行政部管理手册722.docx

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行政部管理手册722

行政部

管理手册

文件号：

DZ/QG

修订状态：

版/第次修订

批准

审定

编制

1.部门工作总则

1.1质量目标

内部文件控制（发文、收文、受控）出错率在1％以内；

外部文件控制（发文、收文、受控）出错率在3％以内；

文件的归档、保管、借阅的错误率在1%。

2.组织机构

3.工作内容

3.1行政部工作职责

3.1.1负责集团行政管理体系与制度建设，主要包括：

3.1.1.1负责集团公司文件的管理及控制；

3.1.1.2负责集团公司管理制度的拟订、审核、发布、贯彻、实施、监督；

3.1.1.3负责各类行政办公会议通知、会务、记录、纪要等；

3.1.1.4负责对集团公司各项规章制度、会议纪要执行情况进行行政监察；

3.1.1.5管理集团公司文件档案，并对其安全、保密性负责；

3.1.1.6负责集团各种证件、证照的统筹管理和年审，专利申请、商标注册等相关职能部门申报工作；

3.1.1.7负责集团重大活动和重要节日活动的组织安排；

3.1.1.8负责来电来函的处理并进行有效的管理；

3.1.1.9负责集团接待工作接洽、安排等；

3.1.1.10负责办公用品的计划、申购、发放、管理、控制；

3.1.1.11负责集团公司办公行为及礼仪的规范管理。

3.1.2负责维护企业形象、创造良好的办公环境，主要包括：

3.1.2.1负责集团公司的各项荣誉申报、宣传、管理等工作；

3.1.2.2组织实施集团公司对内、对外宣传并对各类宣传资料及时归档管理；

3.1.2.3负责集团网站的建设、开发、管理和维护；

3.1.2.4负责计算机网络系统的建立、维护、管理；

3.1.2.5制订计算机管理的各种操作规程和培训、考核。

3.1.3后勤服务

3.1.3.1负责园区伙食供应和管理及水、电、气、闭路等费用缴纳工作；

3.1.3.2负责园区内物管工作，包括：

绿化、鱼池、员工宿舍、员工澡堂；

3.1.3.3负责办公楼、宿舍楼及园区内环境卫生清洁与维护工作；

3.1.3.4负责园区内办公楼、宿舍楼及园区公共区域的消防安全工作；

3.1.3.5负责公务车辆的调度和管理工作。

3.2部门岗位职责

3.2.1行政部主任

直接上级：

行政总监

直接下级：

行政文员、后勤主管、接待中心经理、车队队长、环境管理、宣传主管、网站管理员、网络管理员

岗位职责：

1.全面负责集团公司行政工作，组织召开部门例会，制定并组织实施本部门工作计划；

2.组织编制集团公司及部门的有关管理制度，制定并督促实施部门工作程序；

3.组织起草计划、总结、请示、报告、通知、会议纪要等各种文件，并做好签发前的审核工作；

4.组织安排集团公司行政办公会议；

5.审核、签署部门各种费用清单；

6.负责集团公司各种证件（含营业执照、特种行业许可证、卫生合格证等）的办理及年审工作，并督促、指导和检查各直营店、农产品公司证件的办理和年审工作）；

7.负责对外联系的接待和信访接待，来信来函的审核处理；

8.负责集团公司重大活动和重要节日活动的组织、协调安排。

9.协助车队队长办理每月车辆油耗的统计等工作。

负责相关上级职能部门报表填报；负责集团公司商标、专利申报等事宜；

3.2.2行政部文员

直接上级：

行政部主任

直接下级：

无

岗位职责：

1.负责各类文件（红头文件、管理性文件、周知性文件、会议纪要等）的起草、打印、初审、登记、归档等工作；

2.负责集团各部门、分公司周工作简报的收集、整理、传阅工作；

3.负责电信黄页的制作及报刊杂志订阅工作；

4.负责集团公司领导飞机票的订购工作；

5.负责集团公司员工名片制作及集团员工通讯录、集团V网的办理工作；

6.负责办公用品（含礼品）申购、发放、统计、盘存等工作；

7.负责集团内、外部文件的收发、传阅、催办、回复；

8.负责办公室接待及会议通知、准备、服务工作；

9.各种信件、杂志的分发、传递工作；

10.其他行政事务工作。

3.2.3档案管理员

直接上级：

行政部主任

直接下级：

无

岗位职责：

1.负责集团公司各种档案资料的收集、整理、立卷、归档、保管、利用、销毁等工作；

2.负责集团公司及分公司的印章管理；

3.负责集团公司图书室的管理工作；

4.负责集团本部办公车辆钥匙管理工作；

5.负责集团各部门费用报销单的呈递工作；

6.集团报刊、杂志剪报及其重要信息的及时传阅工作。

7.其他行政事务工作。

3.2.4宣传文员

直接上级：

行政部主任

直接下级：

无

岗位职责：

1.负责集团公司各种宣传文稿的撰写，各种媒体宣传的衔接、实施；

2.负责集团网站信息的整理、审核和传递工作；

3.负责集团公司各种大型活动的摄影、摄像及采访联络工作；

4.负责《德庄报》的组稿、采稿、印刷及发行工作；

5.对需求计划中的各种宣传品进行文字审核并负责与设计公司衔接、联系制作事宜。

3.2.5信息管理员

直接上级：

行政部主任

直接下级：

无

岗位职责：

1.负责集团公司网站开发、维护、管理及信息的及时发布工作；

2.负责集团公司局域网的维护及管理，保障其正常运行；

3.制订计算机使用的各种操作规程，适时进行培训；

4.负责集团公司传真机、电话、电脑等办公设备的管理工作（含维修、建档等工作）；

5.负责集团公司电话费缴纳工作；

6.负责员工饭卡管理的相关工作；

7.制定公司计算机网络的应用及发展计划；

8.协助集团各部、分公司兼职复印员做好复印工作；

9.协助部分行政接待工作。

3.2.6环境管理及车队队长职责

直接上级：

行政部主任

直接下级：

驾驶员、清洁工

岗位职责：

1.全面负责集团公司的保卫管理（外包）工作；

2.每周负责召开保卫工作例会，布置工作，落实责任；

3.根据工作标准对保安人员的工作进行检查、考核、评价、激励；

4.抓好对保安及消防员的安全知识教育和培训工作，适时组织消防演练；

5.集团《车辆管理制度》组织实施及检查督导:

a）负责每日办公、经营用车的调派、安排及车辆资料的归档管理；

b）负责所辖范围内车辆每月里程数、油卡余额统计及出车记录表的汇总及预存油的办理；

c）负责车辆报修项目的审核，大修项目的审核、询价、报批，维修费用的结算、报销工作；

d）负责除车船使用税以外的各项规费缴纳及车辆年检、春运证等手续的办理工作；

e）办理车险事故的保险索赔事宜。

3.2.7驾驶员

直接上级：

车队队长

直接下级：

无

岗位职责：

1.服从派车安排，准时出车，保障集团公司领导及业务部门正常用车；

2.负责集团本部员工上下班的接送工作；

3.负责所管辖的车辆的日常维护检查，车辆的清洁、保养工作；

4.自觉遵守交通法规及公司《车辆管理规定》，保证行驾车辆的安全。

3.2.8保安

直接上级：

保安队长

直接下级：

无

岗位职责：

1.来人来访登记、接待、通报；

2.外出人员物品检查；

3.负责园区夜间巡逻、安全检查，并做好记录；

4.参加消防培训和业务技能培训；

5.负责工作犬的喂养、训练、清洁等工作；

6.负责园区来函、杂志、信件的受理、登记、分发工作；

7.参与公司活动的场景及场地布置及其他行政事务工作。

3.2.9后勤食堂主管

直接上级：

行政部经理

直接下级：

炊事员、清洁工。

岗位职责：

1.全面负责后勤和食堂的管理工作，包括：

室内外环卫、园林绿化、宿舍、开水房、澡堂的管理；

2.参加行政部部门例会，并负责所辖范围内员工例会的主持召开工作；

3.对所辖范围的建筑物设施、设备的损坏情况及时处理或报相关部门处理；

4.负责所辖范围内员工的工作安排、考勤管理工作；

5.负责所辖范围内的清洁卫生的抽查工作；

6.负责集团公司水、电、气、收视费等的费用的缴纳、管理工作；

7.负责每天的开水供应和每周二、五澡堂的开放工作；

8.负责《食堂管理规定》的组织实施工作，包括：

a）负责实施食堂卫生和食品质量标准，确保用餐安全；

b）按照集团公司的标准提前制定中晚餐的菜谱；

c）负责库房的管理工作，包括食堂所需材料的申购、领用、管理、月底物资盘存；

d）了解员工对菜品的意见或建议，不断改善菜品质量；

e）做好食堂成本核算工作；

f）增强服务意识，为员工营造良好的用餐环境。

3.2.10清洁工

直接上级：

后勤食堂主管

直接下级：

无

岗位职责：

1.负责指定区域的卫生清洁工作，工作质量按《环卫清洁卫生标准》执行；

2.定时巡视室内外园区卫生状况，随时做好保洁工作；

3.随时作好会议室的清理及保洁工作；

4.服从上级对临时性、突发性工作的安排和指令。

备注：

清洁区域包括：

办公楼（含会议室、高层领导办公室）、公共区域、宿舍楼。

3.2.11炊事员

直接上级：

后勤食堂主管

直接下级：

无

岗位职责：

1.根据当天就餐人流量和菜单，负责当天所用菜品的切配和烹调工作；

2.认真执行菜品切配和烹调操作规程，保证菜肴的色、香、味、形俱全；

3.刻苦钻研业务、努力提高烹调和切配技术，提高就餐员工的满意度；

4.遵守《食堂卫生管理规定》和《食品卫生法》，切实做好菜品、餐具及个人卫生；

5.负责所辖工作场地及所有器具的清洁。

3.2.12白案厨师

直接上级：

后勤食堂主管

直接下级：

无

岗位职责：

1.根据点心品种和就餐情况，定时定量提前做好准备所需原料和辅料；

2.根据当天就餐人的数量、特点、要求制作和供应点心；

3.搞好原料的领取、储藏和使用；

4.做好工作台、场所、个人和食品的卫生，每次操作完毕，清洁工作场地；

