行政管理制度.docx

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行政管理制度

编号：

XXXX/XXX/XX─001版本号X.1X

制定时间：

XXX年XX月XX日

XXX公司

行政管理制度

制订部门：

综合办公室制订类别：

日常管理制度

目录

一、目录···································································2

二、行政公文管理制度·······················································3

三、合同管理制度···························································6

四、印章管理制度···························································8

五、会议管理制度···························································10

六、工作装管理制度·························································11

七、工作牌管理制度·························································14

八、档案管理制度···························································15

九、更衣室管理制度·························································18

十、仓库管理制度···························································20

十一、食堂管理制度·························································23

十二、员工宿舍管理制度·····················································24

十三、办公物资管理制度·····················································27

十四、复印机使用管理规定···················································29

十五、对讲机使用管理规定···················································31

十六、出差管理规定·························································34

十七、通讯设施及费用管理制度···············································37

十八、环境卫生管理制度·····················································38

十九、值班管理制度·························································39

二十、商场巡检制度·························································40

二十一、夜间巡查制度·······················································42

二十二、交接班安全管理制度·················································43

二十三、安全保卫管理规定···················································45

二十四、计算机及网络使用管理制度···········································48

二十五、车辆及网络使用管理制度·············································51

行政公文管理制度

第一条为使公司公文处理工作规范化、制度化，提高公文质量及处理效率，特制定本制度。

公司综合办公室是公文处理的归口管理部门。

公文处理必须及时、准确、安全。

公文行文要求格式规范，语言简练。

第二条公文种类

1、指导性公文如意见、计划、决定、批复、通知、会议纪要，属于下行文。

此类文件是阐明公司重大方针政策且对分公司经营发展具有指导性意义的文体。

会议纪要是用以记载和传达会议情况、会议议定事项和主要精神并要求与会单位共同遵守执行的文体，也是公司安排工作、检查工作的依据。

2、呈报性公文如议案、报告、请示，属于上行文。

请示是下一级就欲办事项向上一级领导请求办理并欲得到上级领导批示意见的文体。

报告是下一级将本部门或个人的工作状况向上一级领导汇报，反映情况，提出意见或者建议，答复上级领导的询问，以求得上级领导了解下一级工作进展状况以便随时进行指导的文体。

3、公布性公文如公告、通告，属于泛行文。

是用以部门与领导之间或部门与部门之间传达有关工作情况，必要时面向全体员工发布消息的文体，目的要求相关人员或全体员工熟知、遵守、执行的事项。

4、商洽性公文信函，属于平行文。

适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。

第三条公文格式

公司常用公文格式一般包括：

标题、公文字号、正文、附件、印章、发文时间、主题词、签发人、抄报单位（或人员）、抄送单位（或人员）等。

1、公文纸一般用A4复印纸，在页头左上角45°装订，公司对外发文或重大决定、决议、任免等应采用红头文件。

2、公文标题：

除批转法规性文件外，公文标题一般不加书人号和其他标点符号，公文的标题字号采用黑体二号，当标题较长时可适当放小字号。

3、公文字号：

由综合办公室负责按年按序编号，公司向上级部门请示的公文，字号的格式为：

“大悦城请字[××××]第×号”；公司内部下达的公文，字号的格式为：

“大悦城令字[××××]第×号”。

4、正文：

正文字号用宋体小四，行间距采用1.5倍行距。

5、落款：

一行标注部门，另起一行标注时间，文本右对齐。

6、发文时间，以领导签发日期为准。

7、公文如有附件，应当在正文之后、单位人称之前注明附件的人称和件数。

8、印章按《公司印章管理规定》办理，公文格式见附件1。

第四条发文程序

1、公司申请发文由综合办公室填写《发文审批单》，综合办主任签字确认，报公司总经理审核（若发文内容含公司经营数据、财务数据等内容，公司总经理审核前，财务部经理需进行经济审核），最后报董事长批准签发（公司对内的工作业务性发文在董事长授权下可由总经理签发）。

