高级HR需熟悉的应收账款管理流程与制度.docx
《高级HR需熟悉的应收账款管理流程与制度.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《高级HR需熟悉的应收账款管理流程与制度.docx（32页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
高级HR需熟悉的应收账款管理流程与制度
应收账款管理流程与制度
一、目的
为加强公司应收账款的管理，保证公司资金安全，防范经营风险，并尽可能的缩短应收账款占用资金的时间，加快资金周转，加强对资金的管理，及时回收账款，进一步加快公司应收账款的周转，提高资金效率，减少坏账损失，保证公司现金流顺畅，结合公司实际情况，特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于所有与公司业务往来形成的应收账款，包括在管道及零配件营销的经营活动中，因办理管道价款结算、提供技术指导服务和技术施工劳务等，应当向发包单位、劳务使用单位等收取的款项。
应收款包括应收账款、应收票据、其他应收款项和预付账款。
三、职权和职责
1、公司的应收帐款管理分别由董事长、财务中心、营销中心、销售分公司负责，各部门各司其职，分别对应收帐款管理活动中不同的职能负责。
2、董事长的职责
1）董事长对公司应收帐款管理付全部责任。
2）董事长负责审批客户的信用等级和信用额度。
3）负责审批具体客户的收帐方针和策略。
4）负责确定在应收帐款管理活动中相关部门、员工的责任。
3、财务中心的职责
1）财务中心负责应收帐款的核算工作，应该在应收帐款发生之日或应该确认之日及时准确地确认应收帐款。
预收帐款发生后，及时组织收款并进行会计核算。
2）财务中心负责应收帐款对帐工作，应该根据实际情况定期或不定期和客户财务中心核对往来款项，并取得客户对往来帐户发生额、余额的书面认可。
3）对帐工作的频率要根据和客户往来的频繁程度确定，一般应该不少于半年一次。
4）财务中心负责具体收款手续的办理，在销售分公司、营销中心和客户达成付款一致意见后，财务中心可以派人到客户方完成收款工作。
特殊情况下，销售分公司、营销中心可以代替财务中心办理收款手续，但必须在银行汇票、银行承兑汇票、转帐支票、银行汇款的方式下才可以代替，且事后收款的工作结果必须得到财务中心的认可。
5）财务中心要定期对应收帐款进行帐龄分析，督促各责任部门按时回收款。
6）财务中心负责编制应收帐款催收通知书，交营销人员、销售分公司进行帐款催收。
7）对经过长期催收，确实没有回收可能性的应收帐款，财务中心负责组织材料申报核销。
8）应收帐款经批准核销后，财务中心应该设立专门的登记簿登记已核销的应收帐款，并且要定期检查，如果日后能够回收，应该及时回收。
9）财务中心负责公司应收帐款的信用管理，负责公司信用标准、信用条件的制定，负责审查客户的信用条件、营销中心的信用调查报告和给客户信用额度的最终审定。
10）财务中心要主动和客户方财务部门建立联系，必要时协助收款。
4、营销中心的职责
1）负责和客户协调，解决应收帐款回收过程中出现的矛盾，对帐款的回收承担最终责任。
2）销售分公司是主要的收款责任人，营销中心负责协助。
3）营销中心在合同签订后，应该弄清楚客户款付款程序、不同部门在收款工作中所承担的责任，主要负责人，联系方式等内容，以便公司的相关部门对口开展工作，保证款的按时回收。
4）营销中心负责按照规定的信用调查标准，开展信用调查，提交信用调查报告，经审定后通知客户。
5、销售分公司职责
1）销售分公司负责和客户方协商确认管道的使用量，按时把经过甲方、乙方和监理公司确认的量
