第四章 体系运行指南.docx
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第四章体系运行指南
第4章体系运行指南
第1节合规性评价
1、工作职责与权限分配
合规性评价工作是一项系统性工作。
合理策划合规性评价工作的职责与权限分配是做好合规性评价工作的前提。
在实际工作中，很多组织将合规性评价工作由一个部门来开展，这是不适宜的。
当然，说不适宜，不是完全否定一个部门一定完成不了这项工作，只是这种方式大多时候会导致事倍功半，或者流于形式。
合规性评价涉及各个专业领域，从其流程来说，至少包括适用法律法规与其他要求的识别、符合性评价、不符合整改、工作变更或法律法规与要求变化的动态更新评价等，每个环节的工作量都很大，对评价人员的专业素质要求高，而且工作必须细致，因此，客观地说，寄希望于一个部门或一两个人完成这项系统工程，既不现实，也不合理，有些强人所难。
结果很可能导致评价结果远远偏离实际情况。
比较合理的做法是由各职能部门对所辖职能范围内的专业工作分别开展合规性评价，再在此基础上进行综合评价。
2、合规性评价工作频次
首次评价之工作量是最大的，首先要全面识别适用的法律法规及其他要求，然后对所适用的法律法规的条款逐条进行适用性辨识，并对照组织实际情况评价现状的符合性，找出不符合的差距，列出整改项，要求责任方加以整改，直至其符合要求。
首次评价形成适用法律法规与其他要求清单、评价记录后，其后只需开展增补与变更、定期更新查询等动态更新评价。
增补评价是指当国家颁布了新的相关法律法规后，适时组织对与其相关的工作的符合性开展评价。
变更评价包括两个方面：
一是指因适用的法律法规或其他要求被修订而开展的符合性评价，二是指组织内部工作发生变更而开展的符合性评价。
变更评价需要即时开展。
定期更新查询评价是指组织在一定周期内，定期通过适当渠道与途径查询适用法律法规和其他要求的变化状况，以确认其现行性及组织现状的符合性。
一般半年或一年开展一次定期更新查询评价。
3、适用法律法规与其他要求检索渠道与途径
为了确保获取的法律法规与其他要求文本的正确性，一般可通过相关官方网站进行检索，也可购买正版纸质法律法规及其他要求的单行本或汇编本。
4、需要形成的记录
合规性评价需要形成的记录：
适用法律法规和其他要求清单、符合性评价记录、合规性评价报告等。
5、参考记录表格示例
表1适用法律法规及其他要求清单
类别：
职业健康安全
序号
文件名称
适用条款
有效状态
备注
1
安全生产法
4，7，17，18……
2014-12-1施行
2
安全生产许可证条例
2，6，9……
2014-7-9施行
3
湖南省安全生产条例
8、9、12、135……
2010-10-01施行
4
化工组织安全管理制度
6、7、32、33……
1991-10-01施行
5
生产经营单位安全培训规定
3、4、6、8……
2013-08-29施行
表2合规性评价表
文件名称
编号
评价日期
组织部门
评价类别
首次外部变更内部变更
评价人
条款号
内容
符合性评判
不符合整改措施
备注：
“不符合整改措施”一栏可填写具体措施，也可注明所实施措施的文件编号。
表3合规性动态评价表
名称
类别
文件编号
发布日期
初评日期
评价部门
实施日期
证据保存部门
适用条款
适用范围
定期评价
日期
评价人
审核人
查新途径
是否更新及更新内容
变更评价
日期
评价人
审核人
变更类别
涉及条款
备注：
1）查新频次为1次/半年。
查新时如发现了新版文件，请注明生效日期。
2）定期评价1年/次，变更评价根据需要实施。
每次评价应登记评价结果。
如无不符合的条款，请在相关栏目中填“无”。
3）适用的条款进行汇编。
第二节风险辨识与管控
“千里之堤，溃于蚁穴。
”“一着不慎，全盘皆输。
”风险辨识与管控是管理体系工作重中之重，故首先得确保风险辨识全面、客观、正确，深入浅出，避免遗漏。
特别是在首次开展风险辨识工作时，宜根据活动流程从前往后对各个环节、各个场所涉及的人、机、料、法、环、测各个方面进行全面排查与辨识，并一一记录。
