EAS项目业务调研报告.docx

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EAS项目业务调研报告

XXX企业信息化项目

调研报告

金蝶软件（中国）有限公司

版本号：

1.2

2011-06-23

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版本更新纪录

当前版本日期（2011-06-23）

预计版本更新日期（2011-6-24）

版本

更新日期

更新简述

作者

1.0

2011-05-25

新增

罗万准

1.1

2011-06-04

修改

罗万准

1.2

2011-06-23

修改

罗万准

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1.调研概述

1.1调研背景

1．企业背景

XXX（集团）股份有限公司（简称：

XXX集团）初创于1980年1月，XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

      XXX工厂（以下简称XXX企业）产业是XXX集团目前所确立的重点发展业务，目标是“为全球市场提供一流的陆路运输装备和服务”，同时推动中国公路运输装备的现代化。

XXXXXXXXXXXXXXXXXX。

2．项目背景

XXX企业在企业快速成长的过程中，形成了自己独特的管理经验和优势。

为进一步提升企业管理水平，优化规范管理流程，消除信息孤岛就成为了当前管理的重要工作，具体的讲，为实现XXX企业的产、供、销、设计、财务等环节的信息共享和业务互通，加强协作与配合，为实现销售与生产部门间产销协同，即销售可以随时掌握生产进度，生产了解客户订单要求；为实现业务财务一体化，即业务数据及时传递到财务，财务报表有可靠的来源和依据；为企业和集团决策提供准确、全面、及时的经营数据，为实现与集团销售公司、集团财务部、集团采购部等相关业务部门的信息互通，适应企业未来发展的需要。

