海外部操作.docx
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海外部操作
（内部资料）
海外部SOP手册
Version:
V.2010-1
深圳市灏东国际货运代理有限公司
2011年7月—修改件
一、工作规范
1.邮件
●新建EMAIL格式：
OUTLOOK——工具——选项——撰写——邮件：
10ptVerdana
●邮件签名设置如下：
YoursSincerely
Name
---------------------------------
HunicornFreightServiceCo.,Ltd.
Tel:
Mob:
Fax:
MSN:
SKYPE:
●一封邮件将该说的、必须解决的问题一次解决，想在客户前面
●收到邮件需要及时回复，如果暂时无法处理的，应在邮件后标注小红旗。
●抄送相关人员。
●邮件要有主题，便于以后查找。
2.快件
●寄快件
一般国内快递找顺丰，有月结协议（对于同行到付，直客预付）。
每天上午11.00-11.30（上午要寄件的，请注意这个时间段，否则就赶不上上午的寄件了）和下午下班前会来收两次件。
国外快递一般找TNT，合同号：
60535，收件时先付款，在快递单上写上工作号，再去财务报销。
（有时候也帮客人用DHL寄件，账号：
601519820，有8折优惠）
海外代理出正本提单的，快递费由代理承担，我们预付，将快递费开进账单。
工厂的一般由我们做预付。
寄出的快件，将快递号发给收件人并且在JOBSHEET上写上快递号以及日期，以便跟踪。
●收快件
收到快件时，签收人要第一时间把快递单交给快递单上的收件人，若收件人不在，先代签收并妥善保管，待收件人在时当面交接。
若收件人请假的，打开快件，若是发票和提单，作登记以后第一时间交财务，并知会收件人。
3.电话
座位上电话响，需尽快接听。
如果人员离开，其他同事应主动代为接听，（*72#抢接电话）并将电话内容记录在便签纸上及时转告相应同事。
4.文件资料
正在操作的文件需整齐排列在桌面，以便查找。
每一项操作的内容需及时记录在JOBSHEET上。
一个季度整理一次已经结束的单，用订书机订起来，按工作号排列存放在指定文件柜里。
5.核销单管理
自己用专门的本子记录核销单抬头、核销单号、报关行、开船日期、退回核销单日期、寄送日期、快递号等信息。
二、
日常工作
●每天来了先安排当日比较急的付款（上午10:
30之前，下午14:
00之前向财务JOE报付款,邮件或者MSN,写明工作号，收款方，付款金额，注意要与系统里录入的金额进行核对）；
●按操作流程进行各项业务操作，安排拖车、报关、文件、对账等具体操作事宜；
●价格有更新时需及时报价给代理。
●整理工厂资料，联系方式，开票抬头，邮寄地址等
●每周整理一次SHIPPINGSTATEMENT；
●定期联系代理比较长走的SHIPPER，看是否近期有出货安排，可提前通知代理；
●及时更新和整理SHIPPER资料，可定期拜访，以了解是否有其它货物可以委托我们安排；
●按期查询代理付款情况，并及时跟进催款。
●及时更新代理资料，联系人资料、工厂信息、特殊要求等信息。
三、
操作流程及规范
1.NewBooking订舱
如果是代理下过来的格式就用他们的，如果是还没收到代理的邮件，先收到客人的BOOKING，就用下面的格式发给代理确认。
Subject:
newbkg.-SHIPPER/CNEE/起运港-目的港/柜型/柜量
Receivedbookingasbelow:
SHPR:
CNEE:
NOTIFYPARTY:
POL:
POD:
VOL:
TERMS:
Goodswillbereadyon.
Thebestratewehaveis:
USDbycarrier：
Validto.
Plscheckandadvisewhichservicetouse.Waitingforyourreverttomakefurtherarrangement.
