最新物料管理规定.doc

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物料管理规定

第一章总则

第一条为规范物料在ERP系统的主数据维护、收发等操作程序，加强物料实物的入库、出库、日常保管、盘点等管理，特制定本规定；

第二条物料的出入库应凭订单、工单、签批后的发料单等出库和入库，严禁白条抵库；

第三条物料凭证的文本书写应完整，应反映领料用途，部门领料应由领料人签字确认；

第四条物料应进行批次管理，按照“先进先出”的原则进行发货；

第五条库存所有物料必须有账可查。

未进入SAP系统管理的物料应在OA<<物品管理系统>>内或在备查账（需报财务部批准同意）记录管理；

第六条物料应进行定期和不定期清查盘点，半年度及年度末应进行全面的清查盘点；

第七条不良品库、新品库的物料定期处置，原则上每月处置一次；

第八条物料调出公司/工厂大门应出具出门证，门卫应查验一致后放行。

第二章ERP系统主数据维护

第九条物料主数据是指在ERP系统中按照既定的规则建立的物料号、物料的工厂地点数据、销售组织数据、采购数据、MRP数据、质量管理数据、成本会计数据等影响物料正常使用的系统基础数据。

工作中心、工艺路线、成本中心因与物料相关也列入主数据的范畴。

第十条物料主数据维护的责任部门

1.研发部（RD）:

负责创建物料号、创建工作中心、创建工艺路线；

2.工厂：

负责维护物料的工厂地点数据；

3.客户中心（CC）：

负责维护物料的销售组织数据；

4.采购部（PD）:

负责维护物料的采购数据及原料、配件、包装的MRP数据；

5.生产管理部（PMD）:

负责维护成品、半成品的MRP数据；

6.质量部（QC）：

负责维护原料、配件的质量管理数据；

7.财务部（FD）负责维护物料的成本会计数据以及创建成本中心。

第十一条主数据维护要求

1.维护时间要求

维护人员应在接到主动需求通知后4小时内完成主数据维护。

通知方式包括当面告知、电话通知、电子邮件、短信通知等；在以电子邮件或短信方式通知发出后，应同时以电话方式将需求送达责任人。

2.维护的数据应力求准确，应有据可依。

在会计视图中维护标准单价时如物料尚未定价，采购部应先进行估价，财务部按估价进行维护，在价格确定后，采购部应及时通知财务部进行价格更改。

对新产品BOM的维护，在消耗定额确定之前研发部应先行估计维护，在BOM定额确定之后，研发部应及时修改。

研发部有责任跟踪查验BOM的准确性并及时调整。

研发部应根据工厂、财务部等有关部门的反馈及时修改BOM及工艺路线。

研发部应向财务部提供过程流程图，以便财务部制定成本定额系数，该系数由财务部提供，研发部在工艺路线上维护。

第三章收料管理

第十二条ERP系统的收料方式包括：

订单采购入库、委外加工入库、供应商免费交货入库、客供品入库、供应商寄售入库、可回收物料入库、调拨入库、工单生产入库、销售退回入库（调换入库或索赔退货入库）、盘盈入库等。

第十三条订单采购入库

1.采购订单维护

生产物资采购由采购部先下采购订单，仓库根据订单信息进行验货入库。

采购订单中价格维护应力求准确，除非特殊情况，必须保证订单价格与供应商开票价格一致。

如果采购价格尚未确定，采购部可以先估价维护，如定价与估价差异不大，采购部对前期采购订单可以不进行调整；如果定价与估价差异较大，则需视情况对前期采购订单进行修改：

若该部分订单还没有收货，应立即修改这部分订单;若该部分订单已收货，但未发货，则由仓库取消收货（MBST）,然后由采购部对订单价格进行修改，仓库再重新对该订单进行收货（MIGO,101）;若该部分订单已收货，并已发货，则不作任何处理。

对于进口物料，采购部除需维护正常的订单价格外，还应维护相应的关税及运费。

2.采购订单入库作业流程：

1）采购部向供应商下达采购订单；

2）供应商按采购订单备货；

3）供应商依据采购订单整批或分批送货到仓库；

4）仓库保管员依据采购订单进行收货，确认名称、数量、规格无误后办理收货，如果发货数少于订单数，可按实际数量收货，如果名称、规格有误，仓库应不予收货，反馈给采购部，要求供应商调整后重新送货；

