保密工作机构与职责.docx
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保密工作机构与职责
保密工作机构与职责
本文规定了我公司保密组织机构的设置及其职责与权限。
本文适用于我公司保密组织机构的管理。
一、保密工作机构的设置
为了建立健全保密管理体系，公司按国家秘密载体印制资质单位保密标准成立保密成立保密工作领导小组，从而代替保密委员会对公司保密工作进行全面管理。
组长：
（保密工作主要负责人）
副组长（分管保密工作负责人）
成员（综合部保密工作负责人）
（技术部保密工作负责人）
（市场部保密工作负责人）
领导小组下设保密管理办公室，综合部承担管理办公室职能。
综合部经理任办公室主任，负责本单位保密工作的日常管理。
二、保密工作领导小组职责
1、总经理为本单位保密工作第一负责人，对本单位保密工作负全面责任，履行下列职责：
（1）保证国家相关保密法律法规在本单位贯彻落实；
（2）监督检查保密工作责任制的落实情况，解决保密工作中的重要问题；
（3）审核和签发本单位保密管理制度；
（4）为保密工作提供人力、财力、物力等条件保障。
2、分管保密工作负责人：
加工部经理对本单位保密工作付具体领导和监督责任，履行下列职责：
（1）组织制定本单位保密管理制度、保密工作计划，审定保密工作总结；
（2）监督保密工作计划落实情况，组织保密检查；
（3）监督保密工作计划落实情况，组织保密检查；
（4）为保密管理办公司和管理人员履行职责提供保障。
3、本公司涉密技术部、综合部、市场部负责人分别对本部门的保密管理负直接领导责任，履行下列职责：
（1）组织开展保密风险评估，修订生产管理制度，优化档案数字化业务流程，制定保密工作方案，落实保密风险防控措施；
（2）监督检查涉密档案数字化加工业务管理和保密制度执行情况，督促所属员工履行保密职责；
（3）及时发现、研究解决保密管理中存在的问题。
4、本公司指定公司综合部承担保密管理办公室职能。
封鸿芮任办公室主任。
保密管理办公室负责本单位保密工作的日常管理，履行下列职责：
（1）组织落实保密工作领导小组的工作部署，提出工作建议，拟定工作计划、总结；
（2）制定、修订保密制度；
（3）参写单位相关管理制度的制定、修订工作，并落实到位；
（4）审查、确定保密要害部门部位，指导、监督保密设施设备的建设、使用和维护管理；
（5）对涉密人员履行保密职责情况进行指导监督；
（6）对本单位各部门保密管理有关情况进行指导监督；
（7）组织开展保密检查，针对存在的问题提出整改意见，并督促落实；
（8）报告、配合查处泄密事件；
（9）管理保密工作档案；
（10）承办保密资质申请、延续、事项变更登记等工作；承办保密工作领导小组交办的其他任务。
三、保密管理人员应具备的条件
（1）具备良好的政治素质；
（2）熟悉保密法规，掌握保密知识技能，具有一定管理的能力；
（3）熟悉本单位业务工作和保密工作情况；
（4）通过保密行政管理部门组织的培训和考核。
四、各公司领导保密职责
1、总经理
（1）对我公司保密工作负全面领导责任，确保国家有关部门保密工作的方针政策、法律法规在我公司的贯彻执行。
（2）为我公司贯彻实施保密工作提供人力、物力和财力的保障。
2、分管保密工作的公司领导
（1）对我公司保密工作负组织领导责任。
（2）对我公司保密工作进行研究、部署和总结，确保保密管理制度的组织实施。
（3）及时组织研究解决保密工作的重要问题。
（4）保证我公司保密工作管理机构及其工作人员切实履行职责。
3、分管其他业务的公司领导
（1）对分管业务工作范围内的保密工作负主要领导责任。
（2）熟悉分管业务工作中的保密工怍情况（包括清楚分管业务工作中的保密工作重点，清楚分管业务工作中的国家秘密事项情况，掌握分管业务工作中涉密人员的基本情况等）。
（3）保证保密工作与业务工作同计划、同部署、同检查、同总结、同奖惩。
（4）在重大涉密活动中，要求保密办公室进行保密管理和监督。
（5）自觉接受保密监督，模范遵守我公司保密管理制度。
