资产管理信息系统项目方案doc 51页.docx
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资产管理信息系统项目方案doc51页
资产管理信息系统项目方案（doc51页）
XX
资产管理信息系统
项
目
建
议
方
案
YY软件有限公司
NEU-GASOFTWARECO.,LTD.
2004年06月
保密协议
本建议书中包含的所有信息，都将被视为机密信息仅供给XX用于做与贵方资产管理系统有关的评估。
本方案书中所有的信息贵方都不得用于其他用途，同时，贵方及与评估有关的人员和任何组织给贵方做建议的专业代表都不得泄密。
本方案书中描述的结构，设计，处理方法等无论何种形式的知识产权都归YY软件有限公司所有。
在为本次资产管理系统设计的方案做评估之前，贵方需把此注意事项通知给有关人员。
本文件包含YY软件有限公司的机密信息和专利信息。
这些信息不能在未经YY软件有限公司书面授权之前被使用、披露或复制。
获得授权者只能在与授权一致的评估范围内使用这些信息，复制本文件的任何一部分都需要包含本页。
第一部份项目背景
一、公司概况
XX是应西部大开发和电信体制改革的需要，在重庆市政府的支持下成立的一家大型高科技股份制企业，是中国XX在重庆的全权业务代表。
公司成立以来取得了长足的发展，成为全国第一个利用体制创新和技术创新建立的信息港运营主体、西部第一个利用世界最先进的IPOVERWDM技术建设的宽带城域网，是西部唯一的中央企业和地方合作建设的信息港工程，拥有西部第一位的宽带覆盖用户数和接入用户数，其发展模式已引起业界和学术界重视，被外界誉为“西部第一信息港”。
目前公司已为四万多用户提供了宽带接入服务、为上千家企事业单位用户提供了XX宽带网络平台，极大地推进了重庆企事业信息化的应用、丰富了重庆市民的数字化生活。
截至目前，XX完成光纤铺设3万多芯公里，传输带宽达到了5个G以上，拥有出口带宽550M以及独立先进的数据中心机房。
网络覆盖60余万户，目前能为40余万用户提供宽带接入服务。
成为国内唯一的小区宽带接入用户数超过本地电信公司ADSL小区用户数的非电信运营商。
2002年公司实现收入4500多万，比2001年增长了10多倍。
公司计划2005年实现收入5个亿，利润达到5000万元以上；到2008年建成年收入超过20亿，利润超过2亿的大型综合电信企业，同电信、移动、联通市场规模相当，同时投入产出比最高，把公司建设成为重庆效益最好的电信企业，真正实现一个高科技企业所具备的跨越式的发展。
下面是XX组织机构图：
二、公司现状
随着业务的发展和战略的需要，XX在信息化建设方面已取得了很大进步,公司除建立了自已的企业门户网站外,已实现了大部份财务、业务信息化系统的应用，目前投入使用的系统有财务管理、采购管理、存货管理、往来帐管理、项目管理、合同管理、OSS综合营帐、IDC业务等众多系统，但各系统之间独立运行，数据共享性较差。
在信息管理方面，有的仍采用传统处理方式，特别是在资产管理方面企业面临一系列问题:
如没有资产管理的整体观念、管理职责不规范、流程界定不清晰、信息沟通不畅、管理方法欠科学等。
而这一切都给企业降低营运成本带来直接影响。
同时，由于电信行业作为资产密集性企业，营运资产具有复杂性、多元性的特点，也增加了资产管理的难度，这对崇尚效率、岗位精简的XX公司来说，无疑是很大的挑战。
公司迫切需要进行资源整合、流程改造，以充分发挥公司在资金、资产、市场方面的优势。
第二部份项目建设目标
为帮助XX提高核心竟争力，将公司的先进技术和管理资源得到有效利用，根据XX的经营管理现状和企业全面信息化建设的思路，本方案提出了本次信息系统建设目标,根据“统筹规划、分步实施”的原则，首先建立起以资产管理为主，集财务、业务为一体的资产管理信息系统，提高资产、财务及业务信息的时效性、真实性。