风险辨识工作既要考虑正常、异常与紧急三种状态，又必须考虑过去、现在与将来三种时态，因此按照排列组合，对于任何一项风险因素，都得进行9种情况的辨识。
详见表1所列。
表1风险辨识状态与时态组合
序号
状态
时态
说明
1
正常
过去
辨识并列出过去正常运行时发生过的事件及已采取的管控措施
2
现在
辨识并列出现在正常运行可能存在的风险
3
将来
辨识并列出正常运行将来可能发生的风险，如设备老化可能带来的风险等
4
异常
过去
辨识并列出过去异常情况下发生过的事件及已采取的管控措施
5
现在
辨识并列出现在异常情况下可能存在的风险
6
将来
辨识并列出将来异常情况下可能发生的风险
7
紧急
过去
辨识并列出过去发生过的紧急事故及已采取的管控措施
8
现在
辨识并列出现在发生的紧急事故险
9
将来
辨识并列出将来可能发生的紧急事故
在识别环境因素时，还得分别考虑大气污染、水体（地面水、地下水）污染、土地污染、废弃物处置、对社区影响（如噪声）。
原材料与自然资源消耗和其它地方性环境问题（如生态环境破坏、电磁辐射、地层下陷等）之7种影响。
故按照排列组合，对于任何一项环境因素，都得进行63种情况的识别。
在进行风险辨识时，既要辨识内环境的影响，也要辨识外环境及其变化可能给内环境带来的影响，还要辨识活动给组织内邻近区域和组织外环境可能带来的风险。
对于变化频繁的内外环境更要加强辨识与管控。
必要时，应与邻近区域的管控部门或相邻外组织开展联动，共同开展风险辨识，并针对辨识出的风险因素制定管控措施，且应探讨共同开展应急演练的必要性与可行性。
风险辨识一定要实事求是。
最适宜的做法是用团队代替个人行为，用多数人代替少数人行为。
“三个臭皮匠，赛过诸葛亮。
”要依靠团队力量，以避免个人或少数人的偏好与专业、经验缺陷。
风险辨识应坚持一个重要原则，就是“不确定应视为存在”。
当然，风险辨识也不是要草木皆兵。
在开展风险辨识时，为了节约人力，对于一些相同环境下的共性风险，可由主控部门统一辨识，以避免大量的重复工作。
首次风险辨识工作完成后，可根据需要建立风险信息库，并在组织内部进行共享。
对风险库应进行动态管理。
当组织活动发生变更时，应及时进行变更风险辨识，并更新风险信息库。
对于采取的风险管控措施，也应进行动态管理，及时评估其有效性，评估是否需要增补或改进管控措施。
应针对重大风险制定应急预案。
应急预案与风险管控措施都应在适宜的范围开展培训，以确保相关人员熟知和能熟练实施应急措施。
示例A危险源辨识与管控一览表
部门：
体系运行部XXXX年XX月XX日
序号
活动
危险源/风险因素
时态
状态
可能导致
的事故
事故风险分析评分
风险
分级
是否
重大
现行管控措施
现行管控措施是否有效
拟进一步采取的管控措施
可能性
L
频繁
程度E
后果
严重性C
风险值
D=L*E*C
1
搞卫生时登高作业
人员站立不稳
现在
异常
摔伤
1
3
1
3
3
否
对楼梯等工具采取稳固措施，必要与可行时系安全带，加强监护
是
/
2
办公用电
电气设备漏电
将来
异常
人体触电
1
0.5
1
0.5
3
否
对电器进行定期维护保养，禁止违规用电
是
/
3
饮水
开水
现在
异常
烫伤
3
6
1
18
3
否
要求倒开水时将水杯置于桌子上，手远离水杯，注意观察，小心操作。
是
/
4
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
备注：
现行管控措施未达到预期效果时，应填写“拟进一步采取的管控措施”一栏。
示例B环境因素识别与管控一览表（资源类）
序号
场所
活动点/工序/部位
环境因素
时态/状态
环境影响
发生
频率
是否为
重要环境因素
现行管控措施
现行管控措施是否有效
拟进一步采取的管控措施
1
办公室
打印
复印
电的消耗
现在/正常
消耗电能
每天
否
做好设备维护，闲置时及时关闭电源
是
/
2
纸张消耗
消耗木材
每天
否
推动无纸化办公；采用双面打印或复印，以降低纸张、碳粉消耗
是
/
3
碳粉消耗
消耗碳粉
4
车辆使用
润滑油消耗
现在/正常
