办公室主任岗位职责.docx

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办公室主任岗位职责

办公室主任岗位职责

办公室主任岗位职责

办公室主任岗位职责

（一）：

办公室主任岗位职责

1、统筹管理公司行政后勤服务工作：

监督后勤工作的执行，并提出改善意见；负责公司行政事务的上传下达；负责公司的印章管理；负责通讯、交通、招待、办公费用的审核和标准管理；负责各部门之间和领导之间的协调；负责公司总部的车辆调度。

2、统筹负责档案文书管理：

负责制定、完善档案文书管理的各项规章制度，并监督执行，做好保密工作。

3、负责相关会议的组织，以及会议决议的督办事项：

负责会议场所的安排与布置；负责会议相关活动的安排；负责会议决议的督办事项。

4、负责公司的接待工作及政府关系、公共关系的建立、维护及持续：

负责公来访人员的接待；负责公司相关的公共关系建立、维护、持续。

5、完成上级交办的其它各项工作

办公室主任岗位职责

（二）：

办公室主任岗位职责

所属部门：

办公室

直接上级：

总经理

直接下级：

文秘、档案管理专员、司机

本职：

掌握公司主要工作的进展状况，负责制定、落实办公室工作计划和办公室内部的管理，统筹管理公司行政后勤服务工作，统筹负责公司的档案文书管理，负责相关会议的组织，以及会议决议的督办事项，负责公司的接待工作及政府关系、公共关系的建立、维护、及持续

主要职责与工作任务：

掌握公司主要工作的进展状况，负责制定、落实办公室工作计划和办公室内部的管理：

参加行政领导会议，参与公司重大事项的调研工作，拟定调研报告，及时掌握公司主要工作的进展状况；制订本部门年度、月度工作目标、工作计划；监督指导工作计划的落实；负责本部门员工队伍建设，提出对下属人员的调配、培训、考核意见；制定并完善部门工作制度，检查本部门工作的执行状况；负责协调下属员工之间、本部门与相关部门之间关系；监督本部门的工作目标和经费预算的执行状况，及时给予指导。

1、统筹管理公司行政后勤服务工作：

监督后勤工作的执行，并提出改善意见；负责公司行政事务的上传下达；负责公司的印章管理；负责通讯、交通、招待、办公费用的审核和标准管理；负责各部门之间和领导之间的协调；负责公司总部的车辆调度。

