会计人员的Excel表格常用操作.docx

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会计人员的Excel表格常用操作

会计人员的Excel表格常用操作

⏹财务部：

XXX

⏹文本输入的几种解决方法

⏹1、在A1单元输入号码时，在前面先输入’号，就是：

’123456789012345,这样单元格会默认为该单元为文本方式，会完整显示出15个号码来，而不会显示那令人讨厌的科学计数方式来了。

⏹2、如果已经输入了大量的号码，全部以科学计数显示的话，而又懒的按照上面的方法一个一个的重新输入的话，也有这个好方法哦，比如已在单元A1：

A100输入了号码，按以下步骤做：

》选择单元A1：

A100》单击鼠标右键，设置单元格式》选择自定义，在‘类型’中输入‘0’即可，轻松搞定，呵呵！

！

⏹举例说明

⏹实际讲课中实际操作说明一下，便于理解

⏹几个工作表生成一个打印文件一次打印

⏹解答：

先按Ctrl键+其它要一起打印的工作表就会成为一个群组,打印的页数可延续到下一个Sheet

⏹几个工作表生成一个打印文件一次打印

⏹如果要全部打印，可以用右键单击，选中全部报表，就可以全部打印了。

⏹举例说明

⏹实际讲课中实际操作说明一下，便于理解

⏹round函数

⏹取小数位数：

不要用工具条上的显示小数位数来控制小数位数，它只是显示这几位，实际还是按原来的数计算。

如：

1.2345，你显示两位，为1.23，而实际他是按1.2345去计算的，要用round函数，round（数据,2）即可。

就是无论用什么函数都要在最外面加上round（）,不然的话因为那一两分钱会造成报表不平。

⏹如果怕繁的话，可在选项里设置按显示计算。

⏹再有两条经验

⏹1、如果准备作大一些的表格，尽量不要使用“合并单元格”以免以后使用函数麻烦；

⏹2、要分清你作的表格主要是使用来存储数据，还是用来打印输出，如果想两者兼顾，小一点的表格还可以，大了就不好办了。

⏹冻结窗格

 第1行中的列标题。

⏹ 向下滚动一两行之后将看不见列标题

⏹

⏹ 在“窗口”菜单上单击“冻结窗格”。

 通过一条水平线将标题与其余部分分开。

⏹若要使标题随时可见，可以使标题原地冻结在窗格中，从而将工作表分成两部分。

这样，当滚动工作表的其余部分时，标题窗格会固定在原来的位置。

⏹若要冻结工作表窗格，可以在工作表中选中这部分窗格，再单击“窗口”菜单上的“冻结窗格”。

⏹下图是冻结后的结果。

标题与工作表数据由一条水平线分开，标题显示在第10行的上面。

⏹冻结窗格图表

⏹示例

⏹

⏹同时比较两个工作簿。

⏹假如有两个工作簿，一个是销售部门的预算，另一个是市场部门的预算。

您希望比较这两个工作簿以便发现两个部门之间计划费用的区别。

⏹如图所示，“窗口”菜单中显示两个工作簿已经打开。

由于“Marketing”在视图中，所以第二个工作簿的名称“Sales”列在“并排比较”命令中。

若要同时看到这两个工作簿，可以单击“与Sales.xls并排比较”。

⏹同时比较两个工作簿图表

⏹示例

⏹

⏹同时比较两个工作簿技巧

⏹将同时打开两个工作簿中的工作表，一个在窗口的上部，另一个在窗口的下部。

在Excel中，并排就是水平并排，但只要您愿意，可以将它们的位置从水平并排更改为垂直并排。

⏹当滚动第一个工作表时，第二个工作表也在一起滚动，并且与之同步，这样就能轻松比较这两个部门的预算存在的区别。

⏹技巧   

⏹窗口上部的工作表是单击“并排比较”命令时已在视图中的工作表。

⏹可以从工作表的上部或下部开始导航。

只需要在希望导航的工作表中单击，将该工作表的滚动条激活。

⏹单击“视图”窗口上的“显示比例”，可以同时放大这两个工作表，以便更清楚地查看数据。

⏹拓展：

这个技巧同时适用于WORD文档。

有兴趣可体验一下。

⏹求和1

⏹ 选中的数字。

⏹ 窗口底端状态栏中的总和

⏹

⏹求和2

⏹您不用考虑如何计算所选数字的总和，因为结果已自动显示在窗口底端的状态栏中：

求和=￥235.35。

⏹选择数字时，Excel会对数字自动求和，并将结果显示在状态栏中。

⏹提示   所选数字不必排列在一起，也不必处于同一行或同一列中。

按下Ctrl键再选中每个数字，就可以对工作表中任意位置的数字进行求和。

⏹其他自动计算功能

⏹ 单击快捷菜单上的“平均值”。

⏹

⏹ 在状态栏上求和将更改为求平均值。

⏹各种自动计算功能

⏹需要平均值吗？

请选中数字，然后用鼠标右键单击状态栏，再单击快捷菜单上的“平均值”，这样将得到算术平均值。

执行该操作后，状态栏中的答案从求和变为“平均值=￥39.23”。

⏹如果希望执行其他操作，只要单击快捷菜单上其他选项之一，如“最大值”或“最小值”，就可以计算出此范围内的最大值或最小值。

⏹一次键入，自动填充

⏹

⏹一次键入，自动填充

⏹如果需要很多次重复键入一年中的前六个月，则可轻松完成这项操作。

⏹键入“一月”，这样Excel就知道您要做什么了。

⏹选中“一月”单元格，再将鼠标指针放在单元格的右下角，直至出现黑色十字形（+）。

⏹在填充范围内拖住填充柄。

当您拖动时，屏幕提示会显示将填写的内容。

⏹释放鼠标按钮，将提示的内容填充到列表中。

⏹技巧   

⏹对于有些序列，需要键入两个条目才能建立填充模式。

例如，若要填入3，6，9这样的序列，请选中两个单元，再拖动填充柄。

⏹也可以向上或向左拖动，还可以向下或向右拖动。

⏹您是否有过多次键入相同单词的经历（比如，需要在连续10行内键入完成）？

现在，只需将单词键入一次，然后，将填充柄拖过需要填充的行或列，就可以自动输入相同的文本。

⏹自定义自动填充内容

⏹使用填充柄可以填写各种类型的Excel列表：

1、2、3；星期一、星期二；9:

00、10:

00；第1季度、第2季度或者1月15日、2月15日。

⏹但是Excel也可以填写您自己创建的自定义列表，如公司的雇员列表。

⏹第一次手动输入所有雇员的姓名，然后选中全部姓名，再打开“选项”对话框中的“自定义序列”（“工具”/“选项”），然后单击“导入”。

⏹当下次需要输入该列表时，请键入第一个姓名，然后使用填充柄来填写该列表。

在练习单元中您将会看到如何创建并填充一个自定义列表。

⏹提示   如果没有可用的导入列表，则可以直接在“自定义序列”对话框中键入该列表。

如果执行这样的操作，请记住在填写每个条目后按下Enter，或者在一行内键入所有条目，但要用逗号将它们分隔开。

⏹自定义自动填充内容

⏹示例

⏹

⏹条件格式”对话框。

⏹示例

⏹

⏹条件格式”对话框

⏹“条件格式”对话框很大，其中有很多框和按钮，因为该对话框专门用于接受很多可能的条件。

一旦您知道如何使用它们，事情就变得非常简单。

⏹首先选择用来触发条件格式的单元格值的条件，在这里请选择“小于”，并键入15。

⏹然后单击“格式”按钮，选择红色加粗格式来显示所有小于15的数值。

⏹现在，Excel已经知道：

触发红色加粗格式的条件是只要C列的值小于15。

这很简单，是不是？

⏹注意   对于一个单元格或某一指定区域的单元格来说，最多可以添加三个条件。

⏹用Excel的一些注意事项

⏹1、尽量不要合并单元格

⏹2、不在在第一行写标题名称。

而有学会用页眉面脚

⏹3、用了公式以后尽量不要更改公式，否则容易忘记从而引起数据计算的不准确

会计人员常用excel函数

⏹

⏹一、MID（text，start_num，num_chars）

⏹text：

是指包含需要提取字符的文本字符串位置

⏹start_num：

需要提取的字符串在文本中开始位置

⏹num_chars：

提取的字符串个数。

⏹举例：

从以下身份证号中提取出生年月日

⏹

⏹1、函数格式：

⏹MID（A2，7，8）

⏹A2：

指身份证号位于A2位置。

⏹7：

是指从身份证号中第7个位置开始提取

⏹8：

是指按顺序一共提取8个数字

⏹结果为：

⏹

⏹

⏹

⏹

⏹

⏹二、SUMIF（range，criteria，sum_range）

⏹range：

计算区域

⏹criteria：

条件（以数字、表达式或文本形式表示）

⏹sum_range：

实际参与计算的区域（可省略）

⏹举例，在以下计算区域中对编码为a1的单元格所对应的数据进行求和

⏹

⏹

⏹函数格式：

SUMIF（B3：

C10，B3，C3：

C10）

⏹在区域B3：

C10中把所有编码为a1的单元格的数据进行求和B3+B5+B8=25+33+36=E3=94

⏹结果为

⏹

⏹

⏹三、COUNTIF（range，criteria）

⏹range：

要进行计算的非空单元格区域

⏹criteria：

需要进行计算时满足的条件

⏹举例：

对下列区域中大于30的数进行个数统计

⏹

⏹函数格式：

COUNTIF（B3：

C10，>30）

⏹B3：

C10：

进行统计的区域

⏹>30：

为表达式，表示大于30的数进行个数统计

⏹

⏹结果为：

⏹

⏹

⏹四、VLOOKUP（lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup）

⏹lookup_value：

查找的目标

⏹table_array：

查找的区域

⏹col_index_num：

需要返回的值在查找区域中的列号