通过采用适应性强、先进可靠、性价比高的管理信息化系统，实现财务业务的一体化管理，使企业信息管理达到规范化和标准化，促进企业制度创新、管理创新，为进一步优化企业全面信息管理奠定基础。
具体建设目标：
1、体现贵公司特点，适合贵公司使用，满足公司的系统升级要求，适应现代化应用数据管理模式。
2、保证系统具有良好的灵活性、开放性及安全性，提供严格的权限控制，提供开放的数据接口，保证系统能够与其他业务系统进行信息交换，保护用户的原有投资，有利于公司的长远发展。
3、构建企业资产管理系统的内部联系体系，引入多因素分析、层次分析、多目标决策等理念，将资产管理相关业务部门结合在一起，形成一个紧密联系体，为贵公司建立起实时的、动态的、关联的资产管理系统模式。
4、建立投资规划信息体系、项目评估、决策体系。
利用科学的评价方法、合理的评价指标为企业实现利润最大化提供方向。
5、建立资产及其主要部件的统一编码管理体系，达到资产管理内容细化，规范化的目标；
6、通过资产管理信息化的实施，进一步规范和加强资产管理中的责任制管理，将资产的增加、使用、维护和减少与部门、个人责任联系起来；
7、建立科学合理的业务核算流程，实现业务与财务一体化管理，减少从业务处理环节到财务管理环节的数据重复录入，完善企业的内部控制制度，提高运行效率，加速内外部信息的流转。
8、提供功能强大的查询体系，可以进行横向的多角度查询及纵向的跨年度查询，以全面满足不同使用人员的需要；同时，系统支持溯源查询，可以根据业务发生后反映到表单的结果追溯到最原始单据，对业务做最直接、最有效的控制；
9、管理系统结构设计科学合理，逻辑清晰，实施快速，保障管理系实施成功及正常运行。
第三部份应用设计
一、设计原则
针对贵公司全面信息化建设的目标，结合我们对贵公司目前信息化软件、硬件环境状况以及工作人员计算机应用水平的了解，为贵公司提出了本次信息化系统建议方案。
在方案设计过程中，我们综合考虑了系统的实用性、先进性、开放性、扩展性、安全性、可靠性、兼容性以及经济性等各种因素，利用系统工程的原理，追求总体最优。
具体原则如下：
■立足长远，考虑整体
企业的信息化建设不是一个短时间的工作，它是随着企业外部环境改变和内部管理意识的提高而不断地发展和完善。
世界上许多著名的公司，如麦肯锡、微软、可口可乐等，其信息系统的建设长达十多年，并且该过程还在继续。
所以，试图在短期建成一个完善的信息化系统是不可能的。
因此，本方案充分考虑了贵公司发展战略规划，整个企业的信息化规划和目标，在有效保障企业现阶段信息化建设投资的基础上，实现企业价值最大化。
■分步实施，稳步发展
结合贵公司现状，依据统筹规划、分步实施的信息化建设原则，逐步推进企业全面信息化建设工作，分步骤、分系统、有计划地进行，降低企业信息化系统的投资风险和实施风险。
■先基础、后提高，先易后难
按照贵公司的总体规划及要求，根据分步实施，稳步发展的信息化建设原则，建议企业先完善资产管理信息系统的核算建设，实现财务业务一体化管理。
然后再根据企业的信息化基础和业务需求，实现公司全面信息化建设。
■以自我为主、内外结合
坚持以企业自身为主的原则，一切应用规划和设计必须从企业自身的需求出发，培养企业高素质、高能力的信息化实施及管理队伍，保证企业管理信息系统长效的稳定和发展。
二、应用特点
随着XX管理方式逐渐走向集约化、正规化，XX越来越关心自身的资产状况。
对于XX来说，资产使用率的高低直接影响公司的投入产出比率，因此从宏观的角度，企业管理者迫切需要了解和掌握资产的现实状况。
随着电信企业运营维护不断深入和规范化，运维部人员也迫切需要设备管理和定位跟踪的工具来辅助他们减少设备的故障率，缩短维修响应和维修工作时间，延长设备寿命，提高仓库备件储存水平的合理性，提高采购的科学性。
YYVPS资产管理解决方案将满足XX资产管理全方位需求的功能，确保企业对资产高水平的管理控制，提高企业投资回报率。
帮助企业规范、优化管理机制，将设备资产管理贯彻到企业运营的每一个方面，帮助企业最大程度降低运营成本和风险，提高获利能力，从而增强综合竞争力。