XXX集团、XXX企业、金蝶、ZZZ四方联合打造XXX企业具有先进性和可靠性的信息化平台

1.2调研目的

本次调研的目的是了解XXX企业的财务、供应链及生产制造业务现状及对相关业务信息化的需求，为XXX企业业务流程优化、业务蓝图的编写提供依据。

1.3调研范围和方式

本次调研范围限于与本次实施范围相关的部门或组织、个人。

日期

调研对象

调研内容

方式

11-05-12上午

XXX企业营运部张三、李四

对营运部部门组织架构和岗位职责及接单、订单处理、成品销售等业务进行调研

调研会议

11-05-12下午

XXX企业营运部张三、李四

XXX企业技术部张三、李四

对营运部进行补充调研

对技术部产品设计业务进行调研

调研会议

11-05-13上午

工程装备部张三、李四

对工程装备部业务进行调研

调研会议

11-05-13下午

XXX企业技术部张三、李四

制造部王五、马六

对技术部进行补充调研

对制造部进行了部分调研

调研会议

11-05-16全天

物料部张三、李四

对物料部仓库业务进行调研

调研会议

现场交流

11-05-17全天

采购部张三、李四

对采购部供应商管理、采购计划、采购价格、采购合同、外协等业务进行调研

调研会议

11-05-18全天

财务部张三、李四等

对财务收付款及核算业务进行调研

调研会议

11-05-18下午

营销服务部张三、李四

对产品销售及零配件销售、发运业务进行调研

调研会议

11-05-19全天

财务部张三、李四等

对财务收付款及核算业务进行调研

调研会议

11-05-19下午

质控部张三、李四

对质控部在物料入库、生产过程及产品销售、发运过程的业务进行调研

调研会议

11-05-24全天

制造部张三、李四，技术部钱七

对生产计划、生产过程的业务进行调研

调研会议

11-06-14上午

采购部张三、李四

对调研报告初稿中采购业务进行沟通确认

沟通会议

11-06-14下午

物料部张三、李四

对调研报告初稿中仓库业务进行沟通确认

沟通会议

11-06-16全天

营运部张三、李四

对调研报告初稿中计划、销售业务进行沟通确认

沟通会议

2.XXX企业业务现状与业务需求

2.1整体业务流程

2.1.1组织架构图

XXX企业整体组织架构如下图所示：

图1

说明：

与本次实施范围相关的营销服务部、技术部、工程装备部、采购部、物料部、制造部、财务部的组织架构图参见表末附件中的

2.1.2整体业务流程图

由于XXX企业在国外车与国内车的业务处理上有较大不同，因此现状整体流程分为国内车业务与国外车业务，分别如下图所示：

国内车业务整体流程

图2

2.1.2.1国外车业务整体流程

图3

2.1.3整体业务描述

按照业务领域将XXX企业整体业务分为以下几大部分：

2.1.3.1供应链业务

供应链业务主要包括以下3大业务过程：

●采购业务

采购业务采购部采购计划员根据订单特点编制不同的采购计划，采购员则根据采购计划制定采购合同（订单）发给供应商，在与供应商确定后由供应商进行供货。

●销售业务

销售业务包括对成品（整车）的销售管理及对零配件的销售管理。

●库存：