2、综合办公室负责签发公文的发放工作，公文接收人员应在《发文审批单》上签字确认。

凡写明发给外部公司的文件、信函，由综合办公室负责在文件上编号、注明接收日期、时间，并在登记本上登记发文文号。

3、送分公司领导批示或交有关部门办理的公文，综合办公室要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。

第五条收文程序

需要阅知或阅办的文件，由综合办公室填写《收文处理单》，提出拟分发意见，报公司负责人阅批，并根据公司负责人在文件上的批示，呈送相关部门、人员阅知或阅办。

第六条审核程序

1、公文送公司领导签发之前，统一由综合办公室审核。

审核的重点是：

是否需要行文，是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，是否需与有关部门、单位协商、会签，文字表述、文种使用、公文格式是否符合本制度的有关规定。

对未经综合办公室审核而直接送公司领导签发的文稿，领导拒签。

2、审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。

其他审批人圈阅，应当视为同意。

3、草拟、修改和签批公文，用笔、用墨必须符合存档要求，不得在文稿装订线外书写。

第七条公文立卷、归档和销毁

4、公文办完后，分公司各部门应根据公司档案管理的有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。

5、分公司各部门应对内部公文存档。

按照分公司统一规定的归档文件范围，统一交综合办公室存档（财务档案除外）。

6、没有存档和存查价值的公文，经过鉴别和总经理批准，可以定期销毁。

销毁秘密公文，应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。

合同管理制度

第一条公司对外签订的各类经济合同一律适用本制度。

第二条合同的签订

1、签订合同的主体

（1）订立合同的主体必须是公司，其他部门不得以部门的名义擅自签订合同；

（2）订立合同前，应当针对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不符的经济合同；

（3）公司一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同，应经公司董事长同意。

未经审批与非法人单位签订合同从而给公司造成损失的，由洽谈人承担相应的经济责任。

2、订立合同应采用书面形式。

3、对外订立经济合同，在约定争议解决管辖地时，原则上约定在我方所在地人民法院。

4、对外订立经济合同，严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章。

5、订立合同应遵循洽谈、审查、批准的分权制约原则，公司合同实施“谁洽谈谁订立，谁履行”的原则。

6、工程建设、设备采购在合同签订前应由使用部门、技术部门等先行论证，确认后的论证资料作为合同的附件一并报审，无论证资料的合同洽谈部门有权拒绝签批。

第三条合同的审查批准

1、申报各部门对外签订合同时，应事先填写《合同签约申报表》，随同合同初稿及有关资料、附件等，一并上报综合办公室，综合办公室整理登记后交至集团法务部审核。

2、审核对送审的合同，法务部应认真审阅，必要时可调查研究，最后签注意见。

3、批准法务部审核后，将所有送审资料交至总经理及董事长审批，由承办人按审批意见办理。

第三条合同的履行

1、合同订立后，即具有法律效力，财务部应根据合同编号建立合同台账，每一合同设一台账，分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。