结算书移交财务中心，财务中心根据管道销售开票数确认销售收入和应收帐款。
2）销售分公司在施工期间每月负责按照公司规定的进度款比例按进度向甲方催收进度款，具体比例年初由公司董事长确定。
3）项目结束后，销售分公司负责和甲方确认全部的量和全部的收入，确认完毕后相关资料移交财务中心、营销中心。
款催收的责任也同时移交营销中心。
4）项目执行期间发生的和甲方及其他部门之间的纠纷，有销售分公司负责处理，处理结果要及时通报财务中心、营销中心。
5）项目执行期间发生的向甲方索赔、追加量等增加公司收入的事件，销售分公司要及时把相关的协议、书面确认资料移交财务中心以便确认收入。
6、各营销中心要成立应收款考核小组，各营销中心董事长担任组长。
应收款管理任务较重的营销中心应下设攻关小组，由分管领导担任组长。
领导小组要明确本单位或部门年度和各阶段应收款管理工作目标，责任分解到人,随时对应收款余额、账龄、风险程度进行全面掌握，对债务人执行合同情况要进行跟踪分析，以便及时采取措施。
7、各单位或部门在应收款日常管理工作中要突出抓好以下几点：
1）重点欠款客户的资信调查和评估；
2）严格落实合同评审制度；
3）规范和健全应收款基础台帐、档案；
4）做好月度帐龄分析；
5）必要的函证（取证）、对帐。
6）深入本单位或部门的下级部门，检查评估各类应收款动态情况。
8、要依法理财，建立规范的结算制度。
对到期的应收款项，应及时依约回收；对逾期的应收款项，应当采取多种方式进行催收；对逾期应收款项可以通过诉讼方式解决。
9、对数额较大、结算频繁的款项应采用现场与询证相结合的方式及时与债务人（或单位）核对清楚，做到债权明确，账实相符，账账相符。
10、在清查应收款项时，相对应的应付款项应当一并清查。
对既有债权又有债务的同一债务人（或
单位），采取应付该债务人的款项，在应收款中抵减，以确认应收款项的真实数额。
11、单位至少每月召开一次应收款分析会，形成会议纪要。
12、审计部是全公司应收账款清理、催收、管理的牵头部门，负责组织和协调服务、监督工作。
四、管理标准和管理要求
1、应收款，是公司的主要流动资产之一，是财务管理的重要对象。
应收款的管理水平直接影响着企业的资产质量和资产营运能力。
因此，各单位或部门要作为经常性重要工作常抓不懈。
2、应收款项，包括应收账款、应收票据、其他应收款和预付账款反映的内容。
3、应收帐款管理的基本目标是支持公司营销活动，降低公司应收帐款的投资损失和管理成本，最大限度提高公司的运营效率和经济效益。
4、销售分公司申报量经甲方、监理公司确认后，销售分公司负责人要直接将量结算书及时传递回财务中心进行帐务处理。
5、财务中心会计在收到量结算书后，要及时进行帐务处理，不得拖延到月底集中处理。
6、为了便于对销售分公司的考核，结算收入要按销售分公司设置二级科目，实行分销售分公司核算。
7、应收帐款要按客户核算，一个客户和公司有两个或两个以上的项目，为便于核对往来帐，必要时按客户、项目分开核算应收帐款。
8、当收到量结算书时，财务中心按以下分录进行帐务处理，确认应收帐款：
借：
应收帐款－客户－销售分公司
贷：
结算收入－销售分公司
9、当实际收到款时，按实际收到的款项按以下分录处理帐务
借：
银行存款——帐户名
贷：
应收帐款－客户－销售分公司
10、当公司收到的是银行承兑汇票或商业承兑汇票（为了防御风险，最好不要接受商业承兑）时，要及时把款项从应收帐款帐户中转到应收票据帐户。
11、预收帐款是指公司和客户签订的合同中，要求客户在协议开始履行前，预付给公司的款。