2、统筹负责档案文书管理：

负责制定、完善档案文书管理的各项规章制度，并监督执行，做好保密工作。

3、负责相关会议的组织，以及会议决议的督办事项：

负责会议场所的安排与布置；负责会议相关活动的安排；负责会议决议的督办事项。

4、负责公司的接待工作及政府关系、公共关系的建立、维护及持续：

负责公来访人员的接待；负责公司相关的公共关系建立、维护、持续。

5、完成上级交办的其它各项工作

权力和职责：

权力：

公司印章使用的审核权

对重大会议根据需要有现场指挥权

权限内的财务审批权，对通讯费用的审核权

对所属下级工作的监督、检查权和争议的裁决权

职责：

对本部门的整体工作绩效负责

对印章的合理使用负责

对所组织会议的执行效果负责

对下属人员的工作负直接领导职责

考核指标：

部门月度及年度计划的完成状况、费用控制状况、下属行为管理

部门合作满意度（年度）、员工满意度、后勤支持投诉率

办公设施等固定资产管理状况、公司环境卫生状况

重要任务完成状况

办公室主任岗位职责（三）：

办公室主任岗位职责

1、主持办公室的日常行政工作。

2、准确传递校领导对后勤工作的指示精神和工作要求，做好与学校各部门之间的业务协调工作。

3、协助总经理召集安排集团员工大会、总经理办公会议等，负责督促检查会议决议执行状况。

4、在总经理领导下，负责组织起草集团工作计划、起草决议、报告、规章制度等文件。

5、根据集团领导的指示和有关会议决定，组织草拟和发布通知、通告、会议纪要及其他文件。

6、协助集团领导做好进一步深化后勤体制改革工作。

7、负责做好各种来访接待工作，处理好信息反馈。

8、检查、督导各部门员工的政治、业务培训工作；加强办公室内务工作管理，督促检查办公室工作人员履行岗位职责状况并予以考核。

9、注意调查研究，主动了解、收集集团的服务工作状况和存在的问题，为领导的工作决策带给参考。

10、严格遵守国家的财税政策，督促财务人员做好集团财务工作。

11、正确贯彻执行有关人事、劳动工资等方面的政策和规定，做好各部门的绩效考核与职能监控工作。

12、认真做好学校和集团领导交办的其他工作。

办公室主任岗位职责（四）：

办公室主任岗位职责

在部主任的领导下，协助做好部门的行政管理工作，牢固树立以教学工作为中心的大局意识、服务意识，提高工作水平和工作效率。

1、加强综合办公室的内部建设、制度建设和人员管理，落实各项工作职责，规范内部工作程序，统筹安排办公室各项工作。

2、负责组织会议、起草文件、计划总结、章程制度等行政工作；贯彻执行部领导指示和会议决定、决议的落实状况。

组织处理亟待解决的问题和工作。

3、督办本部的考勤考核、工资变动、公章使用、档案管理、综合治理、保密、普法、计划生育等日常管理工作。

检查考核临时使用人员工作状况。

5、负责办公物品、教学器械等物品的采购工作，定期清查固定资产。

加强财务制度管理，规范经费的使用、报销等程序。

6、联系协调本部与其他行政部门、本部各科室之间的工作。

协助部领导做好内引、外联、信访、接待等对外交流工作。

7、负责体育场馆的使用、开放等对外工作；负责风雨操场锻炼卡、门票的印制、领取，场馆收入的日常财务管理等工作。

8、协助部领导做好新教师的引进考核、教职工年终考核等工作。

9、组织处理部领导交办的其它工作。

办公室主任岗位职责（五）：

办公室主任岗位职责

1、协助中心领导完成上级主管部门布置的各项事务性工作，负责安排中心办公室工作人员的工作任务，用心组织实施日常工作的开展。

2、负责落实中心领导下达的教学计划，领导办公室成员完成教学计划的落实，监督教学质量，并及时向主管领导汇报。

3、负责落实全中心教职员工的工作量计算、业绩考核、安全防火检查等工作。

4、负责中心与学校各部门之间、中心与各实训部之间的相关文件或精神的上传下达。

5、组织实施中心的各项活动，并及时做好记录。

6、中心内重大事情及时向分管领导汇报，并提来源理意见，用心协调各方面的工作。

7、负责中心档案建设、文件管理及网站建设；参加中心党总支和中心办公会议，做好会议记录，起草有关文件。

8、负责中心的公务用车安排、外来人员的接待等工作。

9、协助中心领导完成各种上报材料，职称评聘材料的收集、组织工作。

11、完成中心领导交办的其它工作。

办公室主任岗位职责（六）：

办公室主任岗位职责

1、主要职责：

督管办公室的日常行政事务；协助公司领导监督、检查各部门日常各项方针、政策、指示、重要决定及各项规章制度的执行状况；组织落实各项行政会议的执行，并对会议纪要和决议进行审核；加强与相关政府机构、上级单位、外部业务单位及公司内部各部门的沟通和协调；负责起草、审核综合性的业务报告、工作计划、总结及各项请示、通知等；安排公司印鉴管理、档案文书、信访、来访接待等日常事务。

2、职位要求：

形象好、气质佳，熟悉办公室管理制度与运作流程，掌握旅游经济、经济合同、企业管理、公关关系的基本知识；具有扎实的公文处理潜力及较强的外语翻译潜力，良好口头表达潜力（普通话、粤语和英语）；具有较强的社会活动潜力和人际交往潜力，善于各界持续良好的工作关系。

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办公室主任的职责大致包括承办职责、参谋职责、管理职责、协调职责、领导指挥职责五个方面。

（一）承办职责

承办职责指办公室主任对领导决策的贯彻、实施，承办各职能部门乃至下级机关、基层群众转办事项等方面所应有的职能和应尽的职责。

从其承办的工作资料来看，大体有三个方面：

1。

承办领导层的群众决策和领导个人交办的事项

领导决策有时是"统一研究，分头落实"，有时是领导个人决断。

作为负责本机关、本单位综合办事机构的办公室主任，对领导层的群众决策和领导个人交办事项负有直接的承办职责。

即使是领导同志交由其他部门或其他人办理的事项，办公室主任亦有协助办理的职责；有时，一些牵涉面较广、归属不太明确且其他有关职能部门不便也不宜承办的事项，则须由办公室主任具体承担、落实。

