铁路公文处理知识.docx

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铁路公文处理知识

题库（公文处理）

1.铁路公文（包括电报，下同）是铁路单位在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政、依法管理和进行公务活动的重要工具。

2.公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

3.公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则,做到及时、准确、安全。

4.公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定。

5.各科室、车间负责人应当高度重视公文处理工作，加强对本部门公文

处理工作的管理、指导和检查。

科室、车间工作人员都要认真学习掌握公文

处理办法，做到应知应会。

6.各科室负责人、办公室专（兼）职文秘人员及公文拟稿、核稿人员都必

须熟练掌握《兰州通信段公文处理办法》，自觉贯彻执行。

对于不负责任，推

诿扯皮，拟稿、核稿、会签、校对、审核过程中把关不严造成严重后果的,

要追究有关人员的直接责任。

7.办公室是段公文处理的管理部门。

办公室要配备专（兼）职人员，负责公文处理工作。

8.命令

适用于行车安全、生产组织的重大、紧急性措施的下达。

9.决定

适用于对段内重要事项或者重大行动做事安排，奖惩有关部门及人员，

变更或者撤销车间不适当的决定事项。

“决定”一般要用文件格式，而不采用信函格式。

10.公告

适用于向职工宣布重要事项或者厂务公开、人事任免等需要公示的事项。

11.通告

适用于向职工公布应当遵守或者周知的事项。

12.通知

适用于转发铁道部、铁路局机关和地方政府机关的公文，发布内部规章

制度、管理办法和技术标准，传达要求车间、班组办理和需要职工周知或者执行的事项，人员任免和调动。

12.通报

适用于段内安全、生产、管理等工作的嘉奖、批评，传达有关会议精神或者工作情况和问题处理情况。

13.报告

适用于向上级机关汇报工作,反映情况，答复上级机关的询问。

报告中不能夹带请示事项,所提意见、建议不是需要上级机关必须处理或答复的。

14.请示

适用于就有关大事、要事向上级机关请求指示、批准。

“请示”只主送“兰州铁路局”，对局内各处室行文不能用“请示”。

公文事项涉及到的路局主管部门可以抄送。

“请示”不能一文数事、多头主送、非领导交办事项送领导个人、抄送车间及不紧密相关的科室。

15.批复

主要用于下达投资计划等批复事项。

16.意见

适用于对段内重要问题提出见解和处理办法。

“意见”是个全能文种，上、平、下行文均可使用。

用于上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，希望上级机关表态，不表态亦可；用于下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，车间（科室）应遵照执行，无明确要求

的，车间（科室）可参照执行；用于平行文，所提意见供对方参考。

17.函

适用于不相隶属机关之间商治工作，询问和答复问题;请求业务主管部

门批准和答复审批事项。

向上级主管部门请求审批事项的函不能多头主送。

18.会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

会议纪要视与会单位的隶属关圣，分别采用“通知”、“会议纪要”两个文种和相应的信函格式发文。

19.文种是公文行文方向和内容取向的标志,不同的文种其适用范围、写

作要求、发送范围和处理要求也不同，标明文种还便于公文立卷、归档和查

Wo因此，凡编有文号的正式公文均应在标题中准确标明文种。

确定文种有

两个依据，一是行文方向（分为上行文、下行文和平行文），二是行文内容（公内内容是请求指示或批准的，是汇报情况或答复上级机关询问的，还是对问题提出见解和处理办法的等）。

20.各组成部分的标识

公文_般分眉首、主体、版记三大部分。

眉首部分由秘密等级、发文机关标识、发文字号、签发人（上行文、命令、电报）组成；主体部分由标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件等部分组成:

版

记部分由主题词、抄送单位、印发机关和印发日期、校对和印刷份数组成。

、秘密等级：

涉及国家秘密的公文应当标明密级（按照定密权限，站段发文只涉及“秘密”公文）和保密期限。

涉密公文不通过电子公文系统发布,单独登记、排版、纸质印发。

二、发文机关标识：

应当使用发文机关全称或者规范化简称。

党政工团联合行文，不论谁主办均按固定顺序排列。

段发文件、函、电报等一律使用红色文头，采用固定格式（见附件）。

三、发文字号：

由发文机关、代拟科室、年份和发文序号组成。

年份用六角括号（〔〕）括起,内用阿拉伯数字填写全称。

序号不编虚位“0”，不加

“第”字。

段公文代字由办公室统一编写、公布。

行政发文（包括函）、发电

宜各采用一个流水号。

联合行文，只标明主办机关发文字号。

文件格式与信函格式的公文字号标注位置各不相同，详见附件式样。

四、签发人：

上行文应注明签发人，此时，发文字号居左空1字标识，签发人居右空1字标识，签发人三字后标全符冒号，签发人姓名用楷体。

上行文由单位主要负责人签发,主要负责人外出期间，需要报送路局的紧急公

文可由其他负责人签发，但必须向主要负责人报告,并在公文签发人后注明

“XXX同志已阅”。

还应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

联系人应为

对该公文的咨询能作出答复的人。

五、标题：

公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容（即事由或称主题）并标明文种。

公文标题应采用“关于”介词结构。

公文标题中除法规、规章名称加书名号夕卜，一般不用标点符号。

书写位置在眉首下方空1行居中排布，回行时应保持词布完整，排列对称美观。

标题用2号华文中宋字体。

六、主送单位：

主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规

范化简称、统称。

段内下发文件一般不主送科室,有事当面安排部署，形成的公文主送车间，按需抄送有关科室。

主送单位在标题之下空1行左侧顶格标注，回行时仍、，最后一个主送单位后标全符冒注。

七、正文：

主送单位之下左空2字，回行顶格;以后每起一自然段均左

空2字。

数字、年份不能回行。

正文字体为仿宋3号，不做加粗处理，不使

用其他字体。

八、附件说明：

公文如有附件，应在正文末另起一行注明附件名称和序

次。

其中会议纪要第一种格式附件说明标注在首页。

“附件”二字后标全符冒

次，附件序号用阿拉伯数字，序号后加圆点，附件名称后不加标点符号，回行时与前一行对齐。

附件标注有五种情况，一是印发文件时，所印发的文件一般不作为附件

标注。

二是如果发布的规章不是一件是多件，以作为附件处理为宜，以准确显示附件的数JL保证公文的完整性。

三是公布或印发的内容有附件时,所

公布或印发的内容作为主件对待，另起一页排版，附件说明不在首页显示，而是放在所公布或印发件正文末另起一行标注。

四是正文有多个附件时，附件说明标注“附件：

1.”，后续附件序号依次对齐。

五是正文末附件说明处的附件名称必须与附件标题保持一致，否则可不视为该主件的附件。

九、成文日期：

即发文的年、月、日，成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后的签发日期为准。

会议纪要第一种格式以签发日期为准，

会议纪要通过日期以会议召开日期为准（会期超过一天的，以最后一天为准）。

电报发电日期以发出日期为准。

成文日期排布位置与印章相对应，详见下一条。

十、印章：

印章是公文生效的标志。

联合行文，发文机关都应当加盖印章。

其中“会议纪要”有两种发文形式，文种使用“会议纪要”的，不加盖印章；文种使用“通知”的，加盖印章。

当正文之后的空白容不下印章位置

时，应调整行距或字距，务使印章与正文同处一面，不得另起一页标注“此

页无正文”，防止变造公文。

单独发文印章：

成文日期右空4个发，印章压在成文日期上，端正，居出印章上孤距正文2m叶4mm当印章下孤无文字时，采用下套方式加盖,即仅以印章下孤压在成文日期上；印章下孤有文字，采用中套方式加盖，即印章中心线压在成文日期上。

联合行文印章：

加盖2个印章，成文日期拉开，左右各空7个字;两个印章均压成文日期，印章不相交或相切，相距不超过3mm加盖3个以上印章，为防止出现空白印章，应标注单位名称，印章压在单位名称之上;印章