当公司预收帐款数额比较小时，可以直接在应收帐款帐户核算，收到款项时记帐户的贷方，收入确认时记借方。
12、当发生以资产抵付应收帐款的情况时，要把款项以协议规定的抵债额度从应收帐款帐户中转出，按物资评估的价值记入资产帐户，发生的损失记入当期费用。
13、客户授信控制：
交易之前，各经办营销人员应全面了解客户的资信情况，结合公司信用管理制度，根据客户的信用级别给予适当的信用额度和帐期，并按不同的客户分别设置应收账款管理台账，及时登记和反映每一客户应收账款余额增减变动情况和信用额度使用情况，做好跟踪记录并定期评估应收账款风险。
14、客户信用授予应经过财务中心审核、分管领导审批。
15、公司的应收帐款管理实行以客户信用额度为中心的管理方法。
16、客户信用额度是指公司根据应收帐款管理政策的规定，对客户最高赊欠的额度。
17、应收帐款管理政策是指公司对应收账款管理与控制而确立的基本原则与行为规范。
18、公司应收帐款管理政策由财务中心负责，营销中心参与制定，总经理审核、董事长审批通过下发执行。
19、应收帐款管理政策包括的主要内容：
1）信用标准:
是客户获得公司商业信用额度所具备的最低条件，以预期的坏帐损失率表示。
2）信用条件：
是客户享受公司给予信用期限时所要承担的其他条件。
3）应收帐款收帐政策：
是指客户违反信用条件，拖欠甚至拒付账款时企业所采取的收账策略与措施。
公司在组织催收时，也必须权衡催账费用与预期的催账收益的关系问题
20、营销中心负责对客户信用水平的调查，填写客户信用调查表
21、财务中心负责审核，提出客户的信用评级，根据量大小，确定客户的信用额度，上报董事长审批确定客户的信用等级和信用额度。
营销中心负责通知客户的信用等级和信用额度。
22、客户信用等级和信用额度实行动态管理，一般一年进行一次，特殊情况下根据实际情况随时调整。
23、财务中心负责监控公司应收帐款信用管理的执行，销售分公司负责具体的实施。
销售分公司在生产过程中，要严格控制信用额度，不得超额生产。
24、销售分公司、营销中心在执行过程中要密切注意客户的经营状况、付款情况及其他情况，多渠道地掌握客户资料，分析预测客户的未来发展情况及存在的偿债风险。
25、销售分公司在签订合同前，对客户的财务及信用状况应进行必要的调查，并收集有关客户资信的证明材料。
26、财务中心信用控制人员根据销售分公司提供的客户资信材料对该客户进行风险评定，出具信用评估报告。
信用评估报告
项目
分值
实际得分
基本信息
注册资本
10
管理者
4
体制结构
10
经营情况
经营状况
10
市场评价
4
行业发展状况
6
企业发展潜力
5
信用记录
购销支付信用
6
往来银行
6
公共记录
3
财务状况
偿还能力
8
运营能力
8
盈利能力
8
主观评价
营销人员综合评价
6
客户付款评价
6
合计
100
信用平级说明
信用等级
分值
内容说明
A+
90-100分
目标企业信用优秀，可以建立长期战略合作伙伴关系，信用额度为其注册资本
A
80-89分
目标企业信用优良，潜在战略合作伙伴，信用额度为其注册资本的80%
B+
70-79分
目标企业信用良好，目前正常交易尚无问题，信用额度为其注册资本的70%
B
60-69分
目标企业信用尚佳，可在有监控条件下进行赊销业务，信用额度为其注册资本的60%
B-
50-59分
目标企业信用普通，大宗交易应谨慎，信用额度由经理办公会确定
C
30-49分
目标企业信用欠佳，往来交易应注意，信用额度由经理办公会确定
D
0-29分
目标企业信用不良，只接受现款交易
27、客户信用评定
1）收集客户资料
（1）对客户的信用情况进行评定，营销人员要收集和客户相关的各方面资料，包括客户的基本资料、资产状况、经营能力等。
