会计人员的Excel表格常用操作.docx

1、会计人员的Excel表格常用操作会计人员的Excel表格常用操作 财务部：XXX 文本输入的几种解决方法 1、在A1单元输入号码时，在前面先输入号，就是：123456789012345,这样单元格会默认为该单元为文本方式，会完整显示出15个号码来，而不会显示那令人讨厌的科学计数方式来了。 2、如果已经输入了大量的号码，全部以科学计数显示的话，而又懒的按照上面的方法一个一个的重新输入的话，也有这个好方法哦，比如已在单元A1：A100输入了号码，按以下步骤做：选择单元A1：A100单击鼠标右键，设置单元格式选择自定义，在类型中输入0即可，轻松搞定，呵呵！ 举例说明 实际讲课中实际操作说明一下，便于

2、理解 几个工作表生成一个打印文件一次打印 解答：先按 Ctrl键 + 其它要一起打印的工作表 就会成为一个群组,打印的页数可延续到下一个Sheet 几个工作表生成一个打印文件一次打印 如果要全部打印，可以用右键单击，选中全部报表，就可以全部打印了。 举例说明 实际讲课中实际操作说明一下，便于理解 round函数 取小数位数：不要用工具条上的显示小数位数来控制小数位数，它只是显示这几位，实际还是按原来的数计算。如：1.2345，你显示两位，为1.23，而实际他是按1.2345去计算的，要用round函数，round(数据,2)即可。就是无论用什么函数都要在最外面加上 round(),不然的话因为

3、那一两分钱会造成报表不平。 如果怕繁的话，可在选项里设置按显示计算。 再有两条经验 1、如果准备作大一些的表格，尽量不要使用 “合并单元格” 以免以后使用函数麻烦； 2、要分清你作的表格主要是使用来存储数据，还是用来打印输出，如果想两者兼顾，小一点的表格还可以，大了就不好办了。 冻结窗格 第 1 行中的列标题。 向下滚动一两行之后将看不见列标题 在“窗口”菜单上单击“冻结窗格”。 通过一条水平线将标题与其余部分分开。 若要使标题随时可见，可以使标题原地冻结在窗格中，从而将工作表分成两部分。这样，当滚动工作表的其余部分时，标题窗格会固定在原来的位置。 若要冻结工作表窗格，可以在工作表中选中这部分

4、窗格，再单击“窗口”菜单上的“冻结窗格”。 下图是冻结后的结果。标题与工作表数据由一条水平线分开，标题显示在第 10 行的上面。 冻结窗格图表 示例 同时比较两个工作簿。 假如有两个工作簿，一个是销售部门的预算，另一个是市场部门的预算。您希望比较这两个工作簿以便发现两个部门之间计划费用的区别。 如图所示，“窗口”菜单中显示两个工作簿已经打开。由于“Marketing”在视图中，所以第二个工作簿的名称“Sales”列在“并排比较”命令中。若要同时看到这两个工作簿，可以单击“与 Sales.xls 并排比较”。 同时比较两个工作簿图表 示例 同时比较两个工作簿技巧 将同时打开两个工作簿中的工作表，

5、一个在窗口的上部，另一个在窗口的下部。在 Excel 中，并排就是水平并排，但只要您愿意，可以将它们的位置从水平并排更改为垂直并排。 当滚动第一个工作表时，第二个工作表也在一起滚动，并且与之同步，这样就能轻松比较这两个部门的预算存在的区别。 技巧 窗口上部的工作表是单击“并排比较”命令时已在视图中的工作表。 可以从工作表的上部或下部开始导航。只需要在希望导航的工作表中单击，将该工作表的滚动条激活。 单击“视图”窗口上的“显示比例”，可以同时放大这两个工作表，以便更清楚地查看数据。 拓展：这个技巧同时适用于WORD文档。有兴趣可体验一下。 求和1 选中的数字。 窗口底端状态栏中的总和 求和2 您