5）对于确认无误的货物，仓库保管员在SAP上做收货处理（MIGO101/102），在供应商送货单上签收，打印入库单，将入库单第二联（红色会计联）及第三联（兰色厂商联）交给供应商。

如需检验则将第四联（黄色检验联）送交质量部，通知其检验；

6）需要检验的物料在待检区存放，不需要检验的物料直接在相应的库位存放；

7）质量部对所购物料检验予以放行的，质量部在系统中将该物料从质量检查中转到非限制使用状态，仓库将该物料由待检区转入相应库位；检验结果如果是不良品，仓库在接到质量部的检验单后，及时告知采购部，由采购部通知供应商退货。

供应商在接到退货通知后，应及时将不良品收回并按退货数量重新组织送货。

仓库在货物退回的同时在SAP上做MIGO（122/123）的退货处理。

8）供应商根据仓库出具的入库单开具发票，将第二联（红色联）附在发票后面快递或送交财务部。

财务部校验发票无误后将发票入账。

第十四条委外加工物料入库

委外加工是指我司提供全部或主要的原料、配件、包装物等，由供应商加工，并将加工完成的分总成送至我司，我司与之结算加工费用的加工供应方式。

委外加工物料在初次下委外加工订单前，由采购部通知研发部建立BOM。

委外加工物料入库作业流程与标准采购订单入库流程不同点的是：

委外加工订单类型为L（分包），仓库依据委外订单做收料处理的同时必须根据BOM对委外加工发出的物料进行相应扣料处理。

入库单的传递方式与订单采购入库单传递方式相同。

第十五条供应商寄售入库

供应商寄售供货方式是指公司与供应商结算数量按照公司实际使用的数量进行结算，而非按照采购入库的数量进行结算的一种采购方式。

采购部在系统中下供应商寄售订单后，仓库根据寄售订单收货入库，打印入库单，将入库单第三联（兰色厂商联）交给供应商；如需检验则将第四联（黄色检验联）送交质量部，通知其检验。

每期末采购部根据公司生产实际领用的数量通知供应商开票结算，财务部收到发票后将发票与生产领用数进行校验，校验无误后将发票入账。

第十六条供应商免费交货入库

供应商免费交货入库主要是供应商免费送样配件入库。

该类物料不需要付钱，不存在货款结算。

供应商根据需求部门开出的“送样单”到仓库办理入库手续，仓库验收数量后，通过无订单采购入库（MIGO501）方式收料入库，库位为新品库。

送样单仓库留存一联，附在入库单后，同时向送样需求部门反馈一联，注明实收样件数量。

第十七条客供物料入库

客供物料是客户免费提供给公司装配的配件，公司应定期向客户反映进销存情况、库存不足应及时通知客户补足。

仓库收到客供物料时应严格查验收货数量，然后通过无订单采购入库（MIGO501）方式收料入库，对于客供物料中的废品，仓库应及时通知通知客户进行处置或征得客户同意后自行处置。

第十八条可回收物料入库

可回收物料是指在生产、物流过程中可以循环使用的配件、包装等，如B5传感器口防尘塞、B5纸箱等。

可回收物料入库、调拨程序如下：

1.由拆包工厂负责整理收集，清点数量，在SAP系统内做无订单收货（全部收至正品库中）；

2.拆包工厂负责鉴定可回收物料状态，将已损坏、无回收利用价值的物料区分开来，需调往异地工厂使用的可回收物料在系统内做二步调拨，调拨至使用工厂。

无回收利用价值的物料经工厂负责人或质量科负责人确认后转入不良品库，工厂负责人需在转移单上签字确认，按照废旧物资处理有关规定进行处置。

仓库应优先安排回收物料的使用。

如可回收物料状态需经质量部鉴定，则拆包工厂收集后调入质量部指定工厂，由质量部鉴定后进行发料使用或按上述程序调拨、处置。

第十九条调拨入库

调拨入库是指厂内库位之间的调拨以及不同工厂之间的调拨。

仓库不得随意进行批次调拨及料号之间的调拨，如出现特殊情况，确需进行上述操作，仓库应说明原因，经财务部批准后方可进行上述操作。

1．一步调拨（MB1B311）

一步调拨是指一次操作完成不同库位的出库及入库。

下述情况适用一步调拨：

工厂生产用原料直接从主机现场库扣料。

工厂领料时，仓库将原料从原料库调拨至主机现场库;

