XX集团公文管理办法.docx

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XX集团公文管理办法

XX 集团有限公司公文管理办法

第一条目的

为了规范集团公文管理，保障企业公文流传快捷高效，提高办事效率

和提升决策执行力，同时便于资源信息共享和文档管理，特制定本办法。

第二条适用范围

本规定适用于 XX 集团有限公司（以下简称集团公司）、产业管理公司

以及集团公司各控股分（子）公司、控制单位（指拥有一定股份但实际负

责全权经营管理的公司及无股份但全权承包经营管理的公司）。

第三条公文类型与形式

1、公文类型与形式

行文方

向

公文类型  公文

形式

流转方式               公文 级

别

公文流程在 CMP 系

统启动的位置

上请示、报

行告、建议

文

备忘录  下级单位向上级单位以公司

名义行文，或公司内部各部门

向本公司行文；

专业系统内下级部门向上级

部门行文

公司级  各单位行政管理部

门

各部门

通知（重红头

上级单位向下级单位以公司

公司级  各级行政管理部门

内

部

行

下  要事项）、 文件

行  通告、决

文  定、决议

名义行文；

各单位以公司名义向本公司

各部门行文。

文

批示、批

备忘录  上级单位对下级单位，或公司 公司级  各级行政管理部门

复、

对内部部门行文，或专业系统

各专业系统

通知（一

般事项）

内上级部门对下级部门的请

示或报告在 CMP 流程中可以

系统级

直接批复、批示流转。

平工作联系工 作联公司内部部门之间行文部门级各相关部门

行函（对内） 系函

文

1

会 议纪

会议纪要要

其会议记录会 议记

上级单位或部门重要会议纪

要向下级单位或部门传递；各

公司重要会议向内部部门传

递；

公司级  各级行政管理部门

部门级  各相关部门

系统级

他

公

文

录

计划总结  计 划总

结

下级单位或部门重要会议纪

要向上级单位或部门传递；会

议纪要不得越级或平行传递；

会议记录根据需要发给相关

人员。

各公司/部门                公司级  各级行政管理部门

部门级  各相关部门

外

部

上

行

以公司名

义向政府

红 头文

件

办理工商登记注册的单位向

政府机构提交请示或报告

公司 级

公文

各单位行政管理部

门（未办理工商注

行

文

文  部门报告

或请示

册登记的产业管理

公司无权对外发红

头文件）

与外部合工 作联

公司的相关部门应工作需要

部门级  部门

平作单位之

系  函

与相关协助或合作单位之间

公司级

行

文

间的工作

联系函

（ 工作

文函）

的工作联系。

2、部分名词定义与各公文流程在 CMP 平台启动的位置：

（1）CMP 平台将主要公文分为公司级公文、系统级公文、部门级公文，公

司级公文流程放在公司的行政管理部门（如集团办公室、产业管理办公室等），

系统和部门级公文流程放在各部门。

（2）公司级公文指以公司名义行文或需要公司批准的公文，包括对外使用

的红头文件、联系函和对内使用的红头文件、会议纪要/记录、备忘录；

（3）部门级流程包括部门内部会议纪要/记录、部门间的工作联系函；

（4）系统级流程指专业系统内上下级部门之间的行文， 包括系统会议纪要

/记录和在系统内下行或上行的备忘录。

系统内上行文指系统内下级单位就专项

制度政策和相关事宜，提请上级部门给与解释或帮助。

2

第四条各类公文的使用规定

1、红头文件（格式见附件 1）

1.涉及重大、重要、全局性规章制度以及公司发布的部门经理级（含副职）

及以上人事任免文件，采用公文类型“通知”，以红头文件发布

用途2.上级单位向下级单位或公司向内部部门下达的重要安排，或就重大事项

作出决定或决议，采用公文类型“通告、决议或决定”

3.以公司名义就专门事项向政府部门正式行文，采用公文类型“请示或报

告”

