综合办公室工作流程及人员职责手册.docx

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综合办公室工作流程及人员职责手册

综合办公室

工作流程及人员职责手册

2014年12月08日

综合办公室

工作流程

综合办公室主要工作内容：

执行办公设备、公共设施的日常管理和维护；执行办公用品及日常用品的采购、发放管理；执行档案的归档管理；执行各种费用的控制交纳；执行对外关系建立维护；执行突发事件处理；执行事务管理；执行后勤管理；执行日常事务处理；执行上级交办事务等。

人事日常工作流程

新进人员于报到日，综合办公室应进行登记，随后逐项办理下列：

（一）领取员工生活用品；

（二）安排住宿；

（三）领取办公用品；

（四）视情况介绍项目部的相关制度及其它事项。

人员报到完毕随后应办理下列事项：

（一）更新员工花名册，建立考勤；

（二）收齐报到人员的个人资料，建立档案。

具体工作流程

一、执行办公用品及日常用品的采购、发放管理

综合办公室要根据其他部门的请购计划及库存情况，并要根据相关规定作适当储备以备不时之需，作好请购计划单经领导审批后，及时保质保量地采购办公用品和日常用品，采购物品应当定价定点，保证质优价廉。

要作好物品出入库登记，每月盘存，确保帐物相符。

二、执行各部门基础设备、设施维修管理

综合办公室负责根据维修要求协调或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制；各部门对维修质量监督、确认。

所有维修要求做好记录、跟踪维护结果及完成状态；对未按要求完成的维修事项、及时了解情况并报告负责人。

三、执行文件档案的归档管理

根据不同种类档案的特点，做好系统编目、使用/传阅控制、分类存放、排列有序，定期收集各类文件资料，并整理立卷归档。

各部门往来的备忘录、文档、资料等按类别、内容、时间顺序等存档管理。

四、文件资料收发管理

各类文件资料收发均需在登记薄上作好详细登记、记录，及时将各类信息（通知、文件）进行上传下达，特别是各类信息应登记后及时传递给相关部门；

五、执行各种费用的支付、控制

按时申请、交纳、控制各项费用，例如：

办公费用、电费、房租、接待费、车辆加油等；并将所要交纳的各项费用进行记录，对各项资金归类管理。

做到资金的及时、准确，以确保各职能部门工作的正常开展。

六、执行对外关系建立维护

建立良好的公共关系平台是项目正常运转的关键，综合办公室门肩负着对外沟通、协调的重任，要把对外关系维护作为重要工作来抓，项目的生产活动涉及到方方面面的关系，既有业主、监理，又有各级政府部门、乡村，哪方面关系处理不好，或多或少都会有一定影响。

在平时的工作中要经常保持与已有关系的联系与沟通，并结合实际情况，建立新的公共关系。

七、执行处理突发事件

各种突发事件出现后，综合办公室在收到信息的同时，要根据事件影响的大小，迅速向领导汇报，并及时处理，将有可能对项目或个人的不利影响降到最低限度，情况特别紧急又不能向领导及时汇报时可先处理再汇报，但事后要向领导阐明原因。

在处理突发事件时，应把握有利原则，要充分维护项目或员工的利益，树立好的整体形象。

八、后勤服务保障

综合办公室要将后勤服务保障列入日常工作中，要加强对生活和工作环境、车辆、厨房、卫生的管理，收集员工建议，缓解员工情绪，采取有效措施进行改善；为员工提供较为良好的生活、工作环境，提高保障质量；车辆管理中，要制定相应制度，经常提醒驾驶员遵章守纪，保证车辆随时处于良好的性能状态，确保人员接送、货物输送的时效性。

安全工作是企业的一项重要工作，综合办公室是安全工作的主要执行部门；日常工作中应将安全工作、保密工作列入议事日程，要充分明确重点安全项目，不定期地组织检查，认真查出安全隐患，及时消除潜在的安全危害并作好记录。

