~11:
00
2012年度表彰大会(签到、领导讲话、表彰优秀员工、部分员工获奖感言、交流经验、拍照等)
济南××酒店202会议室
1月11日11:
30~14:
00
会餐
济南××酒店102
1月11日14:
30~15:
30
返程
——
十一、会议注意事项
1.参会人员必须准时参加,如有特殊情况需向行政部经理说明。
2.会场服务人员应提前将设备调试好,并提前发放会议资料。
3.参会人员进入会场后,必须遵守会场纪律、保持会场卫生,将通讯工具关闭或调至震动状态,且会议中途不得擅自离场。
编制人员
审核人员
审批人员
编制时间
审核时间
审批时间
6.1.3会议安排通知书
以下是××物业公司应对回南天气会议的通知,供读者参考。
文书名称
广东××物业公司应对回南天气会议的通知
编号
受控状态
公司各部门:
在每年二三月份广东会出现返潮现象,主要是因为冷空气走后,暖湿气流迅速反攻,致使气温回升,空气湿度加大,一些冰冷的物体表面遇到暖湿气流后,容易产生水珠。
回南天气使得小区内楼道、业主的家电家具、墙面等出现长霉现象。
现公司决定召开应对回南天气的会议,制定切实可行的应对方案,为业主提供良好的生活环境。
一、会议主题:
应对回南天气,创造美好社区生活环境
二、会议时间:
2013年1月15日14:
00~17:
30
三、会议地点:
公司办公楼305会议室
四、参会人员:
物业公司各部门主管级及以上人员、××大学物业管理研究所所长×××教授、××物业公司总经理、注册物业管理师×××
五、会议主持人:
总经理
六、会议记录人:
总经办秘书×××
七、会议议程
会议议程如下表所示。
应对回南天气会议议程表
会议内容
责任人
时间
备注
会议主持人发表讲话
总经理
14:
00~14:
10
总经理根据会议进程安排休息时间
品质部人员就物业公司近几年回南天气的状况进行说明(回南天气的影响、回南天气应对措施等)
品质部经理
14:
10~14:
40
各部门代表在不同角度阐述应对回南天气的措施
各部门代表
14:
40~16:
00
讨论、交流时间
——
16:
00~16:
30
形成统一的方案
品质部经理
16:
30~17:
15
针对方案,有针对性的完成各部门的分工
总经理
17:
15~17:
30
八、注意事项
1.请参会人员提前五分钟到达会议地点,如有特殊情况需要请假时,请向行政部经理提出申请。
2.各部门需在部门内部召开“应对回南天气对策的会议”,以使参会人员有更清晰、更理性的思路。
3.本公司参会人员一律穿着工装参加会议。
4.如有任何疑问请联系物业公司行政部,电话:
_______,邮箱:
_________,联系人:
________。
广东××物业公司
20xx年1月10日
编制人员
审核人员
审批人员
编制时间
审核时间
审批时间
6.1.5会议纪要记录书
以下是××酒店例会会议纪要,供读者参考。
文书名称
××酒店例会会议纪要
编号
受控状态
××酒店例会纪要酒店
酒店【20xx】-001
会议主持:
×××
参会人员:
×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、
缺席人员:
×××、×××、
会议时间:
20xx年1月7日星期一8:
00am签发人:
各部门汇报工作
一、行政部
(一)上周工作总结
1.员工图书馆已成立,各部门可到行政办办理借阅手续。
2.与保安部配合对员工宿舍进行了检查,同时确定了两处吸烟区,吸烟区已经安好标识牌。
3.员工餐厅已安装电视,丰富员工的业务生活。
4.组织主管级以上人员进行元旦聚餐。
(二)本周工作计划
1.为20xx年1月份过生日的员工举办生日会。
2.制定20xx年行政部工作计划。
3.与××服装厂联系保安部员工工装的定制事宜,与××设计公司联系工牌设计事宜。
二、人力资源部
(一)上周工作总结
1.与××和××招聘网站签订合同,并将招聘信息发送至相应网站。
2.上周办理入职手续的有__人,办理离职手续的有__人,公司现有在职人员__人。
3.完成新入职员工的入职培训工作。
4.制定了20xx年招聘计划。
(二)本周工作计划
1.继续跟进招聘事宜,完善绩效考核体系。
2.对离职员工档案分类及存档。
3.派人力资源专员参加××招聘答谢会。
三、销售部
(一)上周工作总结
1.重新制作了营业部会员章程和优惠政策,已经提交给总经理审批。
2.制定了外联宣传彩页和2月份的活动方案,已经通过总经理审批。
3.完成了会员元旦节礼品发放工作。
(二)本周工作计划
1.组织销售人员开展外联宣传工作。
2.准备2月份会员优惠活动。
3.进行会员顾问的沟通技能培训,提高其售卡力度。
4.及时统计顾客的反馈意见。
四、保安部
(一)上周工作总结
1.邀请公司培训师××进行了保安部员工仪容仪表及车场手势的培训。
2.对酒店内的灭火器和消防栓进行了检查,确保了设备处于良好的状态。
