企业管理采购与验证管理程序相关课件资料.docx

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企业管理采购与验证管理程序相关课件资料

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】

1、目的

2、保证所采购的器具和物品、软件符合其质量及技术标准和本公司使用部门的要求，确保采购质量，降低采购成本。

3、适用范围

4、本程序适用于本公司软件开发用的产品、服务的采购审批、实施；采购产品、服务的确认验证、采购资料保管管理工作。

5、定义

6、采购对象：

本程序中的采购对象指的是软件开发用的软件、硬件与服务，不包括其他行政、办公、生活用品采购。

其中，采购的服务对象主要指培训。

7、职责

4、1常务副总负责批准各种采购对象的采购申请，并签署其采购合同。

4、2文化资讯部经理负责审核采购对象的采购申请及其采购合同。

4、3各部门经理负责编制本部门相应的采购对象的采购申请，根据采购对象报常务副总审核批准。

4、4系统管理员负责采购对象的采购、验收、登记和入库等管理工作，并负责采购对象供应商的资格评审及合格供应商清单的编制、采购案例的编写等

5．工作程序

5、1供应商的评估与选择

5、1、1供应商评估

5、1、1、1每种采购对象的供应商，应至少选择2到3家。

5、1、1、2应进行评估的供应商有:

（1）一次性采购金额在5000元以上，要对相应的供应商进行评估，选择合格供应商。

（2）采购金额在5000元以下的重要物品、工具等，也要对其供应商进行评估，选择合格供应商。

5、1、1、3评估的方法：

（1）文化资讯部负责组织对采购对象的供应商进行评估，参加评估

的人员除了组织部门人员外，还包括财务部及相关使用部门的人员。

（2）供应商按评估内容的要求提供资料，文化资讯部根据供货情况组织对其资料进行审核。

（3）我方对供应商的评估一般结合以上两种方法进行，评估结果由组织部门人员填写在《软件、硬件、、服务物资供应商评估报告》中，并经组织部门经理审核和常务副总批准。

5、1、2选择供应商的基本原则

（1）供应商须是所供应产品的生产商户或其指定的代理商。

（2）供应商须提供一定时限的合理的保修服务

（3）对长期一直品质良好，交货期稳定准时，信誉良好，服务优良的供应商，可以列入《软件、硬件、服务物资合格供应商清单》，由采购部门负责人审核，常务副总批准。

（4）在相同条件下，优先选择获得ISO9OO0IS014000认证的供应商

（5）选择3家以上的相同物资的供应商，对其物资的质量、价格、服务等进行综合比较。

（6）专用软件供应商须提供3年以上免费维护服务，大型软件应提供上

门安装调试、培训等服务，除非由相关的等价补偿。

（7）对硬件产品，需3家以上合格供应商。

（8）对软件、服务产品，需1家以上合格供应商。

5、1、3对供应商的定期评估

（1）根据采购对象的性质不同，文化资讯部负责对各合格供应商每一年（或每2年）重新评估一次，评估后更新《软件、硬件、服务物资合格供应商清单》。

（2）经以上定期评估不合格的供应商必须更新。

5、2采购申请各部门根据工作需要提出采购计划并填写《物资采购申请表》，均需文化资讯部、财务部门审核，由常务副总批准。

5．3实施采购

5、3、1系统管理员根据批准的《物资采购申请表》至少向2－3家供应商索取采购对象样本、价格及其他技术资料，组织质量、价格比较，软件产品必须做演示版的实用及运行测试10次以上，服务产品必须要求预先得到相应的资料。

5、3、2采购人员一般从已列入合格供应商名单的供应商中选择，当其中的供应商不能提供我方所需要的产品时，则采购人员要重新选择新的供应商，并按上述5、1的要求做好供应商的评估工作，并填写《供应商评估报告》，且经相关人员审核批准。

5、3、3以下情形的采购均要与合格供应商签订采购合同：

（1）软硬件的采购均要与合格供应商签订采购合同；

（2）价值在5000元以上的服务采购均要与合格供应商签订采购合同；

5、3、4每次采购活动结束，供应商均要出具发票和相应报销凭证。

5、4新购物资的验证

5、4、1系统管理员收到发票和供货清单后组织财务部及相关使用部门人员对照《物资采购申请表》和物资购销合同按货物名称、规格、型号、数量、价格、质量等进行检查验收。

5、4、2系统管理员本人难以界定质量状态的设备、软件、服务和其他物品，采购部门负责人应指派有关专业人员协助验收。

5、4、3验收合格的物品，由系统管理员填写《物资采购记录卡》和《货物开箱验收单》，然后入库。

5、4、4对不合格的货品，不能办理入库手续，应由采购部门负责通知供应商退换。

5、4、5当我方需要到供应商处验证采购对象时，由相关职能部门派人，按照与供应

商商定的方法对产品是否符合规定要求进行验证，并带回验证记录。

5、5新购物资的仓库管理

5、5、1采购部门仓管人员要负责做好新购物资的标识、登记、整理、发放等管理工作。

5、5、2采购人员要经常跟踪采购物料的储存及使用情况，如在使用过

程中发现不良，应通知供应商及时解决。

5、6采购与验证记录管理5、6、1米购过程形成的米购申请表、供应商评估报告、米购合同、合格供应商氢弹、入库清单等由文化资讯部负责保管。

5、6、2所有相关表格均应在案例管理数据库里体现，由系统管理员填写。

6、相关文件

《开发.安装和服务工具管理程序》

7、相关附件

7、1《物资采购申请表》

7、2《新购物资入库清单》

7、3《软件、硬件、服务物资合格供应商清单》

7、4《软件、硬件、服务物资供应商评估报告》

7、5《物资采购记录卡》

7、6《货物开箱验收单》

物资采购申请表

新购物资入库清单

序号

物资名称

型号规格

数量

入库时间

接收人签名

采购人签名

软件、硬件、服务物资合格供应商清单

序号

供应商名称

供货类型

主要负责人

地址

电话/传直/、

产品名称

产品型号

供应商评估合格期限

软件、硬件、服务物资合格供应商评估报告

供应商名称

电话/传真

供应商注册地址

评估时间

供应商类别

联系人

评估内容

资质证明：

□真实□齐全□不真实□不齐全

经营范围：

近两年的经营业绩及市场信誉：

产品技术资料的完整性：

□完整□不完整

（若不完整，请说明缺少什么资料）

产品价格的合理性：

交货期：

□及时□不及时

售后服务：

□良好□一般□差□很差

其它：

结论

该供应商是否合格：

□是□否

主管签名：

参加评

估人员

物资采购记录卡

序号

物资名称

型号规格

数量

采购时间

采购人签名

货物开箱验收单

货物名称

产地

产家

交货人

开箱时间

验收人

是否有货

物清单

□是□否

实物是否与

清单匹配

□是□否

货物验收

□合格□不合格

备注