行政管理部职责范围12.docx
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行政管理部职责范围12
一、行政管理部职责…………………………………………………2
二、行政管理制度……………………………………………………4
（一）印鉴管理制度……………………………………………………4
（二）文书管理制度……………………………………………………6
（三）档案管理制度……………………………………………………9
（四）会议管理制度……………………………………………………11
（五）法务管理制度……………………………………………………14
（六）计算机管理制度…………………………………………………16
（七）保密管理制度……………………………………………………17
（八）办公用品管理制度………………………………………………21
（九）接待管理制度……………………………………………………22
（十）车辆管理制度……………………………………………………23
三、人力资源部职责…………………………………………………26
四、人力资源管理制度………………………………………………27
（一）人事管理制度……………………………………………………27
（二）考勤管理规定……………………………………………………29
（三）请休假管理规定…………………………………………………30
（四）考核管理规定……………………………………………………33
（五）劳动纪律管理规定………………………………………………35
五、计划财务部职责…………………………………………………38
行政管理部职责
一、负责公司行政管理和日常事务处理。
协助总裁做好各部门之间的综合协调。
二、负责建立并完善各项规章制度，促进公司各项工作制度化、规范化、
科学化管理。
三、负责对公司职能部门对领导决策、决定事项的催办、查办，负责对公司重要会议和文件的执行落实情况的检查。
四、负责公司文电（公文、信件、函电）及包裹、邮件、报刊的收发处理。
五、负责公司文书档案管理，做好资料的收集积累和整理并及时归档。
六、负责组织起草公司对外文件、工作计划、总结、报告、决策等重要文件，负责对各部门以公司名义起草的文件等重要文字材料核稿工作。
七、负责公司行政印鉴的保管使用和介绍信的管理。
八、负责公司各种会议的筹备、组织工作，做好会议记录、纪要。
九、负责公司计算机管理与维修、网络服务，提高自动化办公水平。
十、负责公司对外宣传、联络、公关业务，促进公司与社会各界的广泛合作和友好往来。
十一、负责对外接待工作。
十二、负责保密工作。
十三、负责安全防火及防盗工作。
十四、负责公司后勤保障和员工生活福利工作。
十五、负责公司企业文化建设与推行，组织员工活动，活跃业余文化生活。
十六、负责办理公司法人营业执照年检、工商登记、工商注册。
十七、负责公司办公车辆的使用、保养、维护及驾驶人员的行政管理。
十八、负责建立、维护正常的办公秩序，保持整洁文明的工作环境。
规范员工行为举止，树立良好的公司对外形象。
十九、负责公司办公用品、设备的采购和日常管理。
二十、协助公司正确执行国家法律、法规。
收集、整理与公司有关的法律、法规资料，并为法定代表人和经营班子提供最新法律信息。
二十一、为公司重大经营活动和经营决策提供法律依据，以保证公司
经济活动及经营决策合法、有效。
二十二、对公司合同、协议进行审查，起草重大经济合同的法律文件，并对提供文件的合法性负责。
二十三、经公司法定代表人的授权和指派，参与法律纠纷的协商、调解，代表公司参与仲裁、诉讼活动，维护公司的合法权益。
二十四、配合法律顾问及时办理与公司有关的突发性法律事件，对可能发生或已经发生的法律纠纷及时提供法律上的对策，维护公司的合法权益。
二十五、对公司员工进行法律常识教育，并组织相关的经济法规培训，提高员工的法律意识。
二十六、完成公司领导交办的其他临时性工作。
行政管理制度
一、总则
第一条为加强集团公司及其子公司的行政管理工作，使之规范化、
标准化、制度化，特制定本制度。
第二条本制度由集团公司及其子公司行政管理部门组织实施，由集团公司行政管理部负责解释。
二、印鉴管理制度
第一条印鉴包括：
集团公司及其子公司的公章、法定代表人名章、合同专用章、介绍信、证明信、财务专用章、现金收讫张、转账收讫章、财务负责人名章。
第二条集团公司及其子公司的公章、法定代表人名章、合同专用章、
介绍信、证明信由行政管理部统一管理；财务专用章、现金收讫章、转账收讫章、财务负责人名章，由计划财务部统一管理。
第三条集团公司及其子公司所有印章必须有专人保管和用印。
印章
保管人员应坚持原则，严守印章保管、使用纪律和制度。
第四条上述印鉴的刻制必须经总裁批准，行政管理部备案。
新印章的印模和启用日期必须由行政管理部记载并归档保存。
第五条集团公司及其子公司行政管理部、计划财务部门未经集团公司董事长批准一律不准为任何公司、个人的抵押书或担保书用印。
第六条集团公司及其子公司每次使用公章必须履行签批手续，并登记备案。
