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项目监控
项目监控
第6章项目监控
项目监控(ProjectMonitoringandControl,PMC)的目的是通过周期性地跟踪项目计划的各种参数如进度、工作量、费用、资源、工作成果等,不断地了解项目的进展情况,以便当项目实际进展情况显著偏离计划时能及时采取纠正措施。
项目监控过程域是SPP模型的重要组成部分。
本规范阐述了项目监控过程域的3个主要规程:
☆项目计划跟踪[SPP-PROC-PMC-TRACKING]。
☆控制偏差[SPP-PROC-PMC-CONTROL]。
☆项目进展汇报[SPP-PROC-PP-REPORT]。
上述每个规程的“目标”、“角色与职责”、“启动准则”、“输入”、“主要步骤”、“输出”、“完成准则”、和“度量”均已定义。
本规范适用于国内IT企业的软件研发项目。
建议用户根据自身情况(如商业目标、自身实力等)适当地修改本规程,然后推广使用。
6.1介绍
项目监控至少有以下几个好处:
☆避免原本合理的计划在实施是落空。
☆避免“执迷不悟”第按照不合理的计划行事。
☆将监控过程的数据保存起来,为机构持续的过程改进提供有价值的数据。
项目监控过程域有3个主要规程:
“项目计划跟踪”、“偏差控制”、“项目进展汇报”、流程图如6-1所示。
图6-1项目监控流程
1.项目计划跟踪
项目经理周期性地跟踪项目计划的各种参数如进度、工作量、费用、资源、工作成果等,从而及时了解项目的实际进展情况。
从数据分析角度讲,计划是基于估计的,而跟踪则是基于度量的。
2.偏差控制
项目经理将跟踪得到的数据和《项目计划》中的数据进行对比,分析偏差,如果发现项目进展显著偏离计划,应当及时采取纠正措施
3.项目进展汇报
项目经理周期性地召开会议,陶润项目进展情况,撰写“项目进展报告”并通报给机构领导和所有项目成员。
项目监控过程域产生的主要文档有:
☆《项目监控数据表》,模板见[SPP-TEMP-PMC-DATA]。
☆《项目偏差控制报告》,模板见[SPP-TEMP-PMC-CONTROL]。
☆《项目进展报告》,模板[SPP-TEMP-PP-REPORT]。
6.2项目计划跟踪
6.2.1目的
●周期性地跟踪任务(含进度和工作量)、费用、资源、工作成果等,及时了解项目的实际进展情况。
●为持续过程改进提供有价值的数据。
6.2.2角色与职责
●项目经理跟踪项目的实施。
●项目成员协助项目经理采集有关数据。
6.2.3启动准则
●《项目计划》已经制定。
6.2.4输入
●《项目计划》
6.2.5主要步骤
[step1]任务跟踪
●项目经理(或其指定的成员)周期性地(如每周一次)跟踪每个重要的任务,将采集的数据保存在《项目监控数据表》之中。
任务跟踪表的参考格式如表6-1所示。
表6-1任务跟踪表
任务名称
实际起止时间
跟踪日期、当前进度
实际工作量
实际工作成果
[step2]费用跟踪
●项目经理(或其指定的成员)周期性地跟踪项目费用,将采集的数据保存在《项目监控数据表》之中。
费用跟踪表的参考格式如表6-2所示。
表6-2费用跟踪表
费用类别
主要开支项、用途
金额
时间
[step3]资源跟踪
●项目经理《或其指定的成员》周期性的跟踪软硬件资源,资源跟踪表的参考格式如表6-3所示。
表6-3资源跟踪表
软硬件资源名称
级别
实际配置
获取方式与时间
使用说明
关键
关键
普通
普通
[step4]工作成果及其规模跟踪
●项目经理(或其指定的成员)周期性地跟踪工作成果及其规模,将采集的数据保存在《项目监控数据表》之中。
工作成果更种类表的参考格式如表6-4所示。
表6-4工作成果及其规模跟踪表
工作成果名称
新开发的成果规模
(代码行、类、文档页数)
复用或自动生成的成果规模
(代码行、类、文档页数)
工作成果1
工作成果2
...
总和
6.2.6输出
●《项目数据监控表》
6.2.7结束准则
●任务跟踪、费用跟踪、资源跟踪、工作成果跟踪所产生的数据已经保存在《项目监控数据表》之中。
6.2.8度量
●项目经理记录本规程所产生的所有度量数据。
6.3控制偏差
6.3.1目的
●对比“项目实际进展”和“项目计划”,分析偏差,如果发现项目实际进展显著偏离计划,则及时采取纠正措施。
6.3.2角色与职责
●项目经理分析偏差,采取纠正措施。
6.3.3启动准则
●周期性地跟踪进度、工作量、费用、资源、工作成果等,及时了解项目的进展情况。
6.3.4输入
●《项目计划》
●《项目监控数据表》
6.3.5主要步骤
[step1]早出显著偏差
●项目经理根据任务跟踪、费用跟踪、工作成果跟踪所产生的数据,对比“项目实际进展”与“项目计划”,找出显著偏差项(例如进度或费用偏差大于20%)。
[step2]分析原因
●项目经理分析产生显著偏差的原因,以便采取正确的纠正措施。
[step3]给出纠正偏差的措施
●项目经理给出纠正显著偏差的纠正措施:
☆如果偏差主要是由于《项目计划》不合理导致的,则要变更计划项目,见规程[SPP-PROC-PP-CHANGE]。
☆如果《项目计划》本身是合理的,偏差主要是由于项目成员在执行时产生的,那么要求项目成员弥补偏差,避免原本合理的计划在实施时落空。
[step4]跟踪纠正偏差的过程
●项目经理跟踪纠正偏差的过程,直到该偏差被消除为止。
6.3.6输出
●《项目偏差控制报告》
6.3.7结束准则
●已发现的偏差被消除。
6.3.8度量
●项目经理统计工作量。
6.4项目进展汇报
6.4.1目的
●周期性地回报项目进展情况。
6.4.2角色与职责
●项目经理周期性的地总结项目进展情况,撰写《项目进展报告》并通报各机构领导和所有项目成员。
6.4.3启动准则
●已经开展“项目计划跟踪”和“偏差控制”。
6.4.4输入
●《项目计划》
●《项目监控数据表》
●《项目偏差控制报告》
6.4.5主要步骤
[step1]举行项目进展会议
●项目经理周期性地(后者在里程碑处)召开项目进展会议,探讨问题,总结工作,让所有项目成员清楚地了解项目的实际进展情况。
[step2]撰写项目进展报告
●项目经理撰写《项目进展报告》,并及时通报给所有项目成员和机构领导。
6.4.6输出
●《项目进展报告》
6.4.7结束准则
●已经举行项目进展会议,《项目进展报告》已经通报给所有项目成员和机构领导。
6.4.8度量
●项目经理统计工作量。
6.5实施建议
●项目规划过程域产生的所有有价值的文档进行配置管理。
●项目经理根据本项目的特征,确定项目的监控重点,适当修改《项目监控数据表》和《项目进展报告》的格式。
●项目经理根据本项目的特征,确定“项目计划跟踪”、“项目进展总结”的频度,例如每周一次或每月一次。
●学用合适的软件工具,尽量减少项目监控过程的工作量。
●项目监控过程域和风险管理过程域均由项目经理负责,建议两者同步执行。