分析归档文件保管期限的一般方法.docx

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分析归档文件保管期限的一般方法

分析归档文件保管期限的一般方法

陈壮

确定归档文件保管期限的主要环节在于归档文件的价值鉴定或价值分析。

古今中外，关于档案价值鉴定的原则与方法有许多，其中，有的不便操作，有的不科学，有的不符合工作实际，且基本上不能适用于计算机辅助划分归档文件的保管期限。

确定档案保管期限应依据国家档案局8号令公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及其附件《文书档案保管期限表》，编制本机关档案保管期限表作为确定档案保管期限的依据。

然而，再详细的档案保管期限表也不能穷尽所有档案文件材料，其原因是保管期限表是档案文件材料形成之前预计的。

无论是编制本机关档案保管期限表，还是确定某份归档文件保管期限，都必须对档案文件材料本身进行价值分析。

分析主要应从如下方面进行：

①分析归档文件的责任者。

文件材料保管期限的划分应“以我为主”，即“我”形成的归档文件的保管期限相对较长。

这里的“我”，一是指本机关，包括本机关各部门、直属机关等，尤其指本机关主办的会议、文件，其保管期限明显高于其他联合办理单位，其目的是通过相关单位对相同档案划分为不同保管期限，以避免将来档案重复进馆；二是指本系统，指本机关同一系统或同一战线的上级机关，如：

在市公安局指省公安厅、市政法委、省政法委等；尤其指具有垂直领导关系的机关，如：

在县国税局指国家税务总局及省、市国税局。

三是指本级密切相关的机关，如公检法司等同一战线机关，工商、税务、质监、海关等监管机关。

归档文件责任者要从如下五方面来分析：

第一，分析归档文件是本机关责任者还是外机关责任者。

一般来说，外机关形成的非本机关主管业务的文件材料不归档；外机关形成的属本机关主管业务的文件材料，在本机关可归档，但保管期限短。

在相同内容、相同文种的情况下，本机关责任者形成的本专业文件材料比外机关责任者形成的本专业文件材料至少长一个档次。

如在某县档案局，同是档案工作的年度工作总结，本机关形成的应划为永久保管，而教育局形成的一般可划为10年保管；教育局形成的综合性年度工作总结，在档案局就不应归档。

第二，分析归档文件是本系统责任者还是外系统责任者。

一般来说，外系统形成的非本专业文件材料在本机关不归档；外系统形成的本专业文件材料在本机关可归档，但其文件材料的保管期限较短。

在相同内容、相同文种情况下，本系统责任者形成的本专业文件材料比外系统责任者形成的本专业文件材料至少长一个档次。

如国家档案局形成的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》在省档案局应划为永久保管，而国家开发银行形成的《开发银行系统文书档案保管期限表》在省档案局最多保存30年。

第三，分析归档文件是本级责任者还是上级、下级责任者。

发文机关的级别需与机关是本系统还是外系统，是党政领导机关还是其他机关综合考虑。

一般来说，本级责任者形成的文件材料，其保管期限相对较长。

上级形成的文件材料比下级的要长。

第四，分析归档文件是多个责任者还是单个责任者。

在现实工作中，多个责任者的文件常比单个责任者重要，易执行。

划分保管期限时，无论是单个责任者还是多个责任者，只要有本机关责任者其保管期限就相对较长。

单个或多个责任者还需与责任者是否本系统、发文机关级别等因素综合考虑。

更重要的是，多个责任者中要区分本机关是主办机关还是协办机关。

如本机关是主办机关则视作本机关责任者来划分保管期限，如本机关是协办机关则比本机关发文的保管期限稍短一点。

第五，分析归档文件在运转过程中的责任者。

文件材料在主送、抄报、送阅等运转过程中，可能会出现上级机关批复、领导或著名人物签署意见等情况，此时其保管期限应相对较长，如无批复的请示一般仅保存10年，有批复的请示一般保存30年以上；且与批复（或直接在主送、抄报、送阅件上签署的意见）一并划为同一种保管期限。

综上所述，分析归档文件责任者时应考虑其是否本机关以及专业系统、级别、主办或协办等情况，同时还要结合文件材料内容的重要性来分析。

为方便计算机辅助确定保管期限，责任者的重要程度可用分值来区分。

一般来说，本机关为独立发文的责任者或为联合发文的主办机关，其归档文件可得3分；本机关为协办机关可得2分。

本系统责任者中，上级的可得2分，下级的可得1分；外系统责任者中，上级的0.3分，本级的0.5分，下级的0.1分。

②分析归档文件的内容。

分析归档文件内容是确定档案保管期限最重要的方面。

归档文件保管期限的划分应以“重要的”为主，即归档文件内容为“重要的”其保管期限相对较长。

这里的“重要的”主要指三种情况：

一是反映本机关的主要职能，其中以反映本机关职能的典型性问题尤为重要；二是反映本机关的基本历史面貌，如年度以上工作总结、综合统计表等；三是反映本机关经济关系，如本机关的房产、物产及其他债权债务文件材料。