⏹range_lookup：

默认为TRUE（即1），即模糊查找，false（即0）为精确查找

⏹举例：

在表sheet1中查找表sheet2中a3的数据，返回的数据为模糊查找，结果放到表sheet2中。

⏹

⏹

⏹结果为：

⏹

⏹五、DATE（year，month，day）

⏹举例：

DATE（2008，1，C5）

⏹

⏹在E5单元格中显示为2008-2-2，因为C5单元格中的数字为33，比1月份的31天多两天，所以顺延到2月份。

⏹

⏹六、NOW（）

⏹该函数没有参数，选择它后直接按回车即可显示，当前电脑的时间。

⏹如果需要更新时间为最新的时间，可以按键盘上的F9。

⏹

⏹七、DATEIF（date1，date2，y）、DATEIF（date1，date2，m）、DATEIF（date1，date2，d）

⏹表示返回date1与date2两个日期之间的差，其中y是指返回年的差，m表示返回月的差值，d表示返回日期差值。

⏹

⏹

⏹

⏹八、CONCATENATE（Text1，Text……）

⏹将多个字符文本或单元格中的数据连接在一起，显示在一个单元格中。

⏹举例：

将下列表中B4与C4中的内容连接在一起，放到D4中

⏹

⏹输入的格式为

⏹

⏹在D4中输出的结果为

⏹

⏹九、ROW（reference）

⏹求单元格或连续区域的行号

⏹reference：

表示需要求行号的单元格或连续区域

⏹

⏹十、COLUMN（reference）

⏹求单元格或连续区域的列号

⏹reference：

表示需要求列号的单元格或连续区域

⏹

⏹十一、ROUND（number，num_digits）

⏹number：

表示需要进行四舍五入的单元格，如果单元格内容非数值型，则返回错误。

⏹num_digits：

需要保留的小数位数

⏹举例：

如ROUND（8.699,1），结果为8.7

⏹

⏹十二、INT（number）

⏹将数字number进行取最接近number的整数

⏹举例：

⏹对单元格D5中的数字3.2进行取整

⏹INT（3.1）或INT（D5），结果为3

⏹对单元格D6中的数字-3.2进行取整

⏹INT（-3.2）或INT（D6），结果为-4

⏹

⏹十三、IF（logical_test，value_if_true，value_if_false）

⏹判断logical_test的值，如果为真，返回value_if_true，如果为假，则返回value_if_false

⏹logical_test：

任何一个可以判断真假的数值或表达式

⏹举例：

判断B4单元格中的数是否大于5，大于5，则返回单元格B5中的6，否则返回单元格B3中的数。

⏹

⏹函数格式：

IF（B4>5，B6，B3）

⏹

⏹结果为：

⏹

⏹十四、DB（cost，salvage，life，period，month）

⏹用固定余额递减法，返回指定期间内某项固定资产的折旧值。

⏹Cost为资产原值。

⏹Salvage为资产在折旧期末的价值（也称为资产残值）。

⏹Life为折旧期限（有时也称作资产的使用寿命）。

⏹Period为需要计算折旧值的期间，Period必须使用与life相同的单位。

⏹Month为第一年的月份数，如省略，则假设为12。

⏹举例：

现有某辆轿车，价值10万元，总的使用时间为20年，报废后的资产残值为10000元，公司使用的时间年限为15年。

求在今内该车的折旧值。

⏹

⏹结果为：

2166元

⏹即在今年内的折旧为2166元

⏹

⏹

⏹