欧普营销中心行政部管理手册.docx
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欧普营销中心行政部管理手册
欧普营销中心行政人事部管理手册
一、营销中心行政部职能定位
1、负责营销中心的行政管理工作，包括制度管理、文档管理、考勤纪律、办公支持和公关接待等事宜。
2、负责营销系统的人力资源管理工作，包括绩效考评、薪酬计核、职位管理、人事调整、员工档案管理等事宜。
3、负责营销系统的员工招聘、培训和员工关怀，作好各种工作会议的组织工作。
二、组织结构图
营销中心
行政人事部
人事文员
行政文员
培训文员
三、岗位职责描述
1、行政人事部主管
行政隶属
上级主管：
营销副总；直接下属：
行政文员、人事文员、培训文员
主要职责
✧营销中心的日常办公管理工作，负责各类来往文件的影印、收发、处理和归档；人员考勤和办公后勤工作。
✧接待营销中心日常到访客人，协助营销副总作好公关工作。
✧协助和指导各办事处的行政、人事和后勤等管理工作。
✧负责组织营销系统各项制度的建立、调整和维护工作。
✧负责组织营销人员的招聘工作、岗位调动和录用、解聘、离职等职位管理工作。
✧组织对欧普营销系统各级员工的绩效考评工作，依照员工考核、奖惩办法及升降职务办法等予以考评，力求公平合理。
✧根据考核结果计算营销系统人员的月度薪酬和年终奖励。
✧管理营销系统员工的人事档案，负责建立、记录、保管和维护等管理工作。
✧负责规划营销系统培训工作，并具体安排、组织实施各类员工培训；负责营销会议的会务工作。
✧做好所属员工的工作管理，提高士气及工作效率，并协助其他营销部门作好员工工作。
✧营销副总交办的其他任务。
2、行政文员
行政隶属
上级主管：
行政部主管；直接下属：
主要职责
✧负责营销中心日常信息和文件的收发、传递和归档工作
✧营销中心的客户及外来人员的接待工作
✧负责营销系统员工的考勤记录和统计
✧负责办公室日常后勤工作和值日排班等
✧对营销中心各种规章制度进行发放、整理和归档管理
✧负责营销系统员工的有关劳保福利用品的发放
✧完成交办的其他任务
3、人事文员
行政隶属
上级主管：
行政部主管；直接下属：
主要职责
✧协助主管组织月度和季度考评，并及时完成统计、整理和发布工作。
✧负责营销系统员工的薪酬的计算统计工作，并将考评和薪酬调整结果记入档案。
✧负责营销系统员工的人事档案的日常维护工作。
✧协助主管进行员工考评和职位调整中的异议和纠纷。
✧办理员工录用、登记、入职、任免、迁调、奖惩和离职等具体手续。
✧其他交办的事宜。
4、培训文员
行政隶属
上级主管：
行政部主管；直接下属：
主要职责
✧协助主管完成员工招聘工作，联系招聘事宜，组织面试、测评和录用等工作。
✧协助主管搞好员工培训及学习工作，开发适合员工需要的培训课程和形式，并按计划组织实施，作好培训评估工作。
✧协助主管组织季度办事处经理和直辖区域经理的述职考评工作。
✧协助准备和安排营销系统的各类工作会议，作好服务工作。
✧协助主管每月作好员工关怀和沟通工作，起草员工信函、电话和传真联系等。
✧其他交办的事宜。
四、各项管理规范及流程
第一、欧普营销系统人力资源管理规范
（讨论稿）
一、前言
为欧普公司营销模式的变革和经营战略地顺利展开，必须要有人力资源的开发、管理和利用的保障，本规范的意义和目的在于使欧普公司营销系统的人力资源处于有章可依管理的管理状态，保证任职、考核、薪酬和奖励等管理的合理性，提高员工满意度和忠诚度，同时能面向未来全面提升营销系统员工素质，促使其向职业化转变。
二、员工任职管理
第一、工招聘录用规定
1.总则
1.1为实现欧普公司营销的整体目标和方针，录用身体健康、品德优良，具备成为优秀员工潜力的人员，制定本规定。
1.2本规定适用于欧普照明公司营销体系各类员工的招聘工作。
2.招聘计划
2.1需招聘员工的营销中心各部门应事先向中心行政部提出招聘申请，填写《招聘人员申请表》，提出招聘的职位、人数及要求。
2.2行政部根据各部门人员编制情况提出初步意见，报营销中心副总审核，批准后执行。
3.招聘
3.1招聘原则：
公平竞争、择优录用。
3.2招聘方式：
