展会管理规范.docx

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展会管理规范

展会管理规范

四川省数字证书认证管理中心

参展管理规范

一、总则

为了规范公司参展操作流程，确保参展效果,经过参展提升公司的知名度,持续改进和完善公司展会的组织、参展和管理工作,特制定本规范。

二、适用范围

本规范适用于展会的组织、信息收集和参展的程序管理。

市场策划部为参展工作的牵头部门，总经办为最高决策机构。

三、展会操作规程

（一）参展操作规程

第一步：

收集资料。

市场策划部负责收集与本公司业务相关的专业展会信息，并与展会组委会取得联系，向其索要参展指南以及参展注意事项；

第二步：

确展。

市场策划部对展会资料评估后，以报告形式报战略总监，确定参展计划。

第三步:

筹备。

确定参展后,市场策划部确定展会负责人，制定参展计划、选择展位及人员分工；

第四步：

签订合同。

商务公关部与展会组委会联系、洽谈合同签订事宜；

第五步：

签订广告合同。

如需广告宣传，与展会组委会联系，经战略总监批准同意后，与其联系并签订合同，办理相关事宜；

第六步：

办理参展商证、参观证。

展位确认后，市场策划部向组委会询问参展商证和参观证办理的有关事项，确定参观人数后，酌情办理参观人员的证件；

第七步：

预订房间。

展位确认后，如需预订房间，市场策划部负责预定，房间尽量订在展区附近或交通便利、价格适中的酒店，做到既节省费用又方便与客户洽谈；

第八步：

展会筹备。

在展前的筹备时间内，参展人员按展会方案分工实施完成；

第九步：

展前动员。

展前要求召开参展会议，以确保参展过程中万无一失；

第十步：

参展总结。

参展结束后，参展人员均需撰写汇报材料，展会负责人将各人汇报材料归纳，整理并撰写参展报告，并将所有带回的客户名单输入公司客户名单，所有影像资料，在电脑中存档；

第十一步：

存档。

按照公司的档案工作要求完成存档；

第十二步：

落实政策补贴。

商务公关部根据国家、省、市相关规定办理相关手续，积极申报各项扶持政策。

四、展会管理实施细则

（一）参展目的

企业形象和品牌推广、产品展示、市场宣传和信息收集。