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采购内部控制细则

采购内部控制实施细则

1.采购管理目标

1.1采购业务目标

采购业务目标主要是指企业在一定条件下购买生产、经营所需物资过程中应达到的目标。

具体内容如下：

目标1：

按质按量按时完成采购任务，经济高效地满足企业运营发展的物资需求，确保供应稳定；

目标2：

建立“统一管理、统一采购、统一储备、统一结算”的物资采购供应管理体制；

目标3：

在全球范围内搜索资源，追求物资采购性能价格比最优和供应总成本最低；

目标4：

实行协议采购、招标采购和询比价采购三者结合，提高物资供应效率；

目标5：

争取获得有利付款条件与付款方式，保证按照合同结算条款履行资金支付责任；

目标6：

及时组织资金，严格审查付款手续，降低付款风险；

目标7：

强化物资供应过程控制，增强物资供应工作主动权；

目标8：

物资采购过程公开、规范有序、合规合法；

目标9：

物资采购合同或协议符合国家法律法规、外贸政策和企业内部规章制度；

1.2采购财务目标

采购财务目标是指企业通过对采购活动进行内部控制，确保资金安全以及最大化利用。

具体内容如下：

目标1：

按照企业内部会计制度，真实、准确、完整地核算物资价值以及相关债权债务；

目标2：

确保资金支付安全；

目标3：

减少资金的占用；

目标4：

规范付款方式与程序及与供应商对账的工作程序，确保付款正确，减少资金损失；

2.采购业务范围

该子流程主要描述了上海新时达电气股份有限公司（以下简称“股份公司”）关于采购业务项目中物料采购和非物料采购管理的相关流程，主要包括采购计划的制定、供应商的选择、招标、采购合同的签订、货物的跟踪、到货验收、入库与货款结算等。

3.采购业务风险

3.1采购经营风险

采购经营风险是指企业在采购经营活动过程中可能存在的风险。

具体如下：

1、制度不健全或有漏洞，制度执行不到位和监督考核不力，导致违纪违规问题发生；

2、物资需求计划不明确、不及时，变更频繁，不能够有效满足企业运营发展的需求；

3、请购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范、不正确，可能导致企业资产损失、资源浪费或舞弊现象发生；

4、物资供应过程控制能力弱，采购物资质量不能满足技术要求，影响企业运营发展；

5、分散对外采购，不能形成整体和批量采购优势，造成采购资金的浪费和流失；

6、供应商选择不当，指定或变相指定供应商，给企业造成经济损失，滋生腐败；

7、物资采购一单一价、一单一招标、一单一签约，供需关系不稳定，供应费用增加；

8、重复储备、库存结构不合理，储备资金占用大；

9、采购验收程序不规范，可能造成资产损失或账实不符；

10、采购合同或协议条款权责不清，审批程序不当，导致经济纠纷和经济损失；

3.2采购财务风险

采购财务风险是指企业在采购活动的会计核算过程中出现的风险。

具体如下：

1、资金分散使用，付款时间、方式、金额不恰当造成资金效益的流失；

2、结算不及时，多记、错记、漏记物资入库、库存或应付账款，导致财务数据不准确、不完整；

3、会计核算不规范，不能如实反映财务状况，影响财务报告的真实性；

4.采购管理业务流程

4.1请购与审批业务控制流程

4.1.1.文件编号

流程编号

流程名称

请购与审批业务控制流程

主责部门名称

战略采购部

版本号

流程责任人

李子雄

日期

4.1.2.业务流程图

不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分

总经理

财务总监

采购部经理

采购专员

相关部门

权限外

审批

审核

权限内

审批

否

审核

否

K55

K33

采购范围内

是

结束

按照预算执行进度办理请购手续

是

预算内

K11

填写“采购

申请单”

汇总、整理

采购申请

呈交“采购申请单”

检查库存物资储存情况

相关部门

审批

审核

K33

下达新的采购预算方案

资料归档

提出采购

预算调整申请

编制“采购预算调整方案”

执行新的采购预算方案

组织执行

采购预算

编制“年度采购预算表”