2、合同应一式三份，生效后财务部留存一份，综合办公室留存一份，对方留存一份，综合办公室按编号妥善保管好合同，各部门如需查看可至综合办公室办理借阅手续。

第四条合同的变更和解除

1、变更或解除合同必须依据合同的订立流程经相关部门会审并由总经理及董事长审批通过方可。

2、变更或解除合同的通知或双方协议应当采用书面形式，并按规定加盖印章。

3、合同变更后，编号不予改变。

第五条合同纠纷处理

1、合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，由洽谈部门负责人处理。

涉及公司内部几个部门的，应在内部协调好，统一意见，由洽谈部门负责人为主处理纠纷。

2、需要法律帮助的合同纠纷，可提请集团法务部协助解决，有关部门必须主动提供相关的证据材料协助配合。

3、对于合同纠纷双方达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖印章。

4、合同纠纷处理或执行完毕，应及时通知相关部门，并将有关资料汇总、归档。

第六条合同管理

1、实行合同专用章制度。

合同专用章由公司统一刻制，财务部妥善保管。

公司签订所有合同所加盖的印章，一律使用合同专用章，其他印章不得代替使用。

2、公司合同的具体工作人员有保守商业机密、及时主张合同权利而不超过时效、维护公司合法利益的职责。

印章管理制度

第一条公司印章是企业合法存在的标志，是企业权力的象征。

第二条公司印章的刻制

1、公司印章的刻制均须报公司总经理审批。

未经总经理批准，任何部门和个人不得擅自刻制任何公司印章。

2、印章由综合办公室开具公司介绍信统一到指定的公安机关办理雕刻手续，印章的形体、规格按国家有关规定执行。

3、公司各部门的专用章（如人事章），由综合办公室根据需要自行决定形体、规格。

第三条公司印章的启用

1、新印章要做好戳记，并统一在综合办公室留样保存，以便备查。

2、新印章启用前应由综合办公室下发启用通知，并注明启用日期和使用范围。

第四条公司印章的管理

1、公司行政印章、合同专用章由综合办公室专人负责管理和使用。

2、专项业务章（如财务章、人事章）由各部门指定专人负责管理。

3、各部门须将印章管理员名单报综合办公室备案。

4、印章管理员必须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人，离职前必须办理移交手续。

5、为保证资金的绝对安全，财务专用章、法人章等银行预留印章由两人以上人员分开保管监督使用，做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提出现金。

6、印章丢失时，印章管理员应当及时向综合办公室进行书面报告，综合办公室应及时采取相关补救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作废、对责任人进行处罚等。

7、公司决定停用的印章，由总经理、董事长签字同意后由综合办公室下发通知，将停用原因、时间通知公司各有关部门，并收回停用的印章切角封存或销毁。

第五条用章的审批

1、各部门需用公司印章时，须填写《用章审批单》，将需用印的相关材料附在《用章审批单》后方交至综合办公室。

2、综合办公室整理后报总经理审核、董事长审批。

承办人按照批示意见办理。

3、印章管理员接到总经理及董事长已批示的《用章审批单》及需用印的材料方可盖章，禁止任何人未经批准携带印章外出，印章管理员不得擅自用印，一经发现严肃处理。

若因擅自用印导致公司遭受经济损失时，由其承担全部赔偿责任并按公司规定进行处罚。

第六条公司印章的使用

1、禁止在手写文件上加盖印章。

2、对外签署的合同或协议等，须在合逢处加盖合同章。

3、用印章的合同上应当先由合同授权签约代表人签字并注明年月日后，方可用印。

会议管理制度

第一条会议的召开应本着“精简、高效、注重实效”的原则进行，会议召开应起到“贯彻公司决策，协调部门关系，建立沟通渠道”的作用，公司的主要会议包括总经理办公会、周工作例会和其他专题性会议。

第二条会议筹备主要包括确定议题，编排议程，确定参加会议人员，起草、校印会议材料，发出会议通知，会场布置等。

第三条总经理办公会于每周六召开，公司副总经理、各部门负责人及公司总经理根据会议议题确定的其他参会人员参加，由综合办主任负责做好会议通知工作。

总经理办公会由公司总经理主持，综合办公室负责记录编制“会议纪要”，并对公司总经理指定的须督办的决议内容进行督办。

总经理办公会“会议纪要”由公司总经理签发，上报董事长及涉及到的董事会其他成员，分送公司副总经理、各部门负责人各一份，综合办公室电子和文本各存档一份。

第四条各部门周工作例会于每周一召开，周工作例会由部门负责人主持，部门负责人指定专人负责记录，会议主要解决工作中需员工间协调解决的相关事项、部门周工作计划、通报公司的重大事项和决议等。

部门周工作例会的会议记录本由部门负责人保管。

第五条专题性会议由会议召集人主持，召集人指定专人做好会议记录、编制“会议纪要”，“会议纪要”由公司总经理签发，上报董事长及涉及到的董事会其他成员，分送公司副总经理、各部门负责人各一份，综合办公室电子和文本各存档一份。