4、各部门负责人
（1）对本部门工作范围内的保密工作负领导责任。
（2）负责监督检查保密法律法规、保密制度在本部门的实施执行情况。
（3）做好本部门密件、密品和涉密场所的保密、安全、防范工作。
（4）解决本部门在日常工作中遇到的保密问题，制止和纠正本部门有关保密违纪、违法行为。
（5）实施对本部门保密工作的管理和检查。
（6）对本部门员工进行经常性保密教育和保密提醒。
（7）对本部门产生的涉密事项的密级（确定、变更和解除）、涉密岗位、涉密人员及其涉密等级、涉密时限进行初步拟定。
（8）及时向保密办公室通报本部门保密工作情况。
5、涉密档案数字化加工业务负责人
（1）对本部门的保密管理负直接领导责任，
（2）组织开展保密风险评估，修订生产管理制度，优化档案数字化加工业务流程，制定保密工作方案，落实保密风险防控措施；
（3）监督检查涉密档案数字化加工业务管理和保密制度执行情况，督促所属人员履行保密职责；
（4）及时发现、研究解决保密管理中存在的问题。
6、专职保密工作人员
（1）负责全公司的日常保密管理工作，对全公司的保密工作进行指导、协调、监督和检查。
（2）协助上级保密机关和公司保密办公室查处失、泄密事件，制止、纠正、查处有关保密违法、违纪行为。
（3）建立保密工作档案，如实记载保密委员会工作情况和各成员履行职责情况以及全公司保密制度的实施情况。
（4）完成上级保密部门、公司保密委员会和保密办公室交办的其他工作。
6、兼职保密工作人员
（1）关心全公司的日常保密管理工作，对相应范围的保密工作进行配合、协调、监督和检查。
（2）协助上级部门和公司保密办公室查处失、泄密事件，制止、纠正、查处有关保密违法、违纪行为。
（4）做好相关工作的密件、密品和涉密场所的公司的保密、安全、防范工作。
（3）协助解决本部门在日常工作中遇到的保密问题。
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保密教育培训制度
使全公司员工特别是涉密人员，从保密教育培训中知悉什么是国家秘密，如何保守国家秘密，增强保密意识和国家意识，自觉遵守保密规章制度和保密纪律，履行保守国家秘密义务，确保国家秘密安全。
一、保密教育培训内容
涉密人员应该积极学习党和国家关于保守国家秘密的方针政策、法律法规、上级有关保密工作的指示和文件精神及我公司保密规章制度等。
例如：
1、《中华人民共和国保守国家秘密法》；
2、《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》；
3、《武汉金档科技保密制度》
4、保密与窃密斗争形势及保密知识、技能。
5、案例的分析、教育和应吸取的教训，防止类似事件（再）发生。
二、领导职责
1、保密工作领导机构
1）负责审批公司保密教育和涉密人员年度培训计划。
2）对我公司保密教育培训实施指导、监督，确保全公司保密教育得以实施。
2、保密办公室
1）负责拟制和实施我公司保密教育和涉密人员培训计划，并将保密教育和涉密人员培训内容纳入年度保密计划工作中。
2）负责保密培训的教学管理和对学员的考核工作，并负责组织岗前、在岗、离岗和出境涉密人员的保密教育工作。
3）协同主办部门做好重大涉密活动前的保密教育，督促检查各部门做好日常保密教育工作，并将保密宣传纳入日常工作管理。
4）负责报送专职人员接受上级保密工作部门组织的培训和考核。
3、公司各部门
1）负责提出年度本部门涉密人员接受培训的计划。
2）负责对本部门员工进行经常性保密教育和保密提醒。
三、基本形式
1、上岗前保密教育：
由保密办公室对新入公司员工进行保密传统、保密法规、公司保密管理规章制度的教育。
2、在岗保密教育：
由保密办公室对在岗涉密人员，有针对性地进行保密与窃密斗争形势、保密管理制度、保密知识技能等教育，并保证每年10个学时的培训。
3、离岗保密教育：
由保密办公室对离开涉密岗位人员进行保密审查，签订保密承诺书，并按相关保密规定实行脱密期管理，使其明确继续承担保守国家秘密的责任和义务。