汇总、整理

采购预算

严格执行

采购预算

结束

实施采购活动

各部门编制本部门采购预算

开始

4.2.3风险控制表

采购预算业务风险控制表

流程步骤

风险点

风险描述

控制措施

风险类型

风险等级

控制方式

控制频度

战略风险

经营风险

报告风险

合规性风险

一级

二级

三级

如果采购预算编制依据不科学、不合理，会造成企业资源浪费

各生产单位根据年度营业目标预测生产计划，据此编制年度物资需求计划，并编制采购预算；仓储部根据企业相关规定和生产用料计划编制采购预算；研发部、行政部根据实际需求编制采购预算

√

财务部预算专员负责汇总、整理各部门提交的采购预算

√

如果请购与审核、审批部门不分离，容易产生徇私枉法行为，造成资产流失

财务部预算专员根据上一年度材料单价、次年度汇率、利率等各项预算基准编制企业“年度采购预算表”，财务部经理签字确认后，报财务总监审核、总经理审批后严格执行

√

请购部门根据实际需求提出采购申请，采购部采购专员应根据市场价格填写采购金额，依据企业相关规定以及生产需求情况，判断采购是否合理。

如果采购申请合理，提交相关领导审批；不合理的采购申请，则退回请购部门

√

如果采购预算调整未经适当审批或超越授权审批，可能会产生重大差错或舞弊、欺诈行为，从而使企业遭受损失

调整采购预算的原因包括超范围采购或超预算采购两种。

由于市场环境变化，如采购物资的价格上涨，导致实际采购金额超出采购预算或生产突发事件导致采购预算外支出等。

此时，采购部必须提出采购预算调整申请，即追加采购预算

√

财务部接到采购部的预算调整申请后，根据实际情况，参照企业的相关规定进行核对，并编制采购预算调整方案，提交财务总监审核、总经理审批

√

文件指引

文件编号

文件名

文件类型

版本

一级

二级

三级

制度类

流程类

表单类

预算制度

STEP/MS-08-094

√

A/0

4.3采购业务招标控制流程

4.3.1.文件编号

流程编号

流程名称

采购业务招标控制流程

主责部门名称

战略采购部

版本号

流程责任人

李子雄

日期

4.3.2.业务流程图

不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分

总经理

需求部门

采购部经理

采购部

供应商

审批

提供相关资料

参与论证

K97

K77

结束

签订合同

选取

最终中标者

组织论证

审核

开始

K87

宣布

中标单位

初步评审

接收标书

发售标书

确定资格

合格的供应商

进行资格审查

发布招标信息

准备招标文件

编制招标书

签订合同

填报标书

购买标书

填报资格

审查文件

采购预算

索取资格

审查文件

采购预算

4.3.3风险控制表

采购招标业务风险控制表

流程步骤

风险点

风险描述

控制措施

风险类型

风险等级

控制方式

控制频度

战略风险

经营风险

报告风险

合规性风险

一级

二级

三级

采购招标工作中，如果违反国家法律、法规，企业会遭受外部处罚、经济损失和信誉损失

对需要进行招标的采购业务，采购部准备采购招标文件，编制《采购招标书》，报采购部经理审核

√

采购部发布招标信息，包括招标方式、招标项目（含名称、用途、规格、质量要求及数量或规模）、履行合同期限与地点、投标保证金、投标截止时间及投标书投递地点、开标的时间与地点、对投标单位的资质要求以及其他必要的内容