YYVPS资产管理解决方案具有以下特点：
1、获得统一的资产信息
对资产目录和信息结构进行完全的定义，规范化资产数据的管理。
资产的信息存储在系统中，员工可以通过网络方便地获得这些资产的信息。
2、提升对资产管理的控制
YYVPS资产管理解决方案是管理所有资产相关信息的有效工具。
企业可以选择相应的资产管理人员，只有他才有权限对资产的信息进行编辑，并由他给出统一的资产信息。
通过给每项资产以详细的定义，企业可以很容易定义被员工负责的所有资产，制定一系列可供选择的权限选项。
与工作流程管理相结合，企业可以管理所有的资产购买、调用、维修等请求。
3、有效跟踪和管理资产的使用情况
与工作流程管理相结合，员工只要输入相应的请求，就可以完成资产申购、领用等请求。
这些请求将成为员工个人档案的一部分，并且自动地将人员和请求与相应的资产进行链接。
管理者可以很方便地查看某一资产现在所处的状况（在库、在修、被领用、报废等），同时可获得这些状况的负责人（仓库保管员、使用者、申购审批维修者等）的详细信息，这为企业有效跟踪资产、防止资产流失提供了强有力的保障。
4、完整的资产信息
YYVPS资产管理解决方案是基于"协同"的思想而设计，首先体现在系统中所有的信息都不是孤立存在的。
通过系统，企业可以很方便地建立一个信息网，只要获取这个信息网上的某个信息点，就可以提取出这张信息网。
反映在资产管理上，即是以资产管理为中心，其他应用模块协同运作，将所有与资产相关联的员工信息、财务信息、供应商信息、合同信息、项目信息等纳入资产信息仓库中，并通过工作流程完成资产数据的更新。
5、资产从形成到报废的全过程的管理
YYVPS资产管理解决方案对资产的整个生命周期（采购、入库、领用、归还、维修、调拨、报废）进行全过程管理。
资产从形成到报废的全过程，都有相关的文档和对应的记录，这些文档和记录从静态和动态两方面体现资产实际状况。
可方便企业决策者透彻地了解资产状况，从而对合理利用资产，发挥资产最大价值提供。
6、协同的资产管理
在对资产整个生命周期进行管理的过程中，涉及到多个人员和部门的工作，通过资产管理与人事管理、财务管理及工作流程管理相结合，提供协同的资产管理平台，打通工作中的各个环节，将正确的信息第一时间传递给正确的人。
·管理者--跟踪资产的状况，及时作出决策，对相关的资产请求进行审批，获得各种资产分析报告。
·员工--以目录的方式获得资产的信息，与工作流程结合完成资产的相关工作流，包括申购、使用、维修等。
·供应商和其他合作伙伴--获得订单或维修请求，协同完成资产的相关处理。
三、业务流程
XX资产管理系统涵盖公司各部门、各环节对公司所有资产的监控、分析、管理过程。
从投资预算开始，先进行项目立项、项目评估，启动项目后，需要编制资产需求计划，确定资产是外购、租赁、借货，还是自己进行工程建设。
签定合同后开始执行，外购、租赁、借用的资产需要进行应付款核算，产生相应记账凭证传递到财务系统。
对公司资产在建工程进行跟踪、分析、控制，使用预算指标考核工程负责人，与人事系统衔接进行工效挂钩。
资产工程完工后属于固定资产的部分自动转为固定资产。
无论外购、租赁、借用，还是自建的资产，都需要验收入库，再由使用部门领用，领用后明确资产责任人，并考核其责任，工程领用的资产，相应责任、费用进入在建工程。
正在使用的资产可以进行拆分、组装，资产可以在仓库间、部门间、工程间进行调拨，安排维护计划定期维护资产，所有资产活动需要经理审核。
对项目负责人、工程负责人也要明确责任，进行预算考核、工效挂钩，切实执行计划、管理、控制、考核、奖惩，从而提高整个公司资产管理能力。
四、应用架构
XXVPS资产管理系统解决方案在应用结构上分为三个层次，分别是系统层、业务层、战略分析层。
系统层是信息管理系统的技术层面，它提供了信息管理系统的运行平台，这些平台包括操作系统平台、数据库平台、应用服务器平台。