消耗油源
每天
否
加强使用管理，合理使用车辆，定期维修，提高车辆使用效率
5
燃油消耗
是
/
6
水的消耗
消耗水源
7
轮胎的消耗
消耗轮胎
每天
否
合理使用，加强维护，延长轮胎寿命
是
/
8
……
……
……
……
……
……
……
……
……
备注：
现行管控措施未达到预期效果时，应填写“拟进一步采取的管控措施”一栏。
示例C环境因素识别与管控一览表（排放类）
序号
场所
活动点/工序/部位
环境因素
时态/状态
环境影响
发生
频率
是否为
重要环境因素
现行控制措施
现行控制措施是否有效
拟进一步采取的管控措施
1
办公室
打印
硒鼓废弃
现在/正常
大气、土壤、水体污染
每天
否
集中收集，
合理处置
是
/
2
打印机废弃
现在/正常
是
/
3
复印
复印机废弃
现在/正常
是
/
4
车辆使用
轮胎废弃
现在/正常
影响生态环境
每天
否
集中收集，
合理处置
是
/
5
XX车间
XX工序
废水排放
现在/正常
污染水体
每班
是
1.处理达标后排放
2.制定应急预案
是
/
6
……
……
……
……
……
……
……
……
……
7
备注：
现行管控措施未达到预期效果时，应填写“拟进一步采取的管控措施”一栏。
示例D环境因素识别与管控一览表（综合模式）
序号
场所
活动点/工序/部位
环境因素
时态/状态
环境影响
发生频率
是否为
重要环境因素
现行控制措施
现行控制措施是否有效
拟进一步采取的管控措施
1
办公室
车辆使用
燃油使用
现在/正常
能源消耗
每天
……
……
……
尾气污染大气
每天
……
……
……
噪声污染
每天
……
……
……
现在/异常、紧急
漏油污染水体
偶尔
……
……
……
漏油污染土壤
偶尔
……
……
……
2
轮胎使用
现在/正常
消耗原材料
每天
……
……
……
轮胎放弃影响生态环境
每年
……
……
……
3
4
备注：
现行管控措施未达到预期效果时，应填写“拟进一步采取的管控措施”一栏。
示例EXXX关键职能活动风险辨识与管控表
序号
工作内容
主要风险
现行管控措施
是否有效
拟进一步采取的管控措施
一
文件编制
1.不符合体系标准或相关法律法规要求，违规运行
1.1对照体系标准要求进行策划，编制完成后编制要素对照表；
1.2组织实施合规性评审。
基本有效
/
2.不适宜，相关规定无法得以执行
2.1发布前组织评审，实施后定期跟踪评价，结合公司生产经营变化进行修改。
基本有效
/
二
日常督查
体系内审
1.内审员专业能力不够，对审核内容的符合性进行误判，误导日常管理
1.1审核前实施内审员培训；
1.2推荐、挑选适宜的内审员与专家；
1.3审核过程中及时沟通审核情况。
基本有效
/
2.审核不客观，样本代表性不够，审核结果以偏概全，误判体系运行绩效
要求审核前编制检查表，内审组长组织讨论与评审检查表。
基本有效
/
3.审核漏项，审核结果判断失准
基本有效
/
三
管理评审
输入信息不全面或失准导致误判
明确规定各部门、车间需要提供的信息，分类汇总和统计分析各类数据
基本有效
/
四
供方评审
评审结论严重偏离供方实际运行状况
现场审核前全面了解供方历史供货情况，仔细编制现场审核表；定期评审时多部门联动，确保评价客观、公正。
现场审核工作需要改进
完善审核表，优化现场审核流程
备注：
现行管控措施未达到预期效果时，应填写“拟进一步采取的管控措施”一栏。
示例F风险控制矩阵图
业务主管部门：
XXX业务参与部门：
XXXB更新时间：
版本号：
序号
工作流程
控制目标
关键风险点
控制措施
控制岗位
关键控制证据
控制制度
控制性质
控
制
频
率
测试环节
核心流程
一级流程
二级流程
测试步骤
样本量
1
全面风险管理
根据战略全面识别潜在风险并对其进行主动管理、积极应对
无战略目标、战略规划与业务计划，或无法通过目标分解全面识别潜在风险，使得风险管控措施无法保证目标的实现
建立战略目标、战略规划，编制中长期目标，通过培训、领导报告等形式使目标在公司得到沟通，达成共识
技术管理部、办公室等风险管理部门
中长期规划文件；