采用推荐、面向社会登报招聘及参加人才交流会、劳务市场等形式。
4.应聘
4.1应聘人员应如实填写《应聘登记表》，并提交学历、简历、身份证、各类职称证书等应聘材料。
4.2行政部在收齐应聘者材料后，会同用人部门管理者对应聘者资格进行书面材料初审；由各办事处代为招聘的，由办事处经理进行初审。
4.3书面材料初审合格者通知面试或当场面试。
5.面试
5.1招聘小组一般由营销行政部与用人部门领导等人员组成，面试时，小组成员应不少于三人，并且至少有一名主管领导参加。
5.3面试内容及招聘小组职责。
5.3.1审核应聘者是否具备专业素质及资格；
5.3.2对应聘者是否具备正式录用资格以及综合素质进行评审；
5.3.3对小组成员的意见进行综合分析后，做出最终决定。
5.4面试评价
5.4.1小组成员应对面试结果做出书面评价并签名。
5.4.2评价标准见附录二表中所示。
5.5面试结果审核
5.5.1面试（加试）结束后，由行政部对面试结果进行汇总，合格者将拟录用，并报营销副总批准。
5.5.2若所有小组成员评价为70分以上者为合格，若有70分以下时，原则上不予录用。
6.录用
6.1录用名单确定后，对招聘未入选面试及面试不合格者，由行政部在5日内对其本人做出电话/信函婉辞通知。
6.2对于确定录用人员由营销副总进行最终面试。
6.3对合格人员，行政部会同用人部门协商其进入公司日期，并确定其职级后报营销副总审批。
6.4被录用者须办理的进入公司前手续
6.4.1提供个人材料，包括身份证、学历证明、经历证明等。
6.4.2提供正式、有效的人事手续，如辞职证明或其他相关资料等。
6.5对不能按要求提供有关材料或弄虚作假者，应取消其录用资格并报主管领导。
7.员工加入公司当日手续
7.1员工本人填写详细的《员工登记表》，并开始考勤。
7.2签订劳动合同或协议。
7.4申领相关办公用品和设备等。
7.5行政部组织进行入职务培训。
8.因录用发生的经济问题
8.1因录用发生的被录用人与相关单位的一切经济问题应自行处理。
8.2应届毕业生的学校培养费问题由其自行处理解决。
9.不适用性
本规定不适用于欧普营销中心招聘的临时工、钟点工和实习生。
10.附则
10.1本规定由营销中心行政部负责解释。
10.2本规定自发布之日起执行。
附件一：
招聘职位的详细说明内容
1．岗位：
部门
职位
批准者
2．组织关系
直接管辖者职位
直接管辖下属人数
与其他部门关系
与内外人员的关系
3．工作性质
4．工作环境
5．素质要求
学历教育及专业
技能资格
工作经历和工作经验
能力倾向
人格特征
6．职责与权利
7．薪酬结构
8．职业发展方向
9．主要工作流程
10．能力测试内容
专业能力测试
职业能力倾向测试
附件二:
面试的主要内容
1．仪表举止
测评要素：
●外貌、体态、衣着、举止、精神面貌
2．专业知识
测评要素：
●通过情景问题测试，考察专业知识应用有力
3．教育经历与工作经验
测评要素：
●教育及培训背景
●过去工作情况及主要工作业绩
4．语言表达能力
测评要素：
●能否将自己的思想、观点、建议等清晰、流畅地用语言表达出来；
●流畅性、逻辑性、准确性和感染力；
5．思维能力
测评要素：
●能否抓住问题的本质；
●分析问题是否全面；
●思维逻辑性、灵活性和条理性；
●能否把握事物之间的联系。
6．应变能力
测评要素：
●突发问题反应能力；
●机智和敏捷性；
●反映迅速性和准确性。
7．自我认知能力
测评要素：
●评价自己的特点优点和不足；
●自我评价是否清晰和准确。
8．情绪稳定性与自我控制能力
测评要素：
●对压力和精神刺激的反映；
●情绪稳定性和自我控制能力。
9．人际交往意识与技巧
测评要素：
●人际交往活动；
●人际交往倾向和与人相处技巧。
10．进取心与成就动机
测评要素：
●职业生涯规划；
●进取心；
●成就动机
11．求职动机
测评要素：
●求职动机与拟任职位的匹配性；
●感性趣的工作；
●工作追求；
12．业余兴趣与爱好
测评要素：
●运动爱好；
●书籍；
●电视节目；
●嗜好。
附件三:
欧普营销中心人员招聘面试评定表
姓名
性别
年龄
编号
现单位及职位
应聘职位
要素
权重