质检员返检库存物料发现的次品，仓库根据检验报告单将物料从正品库调至不良品库；不良品库物料经筛选、简单返工后可以继续使用的，从不良品库调拨至正品库；

对外索赔发出的物料、维修发出的物料以及其他供应商返工暂时发出的物料，在系统内增加库位（发出物料库），通过一步调拨的方式解决。

上述物料调拨，调拨接受方应在调拨单上签字确认。

2．二步调拨（MB1B305/MIGO101）

不同工厂之间的调拨适用二步调拨流程。

调出仓库将调拨单（一式四联）打印并交提货人签名后，一联由调出仓库留存，一联送交物流管理部门，另两联由提货人随车携带，调入工厂依据调拨单或工厂间采购订单（转储单）验收货物做入库处理（MB1B305），将调出工厂以MB1B303调出时产生的物料凭证号在“参照”栏注明，同时在调拨单上签名确认，将一联调拨单作为收料单的附件留存，另一联由送货人送交物流管理部门作为结算运费的依据，物流管理部门应核查调拨物资有无短少。

在物料调拨过程中若出现接收方收到的物料与调拨单不符，则仍依调拨单数量在SAP中作收料处理，同时在回填的调拨单中注明实收数量，然后将短少情况在3小时内反馈至物流管理部门，物流管理部门应在接到信息后2个工作日内给出处理方法或牵头组织专题会议，拿出解决方案。

收货方根据解决方案及时进行处理。

对于由承运人或相关责任人赔偿的短少以MB1A201发料，同时维护营业外支出-非常损失（56010300），收到赔偿时，财务部做冲减营业外支出处理；对于收发计量差错造成的差异先将原调拨出入库冲销，再根据实际数量做调拨出入库，无法冲销的，按差额数调整出入库；对于运输途中的损坏，收货方收货后根据质量部门检验结果将损坏物料调拨至不良品库，属于运输人员责任的，应向驾驶员或货运公司索赔。

对于不便在SAP系统内记录管理的物料，应在OA<<物品系统>>内登记管理，物料维护由财务部负责；物料调拨领用时，由管理部门手工开立调拨单或出库单，经部门经理/主管总经理签批后，调出方在物品系统做减少，调入方在物品系统做增加。

第二十条工单入库

工单入库是指工单产出的成品、半成品、回料的入库以及拆解工单退回的配件等入库

1．生产工单下达

工厂应根据不同情况下不同的生产工单，正常产品生产下标准生产工单，库存产品返工下重工工单，车间换模过机下换模工单，新产品调试下调试工单，废品拆解下拆解工单。

标准生产工单下达：

生产计划管理部门依据客户需求，结合库存情况，安排生产计划。

工厂依据生产计划下达生产工单并安排生产。

调试工单下达：

新产品调试由项目管理部门向PMD反映需求，由PMD安排调试计划并通知工厂，如遇计划外紧急调试，工厂应在接到PMD主动通知（当面通知或电话方式）两小时内下调试工单。

有关样件准备由PMD安排计划并通知工厂下调试工单。

所有的新品调试均应下达调试工单。

重工工单及拆解工单下达：

仓库对不良品库（含新品库）的物料及长期停用的物料提请质量部检验，工厂根据质量部的检验结果，对其中需返工的、需拆解的在一周内分别下达重工工单及拆解工单，安排返工及拆解。

在生产许可的情况下，工厂应尽早安排返工及拆解，清理不良品库存，原则上每月清理一次。

换模工单下达：

由工厂在实际换模生产时下达。

各种类型的工单都必须维护物料号，不同产品拆解应分别下拆解工单。

2．工单报工

调试工单报工：

调试工单报工按“谁调试，谁负责报工”的原则进行，工厂具体负责SAP系统的报工操作，项目经理或项目经理委托的调试负责人应对调试投入、产出的数量进行签字确认、对报工有关消耗量进行签字确认，应对出入库物料数量分别在物料出库单和入库单上签字确认。

报工必须当班完成。