实训基地行政人事制度.docx
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实训基地行政人事制度
大连理工大学城市学院
**实训基地
行政人事管理
制作人：
2010-11-8
目录
第一部分目的、范围和职责3
第一节目的3
第二节范围3
第三节职责3
第二部分管理程序4
第一章人事管理4
第一节员工招聘管理制度4
第二节员工异动管理制度6
第三节员工考核管理制度9
第四节员工薪酬管理制度11
第五节请假管理制度11
第六节外出管理制度13
第七节考勤管理制度13
第八节休假制度14
第九节奖惩制度15
第十节员工档案管理17
第十一节合同管理17
第二章行政管理制度18
第一节员工守则18
第二节办公场所管理规范19
第三节保密制度20
第四节公章使用管理20
第五节会议管理制度21
第六节公文管理制度21
第七节办公用品采购制度22
第八节物料领用制度22
第三部分附则23
第一部分目的、范围和职责
第一节目的
人事行政管理是以人为中心的管理，其根本目的是协调人与人、人与事的关系，寻求工作人员与工作岗位的最佳配合，达到人尽其才，才尽其用，人事相宜的状态，充分发挥人的积极性，主动性和创造性，提高工作效率。
第二节范围
本制度适用于**实训基地人事、行政管理。
任何部门，任何人在涉及到与上述所列的事务相关的操作时必须依据本程序规定的流程进行作业。
第三节职责
本程序文件所涉及的**实训基地内的所有部门，具体执行以人事行政部为中心，其它部门进行配合，主要职责是为实现即定目标，采用现代化管理理论和方法对其所属工作人员的录用、聘任、培训、奖惩、工资、福利等一系列工作进行计划、组织、协调等管理活动。
第二部分管理程序
本章将从员工进入**实训基地开始，逐步详细阐述各管理流程环节。
第一章人事管理
第一节员工招聘管理制度
1、招聘的原则
以公平、公正、公开作为人员招聘原则，根据岗位需要和岗位要求，严格遵照招聘程序和人员考核标准甄选适合学生引进**实训基地实习。
2、招聘的申请
各部门因工作需要，增加人员时，应按规定向人事部门提出申请，经**实训基地领导批准后，由人事部门办理招聘事宜。
3、面试
3.1初试。
通过外部招聘方式参加应聘人员首先进入初试阶段。
初试主要由人事部负责，要求应聘人员填写应聘登记表，对应聘人员的自然状况、综合素质、工作经历等进行考核。
面试负责人需详细填写《面试评估表》。
3.2复试。
通过初试的应聘人员进入复试阶段，复试主要由用人部门负责，对应聘人员的业务能力方面进行考核并填写《面试评估表》。
同时开展ITAT考证培训。
3.3终试。
通过复试的应聘人员进入终试阶段，终试主要由总经理负责对应聘人员进行全面考核并填写《面试评估表》。
同时参加相应科目的ITAT考试，考试合格者获得录用资格。
3.4通过以上三次面试的应聘人员成为拟录用人员，由人事部与拟录用人员确定到岗时间、薪酬标准和福利待遇等相关事宜。
4、员工的录用
4.1员工入职。
新员工入职，须准备资料如下：
4.1.1填写《员工信息表》及《新员工入职表》；
4.1.2四张一寸近期免冠彩色照片；
4.1.3身份证、毕业证、职称证等有效证件的原件及复印件
4.1.4健康证明
5、入职培训。
新员工在上岗前，一律参加由人事部统一组织的新员工入职培训。
入职培训可以使新员工了解企业现状，对企业充满信心，尽快地溶入集体之中。
入职培训分为两大部分：
5.1由人事部组织的企业文化、经营理念、**实训基地发展历史及现状、行业状况、**实训基地组织机构、各部门的功能和业务范围、规章制度、员工行为规范；由各用人部门组织的业务知识、业务技能方面的培训。
5.2新员工培训由内部管理人员担任讲师。
6、员工试用。
6.1新进员工由人事部办理手续，签订临时用工合同。