要落实安全责任制，签定安全责任制，规划安全教育、培训计划并认真加以实施。

九、日常事务处理

综合办公室的工作杂而乱，涉及面广，大小事情多，并且很多事务具有不可确定性，临时出现的工作，会给当日计划工作带来很大的冲突，这时就要择其轻重而处理。

总体来讲，综合办公室属于服务保障部门，是为其他部门服务的，所以也要协助他们处理不涉及本部门的日常事务。

否则会影响正常工作秩序，甚至会影响经营活动。

。

十、执行上级交办事务

优先完成领导交办各类事务，规定时限内完成不了的，应向领导说明其原因，并尽力尽快完成，最终将完成结果向领导汇报。

人员职责

综合办公室职责

一、负责项目部生活用品、办公用品的购置、登记、发放及管理工作。

二、负责项目部的后勤管理及供应及保障工作（包括食堂、住宿、卫生、水电、日常杂事等）、

三、负责各部（室）电脑、打印机、复印机、电话、空调等使用、保养、维护工作。

四、负责项目部相关文件资料的收发、整理、归档归档工作，各类文件的打印分发工作，同时做好各类会议的安排和记录工作。

五、负责项目部的车辆的管理使用工作，对各部（室）用车进行合理的调配和安排。

六、负责项目部车辆油料使用、控制、确认及登记管理工作。

七、负责协调项目部各部（室）综合协调、沟通等工作

八、负责项目部宣传报道、对外协调和相关的接待工作。

九、负责临时用工的工资管理、考勤统计，并建立工资台帐；

十、负责项目部员工目标责任制的检查考核和考勤工作。

十一、负责临时用工的工资管理、考勤统计，并建立工资台帐；

十二、负责劳动力的管理。

包括办理培训、劳动合同管理，管理临时用工和外来劳动力，建立职工变动台帐；

十三、负责员工各种假期的管理，办理员工请假、销假手续，并建立台帐，做好每月员工考勤整理工作；

十四、负责综合治理及治安、保卫工作。

十五、负责办理领导交待的其他各项工作。

综合办公室主任职责

一、对项目部日常事务工作全面负责，认真履行服务、协调的职能。

二、负责项目部生活用品、办公用品的购置管理工作。

三、负责项目部相关文件资料的管理、控制，同时对各部（室）资料控制负有指导、检查的职责。

四、负责办公费用及电话费用的控制管理工作。

五、负责搞好对外协调、联系及接待管理工作。

六、负责项目部的后勤管理和供应、保障工作（包括食堂、住宿、卫生、水电、日常杂事等）。

七、负责项目部的车辆的管理使用工作，对各部（室）用车进行合理的调配和安排。

八、负责项目部员工的培训计划安排等。

九、负责由项目部主持的各种会议筹办工作。

十、负责项目部对内对外宣传报道工作。

十一、负责项目部综合治理及治安、保卫工作。

十二、负责项目部人事管理、考勤管理及劳资统计、管理工作。

十三、完成领导临时交办的其它工作。

综合办公室协调负责人职责

一、负责项目部宣传报道、对外协调和相关的接待工作。

二、负责协调项目部各部（室）综合协调、沟通等工作。

三、负责协调项目部员工住宿的安排和调整工作。

四、负责参与劳务用工管理，协调处理员工意见及申诉，缓解员工情绪，预防与处理劳资争议。

五、负责对涉及本项目的当地县、乡镇政府各部门和各个村、百姓的外部事务进行协调和处理。

六、负责拜访当地县、乡镇政府，搞好地方关系。

七、负责对于施工中遇到的征地、拆迁、阻工、纠纷等问题，直接同有关人员进行接触，协调解决。

八、负责在施工的各个阶段，针对出现的各类问题，综合部门的力量，最短时间内拿出可行性处理方案，将施工干扰降低至最小程度。

九、负责对于施工中出现的其他突发性事件在第一时间确定合理的处理措施进行妥善予以处理，如治安事件、停电事件等。

十、负责完成领导临时交办的工作。

综合办公室后勤管理员职责

一、负责项目部后勤管理及供应与保障工作（包括食堂、住宿、卫生、水电、日常杂事等）。

二、协助办公室主任做好会务安排和各项接待管理工作。

三、负责项目部的卫生管理及督促检查工作。

四、负责项目部职工医疗卫生管理与保健工作。

五、负责项目部后勤的零星采购工作。

六、负责项目部行政资产（包括电脑、打印机、复印机、电话、空调等）日常保管、使用、维护及保养管理工作。

七、负责完成领导临时交办的工作。

综合办公室资料员职责

一、负责文件、资料的严格管理，严格执行保密法规。

二、负责文件的收发工作，做到登记清楚，手续齐全，传递准确，分发及时。

三、负责文件、资料的归档工作，做到回收及时，存放有序，查阅方便。

四、文件、资料借（查）阅须经主管领导批准，并填写文件、资料借（查）阅登记表。

五、负责有关公文的撰制、核稿、分发、签收、拟办、归档与处理工作。

六、负责项目部报刊杂志、信函的收集、发放、管理工作。

七、负责有关的会议通知、会议签到、会议记录及纪要整理。

八、负责协助做好会务安排，人员接待服务工作。

九、文件、资料的打印、复印严格按份数打印（复印），不得多印。

十、负责生活用品、办公用品的验收、登记、发放及管理工作。

十一、完成领导交办的其他工作。

综合办公室劳资管理员职责

一、配合综合办公室主任做好本部门的日常管理工作。

二、协助办公室主任制定劳动力管理、劳资管理规章制度，并负责实施。

三、做好目标责任制的检查考核和员工考勤工作。

四、负责临时用工的工资管理、考勤统计，建立工资台帐；

五、负责劳动力的管理。

包括办理培训、劳动合同管理，管理临时用工和外来劳动力，建立职工变动台帐；

六、根据项目需要，配合部门实施年度培训计划，协助有关部门办理特殊工种及上级规定的有关工种上岗证、操作证、等级证的取证工作；

七、负责员工各种假期的管理，办理员工请假、销假手续，并建立台帐，做好每月职工考勤的收集，整理工作；

八、完成领导交办的其他工作。

综合办公室驾驶员职责

一、认真完成项目部的派车任务要求，服从办公室主任指挥；

二、坚持行车安全检查，每次行车前检查车辆，发现问题及时排除，确保车辆运行。

安全驾驶，正确执行驾驶操作规程，听从交通管理人员的指挥，行车时集中精力驾驶，严禁酒后开车，不开“英雄车”、“赌气车”；

三、每次出车回来后，应向办公室主任简要汇报出车情况，车辆用毕后，车辆停泊在指定位置，锁好门窗；

四、做好车辆的维护、保养工作，保持车辆常年整洁和车况良好；不得将车辆转借他人驾驶;

五、认真填写车辆档案，对车辆事故、违章、损坏等异常情况及时汇报，写好情况汇报。

对车辆运行里程和耗油情况进行统计分析，提出报告和降低成本的建议；

六、驾驶员确保良好的休息、足够的睡眠，以充沛的精力和体力保证安全行车。

驾驶员应有敬业精神，熟悉交通法规、路况和车辆性能，不断提高自己的技术水平和积累行车经验；

七、驾驶员要衣着整洁、礼貌待人、热情服务，单独为领导出车时，兼有驾驶员和服务员职责；

八、出车送达时，未经乘车人允许不得离开车辆，应听从乘车人安排。

驾驶员在工作中不该听的不听，不该看的不看，不该说的不说，不散播消息，保守机密，守口如瓶；

十、完成办公室主任临时交办的其他任务。