确认SHIPPER、CONGIGNEE、NOTIFYPART、船期、起运港、目的港，柜型，柜量，品名（是否危险品，是否在我们合约允许的品名范围内）、重量（是否重柜）、价格等资料是否正确，还应注意客户是否有其他特殊要求，比如目的港免堆存免柜租的要求，比如是否对集装箱柜子有特殊要求等等。
根据各订舱公司的要求相应订舱。
订舱时要注意所用的订舱合约号、客户资料的保密，一些客户保密的资料要慎重给到订舱公司，并及时确认舱位和放舱时间，尤其在舱位紧张的情况下，一定要追紧放舱。
船公司一般是船开前七天放舱。
如果遇到舱位有问题或缺柜的情况，建议客户改其他船东。
不同船公司不同柜型对重量、体积的规定，见《海外部报价表》
不同船东订舱，见《海外部订舱SOP》
按照代理区分文件夹，子文件夹按照灏东工作号建立，需将HB/L、MB/L、D/N、扫描件等文件统一放入，如ITC/SZH201000001
2.放舱
填写《海外部业务单》，确认价格，写在业务单上。
拿到舱位后，请仔细核对S/O上内容是否和订舱一致，包括船期，起运港，目的港，柜型，柜量，品名，重量等，如有问题，请及时向船公司修改，修改正确以后再放给客户。
S/O给客户时必须注意资料的保密，把该涂抹的文字去掉，包括订舱公司的合约号，名称，联系电话等。
S/O给客户以后请电话或者邮件确认S/O是否收到并确认做柜时间。
旺季舱位紧张时，一定要及时与客户确认是否做柜，以便我们调整舱位。
ENS截止前一天请与客户确认做柜情况。
给代理发邮件格式如下：
Bookinginf.withschedule:
（拿到S/O发给shipper后即发）
S/Ohasbeenreleasedtotheshipper,detailsasbelow:
S/ONO.:
VOL:
POL:
POD:
VSL/VOY:
ETD:
3.拖车
●询价
若客户委托我司安排拖车事宜，请与客户确认好做柜的时间，地点，联系人、联系电话，货物品名，货物重量，报关方式（清关还是转关），确认好客户装柜信息后，向拖车公司询价，询价时需提供装柜地，货重，报关方式以及还柜港口等信息。
●派车
客户确认好拖车价格之后就要向车行派车，制作派车委托书，将S/O和派车委托书一并传给拖车公司。
车行会凭S/O去打设备交接单，设备交接单上的信息指示司机提柜和还柜。
一般船公司打单时间在上午9点至中午12点，下午2点至下午5：
30，周一至周五，部分船公司周六上午可以打单。
要注意S/O上的截关时间，如做柜地点较远，做柜时间离截关时间较近，需在派车前向车行特别说明，以免赶不上截关。
若是转关的，请务必通知拖车行带司机本，并要三证一致，（行驶证、驾驶证、司机本）。
若装柜时有监装人员，需在派车单上特别注明拖车一定要准时到场，以免监装人员在工厂等候。
约车的时间要尽早，尤其是旺季的时候要提前询问客户是否需要我司安排拖车，我司也要通知拖车行留车给我司。
●装柜
在预定装柜时间之前向车行索要柜号、封条号、司机手机、车牌号等信息，然后转发给装柜联系人，以便其核对所到拖车是否正确。
要随时跟踪车辆情况直至车辆到场。
若车辆不能准时到达，要询问时什么原因造成迟到，并确认司机最快能到达工厂的时间，及时向客户和工厂联系说明情况。
货物装完，工厂封柜后，应督促司机及时把重柜还进码头，不要中途逗留。
并记录司机离开工厂和重柜还进码头的时间，若中间时间过长，请查明延误时间的原因。
司机还重柜入场以后，让拖车行及时传真重柜纸给我司，如有过磅要求的，向车行索要过磅纸。
●可能产生的额外费用
派车期间有任何额外费用产生需写在派车单上，以便业务写单。
费用一般有：
改单费：
如果打单出来不是在还柜码头提柜，有些车行可以将打出的单上的提柜地点改回还柜地，这样会产生改单费，改单费一般和异地提柜费差不多。
异地提柜费：
如果打单出来不是在还柜码头提柜，又没办法改单，车行会收异提费。
这两项费用一般在RMB100~200。
压夜费：
一般车行都有限定装柜时长，6~8小时左右，装柜时间过长车行会收取压夜费，一般是RMB500。
过磅费：
有时候客户有过磅要求，费用一般是1元-1.5元/吨
高速费：
拖车一般都是走国道，有时会因赶截关时间等特殊情况走高速公路，具体费用视情况而定，需要车行将票据传真过来。
4.入仓
如果需要安排入仓的，尽早与shipper确认司机联系方式、车牌号、出发日期、到达日期等信息，将操作通知书和SO发给仓库，注明装箱要求，如拍照、称重等。