6.2试用人员因品行不良或工作成绩欠佳或无故旷工者应随时停止试用，予以辞退。
辞退需要以书面的形式提前三天提出申请。
试用期辞退无下面所提及的补偿。
6.3试用人员在试用期间达不到**实训基地要求，经试用人员与**实训基地协商，并同意可以适当延长试用期或者直接解聘。
7、考核
**实训基地对员工主要从品德、技能、勤奋、绩效四个方面考核，考核工作由员工所在部门进行，考核合格即可聘为**实训基地正式员工，考核评价表由人事部统一管理。
8、正式录用
8.1经考核合格的员工，**实训基地将组织签订正式临时用工合同。
8.2对于**实训基地的高级管理人员、高级技术人员和其他负有保密义务的人员，在合同签订的同时将签署技术保密合同以及竞业限制合同。
如果员工不与**实训基地签订以上合同，**实训基地有权力不与员工签订临时用工合同。
图解：
第二节员工异动管理制度
1、员工辞职
1.1辞职的条件
1.1.1员工在合同期内对企业文化不能认同，不愿意遵守**实训基地各项规章制度的；
1.1.2不能胜任本职工作，在工作中经培训、辅导仍不能胜任工作的；
1.1.3**实训基地员工在临时用工合同期内因有特殊情况，要求离开**实训基地的；
1.1.4临时用工合同期满的。
1.2辞职的流程
1.2.1与**实训基地签订临时用工合同的员工提前三十日以书面形式提出申请，可以解除临时用工合同。
1.2.2试用期内的员工提前三日以书面形式提出申请，可以解除临时用工合同。
1.2.3员工辞工需要提交书面申请，并经部门负责人批准到人事部领取《辞职结算表》，按照表格内容逐项交接。
交接完成后，把《辞职结算表》送交人事部，一天内离开**实训基地。
离职后的薪资发放，按照《薪资管理办法》中的发放方式执行。
图解：
2、解聘
有下列情形之一的，**实训基地提前三十日以书面形式通知员工本人后，可以解除临时用工合同。
2.1员工患病或者非因工负伤，在规定的医疗期满后不能从事原工作，也不能从事由用人单位另行安排的工作的；
2.2员工不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位，仍不能胜任工作的；
2.3临时用工合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使临时用工合同无法履行，经**实训基地与员工协商，未能就变更临时用工合同内容达成协议的。
3、辞退员工
员工严重违反**实训基地规章制度时，**实训基地将予以辞退，无经济补偿金。
员工接到辞退通知后，结算手续同以上条款。
以下行为严重违反**实训基地规章制度：
3.1连续旷工3天（含3天以上者）；
3.2有传销、赌博、嫖宿、酗酒、打假、斗殴等任何一项违反公安治安管理条例行为；
3.3不愿意签订临时用工合同；
3.4请事假达30天（含30天）以上；
3.5提供假证（身份证、学历证、职称证等）；
3.6代人考勤两次（含两次）以上者；
3.7不服从工作分配或分配工作后拒不上岗者；
3.8提供虚假病例证明，骗取**实训基地有薪病假者。
4、除名
员工有下列行为之一，**实训基地将对其予以除名，无经济补偿金，并永不录用：
4.1严重失职者；
4.2损害**实训基地利益、徇私舞弊者；
4.3被追究刑事责任者；
5、员工调转
5.1员工岗位调转的条件
5.1.1不能适应现在从事的工作部门及工作职务的；
5.1.2因工作需要从事其它工作的；
5.1.3由于机构调整，重新调配工作需变化工作岗位的；
5.1.4领导决定进行工作调动的。
5.2调转的流程
5.2.1经领导研究决后，由部门负责人通知被调用员工填写《员工调转表》，并报部门领导签批。
5.2.2经部门领导签批后送调入部门领导签批，报**实训基地领导审批。