XXVPS资产管理系统在技术上具有极好的稳定性和可移植性，提供了对多种操作系统的支持，支持的操作系统包括WindowNT/2000/XP、Unix、Linux。
在数据库也提供了多数据库支持，包括Oracle、PostgreSql、Mysql。
应用服务器平台支持所有符合J2EE标准的应用服务器。
业务层是XXVPS资产管理系统的核心，它由基础资料管理和八大应用模块构成，基础资料管理模块主要处理公司的基本资料、往来单位的基本资料、资产信息、员工信息等；八大应用模块分别是财务管理模块、采购管理模块、往来管理模块、项目管理模块、合同管理模块、人力资源管理模块、固定资产管理模块、资产管理模块。
财务管理模块是系统的基础模块，处理财务总帐、报表、与其它模块实现数据共享。
往来管理模块处理应收款、应付款业务，与采购模块、营帐系统等进行数据交换。
项目管理模块处理项目的投资立项、审批、执行。
合同管理主要管理工程合同和其它非工程合同，处理合同的拟定、审批、执行。
人力资源模块与其它模块进行员工信息共享，固定资产管理模块和资产管理模块主要处理资产的增减变动、资产工程项目核算。
八大模块中有的是XX已在用的，YY将提供VP平台,将其整合为资产管理系统一部份，使各模块之间是相互支撑，相互依赖。
这八个模块把企业物流、资金流、信息流集成在一起，形成了完整的XXVPS资产管理系统。
战略分析层是建立在资产管理业务层之上，通过对业务数据的钻取、分析辅助公司战略分析。
它主要包括投资规划分析、资产综合利用率分析、资源跟踪与评估、市场竟争力分析、资产收益收析、财务分析等。
五、应用模块设计
通过对XX资产管理系统应用流程的分析，结合最先进的资产管理思想和平台，最卓越的行业管理经验，以及最先进可靠的IT技术，实施方法和工具，YYVPS资产管理系统整体解决方案以资产日常管理、合同管理、项目管理为基础，以工作流为主线，以提高资产管理效率、降低总体资产管理成本为目标，将采购管理、库存管理、财务管理、人事管理、固定资产管理、往来管理集成在一个数据充分共享的信息系统中。
（一）系统管理
1、企业门户：
主要完成主页、模块的定制以及角色和用户的管理。
通过门户管理将企业的各种核心业务应用、数据、消息通过WEB方式集成在一起，让供应商、客户、合作伙伴以及员工能通过多种方式（如PC、手机、PDA等）以唯一的接入点，访问与之相关的应用、信息，从而达到信息与数据资源共享，形成企业间协同商务和企业内协同工作的能力
2、权限管理：
主要完成角色授权、用户授权。
系统提供完善的权限管理功能，能在三个级别上控制系统权限，包括功能级、记录级、字段级。
功能权限控制使用者的使用功能；记录级权限控制根据记录的内容控制使用者的数据查看操作权；字段级权限控制使用者查看数据的字段内容。
通过权限管理，建立整个系统多层次、多角度操作权限。
3、平台工具：
主要完成菜单定制、通用列表、通用卡片、服务器监控等功能。
采用平台工具，可以利用YYVP平台技术，快速定制、配置、重构信息系统，满足新型管理模式及流程。
（二）基础设置
1、基础编码：
维护整个系统使用的基本信息，包括：
会计科目、币种、汇率、凭证类型、常用摘要、现金流量项目、计量单位、资产性质、资产类型、资产维护、税率、自定义字段。
2、结算信息：
维护项目结算、工程结算使用的基本信息：
开户银行、银行帐号、结算方式、付款条件。
3、库存资料：
仓库类型、仓库、货位类别、货位、货位合并、
4、往来资料：
地区、客户类型、客户、客户服务、供应商类型、供应商、供应商资产。
5、资产资料：
项目类型、合同类型、工程类型、资产类型、资产编码规则、资产变动方式、资产费用类型。
6、人事信息：
部门类型、部门、职员类型、职员、工资等级、扣税标准、个人所得税税率。
7、编码管理：
编码体系、编码申请、编码处理、编码分配。
从业务流程上加强基础资料管理，防止建立、使用混乱。
（三）项目管理
YY项目管理系统是基于角色和协同思想设计的。