第七条集团公司及其子公司使用公司印章，一般公务由总裁批准，使用职能部门印章由主管副总裁批准。
第八条集团公司及其子公司主要合同书（包括：
项目开发、工程招投标、融资和资本运作、资产抵押、固定资产租赁、大宗物资及非市场价格的商品采购等）、协议书、授权委托书的办理必须分别经法务专员或法律顾问审核，董事长批准后方可用印。
第九条印章保管人员应建立印信使用审批登记簿，将每次用印时间、
用途、数量、用印人、审批人记录清楚。
未经审批而使用印章所造成的后果，由印章保管人员负全责。
第十条集团公司及其子公司发出的公文、信函或集团公司内部上下级行文，必须是打印后的正式材料并加盖公章。
第十一条集团公司及其子公司的财务专用章、现金收讫张、转账收讫章、财务负责人名章的使用必须严格按照财务管理制度的规定办理。
第十二条保管人员用印要用力均匀，使盖出的印章端正、清晰，便于识别。
印章要盖在成文日期上，即“骑年盖月”。
第十三条用印保存的材料要编号、登记、整理，分类归档。
第十四条集团公司及其子公司因名称变更、机构撤销或其他原因印章停止使用时，作废印章要及时送集团公司行政管理部处理，并建立移交手续。
第十五条公司印章一律不得借出，需在公司以外地域使用时要由印
章保管人亲自携带用印，或经董事长批准由用印人带出。
第十六条公司印章使用登记簿按年度存档。
第十七条公司介绍信的开出由行政管理部经理批准，特殊情况由分管副总裁批准。
第十八条集团公司及其子公司不许开具空白介绍信，特殊情况需要需经总裁批准。
第十九条公司介绍信存根应妥善保管，介绍信正文必须与存根简要内容相一致，按保密要求存档，保管期5年。
第二十条因情况变化，介绍信申请使用人没有使用介绍信，应立即归还。
收回后贴在原存根处标明作废，并写明情况。
第二十一条介绍信存根处要写明申请使用人的姓名、人数、事由。
介绍信要有编号和骑缝章。
第二十二条介绍信填写内容要简明扼要、字迹工整准确。
三、文书管理制度
第一条文书管理工作由行政管理部负责，一切文电、信函、收发件均由行政管理部统一承办。
第二条公文主要种类有：
（一）决议：
用于经会议讨论通过的重要决定事项。
（二）决定：
用于对重要事项做出决策和安排。
（三）批示:
用于主要领导对集团各部门及子公司布置工作，提出开展工作的原则和要求。
（四）通知：
用于发布公司规定、会议决议、人事任免、领导指示、要求各部门和子公司共同执行或周知的事项。
（五）报告：
向集团公司或主要领导汇报工作、反映情况、提出建议、答复集团公司或主要领导的询问。
（六）请示：
用于向集团公司或主要领导请求指示、批准。
（七）批复：
用于答复部门或子公司的请示。
（八）规定：
用于对特定范围内的工作和制定员工的行为规范。
（九）涵：
适用于不相隶属单位之间商洽工作，咨询和答复问题，请求批准或答复审批事项。
（十）会议纪要：
用于记载公司重要会议或决议事项。
第三条公文由版头、发文字号、秘密等级、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、主题词、抄报、抄送、印发机关和印发日期等部分组成。
第四条公司行文应当注重实效，坚持少而精，一般要一文一事。
写明主送、抄报、抄送机关，防止漏抄漏报；发文机关名称落款在正文的下方偏右，一般要写全称；公文的发送要有专人负责，做好送达登记。
第五条公文格式的要求:
（一）公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。
标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（二）凡以公司和公司成员名义独立对外发文，均必须编制正式文号，其格式为：
字号+年号+序号。
（三）以上种类公文除会议纪要外一律需加盖公章。
（四）正式发行公文，应在发文字号右侧空两格注明签发人。
（五）发文须使用公司统一印制的专用文头纸。
第六条收文的办理:
（一）收文办理包括：
公文的签收、登记、分发、传阅、承办、催办
注办和归档等程序。
（二）通过不同渠道收到的公文，应立即送交行政管理部进行收文登记，记载收文日期、公文标题、密级、发文单位、发文日期、并注明收文人姓名。
（三）收文登记后，由行政管理部填写公文处理单，提出拟办意见，交总裁批示或转送有关部门办理。
（四）行政管理部按照总裁的批示，将公文交有关部门办理。
（五）行政管理部对承办情况进行催促和检查，提高办文效率。
（六）文件承办完毕后由承办人将办理情况和处理结果签注在文件处理单处理结果处，利于日后查考。
（七）公文办理完后，应及时送交行政管理部存档。
（八）严格保密制度，凡秘密以上密级的公文每年要进行清理，并按规定将无保留价值的公文上交销毁。
第七条发文的办理:
（一）发文办理包括：
交拟、拟稿、审核、签发、校对、印刷、登记、分发、归档等内容。
（二）发文部门将拟稿任务交给有关起草人员拟稿。
（三）行政管理部负责文字工作的人员对未签发的文稿做全面审核修改后报总裁签发。
（四）印制好的文件校样由拟稿部门校对无误后印制正式文件，进行登记分发。