5.2.3**实训基地领导审批后交由人事部存档，人事部根据领导批复办理相关的人事档案变动手续等。
员工调入新部门或新职务后，都要接受一个月的考核期，考核期内工资维持原工作岗位工资标准不动。
考核期由新调入部门领导根据员工表现予以缩短或延长。
第三节员工考核管理制度
1、为规范**实训基地对员工的考察与评价，特制定本制度。
2、适用对象
2.1本制度适用于所有职员。
2.2**实训基地高层管理人员的工作业绩直接由**实训基地总部进行业绩评估，暂不列为考核范围内。
3、考核内容：
对员工平时的工作任务完成情况考核及例行性行政考核。
4、考核类别：
月度绩效考核。
4.1月度绩效考核从月度MBO和例行性行政考核两方面结合考核得分。
5、各类考核时间排定表
考核总类类别
考核类别
具体内容
考核时间
复核时间
考核终定时间
月度绩效考核
月度MBO考核
次月1-7日
次月8-10日
次月11日
例行性行政考核
当月月底
次月1-7日
次月11日
6、考核标准：
**实训基地的考核标准主要是从月度MBO考核、例行性行政考核两方面结合。
其中月度MBO考核占全考核的70%，例行性行政考核占全考核的30%。
（参考月度MBO得分与月工资浮动等级的关系表）
月度MBO得分与月工资浮动等级的关系
浮动等级
A
B
C
D
E
浮动系数
MBO得分
1.10
1.05
1.0
0.95
0．9
MBO≥90
⊙
90>MBO≥80
⊙
80>MBO≥70
⊙
70>MBO≥60
⊙
60>MBO
⊙
7、考核程序
7.1考核的一般操作程序：
7.1.1行政性考核：
7.1.1.1员工自评：
按照月度行政考核表中的自评栏，员工选择适当的考核分值进行自我评估。
7.1.1.2部门经理初评：
部门经理对员工的表现进行初评。
7.1.1.3人事行政部复评：
人事行政部根据被考核人的自评以及该部门经理初评结果，进行综合评分，复评分将作为月行政性考核评分结果，其占月度绩效考核的30%。
7.1.2工作目标任务考核：
7.1.2.1工作目标任务书计划表：
由员工与直接经理面谈设定本月的工作任务，该部分由直接经理填写，每月3日前完成。
7.1.2.2员工自评书：
由员工自己填写，描述本月的工作情况，并进行自我评分。
7.1.2.3任务面谈表：
由员工与直接经理面谈就上月的工作情况进行总结，直接经理现场给员工评分，该部分由直接经理填写，且员工需签字，其评分结果作为月MBO考核评分结果，其占月度绩效考核的70%。
7.2按照月度绩效考核评分公式：
[例行性考核表]分值*30%+[MBO月度考核结果]*70%，进行统计得分，该评分即为被考核人的月度绩效考核结果。
8、考核与奖惩
8.1**实训基地将月考核结果与月工资挂钩，按考核结果，对员工的职位工资进行调整，调整原则参与月度MBO得分与月工资浮动等级的关系表（员工实得绩效工资=员工本人月绩效工资*绩效考核等级系数。
）
8.2考核结果为“需改进”的员工，由被考核者的直接上司与被考核者一起分析原因，制定业绩改进，提高计划，进行跟踪；绩效等级为“表现不良”的，应立即予以辞退。
第四节员工薪酬管理制度
1、**实训基地员工的薪资由以下二个单元构成：
1.1基本薪资；
1.2奖金。
2、员工的薪等、薪级所确定的基本工资乘以月绩效考核系数为员工月实得薪资。
2.1员工的月实得基本薪资＝员工薪等、薪级别所对应的薪资×本月考核系数
2.2月考核系数为月工作目标完成情况考核结果，是依据员工【绩效考核管理办法】评分归结的一个介于（0.9～1.1）之间的数值。
3、员工的薪等、薪级是按照**实训基地制定的薪点表的进入规则计算出来的，员工的薪等、薪级变动情况要在实施前报总**实训基地人力资源部备案。
第五节请假管理制度
为加强**实训基地员工考勤管理，保障工作的顺利进行，特制定请假管理制度。