4、出国人员保密教育：
由保密办公室对出国人员教育、宣传，在其离开公司前进行外事纪律、保密事项、国家安全等方面的教育。
5、重大涉密活动前保密教育：
对参与组织、服务的涉密活动工作人员由主办部门和保密办公室对其进行保密纪律、责任义务、注意事项等教育。
6、日常保密教育：
平时利用各种载体方式，进行保密宣传教育。
7、专职保密人员教育：
保密办公室每年组织对专职保密人员进行业务培训和学习。
四、培训方法
1、举办学习班，集中学习。
2、参加行业培训班。
3、利用我公司内部局域网、发放保密教育读本等方式进行教育。
4、开展保密知识问卷调查。
5、举办保密工作座谈、交流会等。
五、时间安排
具体安排由保密办公室及人事部负责人拟定。
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涉密人员管理制度
一、上岗管理
１、本公司对从事涉密业务的人员进行审查，将其确定为涉密人员。
涉密人员通过本公司保密教育培训，并签订保密承诺书后方能上岗。
2、涉密人员根据所在岗位涉密情况分为核心、重要、一般三个等级，实行分类管理。
3、涉密人员应当保守国家秘密，严格遵守各项保密规章制度，并符合以下基本条件：
（1）遵纪守法，具有良好的品行，无犯罪记录；
（2）本公司正式员工，并在其他单位无兼职；
（3）社会关系清楚，本人及其配偶为中国境内公民。
二、在岗管理
1、本公司将涉密人员基本情况登记造册并向保密行政管理部门报备。
2、本公司对涉密人员实行动态管理，并向保密行政管理部门报调整变动情况。
当涉密人员等级发生变化时，应履行审批流程。
3、本公司与涉密人员签订的劳动合同或补充协议，包括以下内容：
（1）涉密人员的权利与义务；
（2）涉密人员应遵守的保密纪律和保密制度：
（3）因履行保密职责，导致涉密人员利益受到损害，本公司给予补偿的规定；
（4）涉密人员因违反保密规定而被无条件调离涉密岗位或给予辞退等处罚的规定：
（5）认真履行保密职责，本公司给予涉密人员奖励的规定；
4、在岗涉密人员每年参加保密教育与保密知识、技能培训的时间不少于10个学时。
5、本公司对在岗涉密人员进行定期考核评价。
6、涉密人员泄露国家秘密或严重违反保密法规、制度的，将调离涉密岗位。
7、涉密人员因私出国（境）的，须经公司同意，出国（境）前须经过保密教育。
擅自出境或逾期不归的，本公司将及时报告保密行政管理部门。
8、本公司向涉密人员发放保密补贴。
重要涉密人员每月300元/人，一般涉密人员每月100元/人。
9、本公司员工遵守保密制度，履行保密职责的内容纳入绩效考核内容
三、离岗管理
1、涉密人员离岗离职须经保密审查，签订保密承诺书，并按相关保密规定实行脱密期管理。
四、内部牵制制度
1、对涉密人员管理实行内部牵制制度，实行层层管理，相互监督。
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秘密载体管理制度
一、建立涉密载体交接登记制度
1、设置涉密载体台账，登记内容包括品种、名称、数量、时间、批准人、经办人情况
2、设置交接登记台账涉密档案实体、数字化加工成果、信息存储设备及其他国家秘密载体的接收、保管、领用、交付、销毁等流转环节实行交接登记制度，登记内容包括品种、名称、数量、时间、批准人、经办人情况等，登记归档保存3年以上。
二、数字化加工过程中的秘密载体管理
1、涉密档案数字化加工过程严格控制档案实体及数字化加工成果的接触范围，绝不擅自复制、留存。
2、涉密档案实体、数字化加工成果，将保存在符合安全保密条件的加工场所或其他符合安全保密条件的设施设备中。
3、涉密档案数字化加工任务完成后，将档案实体及全部数字化加工成果、使用过的存储介质等信息载体移交给委托方，绝不擅自留存。
本公司所有的加工设备中存储的加工信息在委托方的监督下，采取符合保密规定的方法彻底清除。
4、本公司在自有场所加工的档案数字化成果，将以光盘、硬盘等实物形式交付委托方，禁止利用互联网等公共网络传递交付。