第八条公司收到公文或信函由行政管理部根据公文的性质，呈送总裁或分管副总裁批示或阅知。
第九条公文或信函处理完成后，专管人员要进行收集、整理、分类，防止文件丢失或损毁，发现问题及时报告。
第十条合同、协议、意向书、授权委托书、担保书等重要文件资料的原始件由行政管理部妥善保存。
第十一条发送传真要登记，打印、复印张数要严格控制，不得私用。
四、档案管理制度
第一条档案应由专人分门别类妥善保管。
办理完毕并具有保存价值的文件材料，按照形成过程的联系和规律组成案卷。
每年六月末完成上年度公文的立卷归档工作。
第二条档案分为文书档案、人事档案、合同档案、项目开发及工程技术档案、法律文书档案，行政管理部为归口管理部门。
文书档案、经济合同档案和法律文书档案由行政管理部负责管理，人事档案由人力资源部负责管理，项目开发及工程技术档案由技术管理部负责管理。
第三条公司档案管理由行政管理部行政管理人员负责。
第四条所有档案资料要登记、编号，便于保管、查找和利用。
借阅
档案要登记并按规定时间返还。
第五条档案管理员的职责：
保证公司及各部门的原始资料及单据齐
全完整、安全保密和使用方便。
第六条归档范围：
公司的发展规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议纪要、重要决定、委托书、协议、合同、项目方案、文件等具有参考价值的文件资料。
第七条资料的收集与整理:
（一）公司的归档资料实行年度归档制度，即：
每年的六月末为公司档案资料归档期，即将前一年的档案资料归档完毕。
（二）在档案资料归档期，由各部门相关人员收集应该归档的原始资料，各部门经理应积极配合与支持，按期移交行政管理部。
（三）凡应该及时归档的资料，由相关人员负责及时归档。
（四）各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。
凡机密以上级的文件必须把原件放入文件柜保存。
（五）行政管理部专管人员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
第八条资料的分类与归档:
（一）公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
（二）公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
（三）归档文件资料的种类、份数以及每份文件的页数和附件要齐全完整，必要时应保存两份。
第九条档案的借阅:
（一）总裁、副总裁、行政管理部经理借阅非密级档案可直接通过行政专管人员办理借阅手续。
（二）因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送行政管理部核批。
（三）公司档案密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在办公室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过8小时。
秘密级档案的借阅必须由总裁或分管副总裁批准。
总裁因公外出时可委托副总裁或行政管理部经理审批，具体按委托书的内容执行。
（四）档案借阅者必须做到：
1、爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
2、注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
第十条档案的销毁:
（一）公司任何个人或部门非经允许不得擅自销毁公司档案资料。
（二）某些档案到销毁期时，由档案专管员填写《公司档案资料销毁审批表》，交行政副总裁审核经总裁批准后执行。
（三）凡属于密级以上的档案资料必须经总裁批准方可销毁；一般的档案资料，由行政管理部经理批准后方可销毁。
（四）经批准销毁的公司档案，档案专管员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。
登记表永久保存。
（五）在销毁公司档案资料时，必须由总裁或分管副总裁或行政管理部经理指定专人监督销毁。
五、会议管理制度
第一条集团公司及其子公司组织召开的会议，要遵循精简、高效的原则，缩短会议时间，提高会议质量，杜绝“会海”现象。
第二条各类会议要事先做好充分准备，拟定议题，提前通知。
第三条公司的会议种类有：
总裁办公会、开发调度会、年度总结表彰会和公司例会。
（一）总裁办公会
主持人：
总裁。
会议时间：
不定期。
参加人员：
公司总裁、副总裁、各部门经理。
会议内容：
讨论公司的经营方向、管理决策等事项。
（二）开发调度会
开发调度会由公司主管副总裁决定召开。
主持人：
分管副总裁。
会议时间：
每季度一次。
参加人员：
公司总裁、分管副总裁、相关部门经理。
会议内容：
1、各部门汇报工作情况、存在问题和下步打算。
2、讨论生产经营中的综合性问题，研究商定解决办法。
3、总裁认为有必要讨论的问题。