（2）实际收集资料的过程中，营销人员可使用下面的表单，汇总客户的各方面信息。
客户基本情况表
公司名称
公司成立日期
公司地址
省市县（区）路号（邮编：
）
法人代表
法人代表联系方式
公司以往
经营情况
公司以往
付款情况
主要营销
人员情况
客户公司的资产状况表
公司名称
公司成立日期
年月日
公司固定资产
公司流动资产
公司注册金
公司营业额
公司净值
客户经营能力状况调查表
能力指标
具体内容
偿还能力
资产负债率
流动比率
速动比率
盈利能力指标
净利润率
资产回报率
其他能力指标
库存周转率
应收帐款周转率
备注
速动比率，是指速动资产对流动负债的比率，它是衡量企业流动资产中可以立即变现用于偿还流动负债的能力
2）划分客户等级：
根据对客户资料的收集、分析，从客户的基本情况、管理水平、信用记录、经营状况、现金流量等方面评定客户信用等级，从高到低分为优、良、中、差四级，进而决定采用何种付款方式和确定赊销的额度。
具体情况如下表所示。
客户信用等级区分表
信用评定等级
信用评分
付款方式选择
信用额度基数
备注
一级：
优秀
80以上
后付款
万
要求担保
二级：
良好
60-80
后付款或分期付款
万
要求担保
三级：
中，应注意
40-60
预付款或分期付款
万
要求担保
四级：
差，重点防备
40以下
预付款
0
另外，根据不同客户的具体情况，可在信用额度基数的基础之上，通过一个调整系数对信用额度进行调整。
用公式表示为：
信用额度＝信用额度基数信用调整系数。
信用调整系数如下表所示。
信用调整系数表
客户分类
信用等级
差
中
良
优
次要客户
0
0
0.6
1
一般客户
0
0.6
1
1.1
重要客户
0.4
0.8
1.1
1.2
核心客户
N/A
1
1.2
1.4
备注
信用调整系数的数值在0-1.4，信用等级越高的客户，其信用额度越会被放大，最大可达信用额度基数的1.4倍；信用等级越低的客户，其信用额度会在基数的基础上缩小，最低为0。
28、约定预付款：
这是防止欠款发生的最直接方法。
营销人员在与客户商讨销售协议时，最好将预付款作为成交的条件，并在合同中明确说明。
只有客户货款到账，我公司才会按照订单要求发货。
29、其他预防措施
1）合同中要明确各项事宜，尤其是付款方式和付款时间，防止客户借口不付款，即使客户不按时付款，诉诸法律时也有据可依。
2）做好业务记录，每一次出货、发货都做好记录并让客户方签字（当面或传真方式），明确在哪一天客户购买了哪些品种，合计多少钱；每一笔货款按约定又该何时回笼等，以免日后发生争议。
3）时刻关注客户一切异常情况。
如客户企业法人代表易人、经营转向、办公地点更换、企业破产等等。
一有风吹草动，营销人员应马上采取措施，防患于未然，杜绝呆账、死账的发生。
若相关负责人离职，营销人员千万要让其办好还款手续。
30、公司应收帐款实行分类管理，分类以帐龄为基本标准，并结合客户经营情况和还款意愿。
31、应收帐款分为正常应收帐款、逾期应收帐款、呆滞应收帐款和呆帐，具体标准如下:
1）正常应收帐款：
帐龄在信用期内或超过信用期不足20天（公司正常帐龄在60天）。
2）逾期应收帐款：
帐龄超过信用期20天且在90天内。
3）呆滞应收帐款：
帐龄超过信用期90天且在360天内。
4）呆帐：
帐龄超过信用期360天以上。
32、发生了以下情况，应收帐款可以直接划入呆帐。
1）债务人经法院宣告破产或进入破产程序。
2）债务人明示拒绝还款。
3）债务人虽然有还款意愿，但其经营状况急剧恶化，从较长时期看没有好转的可能。
4）债务人遭受了巨大的自然灾害，短期内难以恢复。