5.协助做好做好厨房、餐厅及餐具的清洁等工作。

3.2.13煮饭工岗位职责

直接上级：

后勤食堂主管

直接下级：

无

岗位职责：

1.根据当天就餐人流量，合理计划米的用量，做好米饭的供应工作；

2.负责所辖范围内的清洁卫生工作；

3.协助做好菜品的粗加工及餐具的清洗等工作。

3.2.14杂工岗位职责

直接上级：

后勤食堂主管

直接下级：

无

岗位职责：

1.根据当天就餐人流量和菜单，做好菜品的粗加工处理工作；

2.协助墩子师做好菜品的切配等工作；

3.负责就餐时间的菜品的配送工作；

4.负责餐具的清洗工作；

5.负责指定区域的清洁卫生。

3.2.15接待中心经理职责

直接上级：

行政部主任

直接下级：

解说员、清洁工

1.负责集团公司内部、外部接待工作；

2.负责和各大旅行社的接洽工作；

3.负责旅游中心员工的考核、管理等工作；

4.负责展厅设备的检查、维护工作；

5.负责旅游中心的销售工作；

6.负责展厅清洁巡视等管理工作；

7.制定费用的操作规程，并进行监督；

8.制定集团公司接待流程、礼品等级，并负责发放；

9.负责大型会议的场地布置。

3.2.16解说员职责

直接上级：

接待中心经理

直接下级：

无

1.负责集团公司所有来访参观人员的解说，工作质量按照《接待中心管理制度》执行；

2.负责宣传企业文化，展示企业良好形象；

3.负责对应模块解说词及相应接待资料的更新与完善；

4.负责维护展厅设施设备，处理展厅内电子设备的一般故障；

5.负责维护参观人员的秩序及人身安全；

6.负责对展厅超市产品的宣传及推销，协助收银员维护超市秩序；

7.负责统计接待中心接待人数及礼品发放数量；

8.参加消防安全培训及各种礼仪礼节培训。

3.3工作流程

3.3.1接听电话程序

程序

标准

1.接听

1）电话铃响3声之内拿起电话；

2）礼貌并亲切地报明自己的身份，如：

您好，行政部；

3）仔细倾听对方的陈述同时，发出“好的”、“是的”表明你在倾听；吐字清晰、音调平缓，声音不能过大和太过尖细；

4）必要时重复部份主要细节，以获对方确认；

5）切忌接听时吃东西或喝水等不礼貌行为。

2.应答

1）迅速、准确、礼貌地回答对方的问题；

2）认真倾听对方电话事由，对电话留言、时间、数字及部分主要细节要复述一遍，以获对方确认。

3.挂断

待对方先挂电话，自己才能挂。

4.记录

必要时将接听电话的时间、电话内容、对方姓氏、联系电话等作好记录，以便传达。

5.处理

接听电话者应对电话内容记录的完整性、传达的准确性及及时性负责。

3.3.2在外参加有关会议

程序

标准

1.准备

1）接受领导指示；

2）了解会议内容、时间、地点、参加会议者的要求；

3）根据领导指示和会议要求，做好准备。

2.出席

1）按要求准时参加会议；

2）准确、全面地做好会议记录；

3）未经领导授权，不能在重大问题上代表集团公司表态。

3.汇报

1）回公司后，及时向领导约定汇报时间及方式；

2）重点汇报需集团公司落实的工作项目及要求；

3）在汇报时，对会议布置的工作不得私自取舍。

3.3.3盖公章

程序

标准

1.审批

1）使用部门或个人以《工作联络单》等形式提出申请；

2）审批：

a）董事会文件由集团董事长审批；

b）集团公司红头文件、人事任免、银行贷款文件、担保文书、固定资产租赁、变更文书、重大合同、外报财务报表、公司章程授权委托书须按程序办理并经集团总裁审核批准后方能用印；

