汉中市公文传输系统用户手册.docx

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汉中市公文传输系统用户手册

汉中市公文传输系统用户手册

2013-10-29

1系统登录

1.1首页及工作台

使用IE浏览器。

首次登陆需要对IE属性进行设置，设置方法如下：

1、点击IE工具栏，在弹出的窗口点击“Internet选项”

2、在弹出的Internet选项菜单中依次选择“安全”→“受信任站点”→点击“站点”按钮，

3、在弹出的添加界面，进行信任站点的添加，将http:

//10.142.0.251/transfer加入信任区域。

4.添加完成后返回，选择受信任站点→自定义级别→安全级低→重置→确定。

设置完IE安全属性后，在IE浏览器地址栏输入登录地址连接http:

//10.142.0.251/transfer，在IE安全报警提示点击“是”。

1.1.1进入首页

如下图所示：

进入系统首页，输入用户名密码，系统将验证您的登录权限。

图1登录页面

1.1.2主界面

验证成功后，进入电子公文传输系统，如下图所示。

图2主体界面

1.1.3导航栏

如图2所示主窗口：

分为左右两侧显示框架。

左侧为用户可以操作的模块菜单，右侧为工作区窗口。

（登录后右侧窗口出现待办事宜页面，显示目前待办的公文。

）右下角弹出消息框，提示回执、退文、召回、待收文等消息。

1.1.4功能菜单

模块菜单包括有：

普通行文、联合签章、业务统计、服务支持、系统管理、日志管理（如图3）。

普通行文：

一个机构发文给另一个机构时使用。

联合签章：

某个公文需要多个机构进行联合盖章时使用。

业务统计：

根据不同条件查询收发文数量。

服务支持：

对该系统相关的文档（操作手册，答疑解惑）、软件（客户端安装程序）、名片夹、通讯录、公告管理等进行维护管理。

系统管理：

为该系统提供系统级的服务，例如机构维护，发文组的维护等。

日志管理：

提供对公文操作的日志查询。

图3菜单列表

2普通行文

普通发文的菜单如图4所示，分为发文办理业务和收文办理业务。

发文办理业务为发文方操作包括：

公文上传、公文盖章、公文发送、发文管理、发文查询。

收文办理业务为收文方操作包括：

收文操作、收文管理、收文查询。

图4普通行文菜单

2.1公文上传

公文上传就是从本地上传word，pdf文档（文件最大不超过10M，word为office2003版本），和相应的pdf格式附件。

如图5所示。

图5公文上传列表

1、本地文件上传：

是指从本地选择doc（doc为office2003版本），pdf文件进行上传，点击本地上传按钮（请选择合适的文档格式*.doc和*.pdf）

图6公文上传页面

如图6所示：

点击“浏览”按钮选择要上传的doc，pdf文件，然后点击“上传”，成功后系统显示成功提示页面，如图7所示。

被提取的公文就会在公文提取列表中显示，其中附件为蓝色的是存在附件的标志，如图5所示。

图7成功图示

如果系统已存在相同字号公文则弹出如图8所示界面：

图8显示相同公文

点击废除按钮废除上图列表公文，并上传当前公文，点击取消则不上传公文。

2、对已上传文档进行修改、删除、附件、校核操作：

点击删除按钮如图9所示，点击“确定”按钮将公文提取列表中的相应文件删除。

点击“修改”按钮将进入公文修改页面。

如图5

图9删除提示

点击“附件”，系统弹出网页，显示该公文的附件列表，如图10所示。

点击“下载”按钮可以将附件下载或者在线打开。

图10附件列表

点击“校核”按钮，系统将公文转入到盖章公文列表中。

2.2公文盖章

公文盖章主要完成：

对doc公文进行公章定位以及进行盖章操作。

具体操作如下

图11公文盖章列表

●附件：

此按钮与公文上传效果一致。

●删除：

此按钮与公文上传效果一致。

●修改：

点击“修改”按钮，进入到图5中对该公文信息进行修改。

●固版：

如果上传的公文是doc格式，则在盖章前要进行版式转换，如图：

●盖章：

是将公文先转换成版式文件然后再在版式文件上进行盖章。

具体的操作是，点击盖章按钮，那么将弹出公章列表对话框，如图14所示：

图14公章列表

选择你所要加盖的公章，然后点击确定按钮，系统显示密码输入对话框，如图15所示，输入密码后点击“确认”按钮，此时系统同时会给文件进行加密，并完成盖章操作。

图15（一KEY一章输入KEY密码界面）

图16（一KEY多章输入KEY密码界面）

[注：

在执行盖章之前一定要保证把存储公章信息的公章KEY插入计算机的USB接口，在盖章时，系统将会对公文进行加密，否则系统将无法盖章]

2.3公文发送

公文发送的主要功能是：

将公文按照所选择的发送单位进行发送，同时还要定义公文的有效打印份数及有效期限。

如图18所示：

图18公文发送列表

●废除：

点击“废除”按钮可以将此文件废除，废除的公文可以在发文查询模块的“显示废除公文”中启用。

如下图所示：

图19废除操作提示

点击确定按钮就可以将此文件废除。

●发送：

点击“发送”按钮之后进入发送组选择页面，如图20所示，点击取消按钮，就会取消本次发送操作，返回公文发送界面。

点击固化组进入固化组界面，如图21所示。

如图如果点自定义组系统进入自定义分组选择画面，如图22所示。

如果点击通用组则进入通用组界面，如图23。

图20机构分组选择

图21固化组

图22自定义

图23通用组

上面三种方式是给用户发送公文提供的三种单位选择方式，对于固定组选择的单位选择好之后还可以为每个单位单独定义打印份数及有效期限，对于按自定义组选择的单位无需再定义打印份数及有效期限，而是按照组中设置好的份数和有效期限进行发送。