6、不用考虑如何计算所选数字的总和，因为结果已自动显示在窗口底端的状态栏中：求和 =￥235.35。 选择数字时，Excel 会对数字自动求和，并将结果显示在状态栏中。 提示所选数字不必排列在一起，也不必处于同一行或同一列中。按下 Ctrl 键再选中每个数字，就可以对工作表中任意位置的数字进行求和。 其他自动计算功能 单击快捷菜单上的“平均值”。 在状态栏上求和将更改为求平均值。 各种自动计算功能 需要平均值吗？请选中数字，然后用鼠标右键单击状态栏，再单击快捷菜单上的“平均值”，这样将得到算术平均值。执行该操作后，状态栏中的答案从求和变为“平均值 =￥39.23”。 如果希望执行其他操作，只要单击

7、快捷菜单上其他选项之一，如“最大值”或“最小值”，就可以计算出此范围内的最大值或最小值。 一次键入，自动填充 一次键入，自动填充 如果需要很多次重复键入一年中的前六个月，则可轻松完成这项操作。 键入“一月”，这样 Excel 就知道您要做什么了。 选中“一月”单元格，再将鼠标指针放在单元格的右下角，直至出现黑色十字形 (+)。 在填充范围内拖住填充柄 。当您拖动时，屏幕提示会显示将填写的内容。 释放鼠标按钮，将提示的内容填充到列表中。 技巧 对于有些序列，需要键入两个条目才能建立填充模式。例如，若要填入 3，6，9 这样的序列，请选中两个单元，再拖动填充柄。 也可以向上或向左拖动，还可以向下或

8、向右拖动。 您是否有过多次键入相同单词的经历（比如，需要在连续 10 行内键入 完成）？现在，只需将单词键入一次，然后，将填充柄拖过需要填充的行或列，就可以自动输入相同的文本。 自定义自动填充内容 使用填充柄可以填写各种类型的 Excel 列表：1、2、3；星期一、星期二；9:00、10:00；第 1 季度、第 2 季度或者 1 月 15 日、2 月 15 日。 但是 Excel 也可以填写您自己创建的自定义列表，如公司的雇员列表。 第一次手动输入所有雇员的姓名，然后选中全部姓名，再打开“选项”对话框中的“自定义序列”（“工具”/“选项”），然后单击“导入”。 当下次需要输入该列表时，请键入第

9、一个姓名，然后使用填充柄来填写该列表。在练习单元中您将会看到如何创建并填充一个自定义列表。 提示 如果没有可用的导入列表，则可以直接在“自定义序列”对话框中键入该列表。如果执行这样的操作，请记住在填写每个条目后按下 Enter，或者在一行内键入所有条目，但要用逗号将它们分隔开。 自定义自动填充内容 示例 条件格式”对话框。 示例 条件格式”对话框 “条件格式”对话框很大，其中有很多框和按钮，因为该对话框专门用于接受很多可能的条件。一旦您知道如何使用它们，事情就变得非常简单。 首先选择用来触发条件格式的单元格值的条件，在这里请选择“小于”，并键入 15。 然后单击“格式”按钮，选择红色加粗格式来

10、显示所有小于 15 的数值。 现在，Excel 已经知道：触发红色加粗格式的条件是只要 C 列的值小于 15。这很简单，是不是？ 注意对于一个单元格或某一指定区域的单元格来说，最多可以添加三个条件。 用Excel的一些注意事项 1、尽量不要合并单元格 2、不在在第一行写标题名称。而有学会用页眉面脚 3、用了公式以后尽量不要更改公式，否则容易忘记从而引起数据计算的不准确会计人员常用excel函数 一、MID（text，start_num，num_chars） text：是指包含需要提取字符的文本字符串位置 start_num：需要提取的字符串在文本中开始位置 num_chars：提取的字符串个数