为便于使用和归档管理，红头文件依据公文内容，分为制度类、人事任免/

组织架构类、重大活动类、其他类（预算考核等） 具体发布路程如下：

1．制度类红头文件由责任部门拟稿—公司行政管理部门校稿—公司相关领

导会签审核—公司负责人审批

发布

流程

对内

2．人事任免/组织架构类红头文件由人力资源部拟稿—行政管理部门校稿

—公司相关领导会签审核—公司负责人审批

3．重大活动类红头文件由行政管理部门拟稿与校稿—公司分管领导审核—

公司负责人审批

4．其他（预算考核等）类红头文件由相应部门拟稿—行政管理部门校稿—

公司相关领导会签审核—公司负责人审批

对外向政府部门等社会机构的请示或报告的红头文件发布流程：

责任部门

对外拟稿—公司行政管理部门校核稿—分管领导审核—公司负责人批准。

1．各单位内设机构不得对政府部门正式行文请示或报告；

使用规定2．只有独立法人企业或办理工商注册的分公司，可以在授权范围内以本单

位名义发布红头文件，其他单位须以上级有权发布红头文件的单位名义发

布红头文件。

3

2、备忘录（格式见附件 2）

1．下级单位向上级单位，或专业系统的下级部门向上级部门的请示、报告、

用途建议等

2．上级单位向下级单位，或专业系统的上级部门向下级部门的通知、通告、

要求、批复等。

1．部门职权范围内或上级批复授权范围内，以部门名义在系统内下级部门行

文：

部门相关人员拟稿—部门负责人审批并经过流程发布。

发布流程2、行政管理部门在职权范围内或领导批复授权范围内，以公司名义向下级单

行文：

部门相关人员拟稿—部门负责人审批并经过流程发布。

3．其他情况：

部门负责人拟稿—分管领导审核—公司负责人审批

1．备忘录必须经过有效审批，按规定由部门负责人或单位负责人签发，并由

指定岗位发布；单位总裁/总经理班子的其他成员可以在第一负责人的授权范

围内以公司名义签发。

2．公司行政管理部门可以在职权范围内或领导批复授权范围内，以部门名义

发代表公司向下级单位签发备忘录。

文3．以备忘录形式发布的“请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，需

单要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送主送单位（部门）的下级

位单位（部门）。

4．专业系统内上级部门可以在职权范围内或领导批复授权范围内，向下级部

使

用

规

定

门签发备忘录，用于答复下级咨询、解释政策措施或给予工作指导的，同时抄

送下级部门所在单位的分管领导或负责人。

但是如涉及下属单位资源调度或经

营策略与措施调整的，须经过本单位负责人按规定审批签发并公司名义发布。

5．下级单位向上级单位行文，属主管部门职权范围内的具体问题，应当直接

收

文

单

主送主管部门处理，可以抄送主管部门的分管领导。

6．行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告，上级

单位（部门）有明确要求的，下级单位（部门）可以越级报告。

位7．受双重领导的单位（部门）向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单

位，上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送其另一上级单位。

8．其他有相应业务和管理流程的，一律使用专用审批流程，不得使用备忘录

其

他9．收发文单位应当写全称或者规范化简称；联合发文的主办单位应当排列在

前。

4

3、会议纪要、会议记录（格式见附件 3、4）

用途1．会议纪要，适用于记载和传达会议决策和重要事项安排以及决策督办，格式见附件 5。

2．会议记录用于摘要记录会议主要发言人的发言，重要事项详细记录，格式见附件 6。

1．会议纪要：

会议记录人编写—（必要时部门负责人审核）—会议主持人签发—指定岗

发布

流程

使用

规定

位发布；

2、会议记录：

不签发会议纪要的：

会议记录人编写—会议主持人签发—发与会人员；

签发会议纪要的：

 会议记录人编写—发会议主持人作为签发会议纪要的参考。

1．会议纪要经过有效审批后可以作为下行文发布工作指令，下级重要会议纪要抄送上级

单位或部门。

2．部门或系统会议纪要不能平行转递，如需要相关平行部门支持，须另行提交内部《工

作联系函》（一般事项）或以备忘录形式向上级领导提出请示（重要事项）

3．任何会议须先编写会议记录，如需要签发会议纪要，在须依据会议记录编写会议纪要，

按规定流程审批发布。

4．会议记录主要是重点记录会议主要发言人的发言，供查阅参考，不具备工作指令的行

为约束力。

原则上，除了讨论交流性会议需采用会议记录外，一般都采用会议纪要形式

审核签发，便于决策执行与跟踪。