通用组则是由有权限的人员进行分组，从而提供给发送人员进行发送选择。

选好相关信息后点击“添加机构”按钮即可将机构添加进“待接收机构列表”，确认机构无误后，点击“发送公文”按钮将公文发出如图24：

图24待接收机构列表

点击红叉

可以将机构删除。

●修改：

点击“修改”按钮，进入到图5中对该公文信息进行修改。

●点击“查看附件”按钮，进入附件查看页面，点击“下载”按钮可以下载该附件。

2.4发文管理

●发文管理的功能是：

在发送方打印公文，这里打印的公文是发送方的公文。

页面如图25所示，点击打印按钮出现图26所示的打印机设置画面，设置相应的打印信息后点击“确定”按钮即可完成打印。

●补发：

发文端用户根据工作需要，对发过的文进行补发。

点击：

“补发”按钮，操作跟普通发文操作一样。

●召回：

对发出的并且没有被接收单位接收的公文进行召回，如图27所示

●逻辑废除：

此操作与公文发生模块中操作一致，废除公文后可在发文查询模块的“显示废除公文”中启用。

图25发文管理列表

图26打印选则框

[注意：

这里要在弹出的密码框中输入文件解密密码。

图27可召回列表

选择要召回的公文，并输入召回原因。

点击“批量召回”按钮，即可对公文召回。

已召回的公文不能被接收方接收。

如果系统存在相同字号公文，则会在记录列表左上角显示如下所示：

点击此标题进入如图28所示页面：

图28待废除列表

选择相应的公文，点击逻辑废除按钮可以废除相同字号的公文。

2.5发文查询

发文查询是发送方用户使用的操作，如图29所示。

该模块主要是发文端用户可以看到自己所发送的公文情况。

图29发文查询列表

具体操作如下：

用户可以根据公文标题、字号、文种、时间等条件进行查询。

点击详细信息进入如图30所示：

图30详细信息列表

在此可以看到具体的发送方所发送公文的情况。

“导出excel表信息”按钮可以将查询的信息生成excel表格。

如果文件比较多时用户可以根据条件进行筛选，系统中的筛选全部支持模糊查询。

点击“发文信息”按钮，如图31所示：

图31发文信息列表

可以查看具体的发文情况。

点击“召回信息”与“回执信息”可以看到召回的具体信息内容与回执的具体内容。

点击“显示废除公文”按钮：

进入如图32所示页面：

图32废除公文列表

点击“启用”如图33所示：

点击确定按钮即可启用此公文。

图33启用提示

点击“物理销毁”按钮如同34所示：

点击确定按钮销毁公文。

图34销毁提示

点击“进入字号头年限查询”，如图35所示：

图35字号年限查询列表

勾选相应的年和字号头复选框，可以自动查询公文信息

2.6收文操作

收文管理模块主要完成公文接收的操作同时给发送方进行回执，也可对公文进行退文操作，如图36。

图36收文操作列表

打开收文操作页面可以看到本单位可以接收的公文列表。

点击“签收”按钮，系统会自动发送回执。