2。

承办上级部门主办的事项

办公室既是本级党政机关的综合办事机构，是独立存在的个体；又是从中央到地方整个办公系统中的一个子系统，是依存于大整体的部分。

各级办公室之间透过加强联系，既"各自为阵"，又"协同作战"，充分发挥办公机构的系统作用和整体效能，以便更好地为各级领导服务，这是不少地方总结、创造出来的成功经验。

上级领导机关的办公室向下级机关办公室交办一些事情，办公室主任应主动牵头承办，或督促所属工作人员从速办理。

上一级办公机关及其负责人向下级办公机关及其负责人交办事项的范围较广，除了调研任务之外，还有诸如信息反馈、来信来访以及系统内部自身业务建设等具体事宜，都需要下一级承办者认真办理。

3。

承办同级各职能部门和下级单位转办的有关事项

为了持续领导机关工作的正常秩序，各职能部门和下级单位向领导机关、领导同志汇报请示工作，往往不直接去找领导同志本人，而是先找办公室主任。

办公室作为所在单位与外界联系的窗口和纽带，经常需要安排、处理各职能部门和下级机关转办的事项。

例如，某部门要兴办一项事业，须专题行文报请领导机关批准；行文经领导机关的办公室登记后，工作人员要交由主任批办，办公室主任要负责与领导联系，商讨是否召开会议研究，要开何种会议，让哪些人参加等等。

待领导指示后，办公室主任即可将领导指示意见转告各职能部门和下级有关单位和部门具体贯彻执行。

办公室主任"承办"的具体形式，主要有"主办"、"会办"、"转办"、"催办"等。

"主办"即直接负责具体办理；"会办"即会同有关部门和单位联合办理；"转办"即转由其他有关部门和负责人办理；"催办"作为"会办"、"转办"的有益补充，它是指督促、协助有关单位、部门和人员从速办理有关事项。

无论是"主办"、"会办"，还是"转办"、"催办"，办公室主任都应严肃认真，切不可敷衍塞责，草率从事。

（二）参谋职责

参谋职责指办公室主任在辅助领导决策过程中所应有的职能和应尽的职责。

决策是指导者的基本职能，社会主义现代化建设的新形势，要求各级领导干部努力实现决策民主化。

科学化，这除对领导干部本身提出更高、更严的要求外，还需要各级办公室成为卓有成效的"智囊团""参谋部"，办公室主任应当理所当然地成为"参谋长"，用心主动地辅助领导决策，认真地履行自我的职责。

这既是领导决策民主化、科学化的迫切需要，又是新时期赋予办公室主任工作的一项重要任务。

办公室主任履行其"参谋"职责，有其独特的便利和优势：

（1）办公室主任工作与领导层的工作同步运行与操作。

由于办公室的工作有着同其他部门明显不一样的从属性特点，领导层确定要抓的工作，也多是办公室主任着力要办的事情，正是由于这种"思维共振"，使得办公室主任的工作潜力与领导的工作合拍，从而为办公室主任辅助领导决策带给了便利。

（2）办公室主任与领导层之间具有经常接触的便利条件，能够随时找机会向领导陈述自我的见解和主张。

（3）办公室主任接触面大，信息较为灵通，对外联系广泛，客观上为领导带给咨询服务，当好领导的"参谋"带给了便利条件。

为正确履行"参谋"职责，办公室主任要依据党和国家政策，紧紧围绕本地区、本部门、本单位的工作目标和主要任务以及需要领导决策的重大问题，用心主动地组织和参与各种调查研究，做好信息的收集、筛选、传递工作，把调查中获得的超多第一手资料，进行综合分析，去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里，从而提出完成各项工作任务和进行决策的有利因素和不利因素，及时向领导反馈，协助领导实施科学的宏观决策和有效的指挥，保证各项工作目标和任务的圆满完成。

要正确发挥办公室主任的"参谋"职责，应当注意如下两点：

1。

在必须状况下与领导唱"对台戏"