评分标准
具体指标
优秀
90－10％
较好
80－90％
一般
70－80％
较差
60－70％
很差
60以下
仪表举止
20
外貌5
体态5
衣着5
气质5
知识经验
20
专业知识10
工作经验10
综合能力
40
沟通10
表达10
思维10
认知10
个性
20
自信心5
求职动机5
兴趣5
进取心5
综合评定
项目
仪表举止
知识经验
个性
总分
得分
评委
意见
姓名：
姓名：
姓名：
录用
决定
负责人签字：
200年月日
第二、岗位职位管理
1.定义
职位分析的理论基础是劳动分工理论和科学管理原理。
职位分析是现代人力资源管理和开发的首要基础。
职位分析是指在各级组织中进行收集、分析和整理职务信息的一系列管理活动，目的是建立各职位的职务说明书。
2.作用
职位分析能够在以下方面发挥作用：
1）职员选拔
职位分析指出了对各个岗位任职者的具体资格要求，便于对应聘者和被轮换者或被提升者的知识、技能、素质是否胜任、适应该职位的需要进行测试和考核。
2）员工培训
职位分析结果可以被运用于决定员工培训内容，知其所欠缺才能有的放矢地进行补课。
3）绩效考核
职位分析可以为绩效考核提供更为精确的标准，易于为考核者和被考核者所接受。
4）职务分类
职位分析有利于将任职资格相似的某些职位归为一类，便于确定同一类职务的工资水平、升迁、培训。
5）职务评价
职位分析的结果可用于评价某一职位的在组织中的价值，以确定其工资水平。
6）职务设计
职位分析可以更好地设计某一职务，可以对现有职务进行批判性反思，多余的不合理的取消或合并，实现因事设岗。
7）职务描述
职务描述是职位分析的结果，职务描述给任职者提供了应遵循的原则，会使任职者由于明了自己所处特定职位的要求而提高工作效率。
8）效标体系
职位分析有助于建立效标体系，这些效标可用于员工的培训、心理测评的效度分析。
3.职位分析组织
3.1公司人力资源部负责职位分析的组织、培训。
3.2各职能部门负责人负责具体职位分析的操作，动员本部门职员参与职位分析工作。
4.分析程序
4.1假设现有部门设置是合理的。
4.2描述本部门所有业务活动内容（各个环节），工作量的大小，各环节间的牵制关系（是否属不相容环节，需相互制约）。
4.3根据各环节业务性质和管理幅度，把相类似、相连接、可相容的工作环节集合，组成一项职位。
4.4确定部门在目前情况下应当设置哪几种职位，各职位分别需要几个职员。
4.5描述每一项职位的工作活动内容，工作权力、责任，工作流程。
4.6描述每一项岗位的社会环境：
岗位层次（级别），发展趋向（晋升方向），上下级关系，关联环节、部门，其他可参与的社会活动等。
4.7描述每一岗位的工作条件：
工作地点，工作时间长度，是否加班，室内外工作比例（出差时间长短、频率），接受培训，工作场所的舒适度等。
4.8描述每一岗位的薪酬和福利条件：
工资（含奖励）水平和工资计算方法，可享受假期，各种保险，住房、交通、通讯条件，其他福利。
4.9确定每一岗位的资格要求：
年龄，学历，专业，工作经验，业务能力，生理条件，人格特征（性格、气质、兴趣爱好、事业心、合作性、仪表），领导能力。
4.10编制每一岗位的职务说明书。
附：
职位说明书格式
欧普公司营销体系职位说明书
职位：
部门
职位
任职者姓名
性别
业务职责与权力：
权力
工作责任
工作流程
工作条件：
工作地点
工作时间
工作环境
接受培训
社会环境：
直管者职位
直辖下属人数
直辖下属职位
组织级别
晋升方向
经常关联部门
薪酬与福利：
工资结构
基本工资
绩效工资
年终奖励
普通福利
专项福利
任职资格：
年龄
学历
专业
性别
工作经验
工作技能
身体条件
领导能力
人格特征
5．职务说明书举例。
某公司销售部经理的职务说明书
职位
部门
销售部
职务
经理
任职者姓名
XXX
性别
工作条件
工作地点
本市，一年30%时间出差在外
工作时间
50小时/周，偶尔加班
工作环境
70%室内工作，单独办公房间，配空调
接受培训
每年15天脱产培训
业务职责与权力
权力
1.起草年度销售计划并监控实施进度
2.根据有关规定建议或实施对本部门员工的奖惩
3.对其部门享有人事调动、规定的费用开支和资源调配