提供基于不同角色的视图来保证每个员工能在恰当的时间获得正确的信息并且做出正确的决定。
项目管理主要包括项目立项、项目实施、项目决算管理。
1、项目信息管理：
项目信息档案中提供与项目有关的所有信息。
包括：
项目名称、项目投资预算、项目计划实施时间、完成时间、项目占用资产等。
2、投资预算:
由规划建设部根据财务信息、规划信息拟定年度投资预算，填制投资预算表。
3、项目立项：
在投资预算范围内，规划建设部进行项目立项。
立项时可以选定投资预算表，由投资预算表分解为工程项目。
初步拟定的项目由系统传递到宽带商务事业部、家园事业部、IDC业务部进行业务风险评估，同时规划建设部进行技术与造价评估。
通过评估的方案报财务部进行效益分析，最后报总经理处审批执行。
4、项目执行：
管理投资项目计划的下达、实施。
实施过程与合同管理、资产管理协同运行。
实现对工程项目进度的宏观监控。
5、项目跟踪：
经授权的相关人员可方便查询投资立项信息，查询项目的进展，组织人员、投入劳务费用、工程项目资产占用等情况。
6、项目分析报表：
项目投资报酬分析、项目投资成本分析、项目机会成本分析、投资预算执行情况分析。
（四）合同管理
合同管理与项目管理紧密联系，项目是合同拟定的依据，合同是项目的具体执行，YYVPS合同管理系统提供合同拟定、审批、决算、付款、评估等一系列完善的合同管理解决方案，有效解决XX在合同管理中各部门信息脱节现象，将合同管理与项目管理、往来管理、资产管理有效结合。
1、合同拟定：
合同管理系统可实现对不同性质合同的管理，但对于不同性质的合同都需在合同拟定处录入。
●工程合同：
规划建设部根据下达的投资预算、投资项目计划，拟定具体的工程合同。
合同涉及信息有：
合同号、工程项目名称、工程项目类型、施工单位、工程质量要求、工期、工程造价、付款方式及进度等。
●采购合同：
采购部根据工程合同物资需求状况、结合供应商询价资料，拟定采购合同。
采购合同涉及的信息有：
合同号、采购资产名称、单价、数量、资产质量、需求时间、采购负责人等
●借货合同：
由与业务需要，公司可能会发生对外借用资产情况。
用户将签定的借货合同所涉及的资产信息录入系统，便于合同执行及信息查询。
●租赁合同：
管理经营租赁合同和融资租赁合同。
合同信息录入后，便于合同执行及信息查询。
2、合同审批:
拟定的合同经部门负责人审批通过后报财务部审批。
系统提供按不同金额大小设定不同的审批权限。
审批时系统自动核对合同是否符合计划、是否超过预算、审批环节是否连续。
只有审批全部通过的合同才能被下一环节执行。
3、合同签定：
合同审批通过，公司与对方签定合同，系统作上合同签定标记。
4、合同执行：
对于签定的合同可以付诸执行，对合同执行的管理与施工进度、付款进度、资产入库情况相结合。
●每一个施工进度完工，都要进行完工单录入，系统也会对进度自动报警，提醒相关人员抓紧工期，完成进度。
●根据工程合同、采购合同及其它合同提供的付款进度信息、财务部付款执行情况，系统可以对即将发生的付款进行预警，这样将非常方便公司领导随时掌握合同付款情况，让财务部做好财务收支计划，从而实现对合同动态的监控管理。
●根据合同确定的资产采购计划执行情况，系统提供在合同信息中查询资产到货时间、数量、负责人等相关信息。
5、合同决算：
主要完成工程项目验收后的各项工作。
决算时，系统将被决算合同执行工程中已有信息自动显示，包括工程合同总体进度、造价、已付款情况、未付工程尾款等，结合当前决算资料，实现对工程管理费、尾款结算、财务决算、归档等决算过程。
6、合同关闭：
对已竣工决算的工程合同，已采购到货的采购合同及其它已执行完毕的合同，系统自动关闭，关闭后的合同不再执行。
对确实没有必要执行的合同，也可手工关闭。
7、查询、统计功能：
系统可以方便地查询工程合同、采购合同等各类合同信息，可方便地对工程项目签约、付款、实施进度进行汇总、分析。
如按照不同的工程项目迅速查找合同内容，了解工程进度、历史付款情况、未付款情况等。