4、工作计划、总结（月度计划、总结格式见附件 5、6）

用途对下一周期的重点工作计划以及对上一周期的工作和经营管理成果进行总

结，按周期长短，可以分为月度、半年度和年度计划和总结。

1．部门工作计划/总结：

部门负责人拟稿—分管领导审批—提交集团办公室。

流程2．公司工作计划/总结：

公司行政管理部门负责人拟稿—公司负责人审批—

上级公司核准（直接发上级公司行政管理部门，并抄送上级分管领导）

1、计划/总结的提报，采用专用流程和形式，而不采用备忘录形式，部门计

划和总结须经过分管领导审批后方可以生效发布。

2．原则上，职能部门半年度计划应该包括“主要工作目标、规定报表和主

使用规定要工作任务、完成标志、完成时间、资源需求或支持”等内容；部门总结包

括“上期未完成的主要工作及原因说明、工作业绩亮点、存在的主要问题与

解决措施等”。

具体格式另行规定。

3．产业管理公司和各分（子）公司计划和总结，主要内容比职能部门计划

的内容增加“环境分析，包括对公司经营管理产生影响的宏观政策、行业态

势和区域竞争格局等内容”。

具体格式另行规定。

5

5、工作联系函和工作文函（格式见附件 7、8）

1．工作联系函（对内）：

用于平行部门之间工作协助申请、要求和信息通报，

用途格式见附件 7；

2．工作文函（对外工作联系函） 对外工作联系函用于与合作伙伴、协作单

位之间的工作联系和安排，具体名称为“工作文函” 格式见附件 8。

1．工作联系函：

申请部门相关岗位提出申请—申请部门负责人审核—被申

请部门负责人明确答复 --被申请部门具办人办理（如涉及数据等资料提

供，在发出前须由本部门负责人审核）

发布流程2．工作文函：

一般事项，以部门名义发出并由部门负责人签发，抄送公司分管领导；

重要事项，以公司名义发出并由公司分管领导签发，申请部门负责人拟

稿—申请部门所在公司分管领导审批。

1．原则上提倡部门间通过沟通解决问题，如需要保留依据等原因，在部门

职权范围内的资源调动时可以使用工作联系函；

使用规定2．对内工作联系函用于平行部门之间工作协助请求与协商、信息分享，部

门负责人签发或签收即可，但如涉及调用对方部门重要资源的，须经过流

程审批；

6、公文使用管理的其他规定

原则上要求各单位统一采用本文规定的标准公文格式，但在上述公文标准

格式或内容不足以表达时，可以根据职能和产业特点增补相应内容，但对于标

准格式中要求的内容必须保留，并报集团办公室核准后执行。

7、制度发布采用的公文形式

（1）公司基本管理制度（包括涉及政策、标准和基本管理原则的制度规范，

如薪酬、招聘培训、绩效考核、品牌管理、财务管理等制度规范）一律采用红头

文件的形式审批发布。

（2）其他程序性规章（包括岗位或局部流程或部门操作规范等程序性规范）

一律采用 CMP 系统中“政策与程序”流程审批发布。

（3）各类制度规范的修订程序：

无论是基本制度还是程序性规范的修改，都

采用 CMP 系统中制度修改流程进行审批发布，每年年底编制制度汇编并

按制度审批流程审批发布。

8、有关制度审批的其他规定

6

（1）制度报批前,须采用多种形式征求相关部门或负责人的意见,制度拟订

部门修订后，按制度审批流程批准发布。

（2）对于集团管理制度规定需要向上级单位报批的制度，下级单位须按制

度报批流程完成审批后,方可按规定发布。

第五条行文格式的一般规定

1、公文秘级管理：

红头文件、备忘录、会议纪要/纪录公文应分别标注“机密”、“秘密”、“普

通”，秘级由发文单位在发文时根据本规定认定。

需要制作纸质的“机密”、“秘

密”公文应当标明份数序号并加盖秘级印章。

“机密”和“秘密”公文或其他文

件都属于公司商业机密，应予以保护。

公文秘级具体界定如下：

秘级定义

指极为重要并且不得向无关人员

机密泄露内容的文件。

公文类型或形式

董事会决议或纪要；薪酬标准和融投类

规章；涉及投资决策财务与营运分析等

重要信息的请示、报告或批复、会议纪

要/记录等文件。

秘密

普通

指所涉及内容不能向集团外无关

人员透露的公文。

指非秘级文件

其他规章制度、会议纪要 /记录或其他

重要事项的备忘录

一般事项的备忘录、会谈记录

、，

“

2、 紧急公文管理：

为了加速对紧急事项的处理，CMP 系统备有公文紧急程

度选项，紧急度分为“特急”“急件”和“普通”“特急”指应在 2 小时内完成

所有审批程序并下达的公文， 急件”指应在发文 24 小时内完成审批程序并下达

的公文。

“普通”指每道批准程序应在 2 天内完成审核审批的公文。

对于紧急公

文，发文单位应另行通知并跟踪公文流程涉及的责任人立即处理。

3、红头文件和备忘录标题：

应当准确简要地概括公文的主要内容，并准确

标明公文种类，一般应当标明发文单位（亦可不标注，而在落款处体现出来），