物料部负责对供应商送来的物料进行收货，包括外协厂商送来的外协成品，在质控部质检合格后将物料入库，对生产用料进行备料和发料，并对物料库存进行盘点等业务管理。

此外物料部仓库还对供应商代保管物料进行入出库及库存管理。

2.1.3.2生产制造业务

●生产计划

生产计划指为完成订单，营运部根据评审通过的销售订单制定各业务部门的各业务环节交期安排，制造部为完成产品生产而进行车间生产计划。

●生产执行

生产执行指制造部车间根据生产计划进行实际生产作业，并根据生产计划进行领退料、工序管理、工序转移汇报等业务操作。

2.1.3.3财务业务

本次专车信息化财务部分包括标准财务（总帐、报表、固定资产、出纳）、供应链成本核算及将来的生产成本的核算。

财务核算管理是基于业务为源头的核算管理，供应链业务数据的规范、及时、准确将是财务核算管理提高的基础。

2.2供应商管理

2.2.1新增供应商业务管理

2.2.1.1新增供应商管理业务流程

图4

2.2.1.2新增供应商管理业务描述

业务流程说明如下：

1．采购部找到潜在供应商或者由其他部门推荐供应商或者由集团分配统购件供应商

2．采购部对供应商提供的相关资质证明或材料进行审核

3．供应商在通过资质审核后将样品送到采购部

4．采购部组织技术部，质控部一起对样品进行确认，安排试用，跟踪试用结果，技术部在样品试用报告上签署试用意见，质控部签署试用结果

5．在样品通过检查后如果还需要对供应商进行现场考察，则组织采购部、技术部等相关部门进行现场考察

6．现场考察通过后供应商提供小批量物料进行试用，不需要现场考察的供应商则直接提供小批量物料进行试用

7．如果试用合格则把供应商升级为正式供应商

其他说明：

1．大部分供应商由采购部自行发掘

2．对于由集团指定的供应商，一旦指定即成为合格供应商，由集团跟供应商签订供货协议。

3．集团通过邮件形式告知工厂统购物料的年度价格，工厂下订单采购物料时，价格根据集团通知的统购物料价格清单为准。

采购部每个月提供针对这些供应商的到货及时率、到货数量，质量情况等数据给集团

4．工厂对集团指定供应商没有淘汰权限，只能由集团参考各工厂上报的到货及时率、到货质量等数据来决定是否淘汰供应商

5．每年会根据到货及时率、到货质量等情况对非统购供应商进行评定，根据评定结果确定是否取消供应商供货资格

6．目前样品分为免费试用跟付费购买两种情况，大部分样品都是免费试用，样品不用还给供应商

7．对于免费试用的样品按0价格入库，若要用到产品上则按0价格出库并标识对应的工作令

8．对于免费试用的样品，库存成本分摊到在样品入库后的下一批相同物料上

9．目前到货及时率以±2天为准，超过此范围的交货记录，需采购员根据回忆过去一段时间的交货延迟情况，判断是否及时

10．质检合格率则给每个供应商30分供扣减，每次不合格扣除5分，最后按照事先设定的淘汰分值来进行淘汰

2.2.1.3新增供应商管理业务难点

1．暂无

2.2.1.4新增供应商管理业务核心需求

1．新的EAS系统中的预计到货时间应为采购员在系统中最新更新的交货时间为准，不能取第一次下单时的预计到货时间

2．物料到货入库时，EAS系统及时记录其交货准时性，如预计交货期和实际入库的日期之间的差异在3天以内，则交货结果为准时；如预计交货时间比实际到货时间晚3天以上，则交货结果为延迟；如交货时间比实际到货时间早3天，则交货结果为提前

