XX集团大宗采购工作指南.docx

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XX集团大宗采购工作指南

XX集团大宗采购工作指南

说明：

大宗采购是指超过各业态公司总销售额1％或全年采购金额超过2000万人民币的品项。

一、目的

建立和执行这个制度是为了建设XX集团高水平的采购环境，提高供应商的素质和供货质量，保证商品供货的稳定，防止发生质量意外事故，同时可以降低采购成本，防止采购中的徇私舞弊。

但对象可口可乐、宝洁、联合利华、花王、达能、帕尔玛特这样XX没有议价能力的供应商，可能也不能采取这套工作指南。

这套工作指南的特点是在制度管理部设置第三方询价（至少需两人）和大宗采购监督员（至少需三人，其中一人负责监督计划制定、监督流程控制、监督要点设定；一人负责监督过程复核、资料审查；一人负责资料收集、检验、鉴别。

）

二、工作流程图

后备供应商数据库:

出入库操作规范，数据库管理操作规范

销售模块订货

订单处理操作规范：

新品开发操作规范：

老品补货

老品新合同

新品

供应商资格认证操作规范：

认证计划、认证标准、认证程序、认证方法、认证结果处置、认证表格汇总

新店商品规划铺底订货操作规范：

第三方询价模块

库存充足

采购合同作业操作规范：

预算、调查、准备、询价、谈判、审查、第三方询价控制、核准、签约、记帐

促销计划订货操作规范：

库存不足

配送模块

配送指令

合同执行操作规范：

时间、数量、质量、价格、运输、保险、返佣、赞助、促销、生产流程控制、异常预警、汰换、合同修改、追索

预算模块

结算支付申请操作规范：

执行模块

集团信息系统：

采购品项数量和价格、市场价格、供应商数据、合同执行数据、预算数据、结算数据

监控模块

采购流程图

三、相关各方职责

1．集团总裁

（1）。

主持供应商资格认证和大宗采购合同评审，控制会议进程，协调各种矛盾和冲突。

保证工作按既定程序和标准完成。

（2）。

聘请供应商资格认证和大宗采购合同评审的咨询专家。

（3）。

参考各种信息，形成决议，确定合格供应商，批准大宗采购合同的签约和执行。

2．认证委员和评审委员：

主要由四个业态公司总经理，四个业态公司采购总监、集团财务部总监、集团制度管理部总监、集团法律事务部总监以及其他聘请人员组成。

根据咨询专家调查报告，评价意见，供应商自报材料，第三方询价报告，其他调查报告和信息，具体工作人员的现场说明，投票决策。

3．大宗采购监督人员：

（1）。

执行和监控的关键点：

供应商认证；合同议价；合同执行监控。

（2）。

执行和监控的内容：

a.检查是否按程序完成工作

*.供应商认证程序：

核实文件、实地调查、资质评估、会审、储备、签约、汰换等等。

*.合同议价程序：

预算、调查、准备、询价、谈判、审查、第三方询价控制、核准、签约、记帐等等。

*.合同执行监控程序：

时间、数量、质量、价格、运输、保险、返佣、赞助、促销、生产流程控制、异常预警、汰换、合同修改、追索等等。

b.检查工作标准是否达到

*.供应商认证工作标准：

规模、管理、质量、装备、合作度、价格、能力、竞争力评价等等。

*.合同议价工作标准：

双赢，长期合作，附加条件优惠，价格理想（市场平均价），其他代价低，风险可控等等

*.合同执行监控工作标准:

完成率，可靠性，异常率等等。

c.检查预定工作方法是否执行，应用的工具是否完整和合格

d.检查工作是否按时完成

*.供应商认证工作时间表

*.合同议价工作时间表

*.合同执行工作监控时间表

e.检查所附图、表、单是否规范、完整

*.供应商认证所附图、表、单：

*.合同议价所附图、表、单：

*.合同执行监控所附图、表、单：

f.现场调查供应商

g.现场巡查配送、验收、质检、收货、运输、库存等等、

4．第三方询价人员：

（1）。

定期对样本商品进行市场调查和网络查询；

（2）。

协调各下属单位采购与销售在进货价格高低上的扯皮，以便分清责任，精确考核；

（3）。

为监督控制采购合同议价提供依据；

（4）。

实时掌握竞争对手的经营企图等等。

）

5．大宗采购绩效考核人员

按XX集团绩效考核办法进行考核。

6．大宗采购咨询专家

主要由XX内部有经验的采购人员、财务人员和店铺销售人员组成，由集团总裁聘请，给一定报酬，定期轮换。

主要负责现场调查供应商的资质、规模、质量管理水平、卫生管理水平、生产管理水平、运营管理水平、配送能力、财务状况等等，并作出个人评价，以供集团决策。

四、程序和方法

1．供应商资格认证

（1）。

供应商资格认证准备

（2）。

投寄招标文件

（3）。

检核投标文件

（4）。

样品检验和评估

（5）。

供应商现场调查

（6）。

供应商资格评估

（7）。

会审

（8）。

投寄供应商入围通知

2．大宗采购合同评审

（1）。

大宗采购合同评审准备

（2）。

供应商报价

（3）。

议价和第三方询价

（4）。

其他附加条款

（5）。

专家审核

（6）。

会审

（7）。

核实

a.预算

b.价格

c.法律

（8）。

签约

3．大宗采购合同执行

（1）。

供货时间和数量控制

（2）。

商品质量和卫生控制

（3）。

商品价格、包装、规格、品种搭配和品项控制

（4）。

运输、配送、保险、返佣和赞助控制

（5）。

商品促销计划控制

（6）。

商品生产流程控制

（7）。

异常预警、汰换

（8）。

合同修改

（9）。

退货和索赔

4．大宗采购合同支付

（1）。

单据核实

（2）。

对帐

（3）。

审核

a.预算

b.第三方询价

c.质检

（4）。

传票

（5）。

划款

五、主要表单

1．供应商资格认证

（1）。

供应商资格认证准备工作清单格式

（2）。

大宗采购招标邀请格式

（3）。

供应商投标文件格式

（4）。

样品检验和评估表格式

（5）。

对供应商现场调查清单格式

（6）。

供应商资格认证评估表格式

2．大宗采购合同评审

（1）。

大宗采购合同评审准备工作清单格式

（2）。

大宗采购合同专家审核表格式

（3）。

签约程序传票格式

（4）。

大宗采购合同要点

为降低工作成本和磨合成本，尽量使用XX原来的工作程序和表单，这样可以尽快的取得成效。

附录：

主要表单格式

1．供应商资格认证

（1）。

供应商资格认证准备工作清单格式

供应商资格认证准备工作清单

（1）。

完成分店铺商品规划

（2）。

完成新开店铺计划和商品规划

（3）。

完成大宗采购招标计划

（4）。

印刷大宗采购招标邀请书

（5）。

印刷供应商投标书

（6）。

印刷样品检验和评估表

（7）。

印刷供应商现场调查清单

（8）。

印刷供应商资格认证评估表

（9）。

印刷供应商资格认证会审表

（10）。

印刷供应商入围通知

（2）。

大宗采购招标邀请格式

XX集团大宗采购招标邀请书

编号;