完成接收操作的公文不再显示在收文操作列表中，而是进入下面的收文管理列表进行下一步的操作。

选择左上角的复选框，可以选择多个公文记录，点击批量签收按钮可以一次将多个选中的记录签收，而签收按钮只能签收一条记录公文。

点击“退文”按钮，即可将此公文退回给发送方。

2.7收文管理

收文管理模块完成的功能包括对公文的打印、脱密（使公文变为黑头黑章）、查看附件、转发、逻辑废除操作，如图37所示。

[注意：

预览，打印，脱密操作，都要输入文件密码对其解密，否则操作失败.]

图37收文管理列表

●点击“打印”按钮，出现打印设置，如图38所示进行适当的设置，然后点击“确定”按钮进行打印。

图38打印设置

●脱密：

将文件脱密成黑头黑章。

点击脱密按钮，在客户端控件中打开公文，点击“脱密”按钮系统会弹出脱密成功

图39文件脱密

●废除：

点击“逻辑废除”按钮如图41所示：

图41逻辑废除提示

点击“确定”按钮可以将此公文进行废除。

并可以在收文启用中将此公文启用。

●转发：

如图42点击确定按钮将公文转发，转发之后，转发按钮消失。

图42转发提示

转发功能是将此公文放入普通行文的公文发送模块中，便于将公文发送至其它机构。

2.8收文查询

收文查询是收文方用户都使用的操作，如图43所示。

该模块主要是收文端用户看到自己所接收的公文情况。

图43收文查询列表

具体操作如下：

用户可以根据公文字号，公文标题条件进行查询。

●显示废除公文：

对收文方废除的公文进行启用和逻辑删除，如图44所示：

图44废除公文列表

点击“启用”如图45所示，点击确定按钮即可启用此公文。

图45确认启用

●物理销毁：

点击此按钮将此公文完全销毁，无法恢复。

如图46：

图46物理销毁提示

3联合签章

联合签章的主要功能是：

对需要以联合发文形式进行发送的公文进行盖章操作。

联合公文的盖章过程是由发起或者拟稿单位进行校核，并加盖本单位公章，然后发送给下一个盖章单位盖章，直到所有印章加盖完成后回到普通发文模块以普通发文的形式发出。

联合签章的菜单如图47所示，主要完成联合签章的盖章过程，菜单包括：

联合公文上传、联合公文盖章、联合公文发送、联合公文收文、联合公文查询。

图47联合签章菜单

3.1联合公文上传

从本地上传doc文档或者书生pdf格式的文件。

如图48所示。

点击“本

图48联合公文长传列表

地文件上传”按钮从本地选择doc或者pdf格式的文件进行上传。

如图49所示，点击“浏览”按钮从本地机器上选择要上传的文件，再点“上传”按钮，

图49公文上传

进行上传，上传成功后系统显示操作成功，提示图50，公文就会在公文上传列表中显示，如图48所示。

图50提示成功

但这时文件并不是真正的上传，而是需要用户对文件做最终的校核，有误的可以通过点击公文后面的“删除”按钮进行删除，确认无误后点击“校核”按钮才能