3.协助××分公司完成了××电影发布会的安保工作。
(二)本周工作计划
1.应各部门要求,组织各部门人员进行“防火、防盗、防破坏”的安全教育。
2.对本部门员工开展应对突发事件的培训。
五、客房部
(一)上周工作总结
1.对新老员工进行了客房服务实地演练,对服务礼仪进行了强调。
2.对客房部卫生进行了检查,以确保严格按照周计划和日计划对不同部位的卫生进行清扫。
3.对客房部员工的仪容仪表仪态进行检查,对不合格的员工及时指出并给予整改。
(二)本周工作计划
1.加强培训员工主动服务意识和业务技能,提高服务质量和工作效率。
2.对香薰炉进行配置,并对其使用方法及开启时间进行培训。
3.对客房部库房进行盘点。
六、餐饮部
(一)上周工作总结
1.上周五对餐饮部现有员工进行了楼面服务系统培训。
2.协助工程部对厨房的设备实施进行了检查和保养。
3.制定了2月份的菜单。
(二)本周工作计划
1.由于蔬菜供应商提供的蔬菜不新鲜,本周餐饮部与行政部共同进行市场调查,更换蔬菜供应商。
2.厨师研发了两款新菜,本周三将组织___人进行试菜。
3.本周三组织___、___和___去××酒店进行学习。
七、工程部
(一)上周工作总结
1.与装修单位联系12楼客房的装修事宜,现以形成完整的方案待总经理审批。
2.酒店墙体LED灯已全部安装完毕。
3.员工通道后门已安装感应灯。
(二)本周工作计划
1.1月9日对部门员工进行工程具体岗位职责培训。
2.为确保过年期间酒店的安全,对电梯间、酒店正门安装监控。
3.继续跟进12楼客房的装修事宜。
总经理讲话
1.公司管理要透明化,各部门要发挥团结奋进的精神,按照公司规章制度办事,员工的工作表现要详细记录在每月的绩效考核中,会后各部门经理与人事部经理就各部门的绩效考核方案进行沟通,形成切实可行的材料告知全体员工。
2.部门领导要以身作则,加强员工服务意识和服务技能的培训,今后每月第一周的例会各部门经理需提交部门培训计划。
3.部门的各项事务要进行细化,并落实责任人,责任人要定期向部门经理汇报工作。
4.今后公司提倡无纸化办公,非签批文件均以电子版形式提交。
抄送:
××、××
抄报:
××、××
记录员:
××校对人:
××
编制人员
审核人员
审批人员
编制时间
审核时间
审批时间
6.1.6会议总结报告书
以下是××公司礼仪培训会议总结报告,供读者参考。
文书名称
××公司礼仪培训会议总结报告
编号
受控状态
“人无礼则不立,事无礼则不成,国无礼则不宁”,尊重是一种美德,是一种常识,是一种风度。
为提升员工的职业形象和道德素养,提升公司的企业文化,公司人事部于20xx年2月18日邀请××大学商务礼仪教授在公司办公楼202会议室进行商务礼仪培训。
一、礼仪培训会议概况
本次礼仪培训会议共有86名员工参加,其中客房部27人,餐饮部10人,礼宾部14人,工程部5人,安保部6人,人事部6人,行政部4人,销售部12人,品质部2人。
本次会议总共分为六个主题,主题一是座次礼仪,其中涉及会客座次、谈判座次、商务签约座次、坐车座次、商务签约座次礼仪等。
主题二是就餐礼仪,包括中餐礼仪和西餐礼仪。
主题三是仪态礼仪,其中涉及坐姿、站姿、行姿、蹲姿等。
主题四是仪态礼仪,其中涉及微笑、手势、语言礼仪等。
主题五是办公礼仪,涉及接待礼仪、电话礼仪等。
主题六重点介绍了加强自身礼仪修养的途径。
二、礼仪培训会议取得的成效
本次礼仪培训是在培训需求调研的基础上组织的,所以培训内容深得员工的赞扬。
参与培训后,员工在工作之余不断的学习和培养自己的各种礼仪服务技能,而且能够将培训内容应用到平常的工作之中。
由品质部上周出具的品质报告可以看出,员工的服务意识和互相尊重的意识不断增强,公司的精神文明建设更上了一个新台阶。
三、礼仪培训会议组织中的不足
本次会议的召开取的了显著的效果,但在该会议的准备中却存在着一些不足,主要包括以下三个方面。
1.会议准备工作不足
培训会议的组织在员工中的宣传不到位,导致有23位员工没有准时参加会议。
会议现场座位安排考虑不周到,影响了培训师、高层和员工的交流效果。
会议期间负责水果、茶水的工作人员安排不到位。
与会议录像和拍照工作者的沟通不到位,导致了后期不必要的纠纷。
2.会议宴会安排
没有合理预算会议时间,会议期间的午餐安排比预期推迟,导致参会人员用餐时间晚点。
3.工作执行力
会务工作人员对接到的工作执行不到位,对参会人员的服务意识欠缺。
后勤人员对会议跟进不及时,略显忙乱。
针对会议举办过程中存在的上述问题,希望为下次会议能够有的放矢的,井然有序的圆满和谐召开提供参考。
在今后承办会议时应树立细节观,打造责任感,做到明确会议目的,分工明细。
对于定型的事件,经领导批准后方可执行,如无特殊原因不得随意更改。
会务工作人员应增强服务意识,热心服务,笑脸相迎,笑脸相送。
××
20xx年2月26日
编制人员
审核人员
审批人员
编制时间
审核时间
审批时间