办公室主任是一个双重性的主角，他既是秘书班子的"大班长"，又是协助领导决策的"参谋长"。

作为"大班长"和"参谋长"，他是以贯彻和领会领导意图为使命，并以领会和贯彻的准确性和彻底性作为评价其工作优劣的基本指标；作为"参谋长"，则要依靠独立的科学研究成果为领导服务，以提出多少真知灼见作为评价其工作优劣的根本标志。

办公室主任既要认真领会领导意图，又要勇于直言，使领导兼听而明。

2。

领导决策前多参谋，领导决策后多反馈

在领导决策前，办公室主任要透过调查研究，协助领导广泛收集同决策密切相关的各种信息，然后进行纵向、横向的可行性研究，经过加工和筛选，为领导带给选取的方案；在领导决策过程中，办公室主任要透过调查研究，收集和整理方方面面的意见反馈，为领导进行冷静周密的思考带给准确的依据，坚定领导决策的信心和决心；在领导决策后，办公室主任要透过调查研究，了解和掌握决策意见的贯彻执行状况，协助领导搞好跟踪反馈，保证决策顺利地贯彻落实，或根据变化了的客观形势及时进行调整。

在领导决策的全过程中，办公室主任的"参谋"职责是十分重要的。

从对领导决策发挥作用的方向上看，办公室主任的参谋职能能够分为三种类型：

一是"顺向"参谋，即紧随领导决策的方向所进行的"辅助性参谋"；二是"逆向参谋"，即当领导的决策意图不贴合实际状况时，办公室主任所进行的"劝阻性参谋"；三是"侧向"参谋，即当领导集中主要精力思考某一方面工作时，办公室主任为避免领导顾此失彼而进行的"提示性参谋"。

（三）管理职责

指办公室主任在对行政事务进行管理方面所应有的职能和应尽的职责。

根据国家有关规定和办公室工作的.实践，办公室主任的管理职责主要有两个方面：

1。

文书管理

文书工作是机关日常工作的组成部分，是实现机关职能的重要手段之一。

党政机关的公文工作，即指围绕公文的拟制、处理与保管工作而需要进行的由撰稿、审稿、签发、印刷、收发、登记、批办、立卷、归档等环节所构成的整个运转流程。

办公室作为单位的综合办事机构的枢纽机构，承担文书工作是其主要任务之一。

一般来说，办公室内部均设有秘书科（股）、资料室、机要室、文印室、收发室等，分别负责办理公文工作各个环节的具体事宜。

办公室主任对文书工作的管理，主要体此刻参照各级党政机关制定的机关公文处理办法，结合本单位的具体状况，建立、健全各项有关制度；指导、督促各文书处理部门的工作，确保公文拟制的适用、准确、周密，确保文书处理的及时、准确、迅速，避免拖拉、积压而贻误工作。

2。

信息管理

办公室主任辅佐领导决策，发挥参谋职能，主要是透过向领导带给适用信息和依据信息出谋献策而实现的。

严格地说，信息工作也属文书工作范畴，但鉴于它是各级办公室的一项"新兴事业"，而且十分重要，需要办公室主任予以个性重视。

所以有必要将其单列为办公室主任管理职能中的一项。

在这种状况下，办公室主任应从如下方应对信息工作进行管理。

（1）加强对信息网络的管理。

目前，各单位已基本构成以该单位办公室的信息机构为中心包括下级各办公室信息机构在内的信息网络（当然，该级信息机构又同时以上级的信息机构为中心）。

办公室主任首先应当加强对网络中心即该办公室内的信息处（科、组）的管理，使其在信息网络内发挥带头、促进作用。

其次，还要注意对整个网络的管理。

如健全制度，对下级或同级其他信息机构进行业务指导，组织共同行动等等。

（2）加强对信息传递方向的管理。

信息传递的方向如何，即与领导决策的需求是顺应，还是相逆，这是办公室主任应当控制、管理的。

一般说来，领导决策所需的信息可分为两种类型：

一是"追踪型信息"，即指领导决策构成并付诸实施以后，透过"跟踪追击"迅速反映实施范围以内的有关动态；二是"超前型信息"，即指领导决策之前，向领导带给的能够反映该决策的基础、趋向及效应的"资料信息"，或某个较重要的问题发生之前反映其迹象、趋势的"信号性信息"。