目标分解文件；
风险清单或风险数据库
风险管理制度
预防性
必要时
获取公司风险清单或风险数据库，检查公司是否根据中长期规划分解、识别风险
1
2
3
4
示例G采购风险管理流程图
流程图
风险界定
风险辨识
风险评估
风险评价
风险控制
责任界定
标准制定
计划
申报方
策划和统一申报表格格式及填报要求
申购库存已有物资
偶尔发生
可接受风险
要求计划申报、实施前与仓管人员沟通
申报信息不全或错误
误购无用物资
纯损失，不可接受
要求相关负责人复核信息
申报流程
与要求
时机、流程错误
偶尔，低风险
耽误生产，不可接受
明确计划申报时机及各类物资采购计划审批人和采购实施部门
计划
审批人
审批流程
与要求
超权限审批
偶尔，中风险
不可接受
采购部
采购实施流程与要求
采购不及时
偶尔，中风险
耽误生产，不可接受
规定采购期限
低质采购
偶尔，高风险
影响产品质量、成本，不可接受
明确采购产品质量标准
品管部
验收流程
与要求
错验
偶尔，高风险
影响生产和产品质量、成本，不可接受
要求按照计划验收
第三节供方评价与管理
在组织的生产经营活动中，建立科学的供方评价与管理流程，及时有效做好供方管控，既有利于实现质量、安全与环保的源头管控，又有利于保障组织的稳定生产，还有利于降低原材料采购成本和后期质量、安全与环保管理成本。
正因为此，一些跨国公司早已将供方评价与管理列为了一项非常重要的生产经营活动，设有专门的供方评价与管控部门，或配置了专职的供方评价与管理人员。
有些公司做得更深入，在某些特殊时期，为了实现某种需求，甚至会派遣人员长期守在供方，以开展相关的监督与协调工作。
供方评价与管理工作开始于对供方的调研。
一般来说，在前期的生产经营活动中，很多供方来源于采购人员的市场调研，其后则有不少供方来源于其主动的联络与自我推介。
无论是哪一种来源，组织与供方建立关系的基本流程是：
查验供方合规性、初步沟通索取样品、样品验证（包括检验与小试）、小批量试用、现场审核、深入沟通以达成合作、纳入合格供方、批量采购、定期评审与现场审核。
不是所有供方的选择都必须遵循以上流程，应根据供方为组织提供的产品类别与性质进行确定，但不管是哪一类供方，现场审核与定期评审是对其实施有效评价与管理的两项重要工作内容。
一、现场审核
组织对供方实施的现场审核，不同于认证机构的第三方审核。
审核的内容并不一定覆盖供方的全体系和所有场所与产品，而是根据组织的需要进行决定，并每次可有不同的侧重。
当然，审核流程与方式可以参照第三方审核。
组织应事先建立供方现场审核实施流程，明确选用标准。
一般在确定了每次的审核内容后，应由非采购实施部门的人员组成审核组，编写检查表，对供方实施现场审核与评价。
供方现场审核之所以不同于第三方审核，是因为在审核过程中发现问题时，审核组可以与供方进行充分的沟通，提出改进要求与建议性的改进方案，这与内审有点类似。
初次实施审核的时机一般是在采购部门与对方进行初步接触之后，后期的定期审核一般可以一年一次，当供方发生重大变更或其产品出现重大异常时，可根据需要临时增加审核次数。
二、定期评审
定期评审与定期现场审核是两项不同的工作。
一是其开展的时间点不同，定期评审一般选择进行年度评审；二是其内容有异，对供方进行定期评审时，应考虑当年度定期现场审核的结果。
定期评审的内容包括供货数量保障、供货质量、供货价格、运输安全、管理体系运行、社会责任履行等各个方面，需要采购部门、使用方及生产、技术、质量、安全、环保等管理部门联动，分别按照不同的权重对供方进行评分，最后结合当年度的现场审核结果进行综合评分。
应建立供方定期评审评分准则，以减少主观评分偏差。
可根据定期评审结果对供方进行分类分级管理，鼓励加强与优质供方的合作，帮助管理水平较差的供方提高管理，以达到稳定货源、均衡供方竞争、避免受制于单一供方的目的。
三、合格供方名录的建立与动态管理
组织法应建立供方信息库，经评价合格的供方应纳入合格供方名录。
一般来说，只要条件允许，一种原材料应至少保证有3家以上的合格供方。
应根据定期评审结果对合格供方名录进行动态管理，优选劣汰。