（三）年度总结表彰会
主持人：
公司总裁。
会议时间：
每年2至3月份。
参加人员：
公司全体员工。
会议内容：
1、公司总裁做全年工作总结及新的一年工作安排。
2、表彰先进、激励员工、鼓舞士气。
3、各部门代表发言。
（四）公司例会、部门例会
1、公司例会，每半月一次，行政管理部安排。
2、部门例会，根据实际情况，自行安排。
第四条总裁办公会会议纪要、年度总结表彰会等重要资料要及时立卷归档。
对会议决议执行情况要进行催办检查，并及时反馈。
第五条会议纪律:
（一）参会人员要按照通知的会议时间准时到会，并根据会议议题准备好发言题纲和相关文件材料，以保证会议和发言质量并节约时间。
（二）开会期间与会人员应关闭手机或手机调至震动档、静音，不在会议室内接打电话。
（三）会议发言声音清晰、响亮，内容言简意赅，态度严肃认真，不说空话、废话、大话，严禁会间私下交谈、议论。
（四）参会人员必须认真做好记录，会后认真传达贯彻会议精神。
（五）与会议内容关系不大的部门和员工，一律不陪会，不搞重复发言，开短会。
（六）参会人员必须准时到会，有特殊情况需事先向召集人请假。
第六条会议室由行政管理部负责管理。
第七条各部门使用会议室，应提前向行政管理部提出口头申请，使用完毕后，使用部门负责卫生清洁工作，关闭电源、空调等。
第八条任何部门和个人未经行政管理部批准，不得擅自将会议室的桌椅、茶具、烟缸等设施拿出会议室。
六、法务管理制度
第一条行政管理部（暂定）是公司法律事务工作的管理部门。
行政管理部设立公司法律事务管理人员，在公司总裁的领导下，参与处理公司重大决策和生产经营所涉及的法律事务。
第二条公司法律事务管理人员履行下列职责：
（一）为公司重大经营决策提出法律依据。
（二）负责公司合同管理，参与重大合同、特殊合同的谈判、起草、签订和监督工作。
（三）负责公司的合并、分立、破产、投资、租赁、资产转让、招投标及进行公司改制等涉及公司权益的重要经济活动中的有关法律事务工作。
（四）接受法定代表人的委托，代理公司的诉讼和非诉讼活动。
（五）负责对员工进行法制宣传教育工作。
（六）负责公司外聘律师的选择、联络及配合工作。
（七）负责办理公司领导交办的其他法律事务。
第三条公司法律事务管理人员在公司重大经营决策和经济活动中从事以下方面的工作：
（一）掌握有关经济活动的法律、法规和政策。
（二）参加重要事务的情况调查、考察和谈判。
（三）提出法律依据。
（四）起草、审查和修改有关协议与合同文书。
（五）处理有关法律事务。
第四条公司法律事务管理人员在公司规章制度管理中从事以下方面工作：
（一）对公司规章制度的合法性、实用性、规范性进行审查。
（二）保证法律赋予公司的权利得以充分体现。
（三）监督规章制度的履行，对不履行规章制度者提出纠正意见，对规章制度本身存在的问题提出修改意见。
（四）执行国家法律、法规，保证公司依法经营和依法管理。
第五条法律事务需要委托外部律师办理事项：
（一）法律、法规或有关规定要求必须由律师承担的法律事务。
（二）公司法律事务管理人员不熟悉的法律事务。
（三）根据国际惯例或开展国际业务需要，必须请律师从事的法律事务。
（四）特殊情况下，公司法律事务管理人员不便或难以完成的法律事务。
第六条公司法律事务管理在公司外聘律师的选择与联络中从事以下方面的工作：
（一）决定或提出建议外聘律师，对律师人数和费用进行论证。
（二）选聘具有良好政治素质和职业道德的律师，并签订《聘请律师合同》。
（三）与外聘律师建立良好的合作关系，提供有关资料，协助其开展工作。
（四）对外聘律师的工作质量和工作进度实行监督并及时提出意见和建议。
（五）将外聘律师的工作进展情况反映给公司总裁，并将有关批示和要求传达给外聘律师。
第七条公司法律事务管理人员对于所提出的法律意见、起草的法律文书以及办理其他法律事务的合法性负责，由于工作失误给公司造成经济损失的要承担相应责任。
七、计算机管理制度
第一条行政管理部是公司计算机管理部门。
第二条本规定所指计算机，包括公司为各部门所配置的办公用电脑
与业务专用电脑及配套设备。
第三条计算机软件的安装由行政管理部指定专人负责，其他人不得
随意安装。
第四条所有员工要高度重视公司的技术秘密和商业秘密的保护，对于需要上网的各类信息，必须保证有严密的授权控制。
对涉密文件应存放在专用计算机中，并设置阅读、修改权限密码，网上终端采取有效的保密防护技术措施。
第五条计算机或计算机硬盘更新时，要将文件全部清空，软件损坏时如未清空文件，须做技术处理或销毁。
第六条要设置电脑开机密码，不要相互间使用移动硬盘，防止传染病毒。
第七条严禁在公司网络上进行任何形式的网络游戏、欣赏音乐、炒股和与工作无关的QQ聊天等内容。
第八条人员调离时，要将载有文件的软盘认真进行移交。
第九条对重要资料用软盘备份，以防因各种原因造成的信息数据丢
失。
第十条关注计算机界病毒发作情况，及时避免计算机病毒侵袭。
第十一条非正常工作时间不允许联网，如因工作需要必须联网时应事先征得行政管理部同意。
第十二条使用局域网内共享打印机，须遵照公司有关文件管理制度进行。