每排3个，两端不得超出版心,最后一排不足三个均居中；最后一排印章之下标注成文日期，右空2个字。

十一、附注：

公文如有需要说明的事项，左空2个字标识在成文日期之

下的适当位置,用圆括号括起。

十二、附件：

公文的附件应在正文后另起一页排布，附件的左上角第1

行顶格标识“附件”2字并加全符冒号，如有序号，在序号后加全符冒号。

附件的标题应与附件说明的名称保持一致。

附件应与主件连续编页码，每个

附件都另起一页，并与主件装订在一起。

如不能随文件装订，另发应在附件

首页注明公文的文号和附件及顺序号。

十三、主题词：

主题词应在〈〈铁道部公文主题词表〉〉（1997年）范围内选取，不得自造主题词。

主题词最少座个（一个类别词和一个反映文种的类属词），“两头”确定之后，尽虽根据标题和公文内容细化主题词，但最多不超过Q个。

行政公文主题词一般分为：

政务工作、事务工作、电务、安全、

物资、财务、计划、人事、机构、劳动、工资、教育等。

“主题词"3字用黑体字居左顶格标识，后加全符冒号；词目用3号宋体字，词目之间空1字o上行文应按照路局机关的要求标注主题词。

十四、抄送：

抄送单位指除主送单位以外需要执行或知晓公文的其他机

关、部门和科室，应当使用全称或者规范化简称、统称。

主题词之下左空1字标识“抄送”2字,后标全符冒号；回行时与上一行抄送单位对齐；最后一个抄送单位后标句号。

十五、印发单位和印发日期：

印发单位应为段办公室（党委文件为段党群办公室），在“抄送”之下占一行位置。

印发日期以公文付印的日期为准。

印发单位左空1字；印发日期右空1字，用阿拉伯数字标识。

十六、校对和印刷份数：

置于公文最后一面最后一行。

“校对”左侧顶格，印刷份数右空2字。

十七、版记中的反线：

版记中各部分之下均画一条反线，宽度同版心。

21.版面尺寸标准

公文用纸_般采用国际标准A4型（210mn^297mm）左侧装订。

一、文件格式发文（下行文）

上白边（天头）:

37mmb1mm

下白边（地脚）:

35mmb1mm

左白边（订口）：

28mmb1mm

右白边（切口）：

26mmb1mm

版心：

156m亦225mm

发文机关名称上边缘距版心上边缘：

20mm

发文机关名称下边缘距红色反线（粗细0.75磅）:

30mm

二、文件格式发文（上行文）

发文机关名称之下：

红色武文线（上粗下细，粗细4.5磅），与版心同宽

（156mm

距下页边20mn^:

红色文武线（上细下粗，粗细4.5磅），与版心同宽

（156mm

22.其他要素标注规范

一、页码的标注。

页码用4号宋体阿拉伯数字标识，左右各放一条4号

一字线，置于版心下边缘之下一行，单页码居右空1字，双页码居左空1字。

如公文出现空白面，空白面和空白面以后的面不标页码。

信函式公文的页码标注在文武线之上。

公文主体只有一面时，该公文两面均不标页码。

二、排版规格。

每页22行，每行28个字。

三、结构层次序数。

第一层为“一”，第二层为“（一为，第三层为“1.”,第四层为“

（1）”。

层次少时，尽虽选用不带括号的序数。

四、数字书写规范。

表示时间的年份、日期、时、分、秒应用阿拉伯数

宅，季度使用汉字，在公文标题中亦如此。

印发日期、附件说明的附件序号使用阿拉伯数字。

表示节日的数字用汉用，如“五一”、“^一”。

成文日期（包括电报发出日期、会议纪要通过日期）使用汉字，“零”写为。

五、公文应当使用国家法定计虽单位。

六、公文中的表格。

表格如在正文中，要排在一面，不能两面断开，并

注意与文字的衔接，之间不要出现空白。

表格的字体、字字可自行设计。

横

排A4型表格的表头，单页码放在订口一边，双页码放在切口一边，便于翻阅;页码置于表格左侧，单页码在左下角，双页码在左上角。

A3型表格要折叠为

A4型，页边要对齐；可不放页码；如在公文末尾，仍要坚持把版记放在表格之后。

七、公文主、抄送单位排序。

主送：

先路内（先运输、后其他，先下属、

后机关），后路外（先中央、后地方，先级别高、后级别低）。

抄送：

先路外，

后路内。

23.行文应当确有必要，注重效用。

行文关系，是指机关之间的组织关系在行文中的体现，包括领导隶属关系和非领导隶属关系两种，前者反映在行

文上是上、下行文关系，后者（不论是否同级）是平行文关系。

应逐级行文，不得越级行文。

24.联合行文必须经党政联席会讨论通过后，方可行文,如主办部门是行政部门，则由办公室编号；如主办部门是党群部门,则由党群办编号。

主办部门应先签署意见，然后由协办部门签署意见。

25.“兰州铁路局”是站段唯一的上行文对象，上行文需准确使用上行文文种，并采用规范格式。

各科室代拟的上行文，需交办公室主任审核后方可呈主要领导签发。

报送路局的上行文是确需向路局主要领导报告重要情况，

或请求路局主要领导批示的重大事项；在路局部门职权范围内可答复解决的事项，不必向路局发上行文。

26.路局有关部门是站段业务主管部门，而非上级机关。

主送路局有关部门的公文一般应选择“函”的文种,以及信函格式。

27.以站段名义可以向有关省、自治区、直辖市人民政府相关的业务部门及企事业单位发平行文;除以函的形式商治工作、询问和答复问题、审批事项外，不得向各省、自治区、直辖市人民政府正式行文。

28.大力精简文件，可发可不发的文件坚决不发;涉及全段性、长期性的重大事项，需以文件发布；仅涉及个别事项、阶段性的工作以函的形式或《铁路电子电报》形式发布。

各级领导同志在会议上的讲话，不以文件印发。

29.各科室报请段领导签发的公文，凡涉及其他科室权限的，必须主动与

相关科室协商，会签后方可呈送段领导审核签发。

征求意见或会签公文，主办科室如没有时限要求，协办科室一般应在5个工作日内回复:

如不能按期

回复，应提前主动与主办科室沟通，否则视为空，主办科室可以视其没有

不同意见，并据此继续办理公文。

30.向下行文或本单位的重要文件，应当同时抄送路局有关主管部门。

31.发送上行文时在“文件发布系统”选择“兰州铁路局”及其他需要抄

送的部门。

凡文件发布系统所列单位,均不得发送纸质公文。

各科室不得将

上行文或平行文直接报送路局领导同志个人（路局领导同志直接交办的个别

事项和确需直接报送领导个人审批的敏感事项、重大突发事件以及涉外事项除外）。

32.受路局有关处室双重业务指导的科室行文，应当写明主送部门和抄送

部门。

33.发文办理指以段名义制发公文的过程，包括拟稿、核稿、会签、审核、

签发、复核、编号、排版、电子公文发布、缮印、用印、登记、分发等程序。

34.以段名义行文的形式及其适用内容划分如下：

文件格式发文：

《兰州铁路局兰州通信段文件》

向兰州铁路局行文。

发布段重要的规章制度，宣布强制性行政措施及重要决定。

部署全段性的重要工作，采取重大行政措施。

下达和调整年度工作规划、中长期计划和阶段性重点工作。

公布重要的机构变动、奖惩事项。

其他需要发《兰州铁路局兰州通信段文件》的重要事项。

信函格式发文：

《兰州铁路局兰州通信段》

与铁路局各部门和省、市、自治区相关的业务部门联系工作、商治问题。

答复不相隶属单位的商请事项。

向段属各车间布置、下达、调整单项工作和任务、计划，通报情况。

全段性的通报情况、表彰奖励、批评错误事项。

其他需要以《兰州铁路局兰州通信段》发文形式行文的事项。

35.会议纪要采用信函格式发文：

《兰州铁路局兰州通信段》

一、段领导召集会议形成的会议纪要，以“关于印发《XXX会议纪要》

的通知”发文，成文日期以领导签发日期为准,加盖公章；会议通过日期用

圆括孤括起，标注在会议纪要标题之下。

二、段与不相隶属单位召开会议形成的会议纪要，以“关于XXX的会议纪要”发文，成文日期以会议通过日期为准,用圆括要括起,标注在会议纪要标题之下；不加盖公章。

段发会议纪要，必须是经段领导主持召开的会议；领导因故不能参加，必须授权某人主持召开，并在正文中予以显示。

36.铁路电报是铁路公文的一种形式，在处理阶段性工作和紧急公务时使

用。

电报的标题也应由主题和文种组成，文种一般使用“通知”、“通报”。

主送路局业务部门的请批类电报，报文标题一律按“关于申请XXXX的通知”

进行发文。

电报直接在纸质文稿上核稿和签发，发布时人名转为电子版。

37.电报通过两种渠道发布：

公文系统中有单位名称的，通过电子公文系

统发布《铁路电子电报》；对不能接受电子电报的单位，由主办科室同时改拟

《铁路传真电报》格式，打印纸质传真电报一份，办公室审核加盖公章后，交电报所发送。

38.对于路局（包括处室）公文不需站段再次转发，有两种落实处理方式：

一是文电接收后，根据本单位领导批示，在单位内部流转；二是根据文电精

神，出台本单位的落实细化措施，单独发布公文，不需将路局（包括处室）文电作为附件。

39.草拟公文应当做到：

一、符合国家的法律、法规及其他有关规定。

如提出新的政策、规定等，

要切实可行并加以说明

二、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，文字精炼，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

三、公文的文种应当根据行文方向、行文内容确定。

四、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

40.公文由主办科室拟稿后，交科室负责人认真核稿。

核稿的重点是：

二是内容关，防止内容出现失误；二是表达关，主要看结构是否清晰、严谨,

篇幅是否精练，语句是否流畅，引文、结构层次序数、数字用法是否规范,标点符号是否规范等；三是会签关，涉及其他科室的问题是否已经协商一致。

41.公文签发前，应由办公室或党群办进行审核把关。

未经审核的文稿，

不得签发。

审核把关的重点:

一是规则关，包括是否需要行文,发文形式是否得当，主送、抄送是否符合行文规则，文种使用是否正确等。

二是格式关，

按照本办法及式样规定，对公文格式进行全面检查，特别是要素的标识格式是否规范。

段长签发;涉及各科室

主管领导签发。

经段领

或平行文，涉及重点工作及有考核、奖励内容的，由单项工作、阶段性任务下达、其他一般事项的，可由导签发的文稿，不得擅自改动。

43.公文正式发布前，由办公室文书人员对公文进行复核。

复核的重点是：

检查发文形式是否恰当，检查文种选择是否准确，检查公文标题是否规范,检查主送机关是否正确，检查会签、签发手续是否完备，核定印制份数是否合理，检查发文字号是否有误，检查附件材料是否齐全，检查主题词标注是否规范等。

校对应对清样与文稿的一致性负全责。

需要对文稿进行实质性修

改的，应按程序复审。

要严肃公文发布，不得出现“前发作废”重发现象;