归档文件内容分析主要体现在如下五方面：

第一，分析归档文件是否体现机关主要职能。

一是归档文件的内容是否为本机关主要职能，如档案行政管理部门的主要职能是制订制度与计划、监督检查、指导培训、开展研究、宣传教育等，反映这种职能的文件材料保管期限相对较长。

二是归档文件的内容是否反映本机关主要任务，如档案行政管理部门的主要任务是推动本地档案事业发展等，该类归档文件的保管期限相对较长。

三是归档文件的内容是否反映本机关的主要工作，如档案行政管理部门的主要工作是制发文件、召开会议、举办试点、开展培训、进行检查、宣传报道等，该类归档文件保管期限相对较长。

四是归档文件的内容是否反映了本机关的中心工作，如2007年某档案行政管理部门中心工作是“三农”档案、重点工程项目档案和档案行政执法等工作，这些中心工作形成的文件材料保管期限相对较长。

四是归档文件的内容是否反映了本机关的主要活动，如档案行政管理部门举办的《档案法》颁布20周年宣传、红军长征胜利70周年展览、建国55周年图片展等。

这些主要活动形成的归档文件保管期限相对较长。

五是归档文件的内容是否反映了本机关主要工作事项，如档案行政管理部门办理的档案登记、重点工程项目档案验收、档案工作目标管理、档案工作年检合格证、档案员持证上岗证书、档案专业职称评审等，这些归档文件保管期限相对较长。

六是归档文件的内容是否具有典型性，如反映本机关的特殊事件、特殊人物、特殊成果、特殊传统，具有开创意义的新人、新事、新政策、新做法，反映本地独有的政治、经济、历史、文化、地理、民俗等归档文件保管期限都应相对较长。

例如，某个档案行政管理部门在全省、全国的创新举措、典型事例，类似安徽和县整合档案资源、陕西省档案局科研所的字迹恢复和固定科研项目、湖北咸丰县档案馆收藏的胡锦涛总书记进餐交费的收据等，这些都应永久保管。

第二，分析归档文件是否反映本机关基本历史面貌。

一是归档文件是否反映本机关辖内工作全貌，如档案行政管理部门的归档文件是否反映本地档案法制、业务指导、档案科研、档案馆事业等各方面工作，如能全面反映，其保管期限相对较长。

二是归档文件是否反映本机关工作状况，如档案行政管理部门归档文件是否反映本地机关档案工作状况。

三是归档文件是否反映了本机关的工作水平。

如某县档案行政管理部门在全省档案工作会上的发言材料其保管期限应为永久。

四是归档文件是否反映本机关工作规模，如某市档案行政管理部门形成的能反映本市乡镇、行政村、重点工程建设项目等某一方面工作规模的文件材料。

五是归档文件是否反映本机关工作变化。

如档案行政管理部门各年度使用经费情况的材料。

六是归档文件是否反映了本机关的工作发展。

如档案行政管理部门的国家档案馆馆舍面积“十五”期未与“十一五”期未对比材料。

七是归档文件反映本机关工作情况的时间长短。

如反映某一地区“十五”期间的档案工作情况的文件材料。

凡能全面反映本机关基本历史面貌的归档文件其保管期限相对较长。

第三，分析归档文件是否反映本机关的经济关系。

总的来说，价值高、债权债务时间长的归档文件其保管期限长。

一是反映本机关产权关系的归档文件，如建构筑物所有权（如房产证）、电梯所有权、办公用品所有权、电器所有权、档案资料所有权，房屋使用权、土地使用权（如土地使用权证）、车辆车场使用权、道路使用权、大厦冠名权等。

二是反映本机关债权债务关系，如与本机关有关的债权债务关系的文件材料。

三是下属单位的经济关系。

主要是下属单位的股份关系、分配关系等产权关系文件材料。

对于这些归档文件一般应列为永久保管。

第四，分析归档文件是否涉及到个人利益。

一方面，看归档文件是否涉及到本机关个人利益，如个人述职报告、审计结论，职工名册，干部职工被授予劳动模范、先进工作者等文件材料，职工录用、转正、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料；职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续。

另一方面，看归档文件是否涉及外单位的个人利益。

如：

行政确认工作中形成的宅基地使用证、房屋产权证、公民学历和学位的证明、婚姻等文件材料；行政征收工作形成的财产税和行为税等文件材料；给予受奖者通报表扬、记功、发给资金或奖品、晋级、晋职、通令嘉奖、授予荣誉称号等行政奖励的文件材料；安置、抚恤、优待、补助、救灾扶贫等行政给予工作中形成文件材料。