如果码头缺柜，开舱后需让仓库提前去打单提柜。
还柜后将柜号、入仓费填写在业务单上。
5.报关
如果客户委托我司报关，我们要询问客户装的货物是什么，重量是多少，是否有核销单报关还是买单报关，是否需要做商检等。
如果货物有A货，要向客户询问清楚都多少体积是A货，货装在什么位置，进哪个码头，根据这些信息我们向合作报关行咨询是否可以报关，价格是多少。
如果报关行不接受此类货物报关，我们要及时向客人反馈。
赤湾还柜的需要还柜纸（如需我们安排报关的，需要传真给报关行）如果换商检的，需要将原件重柜纸送到报关行，盐田不需要重柜纸。
●有核销单报关
a.报关资料的准备
如果客户有核销单报关，我们要求客户在装货之前把以下资料原件快递或者送至我司：
核销单，销售合同（盖章），报关委托书（三联，盖章），装箱单（盖章），商业发票（盖章），商检换证，质检，报关单等（寄资料给我司时，最好让客人多放几张盖章的空白纸）。
我们收到资料以后要检查资料是否齐全，内容是否完整，是否有盖章，若缺资料或者没有盖章，要立刻通知客户重新寄过来（蛇口不接受盖章的清单彩色打印版本，所以客户一定要多寄几份盖章的空白纸），不要延误时间以免错过船期。
若果资料没问题，请转寄给报关行，随后要确认报关行是否收到资料，资料是否完整，如有问题，及时处理。
需记下核销单号、核销单抬头和货值，方便日后查找核销单退回客户。
检查核销单上的资料与补料内容是否一致，重量、体积、品名等。
b.报关
还柜后，立即通知报关行报关。
报关资料提交半天以后，向报关行咨询是否放行，如果遇到查柜，要第一时间通知客户，询问所提供的报关资料是否与装箱一致，若一致，督促报关行及早查柜放行。
若不一致，要客户把真实的装箱情况告诉我们，操作应把这种情况告知业务员，待商量后再妥善安排报关。
若没有遇到查柜，三天以上报关时间，报关行仍不能放行导致柜子延船期产生的费用，报关行应承担（问报关费的时候一定要注意是含仓租的还是不含仓租的）。
报关放行以后，向报关行索要报关底单，并转发给客户。
c.核销单管理
收到核销单要登记核销单号码，抬头以及相应的提单号，柜号，客户名称，一般报关一个月后核销单可以退下来，届时需去财务部查找，并尽快退给客户做收汇和结汇。
●买单报关
买单报关时，只需要提供S/O（船名航次、箱封号）和装箱单（品名、件数、体积、重量、规格），重柜进港后即可以报关。
同样，报关资料提交半天以后，向报关行咨询是否放行，如果遇到查柜，要第一时间通知客户，询问所提供的报关资料是否与装箱一致，若一致，督促报关行及早查柜放行。
若不一致，要客户把真实的装箱情况告诉我们，操作应把这种情况告知业务员，待商量后再妥善安排报关。
若没有遇到查柜，三天以上报关时间，报关行仍不能放行导致柜子延船期产生的费用，报关行应承担。
报关放行以后，及时通知客户。
6.录入系统
将该票单的信息录入系统。
产生的流水号写在订舱资料表上。
工作号以开船日期为准，月底时需注意，下月开船的需录入下月的工作号（让CICI预先生成）。
1.委托页面产生流水单号、委托单位、收货人，通知代理人，代理，品名，唛头，装货港、目的港、箱型、箱号，船公司，船名、航次，S/O号，预计开船时间和到港时间。
2订舱页面：
订舱代理（船公司的订舱窗口，即一代，也就是我们要付款出去的公司），船公司
3.提单界面：
生成提单号（HB/L上的提单号即是我们的工作号），输入HB/L上的发货人，收货人，通知代理人，代理，品名，唛头，装货港、目的港、箱型、箱号等资料（资料由工厂提供），点击分单箱选择，生成HB/L格式后发给工厂核对。
HB/L确认后点击复制成新提单生成MB/L的资料（更改委托单位、收货人，通知代理人），预到付要相对应更改，如果用我们的合约价格HB/L=COLLECT,MB/L=PREPAID，用代理合约价格HB/L=COLLECT,MB/L=COLLECT。
然后发给订舱代理或者船公司。
3.费用制作：
应收费用和单位、应付费用和单位，若有变动需及时在系统更新。
船公司的费用需按照费用清单明细分项详细录入系统。
4.交单后如需更改费用，需提交改单申请，找CICI签字后让财务解锁。
7.Pre-Alert通知（工厂做完柜子就要发给代理）
在原来的邮件主题上增加以下信息
Subject：
Pre-Alert/OurJobNo.