1、**实训基地员工请假时，先到行政人事部处领取《请假申请表》，详细说明请假理由，经主管领导逐级批准后生效。
未经审批批准而擅自休假者，视作旷工处理。
2、所有事假均为无薪假期，最小计算单位为半天。
3、所有经审批《请假申请表》，必须及时交由行政人事部备案后，方为有效。
4、**实训基地员工请假1天以内的经部门主管同意签字，1天以上的由部门主管同意后须总经理批准方为有效；管理人员请假需经总经理审核批准。
5、员工请假期满，因特殊情况需要续假时，必须提前一天申请办理续假手续（续假审批权限范围应以累计时间申请审批）；否则，视同旷工处理。
6、**实训基地员工因特殊情况（如急事、急病等）来不及或不能在**实训基地办理请假手续时，必须口头或电话向主管领导汇报请示，于休假期满后上班当天内办理补假手续，逾期不办理的视同旷工处理。
7、若假期已过，未到岗而又未续假的在1天之内作旷工、记过处理；若累计3天未到岗且又未续假的则作自动离职、辞退处理。
图解：
请假流程
原则上一般情况不予以请假，若因本人生病严重、结婚或直属亲人病故等特殊情况可予以请假，一般的事假（如接人、送人、探望朋友等）行政部均不予以受理。
（未等通知而未上班则以旷工处理）
第六节外出管理制度
为了加强管理，规范考勤制度，上班时间因出差或临时有工作需要外出，或外出不能及时返回的，管理人员（**实训基地总经理、副总理除外）须填写申请表交行政部，**实训基地员工经直属部门主管批准，行政部确认后，方可外出.具体程序如下：
第七节考勤管理制度
考勤是**实训基地管理的基础工作,是计发工资等待遇的重要依据。
1、员工正常上班时间：
1.1每周工作五天，每天工作时间为：
上午：
8：
30－12：
00；
下午：
13：
30－17：
30
1.2每周五的下午：
16：
30－17：
30为自由活动时间，**实训基地会定期举办一些文体活动，或教育培训。
要求参与的员工必须参加，否则按旷工处理。
如果**实训基地没有具体活动，员工可以自行安排。
1.3若因**实训基地或季节等其他原因需要调整工作时间，由**实训基地上层管理人员会议通过后由行政人事部另行通知。
2、上班时间已到未到岗者，视为迟到，迟到半小时内，按每分钟1元罚款；迟到半小时以内或按时出勤但未打卡，补签申请又不能获批准，每次罚款30元。
3、下班时间未到而已离岗者，视为早退。
4、工作时间未经领导批准而离开工作岗位，则视为擅自离岗。
5、迟到、早退、擅自离岗超过30分钟且又未经请假批准未到岗者作旷工处理。
不到半天的以半天计算，一天的以一天计算，依此类推。
6、全体员工统一按打卡制度来打卡。
每天必须打四次卡。
6.1第一次为每天上午08：
30分前，打上午上班卡；
6.2第二次为每天中午12：
00分后，打上午下班卡；
6.3第三次为每天下午13：
30分前，打下午上班卡；
6.4第四次为每天下午17：
30分后，打下午下班卡。
7、因打卡系统出现故障，提交不成功者，则需及时到行政部门做好签到记录，过后签到则不受理。
8、因工作的原因而未打卡的，说明具体原因请部门主管签卡。
9、员工上下班都只能给自己打卡，若出现下列情形之一的则作记过处理，情节严重者酌情处理，初犯者给予通报批评、警告罚款；屡犯者给予除名处理。
9.1代人打卡（两人都记过）
9.2自己签卡
10、员工打卡，中午下班与下午上班不可同时打卡，否则记过处理，3次以上则做旷工一天处理。
11、因工作需要必须加班者，经部门主管同意，具体负责安排工作。
12、月出勤天数全满，可获**实训基地全勤奖金50元。
第八节休假制度
员工休假共有七种假别：
法定假、年假、病假、工伤假、婚假、丧假、事假。
1.法定假日：
按国家规定，员工享受的法定节假日。
2年假：
暂不实行。
3病假：