八、保密管理制度
第一条公司员工都有保守公司秘密维护公司权益的义务和义不容辞的责任。
第二条保密范围：
（一）公司重大决策中的秘密事项。
（二）公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。
（三）公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、重要会议记录。
（四）公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。
（五）公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。
（六）公司员工人事档案，工资性、劳务性收入情况及资料。
（七）其他经公司确定应当保密的事项。
第三条一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。
第四条保密级别：
（一）“绝密”是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害。
（二）“机密”是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害。
（三）“秘密”是一般的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受损害。
第五条公司密级内容确定：
（一）公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件、技术资料为绝密级。
（二）公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级。
（三）公司人事档案、合同、协议、员工工资收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。
第六条属于公司秘级的文件、资料，应当依据本规定标明密级，并确定保密期限。
保密期限分永久、长期、短期，一般与密级相对应，特殊情况另外标明。
保密期限届满，自行解密。
第七条属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由行政管理部或分管副总裁委托专人执行；采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由行政管理部负责保密。
第八条对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：
（一）非经总裁或分管副总裁批准，不得复制和摘抄。
（二）收发、传递和外出携带，由指定人员负责，并采取必要的安全措施。
第九条在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总裁批准。
第十条具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：
（一）选择具备保密条件的会议场所。
（二）根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定。
（三）依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。
（四）确定会议内容是否传达及传达范围。
第十一条不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。
第十二条公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告行政管理部；行政管理部接到报告，应立即做出处理。
第十三条出现下列情况之一者，给予警告，并酌情处以经济处罚：
（一）泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的。
（二）违反本制度规定的秘密内容的。
（三）已泄露公司秘密但采取补救措施的。
第十四条出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失：
（一）故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的。
（二）违反本保密制度，为他人窃取、刺探、收买或违规提供公司秘密的。
（三）利用职权强制他人违反保密规定的。
第十五条对部分岗位员工实行“竞业限制”制度，限制管理人员、技术人员、财务人员、销售人员、秘书等员工的以下行为：
（一）自行涉足于与本公司竞争的公司。
（二）就职于本公司的竞争对手。
（三）在竞争企业中兼职。
（四）诱导公司中的员工辞职就职于对手企业。
（五）引诱公司的客户脱离本企业。
（六）离职后从事与本公司进行竞争的其他行为。
第十六条其他员工不实行
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