第六条会议记录

1、会议开始前要做好会议的签到，统计到会单位和到会人数。

会议开始后，要做好会议的记录，必要时安排录音、录像、照相。

会议记录要准确完整，不清楚或遗漏的地方应及时核对补充。

2、会后要认真整理会议记录，重要的会议要制成会议纪要。

会议纪要要按规范行文。

包含会议时间、地点、参加会议人员、议题和所决定事项等。

3、会议材料（含录音、录像等）要存档，需保密的，按保密制度执行。

第七条会议纪律

1、参加会议的人员要按时到会，迟到5分钟以上的罚款50元，连续三次迟到予以记小过处分。

因故不能参加会议的，要向会议召集人请假。

2、参加会议的人员要使用记录本做好记录，不准用零散纸随便乱记。

3、会议期间不许吸烟，手机调到振动，重要会议要关掉手机，不得频繁出入会场，不得无故中途退场，不得交头接耳。

工作装管理制度

第一条为树立和保持公司良好的社会形象，展示员工精神面貌，体现公司员工福利，规范员工统一着装，特对公司工作装的领用、着装和日常管理制定此规定。

第二条工作装发放对象：

原则上为已转正的公司正式员工。

第三条工作装由综合办公室统一选样、选料，报公司领导审批后，负责订制或采购。

第四条工作装的发放

1、数量：

原则上每位员工发放工作装为春、夏季各两套，实施发一备一，以脏换净，以一换一的换洗制度。

2、建立管理台账，实行工作装卡制，卡上标明员工的姓名、性别、部门、岗位、编号、价格和领用时间等。

3、规格：

工作装大小尺码由制造商根据员工的身形量身而定。

4、发放工作装时，由各部门依据人数提出领用申请并经部门主管确认。

新员工领用工作装以入职登记表为依据，领用后在工作装发放登记表上签字确认。

第五条着装及仪表要求

1、所有员工着装要求

（1）所有员工必须按照公司规定着装，保持良好的精神风貌，树立良好的公司形象；

（2）工作时间须着公司统一发放的工作装，注意仪容仪表，穿着整洁、得体、大方；

（3）着工作装时，应搭配与工作装颜色、款式得当的袜子和鞋类；鞋应保持清洁光亮，无破损并符合工作要求；在工作场所不得赤脚、不得穿拖鞋、拖鞋式凉鞋等；

（4）着西装时，须着衬衣，系打领带；衬衣束腰，不得挽袖或不系袖扣；

（5）工作装应经常换洗，不得出现掉扣、错扣、脱线现象；

（6）工作时间应保持口腔清洁、双手整洁；勤剪指甲，指甲不得留的过长，不得涂指甲油。

2、男员工着装要求

（1）头发梳理整齐、大方；头发前不过眉，旁不过耳，后不盖衣领；不得剔光，不得留胡须；

（2）工作时间不得光膀子或穿挎拦背心及大短裤。

3、女员工着装要求

工作时间着装以保守为宜。

（1）头发梳理整齐，发型（包括发式、颜色）不得太夸张；提倡化淡妆，金银首饰或其他饰物应佩戴得当；

（2）工作时间不得穿超短裙、低胸衫、过于休闲或其他有碍观瞻的奇装异服；

（3）尽量避免用过浓的香水。

第六条员工异动时工作装的处理

订做工作装后因正常调动至其他部门，需要重新制定服装产生的费用由公司承担，原服装退还综合办公室。

第七条工作装的配置说明

1、按公司规定工作装的使用年限设定为两年，从员工领用之日起计算。

2、离职（辞退）收取工作装费用时，按工作装的实际费用计算。

（1）自工作装发放之日起，工作满两年以上者，辞职（辞退）时，退还工作装不收取费用；

（2）自工作装发放之日起，工作满一年以上两年以下者，辞职时，退还工作装或收取工作装费用70%折归个人；被辞退时，退还工作装不收取费用；

（3）自工作装发放之日起，工作不满一年者，辞职时，退还工作装或收取工作装费用100%折归个人；被辞退时，退还工作装不收取费用；

（4）离职（辞退）时，工作装遗失、受污染严重或破损导致无法回收时，收取工作装费用100%；

（5）如因个人原因保管不善而造成使用年限提前应视情节予以赔偿。

第八条工作装损耗处理方法

1、员工要爱护、妥善保管工作装并保持整洁。

2、凡因员工个人保管或使用不善，导致工作装污染严重或破损需要更换时，及时到综合办公室办理补领手续，同时支付相应的服装成本费并将受污染或破损的工作装交回综合办公室。