员工请病假须出具相应的医院诊断证明，员工病假经批准，可享受有薪病假。
4婚假
正式聘用的员工结婚可享受有薪婚假3天，晚婚者（男25周岁，女23周岁以上初婚）可享受有薪婚假7天（以上以结婚证为准）。
5丧假
员工直系亲属死亡，可请有薪假5天（以死亡证明为准）。
6事假
员工请事假必须本人亲自办理，本部门负责人签字，主管副总批准，请假条报人事部备案。
第九节奖惩制度
1、为明确奖惩的依据、标准和程序，使奖惩公开、公平、公正，更好地规范员工的行为，鼓励和鞭策广大员工奋发向上，创造更好的工作业绩，特制订本制度。
2、本制度适用于**实训基地全体员工。
3、奖惩的原则。
3.1奖惩有据的原则：
奖惩的依据是**实训基地的各项规章制度，员工的岗位描述及工作目标（承包指标）等。
3.2奖惩及时的原则：
为及时的鼓励员工对**实训基地的贡献和正确行为以及纠正员工的错误行为，使奖惩机制发挥应有的作用，奖惩必须及时。
3.3奖惩公开的原则：
为了使奖惩公正、公平，并达到应有的效果，奖惩结果必须公开。
3.4有功必奖，有过必惩的原则：
严防**实训基地员工特权的产生，在制度面前**实训基地所有员工应人人平等，一视同仁。
4、员工的表现只有较大地超过**实训基地对员工的基本要求，才能够给予奖励，达到或稍稍超出**实训基地对员工的基本要求，应视为员工应尽的责任，不应得到正常待遇之外的奖励。
5、员工的表现应达到**实训基地对员工的基本要求，当员工的表现达不到**实训基地对员工的基本要求，应给予相应惩戒。
处罚的原则是从轻不从重，目的是：
防微杜渐、惩前毖后。
6、为处理员工因违纪过失或责任过失行为而填写的表单为过失单。
处罚和惩戒通知单必须知达本人，对于不合理、不公平的惩罚，员工有申诉的权利。
7、对员工奖惩采取拖延、推诿或不办等方式的管理人员，人力资源部应及时提出处罚建议，下达《责任过失单》。
奖惩上报注意事项
注：
为便于当月工资准确结算，**实训基地决定每月上报奖惩通知单务必及时，并于次月1日前将截止上月的奖惩通知单的提交，否则将累积到下月处
奖惩流程
第一十节员工档案管理
1、员工档案包括：
1.1员工信息登记表、新员工入职表；
1.2求职资料（例：
个人简历）、应聘人员面试评估表；
1.3身份证、学历证、学位证、外语等级证书、各种资料证以及其他相关证件的复印件；
1.4员工档案照片（一张一寸近期免冠彩照）；
1.5员工转正申请表、临时用工合同；
1.6员工异动申请表、异动交接手续，奖惩记录；
1.7其他反映员工信息的材料。
2、**实训基地员工内部档案应及时、全面地收集到人事部统一保管；各部门应主动将平时形成的应归档材料及时送交人力资源部保管。
3、人事部对收集的归档材料按规定进行整理、装订并按员工顺序号进行存放保管。
为确保档案的准确，每半年对内部档案进行检查、核对，同时不定期查看，做到防蛀、防潮。
离职员工档案保存期限为一年，一年后无特殊原因，对其进行销毁并登记。
4、查阅、借阅员工档案的人员须是中级及以上管理人员，且只能查、借其下属的档案。
查阅、借阅员工档案的人员须填写《档案查阅（借阅）登记本》。
档案借出时间不超过5个工作日。
查阅、借阅档案者负有保密义务和保管责任。
第一十一节合同管理
1、员工临时用工合同管理
员工自聘用之日起一周内与**实训基地签订临时用工合同，临时用工合同签订的期限如下：
岗位
合同类型
期限
普通员工
临时用工合同
一年
注：
特殊岗位的临时用工合同期限由总经理审批。
2、**实训基地员工由行政人事部办理《临时用工合同》，《临时用工合同》由员工本人签字、总经理代表**实训基地确认签字（盖章）后生效，具备法律效力。
第二章行政管理制度
第一节员工守则
1、基本准则
1.1员工必须遵守中华人民共和国各项法律法规，自觉维护公共秩序。
见义勇为，抵制不良行为，敢于同坏人坏事做斗争。