c）所有合同须经部门负责人、部门分管领导、法务人员、集团副总经理审核确认后方能用印；

d）对外报送、申报的其他资料（不涉及财务数据）及除以上情况外的日常工作、固定格式的证明须经使用部门的负责人及部门分管领导审核批准后用印。

2.登记

1）经办人按照以上程序审批完到印章管理员处进行登记，填写《印章使用登记簿》；

2）登记时要注明经办人、文件内容、事由、用印批准人等信息。

3.盖章

1）以上手续完毕后，方可加盖公章；

2）按程序经审批同意后的各种集团公司对内、对外行文，可直接加盖相应印章。

4.要求

一律不得在空白合同或纸张上用印。

3.3.4开介绍信

程序

标准

1.提出申请

1）使用部门或个人以《工作联络单》等形式提出申请，经使用部门负责人确认；

2）按申请批示内容，清楚、准确地开具介绍信。

2.登记

1）经办人按照以上程序审批完到印章管理处进行登记，填写《印章使用登记簿》；

2）登记时要注明经办人、文件内容、事由、用印批准人等信息。

3.盖章

以上手续完毕后，方可加盖公章。

4.要求

原则上不得开具空白介绍信，如确有特殊情况，须经使用部门负责人及分管领导批准后，方可开具，且在《介绍信》上写明日期。

3.3.5收文与传阅

程序

标准

1.登记

1）行政部文员接到文件后，在《收文登记薄》上进行登记，并填写相关内容；

2）填写《文件处理单》，每份文件一张，并附在文件封面。

2.传阅

1）文件登记后放入文件传阅夹，交行政部负责人签批意见；

2）行政部文员根据行政部负责人的拟办意见将文件报相关部门或集团领导传阅、审批，并作好传阅记录；

3）遇有保密文件时，由行政部负责人亲手将文件报相关部门或集团领导。

3.处理

按照相关部门的意见或集团领导的批示办理

4.存档

1）各经办部门办理完毕后三天内在《文件处理单》上注明处理结果及日期；交回行政部并办理登记手续；

2）行政部文员按月整理后交档案员归档。

3.3.6外发文

程序

标准

1.审批

受集团公司领导委托或遵照上级有关部门批示以集团公司名义写的报告、请示、简报等，办理部门填写《发文呈批单》后，连同原稿一起交集团公司分管领导审阅。

2.打印

1）办理部门将已定稿的文件电子版及已批示的发文批件等资料交行政部；

2）行政部按标准格式成文（见《公文处理办法》）、打印后交文件承办部门；

3）文件承办部门校对后，并报集团总裁签发。

备注：

上报文件份数根据需要确定。

3.发文

1）由印章管理员在打印好并经过程序审批的文件上加盖相应的公章；

2）由文件承办部门将文件报送相关部门。

4.存档

文件原稿、批件及一份正式文件由行政部文员存放，月末交集团公司档案管理员统一保管。

3.3.7会议通知

程序

标准

1.拟稿

1）分工：

a）由集团领导主持的会议由行政部负责通知；

b）需多个部门（公司）协调的会议由会议主持人指定专人负责通知；

2）由会议主持单位通知行政部或相关人员会议相关事宜；

3）根据会议主持单位意见必要时在接到指令半个小时内按稿样拟完草稿。

2.审批

拟定稿件报会议主持单位审核、签字认可（必要时）。

3.通知

1）电话通知参会相关人员；

2）通知部门或分公司参会应通知到其负责人；

3）每通知一人便作好相应记录；

4）如确实联系不上或因故不能参会的，应特别注明。