对于涉及个人利益的归档文件一般应作永久保管。

第五，分析归档文件利用的时效性。

文件材料具有时效性，如某些方针政策性的文件在现实中管用，过一段时间后就失去约束力；某些合同、协议等在合同、协议期满时就失去效力。

文件材料的时效性影响着档案的时效性，但不是决定的因素。

档案是一种历史记录，决定档案有无保存价值主要还是看其能否反映本机关主要职能、历史面貌、经济关系和个人利益等。

能反映这些的档案，就能反映本机关的历史，就具有保存价值，在确定其保管期限时就应从长。

综上所述，归档文件的内容分析应从机关职能、历史面貌、经济关系、个人利益等方面是否重要来分析，同时还要结合归档文件的责任者来分析，一般来说，本机关、本系统责任者形成的内容重要的文件材料，可永久保存；内容一般的可定期（30年、10年）保存。

外机关、外系统形成的属本专业内容，且重要的文件材料，可30年保存；内容为一般的可10年保存，非本专业的文件材料一般不归档。

为了方便计算机辅助确定保管期限，归档文件内容的重要程度可用分值来区分。

一般来说，反映本机关主要职能、基本历史面貌、经济关系、个人利益的重要的归档文件可得6分，一般的可得3分；虽不反映本机关主要职能、基本历史面貌、经济关系、个人利益、但要执行的文件材料可得1分，不需执行的不归档。

③分析归档文件的形式。

分析归档文件形式虽是确定档案保管期限较重要方面，但不是决定的或主要的方面。

归档文件保管期限划分应以形式重要为主。

这里的“重要”指“规范性”、“权威性”、“正式性”和“珍贵性”。

归档文件的形式分析主要从如下三方面分析：

第一，分析归档文件的文种。

一般来说，反映方针政策、重大事件、主要业务活动，具有权威性和重要性的决定、决议、命令、指示、条例、纪要、报告等比处理日常事务的通知、简报、来往函件等保管期限长。

但通知、函等文种却由于其重要性难以判别，这些归档文件要根据其内容的重要程度来决定其保管期限。

第二，分析归档文件的稿本。

一般来说，归档文件的正本比副本、草稿、草案的保管期限长。

但有些重要文件经反复修改，其过程性的草稿、征求意见稿、送审稿、报批稿等都很重要，这些重要文件要结合其文种及其文件本身的重要性来划分保管期限。

第三，分析归档文件的外形特点。

一般来说，有重要领导、著名人物的题词、批注、签字的文件材料有权威性，具有纪念价值。

某些文件因载体古老、珍稀而具有文物价值，某些文件因书法或装祯优秀而具有艺术价值。

这些归档文件都可作永久保存。

综上所述，归档文件的形式分析要从文种、稿本、外形特点等方面进行分析。

同时还要结合文件材料的责任者、内容的重要性等方面来分析。

一般来说，本机关、本系统上级机关形成的重要文种的文件材料，可永久保存；一般文种的文件材料可定期（30年、10年）保存。

为了方便计算机辅助确定保管期限，归档文件的形式可用分值来区分。

一般来说，本机关、本系统上级机关形成的重要文种可得1分；一般文种的可得0.5分。

外机关、外系统重要文种的归档文件可得0.5分，一般文种的仅得0.2分。

④用计算机辅助确定归档文件保管期限的方法。

计算机辅助确定归档文件保管期限的方法主要使用抽词比较法。

可在年底月末成批处理，也可随办随归对单份文件处理。

其程序设计及确定保管期限的过程如下：

第一，编制归档文件责任者、内容、文种的词表，并按上述分值对每个词条给分。

这些词条可预先列出一部分，其余的在录入时由计算机系统以“自学习”方式建词表。

如在某市档案局，一是将本市档案局、本省档案局、国家档案局在表中列出，给本市档案局3分、国家及省档案局各2分。

二是列出归档文件内容的主题词，即列出本档案局主要职能活动的档案法制、业务指导、档案科技、档案培训等主题词，并划分为两档：

重要的、一般的，分别给6分、3分。

三是列出各种归档文件的文种，并给1分、0.5分等。

第二，根据现行文件的格式，确定不同的模板。

如模板一：

责任者、内容、文种；模板二：

内容、文种。

确定模板的目的是为了计算机自动抽词进行比较的方便。

第三，编制计算机程序。

其核心内容是将电子文件的题名中各段与词表相比较，责任者、内容、文种一致的则抽出，并给出相应分数。

最后汇总分数。

第四，每份或一批电子文件形成后（如为纸质文件可先扫描经校对、转换后形成电子文件），在设计好的程序中运行，根据汇总分数，初步确定保管期限。

大于等于6分者，可永久保存；4分至5分的保存30年，2分至4分以下保存10年，2分以下不归档。

最后由人工审核保管期限划分得是否准确，不准的更正。