标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

标题一般格式为：

关

于+核心内容+公文类型，其中公文类型包括请示、报告、通告、通知、批复、决

议、决定、要求、建议等，具体见“公文形式与用途”。

4、其他规定：

7

（1）主送单位、抄送单位、抄报单位应当使用全称或规范化简称、统称。

（2）上级单位向下级单位发文，仅发至下级单位行政管理部门，由下级单

位行政管理部门转达流转；

（3）下级向上级单位行文须以单位名义行文；

（4）目前产业管理公司未登记注册，须以集团公司名义发布红头文件；

（5）公文如有附件，应当在正文之后注明附件顺序和名称。

（6）公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和在词、词组、惯用

语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿

拉伯数字。

（7）文字从左至右横写、横排，公文用纸采用国际标准 A4 型（长 297mm，

宽 210mm），公文中正文的文字均为黑色。

（8）抄送/抄报指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位或负责人。

第六条发文流程与相关规范

（一）发文流程

发文是指行文单位或部门名义制定公文的过程，一般包括公文的草拟、核稿、

审核、签发、发布、归档等程序。

一般文件流程为：

起草人→部门领导→主管领

导→归档→发布；红头文件的流程为：

起草人→部门领导→主管领导→总裁/总

经理→归档→发布。

具体操作流程见 CMP 系统。

（二）公文的审核或复核职责

1、以职能部门名义撰发的公文由本部门负责人审核。

2、红头文件等以公司名义行文的公文：

（1）红头文件由公司行政管理部门归口管理， 行政管理部门对红头文件及

其附件校稿，并交由相关领导会签。

校稿要点：

是否确需采用红头文件形式，行

文格式是否符合公司规范，内容是否明显违背公司现行政策。

（3）公文会签：

红头文件等公文实行会签制度，审批前须交相关负责人会签，会签人可以在

系统中提出修改意见，但不可以驳回，会签人须在 2 日内完成会签，否则，流程

自动进入下一程序；

公文会签人如提出修改意见，并经过审批人认定的，拟稿部门须先修改再按

8

原流程重新提交审批。

（三）公文的签发

1、不得越权签发公文，只能签发权限范围内的公文，越权签发的公文无效，

签发公文的领导对签发的公文结果负责。

2、涉及公司重大决策事项的公文、人事任免公文、全局办公性公文以及跨

越几个部门范围事项的公文，均由分管领导审核，报公司负责人批准并签发。

3、各单位红头文件只有单位负责人（包括总裁、总经理或董事长）有权签

发以本单位名义行文的红头文件。

（四）公文的用印

对外红头文件以及涉及重要事项的对外“工作文函”须加盖发文公司公章外，

其他公文无须加盖公章，内部传递的红头文件使用系统设定的电子公章。

第七条收文流程与相关规范

1、收文流程指对收到公文的办理过程，一般包括传递、签收、登记、分发、

拟办、批办、承办、催办等程序，但内部公文一律采用 CMP 系统执行公文流转，

具体操作详见 CMP 系统。

2、外来公文：

（

（1）指政府部门、行业协会、银行等外部机构或单位通过传真或邮递送达

的公文。

由公司指定部门登记接收、分发，需领导审批的，由办公室统一汇总后

于当日填写《公文流转单》 见附件 10）交领导批阅。

对于紧急公文应立即传递，

不得隔日，所有公文的传递都应办理交接手续。

（2）送主管领导批示或者交有关部门办理的外来公文，由行政管理部门负

责催办。

第八条公文编码规则与归档

（一） 公文归档

一般公文由 CMP 系统按发文部门或单位自动分类存档，但红头文件须由公

司行政管理部门另行纸质存档，并按公司相关规定定期移交公司档案管理机构。

（二）公文编码

1、公文编码包括单位代码、部门代码、公文类型代码、序列代码、年月代

码，联合行文，只标明主办单位（部门）公文代码。

9

2、红头文件以外公文的编码：

（1）编码规则：

单位代码/部门代码/公文类型代码/序列代码/年月代码。

（2）公文序列号以部门和公司为单位统一序列号，不分岗位（例如：

公司

总裁班子或总经理班子副职在授权范围内签发以本公司名义的备忘录，正职刚签

发的备忘录序列号为 10，副职接着签署的备忘录序列号为 11。

）

（2）各类具体代码见下表：

第一层单位代码

单位名称代码

000

002

005

007

009

011

015

017

019

021

单位名称                     代码

001

003

006

008

010

012