交货时间：

数量、交货批次：

规格、包装：

品项：

促销条件：

交货地点：

退货条件：

支付条件：

支付方式：

验收办法：

卫生标准：

质量标准：

初审合格

招标流程

供应商提供样品

供应商投标

招标邀请

对供应商现场调查

样品合格

样品检验和评估

专家评估

发入围通知书

认证合格

供应商资格认证委员会会审

进入大宗采购合同谈判程序

联络电话：

领取投标文件地点

截标时间

招标时间

（3）。

供应商投标文件格式

XX集团大宗采购供应商投标书

编号：

法人代表：

电话：

公司地址：

公司名称：

生产许可证

卫生许可证

税务登记号码：

营业执照号码：

代理许可证：

注册资金：

员工人数：

生产工厂：

经营品项：

生产设备清单

质量管理体系认证文件

三年销售记录和主要客户

三年财务报表

卫生检疫证号

产权证明

管理制度

配送能力

品项、商标、生产厂家、规格、包装、数量、交货时间、交货批次、交货地点、质量保证、卫生保证、退货保证、结算要求等等

投标品项

促销安排

返佣、赞助承诺

配送承诺

报价

投标日期

保证人电话

代理人电话

投标人电话

（4）。

样品检验和评估表格式

XX集团大宗采购样品检验和评估表

编号：

样品送审公司名称：

公司地址：

电话：

安全许可证

卫生许可证

税务登记号码：

营业执照号码：

生产许可证：

生产工艺：

员工人数：

生产工厂：

送审品项：

生产设备清单

质量管理体系认证文件

主要客户

保质期

卫生检疫证号

检验地点、设备、技术

检验时间

送审时间

品项、商标、生产厂家、规格、包装、数量、功能、口感、目视外观、质量、卫生、保质期、成分、有毒物质等等

检验项目结果

检验结论

采购监督签名

检验员签名

专家评分

（5）。

对供应商现场调查清单格式

XX集团大宗采购对供应商现场调查清单

编号：

1．核实营业执照（到当地工商局核实）

2．核实税务登记证（到当地税务局核实）

3．核实卫生许可证（到当地卫生部门核实）

4．核实产权证明（到当地土地局、房产局核实，机器设备要求供应商提供原始发票，到原生产厂家核实。

）

5．银行存款核实，要求供应商提供每月随机抽取三天得银行对帐单，共计十二个月，到银行核实。

6．应收应付要求供应商提供清单，发函或电话核实。

7．测试质量控制系统的有效性。

8．测试卫生检疫控制系统的有效性。

9．检查原料进货渠道。

10．考察现场管理。

11．核实目前主要客户的真实性。

12．抽查管理制度执行的有效性。

13．评估设备水平、生产能力。

14．评估工艺路线和操作方法。

15．评估设备、仪器维护水平。

16．过去供应其他公司是否按期，是其他否有不良记录。

17．供应商领导的个人评价,人品、性格;组织能力;计划能力;执行能力;控制能力。

18．表格

a.规模:

.资产及结构，重点是分析资产质量

b.负债及结构，重点是分析债权人结构

c.生产设备和工艺，重点是分析质量和产能

d.员工人数及结构，重点是分析管理水平

e.行业水平，重点分析竞争力和发展潜力

f.效益、/销售收入及结构

g.经营状况、.库存结构和时间、.周转率及结构、订货量

h.管理基础、员工素质

i.偿债能力

j.领导的法律意识

调查时间：

采购监督签名：

复核人签名：

调查人签名：

（6）。

供应商资格认证评估表格式

XX集团供应商资格认证评估表

编号：

法人代表：

电话：

公司地址：

公司名称：

生产许可证

卫生许可证

税务登记号码：

营业执照号码：

代理许可证：

注册资金：

员工人数：

生产工厂：

经营品项：

法人代表：

电话：

公司名称：

公司地址：

生产设备

质量管理体系认证文件

三年销售记录和主要客户

三年财务报表

卫生检疫证号

产权证明

管理制度

配送能力

管理

得分

满分5

财务情况

经营情况

评审分数

得分

满分5

得分

满分5

现场管理

得分

满分5

组织制度

得分

得分

满分5

满分10

供应能力

设备规模、产能

过去是否按期供货

得分

满分5

工艺、操作技术

得分

满分20

价格

价格

得分

得分

满分10

满分10

进料控制、生产管理

质量保证体系

质量管理

得分

满分10

成品保管运输

得分

满分5

设备维护

得分

满分5

检查标准

评估日期

采购监督签名

评估复核人签名

评估人签名

2．大宗采购合同评审

（1）。

大宗采购合同评审准备工作清单格式

大宗采购合同评审准备工作清单

（1）。

完成分店铺年度预算

（2）。

完成新开店铺计划及其大宗采购计划

（3）。

完成分店铺大宗采购计划

（4）。

印刷大宗采购制式合同

（5）。

印刷供应商报价书

（6）。

印刷大宗采购合同专家审核表

（7）。

印刷签约程序传票

（2）。

大宗采购合同专家审核表格式

XX集团大宗采购合同专家审核表

编号：

法人代表：

电话：

公司地址：

公司名称：

生产许可证

卫生许可证

税务登记号码：

营业执照号码：

代理许可证：

注册资金：

员工人数：

生产工厂：

经营品项：

法人代表：

电话：

公司名称：

公司地址：

合同主要条款摘要

同主要条款摘要

管理水平

水平

供应能力

卫生检疫证号

合作潜力

质量管理

配送能力

商品条件

得分

满分5

供货及时

包装、规格、品种

评审分数

得分

满分10

得分

满分5

品牌

得分

满分5

市场份额

得分

得分

满分10

满分10

质量保证

质量保证

退货

得分

满分5

卫生保证

得分

满分20

价格

价格

得分

得分

满分5

满分5

赞助

返佣

附加条款

得分

满分5

促销

得分

满分10

配送

得分

满分5

保险

评估日期

采购监督签名

评估复核人签名

评估人签名

（3）。

签约程序传票格式

XX集团大宗采购合同签约程序

编号

采购金额

采购品项

供应商名称

合同编号

集团总裁意见

评估报告意见

评审会议意见

合同执行时间

合同主要条款摘要

附件清单：

对后面所附大宗采购合同是否同意

集团制度管理部总监：

大宗采购监督：

第三方询价：

业态公司总经理：

业态公司采购总监：

集团财务部总监：

集团法律事务部总监：

店铺代表意见：

专家意见：

督办人：

签约代表：

签约时间：

（4）。

大宗采购合同要点

XX集团根据自己具体情况，对不同的种类的商品，应分别制定制式合同。

但大宗采购合同有一些要点要注意：

a.商品的品种、规格和数量:

商品的品种应具体，避免使用综合品名；商品的规格应规定颜色、式样、尺码和牌号等；商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出。

必要时，可附上商品品种、规格、数量明细表。

b.商品的质量和包装:

合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家或部颁标准；无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订（交）货，并要封样待查并要封样待查。

；对于副、次品应规定出一定的比例，并注明其标准；对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款；对商品包装材料、包装式样、规格、体积、重量、标志、及包装物的处理等，均应有详细规定。

c.商品的价格和结算方式:

合同中对商品和价格的规定要具体，规定作价的办法和变价处理等，以及规定对副品、次品的折扣办法；规定结算方式和结算程序。

d.交货期限、地点和发送方式:

交（提）货期限（日期）要按照有关规定，并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。

同时，应明确商品的发送方式（送货、代运、自提）。

e.商品验收办法:

合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。

f.违约责任：

签约一方不履行合同，违约方应负物质责任，赔偿对方遭受的损失。

在签订合同时，应明确规定，供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金：

*未按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品；

*未按合同规定的商品质量标准交货；

*逾期发送商品，临时更改到货地点等，应付违约金或赔偿金。

g．合同的变更和解除条件:

在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同，通过什么手续来变更或解除合同等情况，都应在合同中予以规定。

　　除此之外，采购合同应视实际情况，增加若干具体的补充规定，使签订的合同更切实际，更有效力。

在我们的实际工作中，发现大宗采购合同有以下风险：

a.主体没有订立合同的资格，没有实际履行能力,主要表现形式为：

订立合同的一方根本没有提供法人资格证明；合同一方虽提供了《企业法人营业执照》，但为副本或复印件，其实为伪造的证明；合同一方提供了正式的《企业法人营业执照》但其实际虚报注册资本，无实有资金，并没有实际履行能力;合同一方在订立合同时虽提供了正式的《企业法人营业执照》，但因未参加工商局年检已被吊销营业执照;代理人超越代理权限，以被代理人名义签订买卖合同。

b.    合同中由于用词不准确，导致双方经常有争议，常见的有：

质量约定不明确；履行地点不明确；付款期限不明确；违约责任不明确；付款方式不明确；履行方式不明确；计量方法不明确；检验标准不明确等等。