√

采购招标过程如果违反法律、法规及企业规章制度的规定，企业可能会受到有关部门的处罚，造成资产损失

采购部收到供应商的资格审查文件后，对供应商资质、信誉等方面进行审查

√

采购部通过审查供应商各方面指标确定合格的供应商

√

采购部向合格的供应商发售标书，供应商填写完毕后递交到采购部

√

如果采购招标评审不规范、选择了不合格的供应商或签订的合同不符合国家相关法律、法规，可能给企业带来不必要的损失

采购部对供应商的投标书进行初步审核，淘汰明显不符合要求的供应商

√

采购部经理组织需求部门、技术部门、财务部门等相关人员或专家对筛选通过的投标书进行论证，选出最终的中标者

√

最终中标者经总经理签字确认后，由采购部相关人员宣布中标单位

√

采购部经理代表招标方签订《采购合同》

√

文件指引

文件编号

文件名

文件类型

版本

一级

二级

三级

制度类

流程类

表单类

　STEP/MS-12-127

　招标管理办法

　√

　A/0

4.4供应商的评选控制流程

4.4.1文件编号

流程编号

流程名称

供应商的评选控制流程

主责部门名称

战略采购部

版本号

流程责任人

李子雄

日期

4.4.2业务流程图

不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分

总经理

采购部经理

采购部

相关部门

供应商

审批

是

现场评审

采购物资分类

参与评审

组织现场评审

编写《现场评审报》告

审核

提出候选名单

审核

进行比质与比价

发放、回收调查表

收集供应商信息

K61

K51

K41

K31

K21

K11

结束

资料存档

确定供应商名单

开始

否

参与

配合

4.4.3风险控制表

供应商评选风险控制表

流程步骤

风险点

风险描述

控制措施

风险类型

风险等级

控制方式

控制频度

战略风险

经营风险

报告风险

合规性风险

一级

二级

三级

如果调查表设计不标准、不合理

如果比质、比价采购制度不完善，会造成候选供应商不符合企业要求

采购部通过不同途径，如面谈、调查问卷等收集

√

采购部和使用部门依据收集到的供应商信息，参照企业比质、比价采购制度等相关文件，对供应商进行比质与比价

√

如果现场评审过程不规范，会导致选择了不合格的供应商

采购部根据比质与比价结果，参照供应商选定标准，提出候选供应商名单，报采购部经理审核

√

采购部通过采购物资的分类，根据实际需要，判断是否需要组织现场评审。

需要进行现场评审的，采购部组织现场评审，请购部门、生产部门、财务部门、仓储部门以及质检部门等相关部门参与；对无需现场评审的供应商，可直接提出其等级排序名单

√

采购的供应商没有经过评选

现场评审后，采购部汇总评价结果，并编写《现场评审报告》

√

采购部根据比质与比价结果，参照供应商选定标准，提出候选供应商名单，报采购部经理审核

√

文件指引

文件编号

文件名

文件类型

版本

一级

二级

三级

制度类

流程类

表单类

DQ/QP-740-101

采购管理程序

√

F/0

DQ/WI-QD-116

供应商考核细则

√

A/0

DQ/R-740-101-03

供应商成绩表

√

DQ/R-740-101-04

供应商调查评审表

√

DQ/R-740-101-05

合格供应商一览表

√

DQ/R-740-101-09

供应商初次质量评审表

√

DQ/R-740-101-10

供应商年度质量评审表

√

DQ/R-QD-116-01

供应商绩效评价表

√

A/1

4.5采购与验收控制流程

4.5.1.文件编号

流程编号

流程名称

采购与验收控制流程

主责部门名称

物流部

版本号

流程责任人

李子雄

日期

4.5.2.业务流程图

不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分

根据权限审批领导

采购部经理

采购部

质量部

供应商

否

是

审批

否

是

审核

K31

K61

K41

K21

K11

结束

入库入账

核对数量

收货

下单

采购订单

询价确认交期等

采购申请

开始

K51

配合

否

是

检验

4.5.3风险控制表

采购与验收风险控制表

流程步骤

风险点

风险描述

控制措施

风险类型

风险等级

控制方式

控制频度

战略风险

经营风险

报告风险

合规性风险

一级

二级

三级

原材料价格波动，采购部门应对不及时，进口重要原材料采购价格高于同期市场价格。

供应商根据“STEP询价情况记录（贸易类/生产类）”对物料进行报价，并由相关的领导进行审批。

√

采购部门制定物料需求计划，并交由相关的领导审批后下达订单。