4.汇报

通知完毕后，将所作会议通知记录报会议主持单位认可。

3.3.8会议纪要

程序

标准

1.记录

1）分工：

a）总裁主持的会议由总裁助理作会议记录；

b）集团公司召开的其他会议由行政部派人作会议记录；

c）部门（公司）协调的会议由会议主持人指定专人作会议记录。

2）记录要求：

a）笔记流畅，易于理解，同时不失真；

b）及时指出令人困惑的发言，请发言人解释清楚；

c）向参会者确认各议案的排序是否无误；

d）详细记录工作的分派情况及完成日期；

e）使用列点或下划线强调会议的重点。

2.起草

1）由负责会议记录的工作人员整理会议记录，形成会议纪要；

2）集团大型会议，如年终总结、半年总结等，发言者应提供发言稿；

3）时间要求：

一般会议当天形成初稿。

3.审批

1）初稿呈报会议主持人及分管领导审阅批准；

2）如无特别要求，应在会议后的第二天上午呈报或下发；

3）有特别时间要求除外。

4.发送

送与会部门及会议内容涉及的部门周知。

3.3.9内部发文

程序

标准

1.分类

1）董事会文件；

2）集团公司红头文件：

a）集团公司的重要、重大事项或重要措施；

b）集团范围的嘉奖及批评（通报）；

c）集团公司重要管理制度的颁布（发文通知）；

d）人事任免及组织机构调整。

3）一般性文件：

a）需周知的一般事项；

b）短期的工作安排。

4）会议纪要。

2.拟稿

接受集团领导的指令或根据相关事务的办理需要起草初稿。

3.会签

根据文件内容，涉及其职权（工作）范围的相关部门及集团领导传阅会签。

4.成稿

1）根据传阅过程中的会签意见对初稿进行调整；

2）按标准格式成文（见《公文处理办法》）；

3）按年度编流水号。

5.审批

1）董事会文件由董事长签发；

2）集团公司红头文件的审批程序：

a）填写《发文呈批单》，并由拟稿部门负责人签字；

b）报集团分管领导审签；

c）报集团总裁签发。

3）一般性文件由集团分管领导审批；

4）会议纪要由会议召集者签发。

6.用印

程序参见《盖公章》工作程序。

7.发文

由集团行政部在二个工作日内将文件分发到各部（公司），并在《发文签收表》上签字。

8.办文

1）由集团相关部门对文件内容进行贯彻实施；

2）集团人力资源部催办、查办相关事宜。

9.存档

文件原稿、批件及一份正式文件由行政部文员存放，月末交集团公司档案室统一保管。

3.3.10来访接待

3.3.10.1日常工作接待

程序

标准

1.通报

保安接受来访登记后通报相关业务部门（其中来访集团高层领导的情况先与通报行政部）。

2.接待

行政部或相关业务部门相关人员根据来宾人数安排入座，倒茶。

3.会谈

根据来宾情况通知相关领导或人员与来宾会谈。

4.记录

根据会谈内容，摘要记录。

5.汇报

根据会谈的紧急及重要程度，适时汇报相关领导。

3.3.10.2上级领导接待

程序

标准

1.接待联络

行政部负责接待前的接洽工作，如接待的领导职务、姓名、随同人数、考察目的、到达时间、接待规格等。

2.接待准备

1）布置会场，准备茶水、饮料，安排好接待车辆；

2）准备条幅、指示牌等；

3）通知保安部时间，要求提前打开大门，并站岗；