3．EAS系统能准确地统计出供应商月度的交货准时性结果，每个订单的预计交货时间和实际到货时间的明细

2.3物料采购业务管理

2.3.1物料采购管理业务流程

图5

2.3.2物料采购管理业务描述

业务流程说明如下：

1．采购计划员在接到营销服务部的订单通知后根据订单特点编制不同的采购计划，各种计划类型及适用范围参加后续的“”说明

2．采购计划报经理审批，如果审批没通过需对采购计划进行修改

3．采购员接收到已审批的计划后编制采购合同/订单，并将审批后的采购合同/订单发送给供应商，同时将随货清单发送给供应商

4．采购员与供应商对合同进行沟通确认

5．采购员将到货计划反馈给采购计划员

6．供应商进行备货

7．供应商进行发货，并将随货清单随货物一起交回XXX企业仓库

8．物料部仓库根据到货计划进行收货准备

9．到货后物料部进行收货，并签收随货清单和供应商的到货清单，按到货清单清点到货的实际数量

10．质控部根据随货清单进行质检

11．质检合格后物料部依到货的实际数量，对照随货清单上物料进行系统入库

其他说明：

1．采购业务主要包括采购计划的编制与采购计划的执行（采购订单/合同）两大部分

2．国内车国外车是按配置来进行区分的，例如泰国车的配置跟国内车相近，则被划分为国内车

3．物料分类

根据采购特点，将物料分为以下几类：

A．特殊物料

除有安全库存设定以外的OEM件，及钢材、油漆、紧固件、外协件

B．安全库存采购物料

明确设定安全库存的物料

C．辅料

包括焊丝、焊条、钢砂、气体、扎带、波纹管、管螺纹密封胶、黄油及各种清洁剂等

D．仓库/制造看板物料

4．采购计划

根据市场订单以及物料采购特点，采购计划分为如下几类：

A．采购预案

适用于以北美车为主的国外订单

B．项目计划

适用于国内配置的个性化较强的批量订单及特殊车型

C．安全库存物料采购计划

适用于所有订单，针对已经设立了安全库存的物料

D．仓库看板物料

在定义好那些物料属于看板物料后，采购部跟供应商谈定条款、价格等，仓库根据看板物料的库存情况通知供应商送货，核对交货记录，安排付款

E．辅料采购计划

针对用于生产的非直接材料，包括焊丝、焊条、扎带、波纹管、管螺纹密封胶、黄油、各种清洁剂等

5．采购计划在接到订单的第二天发出给采购员，国外预案可适当延后

6．在技术部的技术BOM下达（或技术更改）后，计划员需再次核对采购计划，防止技术改动和遗漏前面订单信息中未包含的物料

7．采购计划中不包含需求数量在安全库存值以内的安全库存物料、仓库看板物料、辅料，但必须考虑安全库存的使用情况

8．战略库存采购计划由采购计划员提出

9．钢材、大宗材料采购由采购员制定月度采购计划滚动，经理复核后报管理部批准；零星物料在技术BOM输出后，采购员逐项审查，及时下单采购

10．常规紧固件按制造看板管理，国外车、国内特殊车型（箱式、码头车等）按计划采购

11．安全库存物料的安全库存数量，最小库存数量，采购批量由计划员、采购员提出，部门经理审核后报管理部批准，采购员根据批准的安全库存表进行采购操作。

当采购周期、产量发生变化时，由采购员或计划员申请变更安全库存数量，但同样须经过审批程序后方可变更

12．对于低于安全库存的物料，采购员编制安全库存物料采购计划由部门经理批准后下单采购，每周二、五报计划的执行情况（库存+在途）

13．安全库存物料的供应商和采购比例变更需经部门经理和管理部批准，每季度必须更新一次

14．钢砂、焊丝的采购由采购员按月度滚动，部门经理批准

15．非长期使用的辅料由采购员根据技术BOM做采购订单，由经理审批后采购

16．仓库看板采购物料由采购部负责供应商选择、价格谈判，具体采购操作由仓库完成，由部门视物料周转情况按季度调整

17．采购员对于排产计划调整、技术更改、到货质量不合格、生产自制件、看板以及其他需求（例如补料）提出较晚等情况影响到物料采购不能及时齐套的，要及时提出预警，通知采购计划员，由采购计划员及时和生产部协调

18．对于长周期物料，采购部在接到订单通知后就会开始进行采购，目前存在没有物料编码就进行采购的情况

19．对于用量大的长期采购，采购部与供应商通常会签订年度采购协议，年度采购协议主要包含物料、价格及协议条款等信息

20．对于有风险或者无年度采购协议的采购由采购员编制《采购合同》进行采购，采购合同包括了采购清单和相关采购协议内容

21．对于无风险或者有年度采购协议的采购，采购员直接编制《订单通知》下发给供应商，《订单通知》与《采购合同》的主要区别是不包含合同的责任条款，质量条款

22．随货清单是采购员在发出采购合同/订单时同时给供应商的一个单据，供应商在发货时将该单据随货一起送回，物料部仓库根据随货清单扫码收货入库，然后由仓管员在上面签字

23．每月评定各供应商的物料到货及时率，根据合同到货日（前后3天）及仓库实际收料日期作为到货及时率的初始标准

24．采购员每月向集团采购管理部提供采购统计表和来货质量统计表

25．对于特殊物料的采购，如果根据最小采购批量计算采购量超过了订单需求量，则多出的部分需要分管领导审批

26．订单分权审批流程参考采购部文件

27．目前财务结算是以订单、入库单、发票为准，一般要求入库单的金额和发票的金额一致，和订单上的单价一致，总金额不超过订单/合同的总金额；如订单上除订货总价以为还有额外的费用需我方承担，则发票的金额会比入库单的总金额多出一部分，并符合订单/合同的约定