工
作
责
任
1.领导实施销售计划、组织、指导、控制，完成3.5亿元销售额
2.审查市场分析，确定需求、潜在消费量、价格、折扣、竞争活动
3.领导制定促销计划和培训计划
4.划分销售区域，确定销售渠道、销售定额和销售目标
5.审核销售广告方案
6.亲自与大客户保持联系
7.评估销售业绩报告
8.根据市场动态对产品研发提出建议
9.销售部员工的考核
10.就销售事务向上级管理部门（领导）作出报告。
工作流程
（略）
薪筹与福利
工资结构
基本工资+职务津贴+销售提成
基本工资
5000元/月
职务津贴
3000元/月
销售提成
按提成办法
普通福利
国家规定各项保险，节假日货币或实物补贴
专项福利
每年15天培训机会，每年15天带薪公休假期，二年内市区三室一厅住房，交通补贴1000元/月，通讯补贴1000元/月。
社会环境
上级职位
营销副总经理
直辖人数
15人
直辖职位
销售部副经理、大区经理、文员
组织级别
中层
晋升方向
销售副总经理
常关联部门
生产部、财务部、市场部、物流部、服务部
任职资格
年龄
28—40岁
学历
本科或以上
专业
电子或营销
性别
男性
工作经验
3年以上大企业销售经历
工作技能
曾任销售负责人，熟悉现代管理方式，个人年销售额超1000万元，英语四级以上，计算机3级以上应用能力
生理条件
无严重疾病，身高175CM以上
领导能力
卓越
人格特征
性格外向，善于团队工作，事业心强，为人诚恳，有创造力
第三，岗位调动管理
营销系统岗位调动流程
✧欧普营销系统中一般工作人员和业务员的岗位调动，由各需要调动的办事处经理向部门负责人提出申请，由销售计划部经理通报行政部，报批营销副总；
✧各办事处经理、区域经理和营销中心各职能部门管理人员的岗位调动，由各部门经理向行政部提出申请，报批营销副总批准。
✧营销中心的各部门负责人的岗位调动，由营销副总向欧普总经理申请，批准后生效。
✧岗位调动确认之后，具体流程如下：
第四、员工离职管理
员工离职管理流程
1、员工申请离职必须提前一个月提出书面辞职申请，经主管领导同意后报请营销副总，批准后即确认为员工离职。
2、因违反公司制度或工作不胜任等原因给予解聘的，行政部正式通知该员工确认离职
3、对于员工擅自离岗的，由其直接主管领导向上级和行政部报告，经行政部查明原因后，确认离职，并报知营销副总。
4、具体流程如下：
员工离职
情况确认
行政部及员工直接领导与员工谈话
行政部
办理手续
员工在原部门办理工作交接
员工相关部门
办理交接
行政部
办理手续
办理交接
欧普公司离职人员工作交接表
制表日期：
姓名
离职日期
办事处
岗位
离职原因
辞职
辞退
开除
自动离职
其他
备注
交接事项
具体内容
接收人
监交人
备注
工作事项
工作
未完成事项
相关资料、文件
设备、仪器、工具
办公用品
办公、住宿门匙
填表人：
行政部：
财务部：
薪金核发清单
姓名
上月薪金
本月薪金
共计
水电费
伙食费
管理费
其他扣款
实发薪金
签名
经办人；审核：
三、员工培训管理
1.总则
重视人才并重视培养和发展人才，是欧普照明公司实现营销战略和营销体系提升的关键，是做大、做强公司的重要保障之一。
营销中心必须采取与公司理念文化、发展战略、岗位技能和业务考核相结合的、独具特色的培训方式，将员工培养成一流的职业营销管理人才。
营销体系各级部门要建立学习型组织，为员工提供系统的入职、管理技能、专业技术培训。
通过行政部开设的管理技能培训课程，员工能及时了解基础营销管理知识、国际先进的管理技术、行业信息和实用性强的实际工作技巧，令员工在短期内胜任各项工作。
2.培训内容
2.1入职基础培训
新员工加入公司后，必须接受三天的入职培训。
其目的是让新员工了解公司的理念文化、发展历程、相关政策、制度及公司各部门的职能和运作方式。
2.2集中式的管理技能商业知识培训
营销中心行政部定期开设关于管理技能和商业知识的培训课程，如领导技能、管理技术、公文处理、合同管理、计算机办公自动化、财务基础知识、商务处理、心态调整和沟通技巧等，提高基本素质和沟通技巧等，结合员工个人发展的需要，帮助新员工在短期内成为称职的职员。