三、使用涉密载体必须符合以下要求：
1、由本公司保密管理办公室根据涉密载体的密级和制发机关的要求及工作的实际需要，确定本公司知悉范围。
2、阅读和使用涉密载体，应办理登记、签收手续，在符合保密要求的办公场所进行。
3、汇编涉密文件、资料，应按其中的最高密级和最长保密期限管理。
不得擅自改变原件的密级、保密期限和知悉范围。
4、摘录、引用涉密内容，应按原件的密级、保密期限和知悉
5、传达涉密信息文件资料，凡不准记录、录音、录像的，应当事先说明。
四、复制涉密载体必须符合以下要求：
1、复制制发机关、单位允许复制的机密级以下涉密载体，须经本公司保密管理办公室领导批准。
2、不得改变其密级、保密期限和知悉范围。
3、应当履行登记手续。
复制件应当加盖复制机关、单位的戳记，并视同原件管理。
4、本公司不具备复制条件的，应到保密定点单位复制。
五、保存涉密载体必须符合以下要求：
1、选择安全保密的场所和部位。
工作人员离开办公场所，应当将涉密载体存放在保密设备里。
2、每年定期对当年涉密载体进行清查、核对，发现问题及时向保密行政管理部门报告；按照规定及时清退涉密载体，不得自行销毁。
3、涉密人员离岗、离职前，须将保管的涉密载体全部清退，并办理移交手续；需要归档的涉密载体，按照国家档案法律规定归档。
六、销毁涉密载体必须符合以下要求：
1、禁止将涉密载体作为废品出售或私自销毁。
2、经本公司保密管理办公室审核批准，并履行清点、登记手续，送保密部门定点单位监销。
七、内部牵制
1、秘密载体的保存、传递、维修、销毁等过程中，执行与监督职能相互分离，实行内部牵制制度
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秘密数字化加工业务及过程管理制度
一、涉密档案数字化加工业务管理
1、秘密数字化加工项目业务管理台账管理
（1）建立档案数字化加工项目业务管理台账，记载内容包括委托印制证明、合同编号、委托单位、项目保密负责人、参与人员、主要加工设备、作业时间地点、接受加工的档案类别及数量、密级、档案实体及数字化加工成果的交付情况等。
2、涉密档案数字化加工场所管理
（1）涉密档案数字化加工场所为本公司保密要害部位，按保密要害部位管理。
（2）本公司指定专人负责涉密档案数字化加工场所的安全保密工作，严格遵守委托方的安全保密要求。
（3）涉密档案数字化加工场所，实行封闭管理，配备门卫，并以安装门禁、视频监控、防盗报警等安防系统。
监控机房安排专人不间断值守。
（4）档案数字化加工场所配备专柜，供存放私人物品。
（5）数字化加工现场负责人或门卫对每次进出加工场所的人员进行安全保密检查。
未经批准，禁止带入带出任何信息设备或其他物品。
（6）建立视频监控的管理检查机制，安全保卫部门定期对视频监控信息进行回看检查，保密部门对执行情况进行监督。
视频监控信息保存时间不少于3个月。
（7）门禁系统、视频监控系统和防盗报警系统等定期检查维护，确保系统处于有效工作状态。
（8）应在涉密档案数字化业务中积极建立与委托方的共同监管机制，接受委托方对保密工作的监督和管理，并实行内部牵制制度。
二、涉密档案数字化加工过程管理
1、涉密或需要严格控制知悉范围的档案数字化加工，在委托方提供的场所进行；其他非涉密档案数字化加工，应在本公司自有场所进行。
2、涉密档案数字化加工应实行全过程管理，明确岗位责任，执行与监督职能相分离，实行内部牵制制度。
落实各环节安全保密措施，确保管理全程可控可查。
3、应将项目所有参与人员的基本信息报委托方备案。
4、应按照资质等级、类别承接涉密档案数字化加工业务。
拒绝将《资质证书》出借或转让。
绝不将承接的涉密印制业务分包或转包给不具备相应资质的单位。
5、承接涉密印制业务时，应实行先查验、再收取委托方的委托印制证明，并进行登记。
没有合法印制证明的，拒绝承接。
6、及时完善档案数字化加工项目业务管理台账。