28．对于分批送货的情况，可以进行分批结算

2.3.3物料采购管理业务难点

1．特殊物料采购计划编制困难，原因包括：

A．拿到的BOM的时间较晚，或可能不齐全

B．BOM变更不能及时通知到采购计划员

C．手工判断那些属于特殊物料比较困难

2．安全库存物料采购计划编制困难，原因是制定该计划所需的各种数据收集手工收集困难

3．外协业务管理困难

2.3.4物料采购管理业务核心需求

1．解决特殊物料采购计划、安全库存采购计划编制困难的问题。

2．解决外协业务管理困难的问题。

3．优化代保管物料管理业务

4．跟踪物料采购计划的编制及执行全过程

5．对缺料情况能进行查询分析

6．采购员需要查看到每个订单（包括分批到货情况）的付款状态，即是否付款、付款时间，订单号和金额等信息

7．要求合同约定的单价可关联到订单，且订单中的单价必须按照合同单价生成，不可修改

8．对于物料齐套，以营运部排产表要求的物料齐套时间为准计算，可按周或天查询齐套情况

9．不良品库的库存不能计算到MRP运算中

2.4采购订单变更业务管理

2.4.1采购订单变更管理业务流程

图6

2.4.2采购订单变更管理业务描述

业务流程说明如下：

1．采购员在发出订单后如果需要对订单进行变更，首先需与供应商联系确认是否已经发货

2．如果已经发货，对于需退货的与供应商协商退货

3．如果没有发货，与供应商协商修改订单内容

4．采购经理首先在目前的采购系统中对未作到货确认的订单进行反审批，已做到货确认的订单无法反审批

5．采购员确认直接修改原订单还是另外做一张订单

6．如果修改原订单则直接对原订单进行操作，如果另外做一张订单则首先取消原来的订单并重新制作一张订单

7．经理对修改或重新制作的订单进行审批

其他说明：

1．如果供应商已经发货则视为已经到库，不能对原订单进行变更

2．未来管理上将是否入库作为是否可修改订单的关键点

2.4.3采购订单变更管理业务难点

1．已做入库确认的订单，无法反审批

2．分批交货的订单，已有部分入库记录的订单，无法修改订单的未交货数量和交货价格

2.4.4采购订单变更管理业务核心需求

1．对于采购执行了一部分的订单要求可以进行订单修改

2．采购申请需要有不同的审批流程，根据订单金额、数量、物料类型的不同，需要由不同的审批人进行审批

3．取消订单做入库确认的动作，或做了入库确认后，仍可进行订单修改

2.5采购退货业务管理

2.5.1采购退货管理业务流程

图7

2.5.2采购退货管理业务描述

业务流程说明如下：

1．对于已经入库的采购原料，如果发现了不良品，物料部仓库将不良品转移到不良品库

2．物料部仓库通知采购部，由采购部与供应商协调处理

3．如果可以换货，则由供应商直接换货

4．如果供应商同意退货，则做退货处理，供应商与财务进行结算处理

其他说明：

1．对于换货，通常直接由供应商发送物料，仓库不做帐务处理

2．仓库每月对不良品进行统计

3．对于转移到不良品库的物料，每过一段时间由采购部与供应商进行确认是否要将实物退回，对于价值较低、无可用价值或者计算运费后已经没必要退回的物料供应商可能不会拿回实物