因校对责任造成公文失误，由其所在科室负责解释和补救造成的影响。

44.对部门规范性文件进行全面修改的，应采取修订的方式,用文件形式

修订；局部条款需要变更，应采取修正的方式,用电报修正。

对部门规范性文件的废止，均以原文件的同等规格发文。

45.本单位文件发布和流转

一、办理本单位正式公文

由拟稿部门打印公文底稿并填写发文稿纸，依次完成核稿、会签、审核、签发流程。

签发后，由拟稿人按照底稿清样制成电子文档后将底稿交文电管理员，并将定稿电子文档发文电管理员邮箱。

由文电管理员复核并登记文号后，通过“兰州铁路局文件发布系统”发布公文。

根据主、抄送单位的不同，发布分两种情况：

1.主、抄送涉及铁路局、有关部门及外单位的,通过“兰州铁路局文件发布系统”选择相应的接收单位发布，同时发本单位一份，由办公室接收存

档（拟稿科室需要的仅转拟稿科室）；

2.主、抄送只涉及本单位的，通过“兰州铁路局文件发布系统”只选择

本单位名称发布；然后在“通用办公系统”（站段版）“外部公文一一外部来

文签收”中接收到该公文，由文电管理员直接转入本单位流转。

（也可在文件

发布系统发布并接收存档后，将该文档在“通用办公系统”重新发布。

）

二、办理本单位正式公文之外的各种资料，通过文件发布系统的“资料

传递”、“通知”或“通用办公系统”以及电子邮件等途径传递。

三、对于超出电子公文发放范围等其他特殊情况不便使用电子公文的，仍按原程序采取纸质公文发送。

46.涉密公文不通过电子公文系统发布，对于因此在系统中产生的缺号问题，公文检查时应予以说明。

47.收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

48.办公室文电管理员应每小时对网上公文办理一次,及时流转需要办理

的公文，将行政文电转至办公室主任，党群文电转至党群办主任。

两办主任依据领导分工上呈党政正职或分管领导，由领导批转到相关科室、车间进行办理。

遇紧急公文，办公室文电管理员应当明确办理时限，及时以纸质方式呈送领导批示后交有关部门登记办理。

同时在网络办公系统流转电子版；对部传

真电报等纸质公文，由办公室文电管理员及时登记后呈送领导批阅，按批阅意

见交相关科室办理。

49.上级部门所有施工电报、天气预报、调度命令由调度科直接办理;每日18:

00至次日8:

00遇紧急公文，由调度科代办。

其他公文一律由办公室办理。

50.各科室、车间必须指定一名文电管理员,每1小时接收一次文电。

文电管理员接收文电的范围包括科室（车间）公文用户邮箱、科室（车间）负责人（主任、书记）邮箱，并负责及时提醒科室（车间）负责人（主任、书记）处理文电；文电批转仅限于科室（车间）负责人（主任、书记）或代务

人，文电批转人必须通过办公网或打印、电传等形式，将文电传达至具体落实处理人员。

文电批转必须遵循闭环管理原则，即提出要求、指定人员、落实责任、完成时限、跟踪反馈、检查考核、总结验收；文电管理员有责任协助科室（车间）负责人（主任、书记）督促催办文电主要精神传达和要求的落实；文电具体执行人要认真领会文电精神，按时、准确落实文电和批转人

的具体要求，形成工作闭环。

遇节假日，由值班人员代办。

凡超过办理时限，

主办部门应及时予以说明。

对不属于本部门职权范围或不宜由本部门主办的，应当及时退回交办的部门并说明原因。

对记名传达的文件，车间对班组要明确传阅时限，并按期检查，以确保文件按期落实。

51.收到地方省、市、自治区政府及不相隶属单位的纸质公文，办公室确

认应由本单位办理后，呈送领导批示，按照批示意见交有关科室办理，需要两个以上科室办理的应当明确主办科室。

紧急公文，应当明确办理时限。

52.纸质公文在办理过程中传阅，每发生一次阅办者的转移，均要经办公室登记，不要在阅办者之间直接传递即横传,以保证公文来龙去脉清楚，办理或查询及时方便。

电子公文全部在网上流转，以提高公文处理速度。

53.审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期。

54.交有关科室、车间办理的公文，文电管理员要负责催办。

催办应建立制度，指定人员负责，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

55.公文办理完毕，应当根据《中华人民共和国档案法》和路局有关档案