Container（s）has（ve）beenstuffed,detailsasbelow
S/ONO.:
Ctnr.No.:
VOL:
POL:
POD:
VSL/VOY:
ETD:
8.文件
●补料（SI）
补料上的文字一般仅限于英文。
在船公司规定的时间内要尽快追客人补料，收到补料后，要阅读补料是否内容完整，出正本提单还是电放，有哪些特殊要求，若有特殊要求，要向船公司查证是否可以，比如开船证。
船公司一般要求一次性补料，通知客户如果确认后再修改就会产生改单费。
如果是一次性完整补料，就根据客户补料内容提交补料，补料时注意客户资料保密，勿将客户资料发给订舱公司。
补料含有以下信息：
SHIPPER,CONSIGNEE,NOTIFYPARTY
起运港,目的港,船名，航次
品名，件重体，唛头
箱封号，柜型，柜量
运费方式：
FREIGHTPREPAID或者FREIGHTCOLLECT
运输条款：
CY/CY或者CY/SD或者CY/FO（船舷上交货，船公司合约）
●对单
跟工厂核对HB/L时，顺便问其出正本还是电放，HB/L确认无误后再补料提交给船公司，跟进MB/L的状况，一般开船了就会有MB/LDRAFT,但对于华东华北地区，船公司不会提供MB/LDRAFT，只确认已经开船，等我们支付所有的费用给船公司之后他们才给我们DRAFT.华南地区船公司会先给我们MB/LDRAFT.MB/L核对无误后确认给船公司做电放还是出SWB,并且跟船公司要此单的费用明细（MSK要求在提交补料的时候就要注明做电放还是出SWB）最后将确认好的HB/L和MB/L复印件打印出来放入FILE。
●费用单/发票
应付费用单/发票：
MB/L确认好之后，船开后一般船公司的费用单就做好了，有些船公司或者订舱公司甚至会更早一点做好费用单，所以在补料以后，及时追订舱公司索要费用单，根据业务单上的应付费用核对费用单是否正确，正确的就确认给船公司，要求船公司开发票，发票取回后用铅笔写上对应的工作号，再交财务申请付款。
（船公司对付款要求是有期限规定的，不可超过他们的期限，否则有滞纳金产生，所以要催促船公司尽快给费用明细）
应收费用单/发票：
HB/L确认出单方式之后，发相关费用给客户确认后，并询问是否需要开发票的，如需要，要求客户提供开发票抬头，寄发票地址，联系人等，交给财务开发票。
如果不需要见发票付款的（多数可以见发票扫描件安排付款，可以先要求其付款给我们，然后再寄发票和提单一起给客户。
如需要先寄发票的，就寄给客户，并跟进应收费用的状况，尽早向客户收款。
9.ShippingAdvice（开船后7天内发给代理）
确认货柜开船后，将以下信息发给代理。
同时附件HB/L、MB/L、D/N一起发给代理。
在原来的邮件主题上将PRE-ALERT改为SHIPPINGADVICE
Subject:
ShippingAdvice./OurJobNo./
MB/LNO.:
PP/TLXORSWB
HB/LNO.:
CC/ISSUEDOHBLORTLX
VOL:
POL:
POD:
VSL/VOY:
ETD:
ETA:
EnclosedtheHBLMBL&D/N（TOTAL：
USD*******），plscheckandcfmbyreturn,thanks!
TOWHOMITMAYCONCERN:
INANYEVENTS,ANYCARGOSHALLNOTBEDELIVEREDWITHOUTPRESENTATIONOFORIGINALBILLOFLADING.
10.收款、付款
收款：
费用单发给客户后要跟紧客人的付款情况，看货柜的到港时间催促客人今早安排付款，如有特殊情况需要相关同事协助的，尽早提出。
收到客户的付款水单后，核对费用正确后，复印一份，写清楚工作号,应收单位和相应的金额（与系统一致），交财务查账销帐。
对于代理，一般都会有CREDITTIME，按照协议执行，注意控制风险。
及时告知代理付款金额和付款时间，分时间段安排付款时间。
付款：
确认船公司的付款期限后，跟船公司取回发票后，看着期限申请付款，拿到水单后扫描给船公司，并在上面写上对应的MB/L号码。
报付款要于每天上午10：
30之前报给财务，格式为工作号—金额—应付单位。
所以建议操作每天下班之前要整理好第二天要付款的单（核对好金额，确认发票已交财务）。
11.签单，放单
HB/L的出单方式一般是签正本提单或者电放。
船东单：
若客户要求出船东提单，操作向订舱公司发水单并注明速出正本提单，订舱公司一般都要求到帐才放单，因此，一般是头一天付款，第二天签单。
付款后，确认好提单可以签的，要及时安排取单，或者网上打印，若是省外单，提供我司地址给订舱公司并要求用顺丰快递寄至我司。