（四）协调职责

指办公室主任在联系内外关系、沟通上下左右等方面所应有的职能和应尽的职责。

办公室是行政管理工作过程中信息沟通的中枢部门。

领导机关的决策、指令、指示要透过办公室向各专业主管部门、职能部门、下属单位以及全社会传递。

单位所属各部门和其他方面反馈回来的信息经过综合汇集到办公室，办公室对反馈回来的信息经过综合、分析、筛选，供领导决策时参考。

作为各级党政机关、企事业单位办事机构的负责人的办公室主任，在承上启下、协调各方面的工作中起着重要的作用。

办公室主任要全面履行其协调职责，要着力做好纵向协调、横向协调、内部协调等多方面的工作。

纵向协调，即致力于上下级之间关系沟通，上令下行，下情上达，上下紧密配合，步调一致的协调工作。

办公室主任在这方面的职责主要体此刻：

当上级的决定、决议、指示、命令构成后要尽快向下传达，使之得以认真贯彻执行，以保证政令畅通，上令下行；当下级对上级的某一决定、指示不理解或不完全理解时，要以认真负责的精神去做解释说服工作；当下级对上级的指示、决定、命令有不一样意见时，要及时、准确地予以反映，使下情得以上达，以利于上下沟通，步调一致；当下级某一单位某项工作领先时，应用心组织力量去调研，认真总结经验，及时予以推广以点带面。

当下级某一单位某项工作处于落后状态时，要用心主动地协助领导进行重点帮忙，"以面促点"，"以面带点"，使之尽快迎头赶上；横向协调，即致力于"左邻右舍"、同级各业务部门之间关系的协调。

业务部门的一些部门性文件、规定，一般均须先报送办公室主任修改、审阅，进行协调，以免对同一事项的规定不尽吻合，使下级难以适从；业务部门的一些重要工作安排，如召开请领导参加的会议、开展由领导同志"挂帅"的突击性、临时性工作任务等，一般也须经办公室主任统一协

（五）领导指挥职责

统一指挥是发挥组织作用，贯彻执行决策的最重要条件。

要真正发挥领导者的指挥作用，务必有日常的统一指挥。

所谓日常指挥，具体地讲，就是领导者按照既定的决策和计划，对所属组织的人员合理地分配任务或布置工作，及时指导和处理发生的问题。

领导者的日常指挥，大体能够分为两种，即执行性指挥和应变性指挥。

执行性指挥他能够叫做调度性指挥。

这种指挥是在目标既定、方案现成的状况下，主。

要解决贯彻落实的问题。

领导者在执行这种指挥时，应当思考的重点是怎样干、什么时间干，成功的关键在于坚强的毅力和组织技巧。

工作中务必注意把握住两点：

一是人、财、物各种力量的调配、组合要科学、合理，力求到达投人少、收效大；二是行动时机的抉择，要顺乎时势，挑选最佳时刻，避开各种阻力和不利因素，利用一切助力和有利条件。

比如一个军事指挥员指挥一场运动战，就有一个捕捉作战时机的问题。

不能抓住敌人的薄弱环节时，不战；不是占据有利的地形条件时，也不战；倘若自我的优势兵力尚未集结起来时，还是不战。

总之，一个高明的指挥员决不打无准备无把握之仗，战则必胜，攻则必克。

应变性指挥，这是指在领导活动过程中遇到了新状况，或者出现了不测事件，针对客观环境的变化灵活机动地实施指挥。

领导者在进行应变性指挥时，首先要思考的是继续干还是不干，是按原计划干下去还是改变计划。

取胜的决窍在于审时度势和机动灵活。

《孙子·兵势篇》中说：

"善战者，求之于势。

"又说：

"善战人之势，如转回石于千切之山者"。

这就是说，善于指挥作战的将军，总是凭借天时、地利等客观情势去求得胜利。

他们依托客观形势而采取自我的行动，犹如在高山上滚动一块圆形的石头一样，"石圆则易移，山高则势大"。

领导者在工作过程中遇到状况变化，就得因时制宜、因地制宜地进行灵活指挥，切不可固守原定计划，一成不变，坚持蛮干。