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信息系统、信息设备和保密设施设备制度
一、信息系统与信息设备管理
1、涉密信息系统规划、建设、使用等符合国家有关保密规定。
2、用于涉密档案数字化加工的信息设备符合国家保密标准，有密级、编号、责任人标识，并建立管理台账。
3、涉密计算机、移动存储介质按照存储、处理信息的最高密级进行管理与防护。
4、涉密信息设备的使用符合相关保密规定，做到6项禁止：
（1）禁止涉密信息设备接入互联网及其他公共信息网络；
（2）禁止涉密信息设备接入内部非涉密信息系统；
（3）禁止使用非涉密信息设备存储、处理涉密信息；
（4）禁止超越计算机、移动存储介质的涉密等级存储、处理涉密信息；
（5）禁止在涉密计算机和非涉密计算机之间交叉使用移动存储介质；
（6）禁止在涉密计算机与非涉密计算机之间共用打印机、扫描仪等信息设备。
5、涉密计算机、服务器等涉密信息设备采取身份鉴别、访问控制、违规外联监控、安全审计、移动存储介质管控等安全保密措施，并及时升级病毒和恶意代码样本库，定期进行病毒和恶意代码查杀。
6、涉密信息打印、刻录等输出相对集中、有效控制，并采取相应审计措施。
7、涉密计算机及办公自动化设备将拆除具有无线联网功能的硬件模块，禁止使用具有无线互联功能或配备无线键盘、无线鼠标等无线外围装置的信息设备存储、处理涉密信息。
8、涉密信息设备的维修，统一要求在本单位内部进行，并指定专人全程监督，严禁维修人员读取或复制涉密信息。
确需送外维修的将拆除涉密信息存储部件。
涉密存储介质的数据恢复统一到国家保密行政管理部门批准的单位进行。
9、涉密信息设备改作非涉密信息设备使用或淘汰处理时，将涉密信息存储部件拆除。
淘汰处理的涉密存储介质和涉密信息存储部件，严格按照国家秘密载体销毁有关规定执行。
10、涉密计算机及移动存储介质携带外出严格履行审批手续，带出前和带回后，均进行保密检查。
二、保密设施设备制度
为了做好本公司涉密设备的保密管理，防止和杜绝泄密事件的发生，根据国家有关规定，结合本公司实际，制定本规定。
1、所有保密设备设施必须建立台帐，随时掌握数量和使用、管理情况。
涉密设备应在显著位置做出密级标识。
2、保密管理办公室负责对涉密设备的统一管理和维护，并对设备的运行情况进行定期的监督检查，其工作同时接受相关保密主管部门的指导和要求。
2、本规定所称的涉密设备是指计算机复印件、传真机、打印机扫描机、多功能一体机、声像设备、光盘刻录机、文字处理机等采集、处理、存储和传输涉密信息的设备。
3、坚持“谁使用谁负责”的原则，加强监督，杜绝泄密事件发生。
4、涉密计算机及办公自动化设备将拆除具有无线联网功能的硬件模块，禁止使用具有无线互联功能或配备无线键盘、无线鼠标等无线外围装置的信息设备存储、处理涉密信息。
必须安装防病毒软件，并设置必要的安全策略。
5、贯彻“维护为主”的方针，每台设备使用维修定人定机，正确使用，精心维护，做到会使用、会保养、会检查、会排除一般故障。
如发生设备设施事故，操作者应立即采取应急措施，同时立即报告主管领导。
6、报废、销毁涉密设备应严格履行审批、清点、登记手续，送至专门地点销毁。
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保密要害部位管理制度
为加强保密要害部门、部位的管理，确保公司、客户、党和国家秘密的安全，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关规定，制定本制度。
一、本公司日常工作中产生、传递、使用和管理国家秘密的内设机构为保密要害部门（涉密综合部、涉密技术部、涉密加工部等）。
本公司内部集中制作、存放、保管、传输涉密信息文件资料的专门场所为保密要害部位（保密室等）。
二、本公司保密领导小组负责对保密要害部门部位保密管理情况进行检查、监督和考核工作。
三、建立健全保密要害部门部位岗位责任制，明确具体管理要求和措施。
四、保密要害部门、部位工作人员选用要经过严格审查，并参加保密行政管理部门专业知识培训，取得涉密岗位工作证。