5）其他在公司年度应收帐款管理政策中规定的情况。
33、财务中心负责应收帐款的分类，每月在进行帐龄分析的同时进行应收帐款的分类。
34、营销中心、销售分公司负责收集客户的经营信息并及时通知财务中心进行分类调整。
35、公司要对逾期类应收帐款和呆滞给予特别关注，要采取各种方式努力清收。
36、公司要对呆帐应收帐款指定专人负责采取必要的手段清收，年末要从公司的整体绩效考核利润指标中全额扣除呆帐应收帐款，以后实际收回时计入当年绩效考核利润指标里。
具体扣除标准要由年度应收帐款管理政策规定。
37、财务中心应根据公司的实际情况，分门别类设立应收账款台账，详细反映各个客户应收账款的发生、增减变动、余额等信息。
38、应收账款的确认计量严格按照合同（包括补充合同与协议，下同）和企业会计准则的规定加以确认，不得提前或推后。
39、财务中心应收账款会计每月终了，将应收账款账龄表交销售分公司，应收账款的账龄以货物交付日或劳务作业完成日为起始计算。
40、销售分公司每季末，应及时安排与客户进行对账，并将对账回函反馈给财务中心。
41、销售分公司是应收账款催收的主要责任部门，并实行终身负责制。
1）对即将到期的应收账款，责任人应及时提醒客户依约付款；
2）对已到期或已逾期的应收账款，应积极采取各种合法、有效的方式进行催收；
3）对重大的逾期应收账款，应考虑通过法律途径解决。
42、各单位或部门应根据客户的具体经营情况将应收账款划分为：
1）能按照合同及时支付的应收账款；
2）因临时性资金紧张而不能及时支付的应收账款；
3）经营极度困难且扭转无望，无法支付的应收账款；
4）恶意拖欠的应收账款等。
区别不同情况进行分类管理，每年年末应对客户进行重新评级，重新评估客户的信用状况。
43、催收账款的程序为：
信函通知、电报电话传真催收、派人面谈、诉诸法律。
在采取法律行动前应考虑成本效益原则，遇以下几种情况可不起诉：
诉讼费用超过债务求偿额；客户抵押品折现可冲销债务；客户的债款额不大，起诉可能使公司运行受到损害，起诉后收回账款的可能性有限。
44、当应收账款收到拖欠或拒付时，应区分以下情况采取相应的处理方法：
1）对于恶意欠款、信用品质很差的客户应当从信用清单中除名，不承接该客户的新合同，并加紧催收欠款，必要时向法院提请诉讼。
2）对于客户处于财务困境的，公司可通过一定的程度与债务人达成以下债务重组方案，减少坏账损失;
（1）接受欠款户按市价以低于债务额的非货币性资产予以抵偿；
（2）改变债务形式为“长期应收款”，确定一个合理利率，同意客户指定书面分期偿债计划；
（3）如客户已达到破产界限的情况，则应及时向法院起诉，以期在破产清算时得到部分清偿。
3）对于信用良好的客户，由于资金暂时周转不灵不能按时付款的，要求客户指定书面偿债计划。
4）对于超过信用期较长的客户，在去电发函基础上，再派人与之沟通，协商一致，争取早日收回欠款。
45、对造成应收账款逾期的责任人员，可在公司内以恰当方式予以警示；对造成应收账款沦为坏账的责任人员，给予相应的处分。
46、应收账款的责任部门和人员，不认真履行自己的岗位职责，不及时、积极催收到期或逾期的应收账款，可予以警告、警示，或给予其他处分。
47、财务中心每月要对应收帐款进行帐龄分析，根据帐龄和应收帐款的状态，填写应收帐款催款通知书，董事长签发后交营销中心总经理和销售分公司经理负责催收。
48、财务中心每季度要组织召开由董事长主持的应收帐款评审会，评价各客户应收帐款收回的可能性，确定具体客户的收帐方针。
49、基本的营收帐款收帐政策根据应收帐款回收可能性确定，可以按以下标准把握：
1）回收可能性在90%以上，一般不要打扰客户，等待客户主动付款。