1.2树立正确的人生观、价值观、世界观。
爱祖国，爱人民，爱国旗，爱企业。
有纪律、热爱劳动、勇于进取、乐于奉献。
1.3待人诚实和气，微笑迎客，讲文明，讲礼貌。
**实训基地提倡团结友爱、互相信任的工作氛围，员工之间应该相互尊敬、相互信任。
1.4每位员工都应在工作中积极进取、严于自律、不断提升个人工作技能、技巧。
养成良好习惯，不酗酒、不赌博、不吸毒，不做危害社会的事。
1.5员工应积极参与**实训基地组织的各种有益（文体、社会）活动。
在代表**实训基地的各项活动中，员工必须维护**实训基地荣誉与利益。
2、工作守则
2.1员工除本职日常业务（工作）外，未经**实训基地法人代表授权或批准，不得从事下列活动：
2.1.1以**实训基地名义考察、谈判、签约；
2.1.2以**实训基地名义提供担保、证明；
2.1.3以**实训基地名义对新闻媒介发表意见、消息；
2.1.4代表**实训基地出席公众活动；
2.2员工的工作必须对上级和下级负责，无下级的员工对客户及相关业务领域负责。
2.3员工可以在不与**实训基地利益发生冲突的前提下，从事合法投资活动。
但禁止下列情形的个人投资：
2.3.1投资于**实训基地的客户或业务竞争对手的活动；
2.3.2员工不能以职务之便为个人及其亲属谋取相关利益；
2.4员工在业务范围内，应坚持合法、正当的职业道德。
不准索取或者收受相关业务往来单位（客户）的酬金（回扣），否则将构成受贿；反对以贿赂或其它不正当手段取得不正当利益。
2.5员工不得挪用公款谋求个人利益或为他人谋取利益，否则依法追究其责任。
2.6员工在对外业务往来中，不得参加违反法律法规及社会公德的活动。
2.7为维护**实训基地形象，工作日需着装正式服装，在隆重、庄严的正式场合，男士穿西服，结领带；女士穿职业装。
2.8工作时间内员工应坚守工作岗位，须暂时离开时应与同事交代；离开**实训基地外出，应向部门负责人申请说明。
2.9维护清洁、整齐的办公环境，提高工作效率。
不在办公区内高声喧哗，不谈论与工作无关的事情。
2.10上班时间使用电话应注意礼貌用语，语言简明扼要，不得长时间打私人电话。
2.11遵守**实训基地考勤制度，不迟到、不早退、不旷工。
因各种原因需要请假，员工应及时办理相应请假手续。
2.12勤俭节约，艰苦创业
2.12.1要自觉培养节约意识，树立勤俭节约的观念。
2.12.2发扬奋发向上的精神，不断学习新的文化科学知识和管理经验，刻苦钻研业务，充分发挥自己的创造性.
2.12.3熟练掌握劳动技能，杜绝、减少失误和差错，提高工作效率，积极提合理化建议，把勤俭节约的精神具体落实到“双增双节”的实际行动中去。
2.12.4面对机遇和挑战，要有危机感和紧迫感，奋发进取，努力开拓，勇于挑战，不断提高企业的经济效益和社会效益。
第二节办公场所管理规范
1、前台接待
1.1私事来访
办公场所私人会客会影响其它人工作，建议你在前台大厅接待来访客人，时间尽量简短。
1.2公事来访
1.2.1一般来访，客人先由前台小姐接待，并及时与被访人联系；
1.2.2重要客人来访，前台小姐必须亲自引导到接待地点。
2、着装
2.1**实训基地要求员工在工作期间佩戴工作卡。
不按要求佩戴工卡者5元/次的处罚。
2.2上班期间禁止穿拖鞋、背心或奇装异服。
3、卫生
3.1**实训基地专门聘用清洁人员每星期清理一次公共办公场地，其余时间需要员工自觉清扫。
3.2员工须打扫和保持自己所在办公区域的卫生。
3.3请勿随地吐痰，勿在办公区吸烟，乱扔杂物、烟头，每位员工都有责任维护公共卫生。
第三节保密制度
1、必须妥善保管**实训基地机密文件及内部资料。
机密文件和资料不得擅自复
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