五、保密要害部门部位工作人员应自觉接受保密教育，签订保密承诺书，遵守保密法律法规，履行保密义务。
六、保密要害部门部位工作人员不得擅自离岗离职。
离岗离职须严格履行工作移交手续，实行脱密期管理。
七、加强对保密要害部门部位保密室保密技术防护设施的配备，实行设备设施严格登记、按章操作、台账管理；禁止在要害部位录音、录像、拍照、使用无线电话。
无关人员不能进入。
八、对保密要害部门部位实行年度检查，年终考核制度。
检查考核情况作为先进部门、先进个人表彰重要依据和年度考核、绩效考核档次确定的重要内容。
九、建立《风险识别防控一览表》，对主要管理活动的保密风险点进行识别。
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保密工作检查制度
为了加强保密监督检查，使公司保密监督检查工作制度化、经常化、规范化，提高保密管理水平，根据国家有关保密法规及项目保密要求，结合我公司实际，制定本制度。
一、保密监督检查
1、公司各部门采取定期对保密工作进行检查，并形成检查表。
内容包括：
检查时间、检查人、检查对象、检查事项、存在问题、整改措施及落实情况等。
2、公司保密管理办公室每年6月份和12月份织公司的保密检查，对发现的问题，提出书面整改要求，并督促整改。
3、保密工作检查结果结果作为员工考核、工作绩效考评、保密先进部门、先进集体重要依据。
4、保密领导小组每年年底组织一次公司保密工作责任制落实情况检查，即保密工作自查，形成自查表。
发现问题，及时处理和整改，促进保密工作持续开展。
5、监督检查情况，按照相关保密制度执行。
二、责任划分和保障措施
1、公司保密工作领导小组负责组织和指导保密监督检查工作。
2、保密管理办公室负责具体实施保密监督检查工作。
3、专职保密员负责表格的发放和保密工作文档的保存。
4、涉密部门负责人对本部门保密工作负领导责任，涉密人员对本职工作中的涉密事项负直接责任。
5、本制度自颁布之日起施行。
6、在保密监督检查过程中发现泄密事件，应及时报告和采取补救措施。
三、附则
1、本制度由公司综合部负责解释。
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保密工作考核与奖惩制度
一、保密工作考核制度
1、对在岗涉密人员进行定期考核评价，重点考核其遵守保密纪律、履行保密义务责任和接受保密培训的情况，制定涉密人员年度考核表对涉密人员进行考核。
2、本公司将员工遵守保密制度、履行保密职责的情况纳入公司绩效考核内容，考核结果作为发放保密补贴和评选先进的依据。
3、本公司对严格执行保密规章的集体和个人给予表彰奖励。
4、本公司将保密工作责任制纳入公司考核制度，直接与工资和绩效挂钩。
具体见公司考核制度。
二、奖惩制度
1、奖惩标准
（1）本公司根据涉密人员年度考核表，保密工作检查表结果，对严格执行保密规章的集体和个人给予表彰奖励。
奖励标准如下：
先进集体：
1000元/部门，先进个人：
200/人
（2）本公司对违反保密法规、制度的有关责任人给予相应处罚；泄露国家秘密的，一律按照有关规定作出处理，罚款或解除劳动合同等决议。
（3）本公司对因工作疏忽而泄露公司商业秘密及客户秘密，根据情节严重性，给予以下不同情况处罚。
1）员工在职期间，因工作疏忽而泄露公司商业秘密及客户秘密时，情节轻微且未给公司造成实际经济及名誉损失的，公司给予警告处分。
2）员工在职期间，因工作疏忽而泄露公司商业秘密，情节轻微但给公司造成一定的经济及名誉损失的，公司给予罚款及行政降级处罚。
3）员工在职期间，因工作疏忽而泄露公司商业秘密，情节严重且给公司造成一定的经济及名誉损失的，公司可立即与其解除劳动合同且不给予任何补偿，并追偿损失。
2、其他保密奖励事项
凡有下列表现之一的部门或个人，由保密负责人报请上级
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