2.5.3采购退货管理业务难点

1．暂无

2.5.4采购退货管理业务核心需求

1．暂无

2.6整件委外加工业务管理

2.6.1整件委外加工管理业务流程

图8

2.6.2整件委外加工管理业务描述

业务流程说明如下：

1．技术部根据营销服务部的工作令提供OEM表、委外清单

2．制造部根据营销服务部的工作令编制生产计划

3．采购部根据技术部提供的OEM表、外协清单及制造部的生产计划编制外协计划

4．如果需要提供原料，物料部仓库根据外协计划备料

5．采购部根据外协计划通知外协厂商前来提货，物料部仓库将原材料进行出库

6．外协厂商根据图纸、技术文件等完成外协件生产

7．外协厂商将生产好的外协产品发回物料部仓库

8．物料部仓库对外协厂商送回的产品收货入库

其他说明：

1．对于只提供原料进行外协的情况，通常还会向供应商提供技术文件、图纸等

2．另外一种情况就是仅提供图纸、技术文件等给外协厂商，原料由外协厂商自行购买

3．在外协件到货后，物料部仓库在验收质检完成后对外协件入库，登记委外入库单

4．委外件在物料部仓库通常只是短暂停留，很快会被制造部领用，领用出库时登记领料出库单

5．委外件的物料编码在技术通知下发后就生成

2.6.3整件委外加工管理业务难点

1．采购部经常不清楚仓库物料是否备好，需要经常与仓库确认

2.6.4整件委外加工管理业务核心需求

1．根据委外计划能够很清楚了解到仓库是否已经备好委外原料。

2．技术部提供外协BOM时，BOM中应有外协件的物料编码

2.7工序委外加工业务管理

2.7.1工序委外加工管理业务流程

图9

2.7.2工序委外加工管理业务描述

业务流程说明如下：

1．技术部根据营销服务部的工作令提供OEM表、委外清单

2．制造部根据营销服务部的工作令编制生产计划

3．采购部根据技术部提供的OEM表、外协清单及制造部的生产计划编制外协计划

4．制造部根据计划完成外协半成品的生产

5．采购部根据外协计划通知外协厂商前来提货

6．外协厂商将生产好的外协产品发回物料部仓库

7．物料部仓库对外协厂商送回的产品收货入库并入库加工费

8．制造部领用外协产品并出库外协产品加工费到制造部

其他说明：

1．制造部在外协厂商前来提货时对这部分外协件进行发出记录，但不进行出库帐务处理

2．对于工序委外，所需原料通常由XXX企业购买

3．制造部在从仓库领出外协厂商送回的外协成品后将发出时的记录核销

2.7.3工序委外加工管理业务难点

1．参见

2．采购部经常不清楚需要委外的半成品生产部何时完成生产

2.7.4工序委外加工管理业务核心需求

1．参见

2.8仓库业务管理

2.8.1物料入库业务管理

2.8.1.1物料入库管理业务流程

图10

2.8.1.2物料入库管理业务描述

业务流程说明如下：

1．采购部采购员根据采购计划编制采购合同/订单通知，同时生成随货清单

2．采购员将采购合同/订单通知及随货清单发给供应商

3．供应商在收到采购合同/订单通知和随货清单后进行备货

4．采购员将到货计划提供给物料部

5．物料部根据到货计划进行收货准备

6．供应商发货

7．物料部收货后质控部质检员对物料进行质检，质检通过后在随货清单上签字

8．物料部对质检通过的物料对随货清单上的条码进行扫描

9．物料部仓管员对物料入库后在随货清单上签字

10．物料部对验收合格的物料进行合格品入库

11．物料部仓管员与质控部质检员在入库四联单上签字

其他说明：

1．有些物料由于待检区位置不够等因素只能先直接放到仓位然后进行质检

2.8.1.3物料入库管理业务难点

1．由于到货计划不准确，导致收货准备困难

2.8.1.4物料入库管理业务核心需求

1．需要及时准确的获得到货计划以便做好充分的收货准备

2.8.2代保管物料业务管理

2.8.2.1代保管物料管理业务流程

图11

2.8.2.2代保管物料管理业务描述

业务流程说明如下：

1．采购部根据代保管库库存情况通知供应商送货

2．供应商接到通知后进行备货发货

3．物料部在收到供应商送货后由质控部进行质检

4．物料部将质检合格品入库到代保管库

5．如果需要用到代保管库物料，物料部将物料从代保管库出库，并通知采购部

6．采购部接到通知后补采购合同/订单和随货清单

7．物料部将物料入到工厂仓库并生成入库单

8．物料部将物料从工厂仓库发料出库给制造部进行生产

其他说明：

2.8.2.3代保管物料管理业务难点

1．操作流程上比较复杂

2.8.2.4代保管物料管理业务核心需求

1．希望在从代保管库出库时自动生成采购订单、随货清单，同时生成应付单

2.8.3物料计划出库业务管理

2.8.3.1物料计划出库管理业务流程

图12

2.8.3.2物料计划出库管理业务描述

业务流程说明如下：

1．技术部和制造部根据营销服务部的工作令分别编制技术文件和生产计划

2．物料部计划员根据技术部的技术BOM和制造部的生产计划编制备料计划

3．物料部计划员根据备料计划编制配货清单

4．物料部帐务员确认配货清单内容

5．物料部仓管员根据配货清单进行备料

6．物料部仓管员发料出库并登记出库表

其他说明：

2.8.3.3物料计划出库管理业务难点

1．由于无法及时准确的获得制造部的插单信息，导致无法针对插单情况及时备料

2．由于无法及时准确的获得套料计划和开卷计划，导致准确备料比较困难