11、。 举例：从以下身份证号中提取出生年月日 1、函数格式： MID（A2，7，8） A2：指身份证号位于A2位置。 7：是指从身份证号中第7个位置开始提取 8：是指按顺序一共提取8个数字 结果为： 二、SUMIF（range，criteria，sum_range） range：计算区域 criteria：条件（以数字、表达式或文本形式表示） sum_range：实际参与计算的区域（可省略） 举例，在以下计算区域中对编码为a1的单元格所对应的数据进行求和 函数格式：SUMIF（B3：C10，B3，C3：C10） 在区域B3：C10中把所有编码为a1的单元格的数据进行求和 B3+B5+B8 = 25

12、+33+36 = E3 = 94 结果为 三、COUNTIF（range，criteria） range：要进行计算的非空单元格区域 criteria：需要进行计算时满足的条件 举例：对下列区域中大于30的数进行个数统计 函数格式：COUNTIF（B3：C10，30） B3：C10：进行统计的区域 30：为表达式，表示大于30的数进行个数统计 结果为： 四、VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) lookup_value：查找的目标 table_array：查找的区域 col_index_num：需要返回的值在查

13、找区域中的列号 range_lookup：默认为TRUE（即1），即模糊查找，false（即0）为精确查找 举例：在表sheet1中查找表sheet2中a3的数据，返回的数据为模糊查找，结果放到表sheet2中。 结果为： 五、DATE(year，month，day) 举例：DATE(2008，1，C5) 在E5单元格中显示为2008-2-2，因为C5单元格中的数字为33，比1月份的31天多两天，所以顺延到2月份。 六、NOW( ) 该函数没有参数，选择它后直接按回车即可显示，当前电脑的时间。 如果需要更新时间为最新的时间，可以按键盘上的F9。 七、DATEIF（date1，date2，y）、

14、DATEIF（date1，date2，m）、DATEIF（date1，date2，d） 表示返回date1与date2两个日期之间的差，其中y是指返回年的差，m表示返回月的差值，d表示返回日期差值。 八、CONCATENATE(Text1，Text) 将多个字符文本或单元格中的数据连接在一起，显示在一个单元格中。 举例：将下列表中B4与C4中的内容连接在一起，放到D4中 输入的格式为 在D4中输出的结果为 九、ROW（reference） 求单元格或连续区域的行号 reference：表示需要求行号的单元格或连续区域 十、COLUMN（reference） 求单元格或连续区域的列号 refer

15、ence：表示需要求列号的单元格或连续区域 十一、ROUND（number，num_digits） number：表示需要进行四舍五入的单元格，如果单元格内容非数值型，则返回错误。 num_digits：需要保留的小数位数 举例：如ROUND（8.699,1），结果为8.7 十二、INT（number） 将数字number进行取最接近number的整数 举例： 对单元格D5中的数字3.2进行取整 INT（3.1）或INT(D5)，结果为3 对单元格D6中的数字 -3.2 进行取整 INT（-3.2）或INT(D6)，结果为 -4 十三、IF(logical_test，value_if_true

16、，value_if_false) 判断logical_test的值，如果为真，返回value_if_true，如果为假，则返回value_if_false logical_test：任何一个可以判断真假的数值或表达式 举例：判断B4单元格中的数是否大于5，大于5，则返回单元格B5中的6，否则返回单元格B3中的数。 函数格式：IF(B45，B6，B3) 结果为： 十四、DB(cost，salvage，life，period，month) 用固定余额递减法，返回指定期间内某项固定资产的折旧值。 Cost 为资产原值。 Salvage 为资产在折旧期末的价值（也称为资产残值）。 Life 为折旧期限（有时也称作资产的使用寿命）。 Period 为需要计算折旧值的期间，Period 必须使用与 life 相同的单位。 Month 为第一年的月份数，如省略，则假设为 12。 举例：现有某辆轿车，价值10万元，总的使用时间为20年，报废后的资产残值为10000元，公司使用的时间年限为15年。求在今内该车的折旧值。 结果为：2166元 即在今年内的折旧为2166元