4）通知农产品公司应尽量处于生产状态，如否应向行政部说明情况；并协调农产品公司综合办指定人员负责解说工作；

5）通知集团领导，确认是否亲自前往迎接；

6）如需要安排接待餐，由行政部根据领导的意图，提前预订；

7）如需准备礼品，行政部根据领导要求，提前做好准备。

3.接待服务

1）生产区参观时，接待员负责引导、解说，集团领导陪同；

2）行政部负责会务服务。

3.3.11商标注册

程序

标准

1.接受查询指令

1）接受领导指示或根据相关部门/公司提交的申请；

2）向申请人员详细了解需查询的待注册商标的内容、字体、图形、注册类别等信息。

2.查询

向合作的商标代理机构咨询待注册商标类别是否已被注册或会否因其他原因被驳回；并详细了解该商标注册存在的不利因素及存在的风险。

3.汇报

1）将咨询结果汇报相关领导或部门；

2）如经咨询可以注册且领导批准同意，则办理注册手续；

3）如不能注册则说明原因后放弃。

4.申报注册

1）方式：

采用委托商标代理机构注册的方式进行；

2）准备注册所需的相关资料：

营业执照、注册商标图样、填写商标注册申请；

3）商标代理机构按我方注册申请的要求进行申报，并将向国家商标局申报该商标注册的原件以传真形式传我方进行确认；

4）到财务办理商标注册费及代理费的电汇。

5.追踪商标注册情况

1）在申报商标注册一月后，取得商标受理通知书；

2）根据商标申请类别，在取得受理通知书1年半后，咨询商标的核准、公告情况。

3.3.12外观设计专利申请

程序

标准

1.接受指令

由相关部门/分公司提出申请，报集团领导审批同意后，交本部门办理。

2.资料准备

包括：

外观设计专利请求书、图片或者照片、外观设计简要说明，各一式两份。

3.申请办理

1）向国家知识产权局专利局重庆专利代办处提交专利申请资料，如符合受理条件的申请，给予申请号，取得受理通知书；

2）按规定缴纳费用；必要时根据企业的要求，提出费用减缓申请。

4.办理结果

1）外观设计专利申请经初步审查，未发现驳回理由的，专利局将发出授权通知书和办理登记手续通知书；

2）在接到授权通知书和办理登记手续通知书以后，在2个月之内按照通知的要求办理登记手续并缴纳规定的费用；

3）办理完毕，专利局授予专利权，并颁发专利证书。

5.续缴年费

按规定每年续缴专利年费。

3.3.13对外行政事务报表的办理

程序

标准

1.接受指令

1）各政府职能部门以信函、传真形式发来的文件；

2）领导根据参加的会议精神所提出的指示。

2.落实责任部门并填报

1）涉及财务数据，交财务审计部填报；

2）及连锁方面的信息由连锁公司填报；

3）涉及产品质量、生产、环境监测等方面，交农产品公司综合办填报；

4）涉及人事内容，交人力资源部填报；

5）文字材料及行政方面由行政部提供。

3.报表审核

1）财务数据报财务审计负责人及其集团分管领导领导批准；

2）连锁方面的信息由连锁公司负责人审核；

3）技术相关内容由农产品公司负责人审核；

4）人事相关内容由人力资源部负责人审核；

5）报表报送前必须经集团总经理审核签字同意，并盖章后方可报送。

3.4管理制度

（1）《办公行为规范》

（2）《会议管理制度》

（3）《接待管理规定》

（4）《公文处理规定》

（5）《办公用品管理办法》

（6）《电脑管理制度》

（7）《网站管