并非所有原材料都可能找到3家以上的供方，有些原材料可能就只有1家生产方。
面对这种情况，为了降低单一供方带来的风险，组织应协商供方一同制定应急措施，以及时合理应对各种意外情况，最大程度保证组织的稳定生产。
四、供方日常供货管理
实施供方评价与管理的一项重要目的就是要降低生产经营活动成本，那么，对于组织（特别是大型组织）来说，对供方进行科学的分类分级管理，并以此为依据对供方的日常供货采取差异化的管控方式，是实现降低原材料质量管理成本的重要手段。
采购验收通常包括验证、抽样检测等方式。
组织产品品种越多，相应的原、辅材料也越多。
如果按照常规的进货管理模式，对所有的原、辅材料都实施批进货检验制度，必然会耗费大量的人力屯物力，且其也明显与风险管控的原则相违背。
事实上，组织可以根据所需的各种原、辅材料在自身生产经营活动中的重要程度，对不同的原、辅材料建立适宜的验收流程，用不同的频次、验收方法组织开展原、辅材料验收工作。
一般来说，对供方日常供货的管理，为降低管理成本可以选择但不限于以下验收方式：
⏹对工艺技术普遍成熟、产品质量稳定的原、辅材料进行逐批查验，并定期与不定期抽检。
⏹对优质供方的供货进行逐批查验，并不定期抽检。
⏹对产品质量的形成不构成重要影响的原材料逐批查验，并定期抽检。
⏹对优质供方工艺技术成熟的原材料实施免检制度。
第四节督查、内审与管理评审
日常督查算不算是内部审核呢？
日常督查与定期内审究竟要如何开展才能取得更好的效果？
这两个问题既复杂又简单。
说其复杂，是因为日常督查形式多样，督查内容与目的多变。
说其简单，是因为无论是督查还是内审，都是为了验证工作实况对要求的符合性，并评价要求与运行管控的有效性。
日常督查与内部审核的异同大致可以概括如下：
⏹实施主体不尽相同。
虽然一些日常督查要由督查组实施，且督查组成员来源于不同的部门，但大多日常督查由单一职能部门甚至由个别人员实施，而内部审核的实施主体是内审组的审核人员。
⏹目的不同。
日常督查的目的大多具有单一的专题倾向。
⏹实施时机不同。
日常督查可以根据需要随时开展，而内部审核是定期的。
⏹实施频次不同。
内部审核一般每年一至两次，而日常督查则为日常工作。
⏹检查的范围不同。
日常督查涉及的检查内容范围有限，往往局限于一些要素的局部工作，而除了追加的临时内审，定期内审要求覆盖体系的全部要素。
⏹检查结果处理方式不同。
日常督查一般可简单通报检查结果，内部审核则要求形成内审报告。
1．日常督查
本书仅就体系运行日常督查工作的开展提些参考建议。
为了提高督查工作效率，保证督查工作质量，督查工作的开展要注意以下六点：
1）依据责权分配明确各类工作的督查主体责任；
2）督查部门应制定督查表，详列需要对各督查对象检查的内容；
3）制定合理的督查计划，明确每次督查的重点与目的；
4）及时督导督查过程中所发现的问题的整改，并及时对整改结果开展验证评价工作；
5）及时树立和推介模范典型，以点带面提升各项工作；
6）及时总结督查工作经验，以不断提高督查工作水平，改进督查工作质量。
俗话说：
“磨刀不误砍柴工。
”督查表的编制质量直接决定督查工作质量，因此，一定要组织具有丰富专业知识与相关工作经验的人员做好督查表的策划与编制，以确保督查内容既重点突出，又不出现遗漏，而且易于实施。
在制定督查计划时，既要兼顾各时期的工作重点，又要兼顾一段时期内的整体督查需求。
一般来说，每次督查可以圈定一个重心，围绕每一个重心可以连续进行多次督查，以达到强化与提高的目的。
对于每次督查发现的问题，应进行分类统计分析，以便发现和集中解决共性问题。
如果针对某项活动编制的督查表内容覆盖其涉及的所有标准要素要求，且一定时期按照督查计划实施的督查覆盖了督查表的全部内容，那么这段时期内的督查结果可作为内审策划的重要输入。
2、内部审核
一体化管理体系内部审核涉及的范围广，工作量大，只有科学策划和合理组织好审核工作，才能确保内部审核质量，准确掌控体系运行实况，客观评价一体化管理
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