展会管理规范.docx

1、展会管理规范展会管理规范四川省数字证书认证管理中心参展管理规范一、总则为了规范公司参展操作流程，确保参展效果,经过参展提升公司的知名度,持续改进和完善公司展会的组织、参展和管理工作,特制定本规范。二、适用范围本规范适用于展会的组织、信息收集和参展的程序管理。市场策划部为参展工作的牵头部门，总经办为最高决策机构。三、展会操作规程（一）参展操作规程第一步：收集资料。市场策划部负责收集与本公司业务相关的专业展会信息，并与展会组委会取得联系，向其索要参展指南以及参展注意事项；第二步：确展。市场策划部对展会资料评估后，以报告形式报战略总监，确定参展计划。第三步:筹备。确定参展后,市场策划部确定展会负责人

2、，制定参展计划、选择展位及人员分工；第四步：签订合同。商务公关部与展会组委会联系、洽谈合同签订事宜；第五步：签订广告合同。如需广告宣传，与展会组委会联系，经战略总监批准同意后，与其联系并签订合同，办理相关事宜；第六步：办理参展商证、参观证。展位确认后，市场策划部向组委会询问参展商证和参观证办理的有关事项，确定参观人数后，酌情办理参观人员的证件；第七步：预订房间。展位确认后，如需预订房间，市场策划部负责预定，房间尽量订在展区附近或交通便利、价格适中的酒店，做到既节省费用又方便与客户洽谈；第八步：展会筹备。在展前的筹备时间内，参展人员按展会方案分工实施完成；第九步：展前动员。展前要求召开参展会议，以确保参展过程中万无一失；第十步：参展总结。参展结束后，参展人员均需撰写汇报材料，展会负责人将各人汇报材料归纳，整理并撰写参展报告，并将所有带回的客户名单输入公司客户名单，所有影像资料，在电脑中存档；第十一步：存档。按照公司的档案工作要求完成存档；第十二步：落实政策补贴。商务公关部根据国家、省、市相关规定办理相关手续，积极申报各项扶持政策。四、展会管理实施细则（一）参展目的企业形象和品牌推广、产品展示、市场宣传和信息收集。