016

018

020

022

第二层部门代码

部门名称代码部门名称代码

0111

0212

0313

0414

0515

0616

0717

0818

0919

10

备注：

新公司成立或部门成立方案确定后，立即将公司与部门名称报集团办公室，集团办公室将对于系统中

没有规定部门代码的部门分配代码，并通知信息中心落实到 ERP 系统中；部门名称或基本功能相同的部门在

整个系统中的采用同一代码。

第三层公文类型代码

文件类型代码文件类型代码

备忘录01

会议纪要02

会议记录03

工作计划                     04

工作总结                     05

工作联系函（对内）           06

工作文函（对外）07

第四层序列代码第五层 年月代码

发文年月代码序列号代码

2008 年 8 月200808如 2008 年第 1 份文件01

目录文件名命名规则：

文件代码+文件名

文件代码由上述五层字段共同组成。

空缺字段跳过直接引用下个字段

举例一集团办公室发文备忘录，文件主题（关于组织集团总部员工春游活动的通知）

代码组成

单位代码部门代码公文类型代码序列号年月代码文件主题

000010110200808关 于 组 织集 团 总

部 员 工 春游 活 动

的通知

10

文件代码

目录文件名

000/01/01/10/200808

000/01/01/10/200808 关于组织集团总部员工春游活动的通知

3、 红头文件编码规则

单位代码 +字+【2008】+业务类别代码 + 序列号，举例：

远字【 2008】1001

号，代表 XX 集团 2008 年发布的人事任免/组织架构类 01 号红头文件。

具体代码

如下：

第一层单位代码

单位名称代码单位名称代码

第二层年份代码

如 2008 年发文，代码为【2008】

第三层业务类型

业务类型代码业务类型代码

人事任免组织架构类10重大活动类20

行政类制度30人事类制度31

财务类制度32投资类制度33

其他类制度35其他（考核等）类50

第四层序列号

如本单位本年度发的第 9 个红头文件则代码（用两位阿拉伯数字表示）为：

09，

目录文件名命名规则：

文件代码+文件名

文件代码由上述五层字段共同组成。

空缺字段跳过直接引用下个字段

举例一集团公司发文，文件主题（关于×××任命的通知）

代码组成

单位代码发文年份业务类型序列号文件主题

远字20081001关于×××任命的通知

文件代码

目录文件名

3、今后所有集团新成员单位和新成立的部门均由集团办公室统一确定其单

位和部门代码。

要求单位行政管理部门在部门或单位名称方案确定后 1 个工作日

内提交集团办公室在 1 个工作日内分配单位或部门代码，集团信息中心在 1 个工

作日内完成代码录入。

第九条附则

本办法由 XX 集团办公室起草并负责解释，本办法由 XX 集团有限公司制定并

发布，自发布之日起实施。

11

XX 集团有限公司文件

附件 1

*字【】号

★

关于等人任免的通知

（三号宋体，加黑）

主送单位：

（正文用宋体，四号字体）

XX 集团有限公司

年月日

主题词：

抄报：

抄送：

拟稿：

审稿：

签发：

XX 集团有限公司印制共印制份

12

附件 2

备忘录（ 字体：

三号黑体）

编码：

（以下字体：

小四号宋体，A4 纸张,行距为 23 磅）

（（

致/呈：

 单位或部门名称，或分管领导姓名与职位） 上行文用“呈”、下行文或平级行文用“致”）

由：

（单位或部门名称）

时：

（发出年月日）

事：

（文件的标题或主要阐述的主题）

（内容部分行距在不影响美观的前提下可以根据内容长短做小幅度调整以适应

整体页面效果）

（内容）

（

专此奉达，感谢垂注！

（上行文）

/专此奉达，感谢合作！

 下行文）

（签名）

（发出单位或部门+负责人职务）

抄报：

（如需送达上级单位或个人，列明单位或人名）

抄送：

（需送达的单位或个人）

13

备忘录使用说明：

1、收文单位：

（1）原则上为公司或部门，只有向公司的总裁班子 或总经理班子提出请示报告等事项，

方可以呈“分管领导”，例如：

呈：

XX—集团总裁；

（2）收文单位为公司的，主送单位为公司，具体由公司行政管理部门负责人接收，内部

传递督办处理。

2、发文单位：

（1）只能填写单位或部门，原则上不能以个人名义行文；

（2）所有备忘录发出，发出单位或部门负责人必须签名，否则无效。

3、所有文件编号必须连号，以便文件管理，具体编码规则见“第九条公文编码规则与归

档”。

4、备忘录系集团内部运行的一种文种，对外发文不得用备忘录。

5、备忘录应力求简短，CMP 系统中有流