物料需求计划要求每月调整并审批。

√

与供应商签订“采购合同”和“质量保证协议”。

合同、协议的标准格式应由法律事务部门审定，合同或协议签订人须按规定权限签署。

√

采购的材料在质量、数量、到货时间上与生产经营的要求不一致，影响生产正常运行。

供应商送货单上订单号、物料号、数量缺一不可并不可涂改。

√

对验收过程中发现单货不符、质量不符、数量不符、滞期等情况，应及时通知采购部门。

采购部根据不同情况对供应商做出相应的处罚。

√

采购手续不完备，审核不严，造成财务数据不真实。

采购发票上必须注明送货单号、订单号、物料号，缺一不可！

供应商要求每月进行发票和在途的对账。

√

文件指引

文件编号

文件名

文件类型

版本

一级

二级

三级

制度类

流程类

表单类

DQ/QP-740-101

采购管理程序

√

F/0

STEP/MS-08-139

日常采购订单（合同）审批权限管理制度

√

A/0

STEP/MS-03-003

行政物资及设备采购管理

√

A/0

DQ/QP-830-102

不合格品控制程序

√

F/0

STEP/MS-08-084

采购发票管理制度

√

A/1

DQ/WI-LOD-06

物料收料作业指导书

√

B/0

无

收料通知单

√

SAP

无

入库申请单

√

SAP

DQ/R-740-101-08

STEP询价情况记录

√

B/0

DQ/R-LOD-01-01

采购对帐表

√

B/0

4.6付款流程

4.6.1.文件编号

流程编号

流程名称

付款流程

主责部门名称

物流部

版本号

流程责任人

李子雄

日期

4.6.2.业务流程图

不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分

根据权限审批领导

财务部

采购部

供应商

相关部门

是

否

审批

K11

K41

结束

财务付款

是

否

审核

K31

开始

填写付款单

审核签字的合同

K21

对账单

4.6.3风险控制表

付款风险控制表

流程步骤

风险点

风险描述

控制措施

风险类型

风险等级

控制方式

控制频度

战略风险

经营风险

报告风险

合规性风险

一级

二级

三级

采购合同不规范，没有明确付款时间、金额等。

采购合同中必须明确付款的时间、金额以及物料的到货日期。

采购合同需要相关的领导审批签字后方可填写付款单。

√

供应商每月提供未支付货款的发票明细以及未开票已送货的明细，采购员核对无误后，根据供应商的账期填写付款单。

√

采购发票的类型不符、到达时间延长，造成无法抵扣或者库存暂估。

供应商应开具17%的增值税发票，并在送过后10个工作日内开具相应发票。

发票上需要注明物料号、送货单号、订单号，缺一不可！

√

付款单需经过采购经理、财务审核，并根据金额大小交由相关的领导审批后方可付款！

√

文件指引

文件编号

文件名

文件类型

版本

一级

二级

三级

制度类

流程类

表单类

STEP/MS-08-083

采购、付款流程管理制度

√

A/2

STEP/MS-08-084

采购发票管理制度

√

A/1

DQ/R-LOD-01-01

供应商对账表

√

B/0

4.7退货流程

4.7.1.文件编号

流程编号

流程名称

退货流程

主责部门名称

物流部

版本号

流程责任人

李子雄

日期

4.7.2.业务流程图

不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分

财务部

质量部/相关部门

物流部

供应商

K31

财务处理

K11

退料信息

开始

K21

是

否

是否开退货订单

结束

退货订单收货

退货

供应商退货

退货订单

与供应商联系

退货到处理库冻结

4.7.3风险控制表

退货风险控制表

流程步骤

风险点

风险描述

控制措施

风险类型

风险等级

控制方式

控制频度

战略风险

经营风险

报告风险

合规性风险

一级

二级

三级

退货后物料库存无法满足生产需求

及时与供应商沟通联系，确保生产顺利进行！

√

退货后遗漏做帐等导致库存不准确

仓库人员严格按照流程操作，退料单上必须有相关部门签字后方可办理退货。

√

退货货款无法及时收回

采购合同中规定退货事宜处理办法。

√

文件指引

文件编号

文件名

文件类型

版本

一级

二级

三级

制度类

流程类

表单类

DQ/WI-LOD-03

处理库操作指导书

√

B/0

无

退料申请单

√

SAP

无

退料单

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