2.3专业技术的在职培训
从新员工入职开始,其直接领导和相关部门员工要悉心对其日常工作加以指导、帮助和培训，如岗位的技能、技术、业务流程、管理记录等一系列培训。
通过员工的培训和工作发展计划，最终使他们成为本部门和本领域的骨干。
3.培训的形式
3.1内部交流
3.2经验及案例分析教学
3.3聘请专业技术人员、专家学者讲课
3.4参加外部的公开培训班等
4培训规划组织实施
4.1营销中心行政部根据营销战略规划、年度营销计划与业务部门的要求，制定营销系统的年度培训计划，并报批营销副总，每年度的1月30日前制订出全年的培训计划，统一组织实施。
4.2员工的培训工作日程安排、教材资料、教员的选择由行政部具体执行，营销副总批准后实施并将培训评估结果反馈归档。
4．3培训费用采用预决算制度管理，由营销中心行政部做出详细的预算，经营销副总批准后执行，纳入当年的营销费用。
4.4营销中心必须参加相关培训科目的人员不得以任何理由拒绝参加或不遵守培训纪律，否则行政部有权处罚。
5.附则：
本规定由营销中心行政部负责解释。
四、人事档案管理
1、营销中心行政部必须为营销系统全体员工建立人事档案，负责设计、填写、更新和管理等具体管理责任。
2、欧普员工档案将作为员工人力资源开发和管理的基本数据库，是开展员工关怀、职业生涯设计和个性化员工培训的基础。
3、人事档案的内容必须包括员工基本资料如简历、员工登记表、身份证、相关证件复印件等；员工考核动态情况，如月度考核结果、季度考评结果和薪酬变动情况；员工奖励情况，如年度奖励、其他奖励状况；详见《欧普人事档案用表》。
4、员工档案必须保持动态管理，及时根据实际情况进行记录和变更，每月10日前必须进行月度检视。
5、具体人事档案管理的规定详见《欧普档案管理规范》
欧普营销部门薪酬体系
一、绩效考核内容
一）、考核目的及原则
1、在客观公正的基础上，通过各级管理者，对营销系统前端的销售和管理人员的工作行为与工作结果，进行实事求是的考核评价。
2、营销系统的各级直线管理者必须承担起责任，运用考核评价的方式，指导、帮助、约束与激励下属员工。
3、考核集中于“业绩”，强调在职务工作中做出的实际。
通过业绩考核来把握被考核者的工作能力与工作态度；任何工作能力与工作态度，都必须通过某种实际的业绩表现出来，才能够被最终认定。
4、兼顾历史继承和未来发展的原则，在考虑员工对企业历史贡献的同时，积极引导整个营销队伍基本素质的提高，以培育面向未来的人力资源。
二）、考核指标及说明
1）业绩指标设定原则。
各职务的业务指标设定，必须从业务流程中把握。
把握各职务间责任边界与关键环节，从而设定关键业绩指标。
各职务业绩指标必须具体、可度量、可达到。
2）具体指标说明：
对办事处经理/（直属区域经理）的考核指标：
✧销售目标完成率，当月整个区域的销售任务完成情况，考核权重为60%，此项得分=销售目标完成率*60%
✧销售费用率，当月所负责区域的销售费用比例，考核权重为10%，（考评标准）
✧客户管理，所维护的客户满意度，有无投诉和纠纷，考核权重为10%，出现问题扣1-2%/次，严重的扣3-5%。
✧市场开拓，所在区域的客户开发情况，客户数量及规模的增长，考核权重为10%，由销售计划部经理负责评分。
✧平台管理工作/（信息反馈），所承担的平台管理责任的完成情况，考核权重为10%，销售部经理根据相关部门的意见，给予评分。
对区域经理/业务员的考核指标：
✧销售目标完成率，当月所负责的整个区域销售任务的完成情况，考核权重为60%，此项得分=销售目标完成率*60%
✧平时工作表现，按计划进行的市场巡访、信息数据的反馈和报告等，考核权重为10%，出现错误扣1%/次，严重的扣2%/次。
✧市场管理，市场秩序维护情况，考核权重为10%，出现乱价窜货扣1%/次，严重的扣2%/次。
✧客户维护，所维护的客户的满意度，有无投诉和纠纷，考核权重为10%，出现问题扣1-2%/次，严重的扣3-5%。
✧其他指标，由办事处经理根据当地市场特点所要求完成的任务，考核权重为10%，由办事处经理根据
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