提单要由财务统一保管和控制。
电放：
若客户要求电放，需要客户提供电放保函。
操作可以先收取客户的电放申请书，确认收到SHIPPER款后可以做HB/L电放，但对于MB/L，有的船公司见电放保函的COPY件就可做电放，有的则要见正本件才能电放，要控制好时间，避免货柜到港了，电放动作还未完成，给代理带来不便。
若代理款后续没单或者我司垫付的金额很大的情况下，要经过领导同意方可安排电放。
（放单程序需经过DEREK同意）
●倒签提单
如果客户因信用证等要求需要倒签HB/L，需与代理确认，经代理同意并给倒签保函给到代理，同样SHIPPER也应给倒签保函给我们后才可做倒签。
倒签日期与实际开船日期一般相差不能超过七天。
●放单
放单控制权属于财务。
客户要求放单（包括放正本提单，电放）的，操作首先进系统查询客户付款是否到帐，若到帐，公司没有通知扣单的，可以放单或发电放信给客户，正本提单要通过快递（我司只用顺丰寄提单，若客户要求其他快递公司的，需提供保函）或者等待客户到我司领取。
若客户没有付款的，必须催客户付款，待客户款到帐了才可以放单。
若客户付了款还没到帐的，原则上要等到帐才可以放单，特殊情况下，客户后面有柜子的，可以让客户出保函，由经理签字才可以放单。
对代理风险的控制：
如果后面还有货柜的，可考虑先放单。
但如果没有的，需先收齐相关款项后，方可放单。
SHIPPER用我们的抬头TOORDER的，需要背书，并寄6-8张空白盖章纸给客户。
12.追踪货物
追踪货物在中转港是否及时中转，未中转的，要向订舱公司询问原因和申请尽快中转。
货物到港前一周，按以下格式发邮件通知代理。
ArrivalNotice:
（每周四发下周要到港的）
Subject:
ArrivalNoticeOurJobNo./
MB/LNO.:
PP/SURRENDER
HB/LNO.:
CC/ISSUEDOHBL
VSL/VOY:
ETA:
如果长时间未到港的，需及时查明原因。
（ALLEN的货物，船公司显示已经上船，实际仍未放行，产生巨额舱租柜租，找不到货主）
13.交单
应收费用和应付费用确认以后（应付费用是船公司提供的，而不是直接从系统打印出来），打印出来交单给财务，财务收到后核对无误，就把该票单锁单，锁单以后操作就不可以对该票作费用的增减了，必须改单才可以，改单需填写改单申请书，经CICI审核交财务解锁后修改，改好后财务便会重新锁单。
交单最迟要在每个月8号之前完成。
14.整理资料
文件是公司的重要资料，为了便于日后资料的查询和货物后续的特殊情况处理，文件需要归档和保存：
1.每一票单资料要完整，主要的资料依次为：
JOBSHEET，客人BOOKING（一般需盖章），我们的BOOKING（根据情况可以没有）,S/O,补料，HB/L（正本或电放），船东草单，应收费用单，船公司费用单，MB/L的DRAFT等。
2.每一票单请用订书机或者蝴蝶夹装订稳固，以免散落。
3.公司系统最直接的索引是工作号，请大家在扉页上写清楚工作号及客户名。
并注意工作号一定要写完整，比如2009年底一票单，请写200901001。
4.已经CLOSE的单，按月份按顺序收起来，部门每半年把文件收集归档一次。
四、报价标准
代理H/C：
华南按USD25/50，华东华北按USD50/100每柜收取。
（特殊情况特殊分析）
工厂H/C：
RMB300，客户有争议的，可酌情少50或100.
文件费：
RMB300
改单费：
RMB300
电放费：
RMB300
五．风险控制
做电放的：
收齐相关费用后方可进行电放操作。
出SEAWAYBILL的：
原则上不能做，如果客户强硬要求的情况下，可考虑费用到付的方式;或是先出正本，等收齐款项后再进行改单操作。
转账手续费产生：
注意付款账号，一般开给代理的用香港账户，可以减少手续费
代理回款控制：
刚开始联系的代理一般不给账期；如果代理坚持要求账期，可考虑将运费改成到付；代理未付款的货物，不能放单，待付款后才能安排做电放或是出正本；对于已经合作开的代理，超过一个月尚未收回款的，需要对后续柜子采取扣单等措施；如果代理付款信用不好，考虑放弃该代理，避免风险产生。
弃货的风险：
遇到弃货的情况，需及早将货物拍卖或是其它措施减少损失。
信用证要求、船证要求：
以色列代理
客户要求与平时的做法不一样的，提供保函（如在HB/L上显示freightprepaid等，而实际为collect）
查到港日期，及时跟进，防止柜租舱租产生
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