3、两年后由于正常磨损在交回旧工作装的同时，可以申领新工作装，并办理申领手续。

4、特殊工种或因工作原因，在规定期限内，导致工作装破损确实无法穿着，由部门出具证明，经部门负责人签字同意，可至综合办公室交回旧工作装同时申领新工作装。

第九条处罚措施

1、工作时间不着工作装者，视为当天缺岗，并扣罚当日工资。

2、非工作时间，不得着工作装，发现一次罚款20元。

3、各部门在一个月内员工违反本规定累计超过3人或该部门职员总数20%，该部门负责人罚款100元。

4、离职或换岗的员工须把工作装洗涤干净后交还综合办公室，未洗涤干净收取洗衣费15元。

5、不得私自外借或外卖工作装，发现一次罚款200元。

6、罚款直接从当月工资中扣除。

第十条日常管理和监督检查

1、员工穿着工作装和仪容仪表的情况，将作为个人绩效考核的依据之一。

2、综合办公室负责员工工作装的发放、监督和检查，各部门负责人配合进行日常管理。

工作牌及工作证管理制度

第一条为树立企业形象，增强员工荣誉感，展示员工精神风采，公司实行全员佩戴工作牌、工作证上岗制度。

第二条工作牌、工作证由综合办公室统一制作、发放管理。

第三条工作牌、工作证的发放

1、工作牌、工作证按部门分号，各部门的排号以机构设置为序，由综合办公室统一编排造册发放。

2、工作牌、工作证号码由综合办公室、本部门各保存一份。

3、工作证上面应有本人正面彩色免冠照片，加盖公司公章，上面注明其本人姓名、所属部门、职位、入职时间、员工号等。

第四条佩戴要求

1、工作期间必须佩戴公司统一发放的工作牌或工作证，工作牌配戴左胸前适当位置，工作证必须用吊绳挂在员工的正前方。

2、非工作期间不得佩戴工作牌或工作证，不得利用工作牌或工作证进行损害公司利益的行为。

3、员工应保管好工作牌或工作证，不得和其他人交换使用，不得在上面乱涂乱画。

第五条处罚措施

1、工作期间未佩戴工作牌或工作证，一次罚款20元。

一个月连续违反三次以上者，除罚款外调离工作岗位。

2、工作牌或工作证如若遗失或完全损坏，应及时至综合办公室补办，并交纳补办成本费。

3、员工变动或离职前，须将工作牌或工作证交回综合办公室，如遗失或未交回者，罚款费用100%。

4、罚款直接从当月工资中扣除。

第六条日常管理和监督检查

1、员工佩戴工作牌或工作证的情况，将作为个人绩效考核的依据之一。

2、综合办公室随时对员工佩戴情况进行监督和检查，各部门负责人配合进行日常管理。

档案管理制度

第一条档案是指公司各部门人员在从事工作和经营管理活动中直接形成的对公司有保存价值和利益关系的各种书面文字、图表、声像和电子文档等不同载体形式所形成的资料和记录。

第二条公司所有人员均有保护公司档案的义务，维护档案的完整与安全，各部门负责人应按规定定期将本部门所形成的档案资料及时归档，以便于公司在经营中的借鉴和利用。

第三条公司的档案管理工作实行统一领导的方式，公司综合办公室设档案室，由指定专人负责档案的管理工作，除财务档案外的所有档案资料均须报公司档案室保管。

文件资料归档时，档案管理员应仔细清点核对归档文件，同时签写“档案移交签收单”，双方签字后，归档人留存一联。

第四条档案立卷归档制度

1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属于归档范围。

2、凡属于归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合办公室保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档，以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的资料，由工程部保存原件；属于生产安全方面的资料，由安全管理部保存原件，以上部门应将涉外事务的复印件报综合办公室备案。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合办公室保留一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保留一份。

特殊情况只有一份原件时，由综合办