8、合同管理分析报表：
合同执行情况分析、合同付款分析
（五）采购管理
YY采购管理系统通过与工作流结合，完成了资产申购的全过程。
可随时将各分散递交的采购计划汇总，采购后自动生成入库单，并由入库验收流程自动完成对资产库存的修改，涉及的金额自动更新相关财务管理数据库
1、采购订单：
采购订单主要分类两类，一类是根据工程项目确定的采购合同，一类是直接拟定的采购合同。
对于第一类合同，系统可自动调用合同管理中的采购合同生成采购订单。
其他采购合同可由用户直接录入订单，对于没有订单的采购，可直接录入采购单。
到货完毕的采购订单自动关闭，对于不需要继续采购的采购订单可以手工关闭，关闭后的采购订单停止执行。
2、资产采购：
对于计划采购必须指定采购订单号，对于非计划采购可以直接输入采购单；采购到货后可以通过验收入库进行库房入库处理；对于单货同到的采购可以直接作上开票标志，表示发票已到，否则作暂估入库，在发票到后再开具发票。
3、采购开票：
对于暂估入库的采购或货未到的采购则可开具采购发票。
开票时可以根据多张采购单或单张自动生成发票。
一张采购单可以多次开票。
4、采购费用分摊：
对于采购过程中发生的费用，如果费用需要进入采购成本则必须在采购单中输入，然后通过采购费用分摊功能按数量、金额分摊到具体资产；也可以在采购入库单中直接输入采购费用并直接进入采购成本；删除已分摊的采购费用系统自动清除已分摊数据。
5、执行采购业务时，可以对采购的价格进行控制（根据预先指定的资产最高采购价），也可以按照预先确定的安全库存（最高最低库存量）进行控制。
填制采购单据时，系统自动提示当前资产的库存量、采购在订量、最近采购价、最高采购价、最低采购价等信息，同时按照客户+资产的方式自动记忆资产的最近价格并填入到单据中，方便用户的信息获取和简化操作。
6、资产采购分析报表：
采购成本费用分析、采购资金占用分析、采购价格趋势分析
（六）库存管理
YY库存管理系统实现了对进出库信息的记录和维护，严格监控作业进度和状态，减少库存积压和资金占用，杜绝库存不足的情况发生，在合理配置资源的基础上获得高存货绩效。
1、资产信息管理：
通过细化、规范化管理资产信息，提高资产信息调用效率。
资产档案信息包括资产编码、资产类别、所属工程项目、产权、存放位置、说明书、所属部门、价格、当前价值、流转状况、负责人、使用人、质量等相关信息。
系统同时提供多项智能字段，以对资产做复杂的定义以适应企业需求，
●资产编码：
是规范资产管理的基础，资产编码应注意科学、合理、唯一。
编码长度应适当，要便于记忆、操作，应具有扩展性，
●资产性质：
资产管理系统中所提到的资产是指企业经营管理的全部资产，包括拥有产权的和未拥有产权的。
它与财务核算中的资产有所区别，为便于资产与财务数据接口，系统将资产性质进行以下分类：
存货、低值易耗品、在建工程、固定资产、融资租入固定资产、费用等，由于财务核算不同，性质可以随时变更。
用户还可以根据需要随时新增性质。
●产权：
系统对资产按产权分为自有、借货、租赁三种。
●工程项目：
对于确定用于某项工程的资产，可以在入库时指定所属工程项目，也可在领用时指定。
●部门、负责人：
对于能确定负责部门、负责人的资产，可以在入库时指定，指定时系统自动调用人事管理系统部门、人员信息。
2、资产入库：
系统支持不同来源的资产入库，包括采购入库、借货入库、租赁入库、建造入库等等。
对不同来源的资产，用户可以指定资产性质，在录入资产入库单时系统将要求指定来源，以便用户方便地查询不同来源资产的入库信息。
●采购入库：
系统自动根据资产管理部门验收入库单生成采购入库单数据。
●借货入库：
根据出借方到货通知，资产管理部门通过合同选项调用借货合同，根据借货合同中的资产信息，对借入资产信息核对无误后办理验收入库手续。
●租赁入库：
根据出租方到货
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