2）回收可能性在70%－90%之间，可以措辞委婉地催收，尽量取得客户方对催收应收帐款的理解。
3）回收可能性在50%－70%之间，应频繁地信件催款、电话催询及人员上门催收。
4）回收可能性在50%以下，应措辞严厉，必要时提请有关部门仲裁或提请诉讼。
50、负责催收应收帐款的员工要根据公司确定的收帐方针对不同的客户采取不同的手段，无论是否能够收回款项，每次必须取得对方承诺还款的书面记录，交财务中心存档。
51、负责催收应收帐款的相关人员每次催款要填写收款情况报告表，
52、应该由销售分公司收回的应收帐款而销售分公司实际没有收回，以后营销中心收回，相应部分的绩效考评奖励由营销中心领取。
53、催收应收帐款发生的费用要列入单位或部门费用管理，一般要包括差旅费、必要的招待费、人员工资和诉讼费。
年初计划阶段，营销中心要根据当年应收帐款催收计划，制定相应的费用计划，经审批后执行。
54、当发生以资产抵付应收帐款的情况时，财务中心要及时组织相关人员对抵债物资进行评估，如果有损失及时确认。
抵债物资收回后，如果公司生产经营需要，则交相关部门使用，否则，尽快组织拍卖变现。
55、发生以资产抵付应收帐款的事件后，如果造成了损失，要区分营销中心和销售分公司的收款责任，按各自应该收款的额度分摊损失额，然后再乘以赔偿比例，具体比例在公司的年度应收帐款管理政策中规定。
56、对于销售回款，各部门负责人应做好控制工作，及时统计各营销人员业绩及回款情况，并与财务中心及时沟通，了解货款到账情况，并采取相应的奖惩措施，以激发营销人员的积极性，促进货款的及时回笼。
57、月度回款目标监控
1）销售回款目标的设定
（1）营销中心总经理应根据销售活动的实际情况、部门销售目标及公司销售回款任务要求，制定每月销售目标及销售回款目标，并进行分解，具体到营销人员，让每一位营销人员明确了解自己的任务目标。
（2）具体的月度销售回款目标可设置为：
部门销售目标万元，销售回款率应达到%—%；个人销售目标万元，销售回款率应达到%以上。
2）销售回款考核
（1）每月10日，考核回款目标是否完成全月指标的20%。
（2）每月20日，考核回款目标是否完成每月指标的70%。
（3）每月27日，考核当月回款是否已100%完成全月指标。
3）回款奖惩办法
（1）公司的货款回收与营销人员的业绩考核直接挂钩。
（2）营销人员在销售过程中，其回收款项业绩不仅与个人利益挂钩，还和回收账款的管理联系在一起，使应收账款处在合理、安全的范围之内。
下表所示的是随着营销人员所回收货款的多少而制定的相应的奖惩措施。
营销人员货款回收情况奖惩表
人员
比例
奖惩
惩罚
奖励
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
营销人员A
营销人员B
营销人员C
营销人员D
营销人员E
58、当天回款当天报告：
营销人员收到货款之后，必须立即将其交到财务中心指定账户。
财务中心出纳设置回款登记簙，详细记录并及时核对各销售分公司的回款情况。
销售回款回收统计表
公司销售区域
营销人员回收回款
财务人员统计
财务主管核实是否属实并上报
营销人员姓名
业务款项
回收金额
□是□否
A区
□是□否
B区
□是□否
C区
□是□否
D区
□是□否
59、销售回款跟踪管理：
对于后付款的客户，在回收销售回款的过程中，营销人员可将整个货款回收时期分为三个阶段，即：
前期、中期和后期，以便销售回款的快速回收，提高销售渠道中的货款回收效率。
销售回款跟踪表
跟踪客户
客户信誉度
分期货款回收额
前期
中期
后期
A客户
□优□良□中□差
%
%
%
B客户
□优□良□中□
升级会员 